Hvernig á að sameina póst frá Excel í Word á 2 áreynslulausa vegu

Ef þú ert í erfiðleikum með að senda fjöldapósta eða pósta til viðskiptavina og viðskiptavina með því að sérsníða innihald hvers skjals getur póstsamruni hjálpað. Fyrir póstsamruna er besta samsetningin Excel og Word. Finndu hér hvernig á að sameina póst frá Excel í Word á tveimur auðveldum aðferðum.

Póstsamruni er hagkvæmasta form sjálfvirkni skrifstofuvinnu á borðtölvum og fartölvum. Þú þarft bara að stilla Microsoft Word appið til að sækja gögn fyrir staðsetningartexta úr gagnagrunni eins og Excel skrá fyrir eitt skjal.

Þegar það hefur verið stillt geturðu búið til persónuleg bréf, umslög, tölvupóst, möppur, heimilisfangsmerki og svo framvegis með einum smelli. Ef þú lærir hvernig á að sameina póst frá Excel yfir í Word geturðu búið til reikninga, mánaðarlega reikninga, áskriftarupplýsingar og mörg önnur opinber skjöl fyrir hundruð og þúsundir viðskiptavina með nokkrum smellum.

Með því að læra hvernig á að gera póstsamruna í Word úr Excel er hægt að búa til gagnaríkan tölvupóst og póst og forðast mannleg mistök sem hætta á þegar slík skjöl eru búin til handvirkt. Svo skulum við byrja með aðferðirnar til að gera póstsamruna frá Excel í Word.

Hvernig á að sameina póst frá Excel í Word: Handvirk aðferð

Það eru tvær leiðir til að sameina póst frá Excel í Word. Sú fyrsta er handvirka aðferðin þar sem þú bætir við staðsetningartextunum sjálfur fyrir eitt skjal og Word sér um afganginn fyrir afganginn af pósti eða tölvupósti. Lærðu skrefin fyrir handvirka póstsamruna hér:

Búðu til gagnaheimildina á Excel vinnublaði

Í fyrsta lagi þarftu að búa til gagnagrunn þar sem MS Word sækir gögn inn í Mail Merge Fields innan sniðmátspósts, pósts, reiknings osfrv. Þú verður að búa til Excel gagnagrunninn á þann hátt að öll gögn sem tengjast einum viðtakanda séu fáanleg í einni röð.

Þú getur aðskilið ýmis gögn í einni röð undir mismunandi dálkahausum. Þessir dálkahausar munu virka sem hliðstæður póstsamrunareiti í Word. Þú getur búið til dálkahausinn eins og þú vilt núna. En síðar verður þú að gera smávægilegar breytingar á dálkahausum til að passa við reiti í Word.

Finndu fyrir neðan grunnskref til að búa til gagnagrunn fyrir póstsamruna í Excel. Þessi kennsla mun búa til reikning fyrir lítið fyrirtæki eða heimafyrirtæki þar sem þú getur sent magnreikninga og mánaðarlega reikninga til þúsunda viðskiptavina á viðráðanlegu verði án þess að treysta á kostnaðarsamar netlausnir eða þriðja aðila:

• Búðu til auða Excel-skrá og breyttu nafni blaðsins í Invoices .
• Þú verður að fylla út öll gögn fyrir póstsamruna í þessu vinnublaði.
• Búðu til hlutina sem þú vilt hafa með í sameiningarskjalinu sem dálkahausa . Þetta mun virka sem Mail Merge Fields í Word.
• Sláðu inn nafn viðskiptavinar og allar aðrar tengdar upplýsingar undir viðkomandi dálkhaus í sömu röð. Ef þú breytir línum fyrir sama viðskiptavin mun Word ekki geta fyllt út réttar upplýsingar um sameinaða skjalið.

Excel gagnagrunnurinn fyrir póst sameinar Excel í Word

• Eftir því sem viðskiptavinahópur þinn stækkar geturðu byrjað að bæta við nýjum viðskiptavinanöfnum undir dálkhausnum Viðskiptavinur .
• Einnig er hægt að bæta við nýjum gögnum fyrir núverandi eða nýja viðskiptavini undir tilteknum dálkahausum.
• Í hvert skipti sem þú uppfærir þennan gagnagrunn mun Word póstsamruni sjálfkrafa búa til nýtt viðskiptamannaskjal fyrir bætta viðskiptavini, sleppa viðskiptavinum ef þú eyðir einhverjum og einnig uppfæra tölurnar í skjalinu samkvæmt upplýsingum úr Excel gagnagrunninum.
• Word póstsamruni mun ekki flytja inn númerasniðið úr Excel. Til að halda tölusniðsþáttum, eins og tugabrotum, gjaldmiðlatáknum o.s.frv., þarftu að setja inn stuttan kóða í tiltekna póstsamrunareiti. Ég mun nefna kóðann og bragðið til að nota það síðar í þessari kennslu.

Það er það! Þú hefur búið til Excel gagnagrunninn fyrir póstsameiningarverkefnið. Frábært starf! Við skulum byrja að búa til sniðmát fyrir póstsamruna í Microsoft Word.

Búðu til tölvupóst eða póst fyrir viðskiptavininn þinn

Fyrst þarftu að semja reikningspóstinn eða póstinn sem þú vilt senda til viðskiptavina þinna og viðskiptavina. Bréfið verður að innihalda grunnupplýsingar um þig eins og sýnt er hér að neðan. Þetta eru fastar fyrir alla tölvupósta og pósta.

Word sniðmátið fyrir hvernig á að gera póstsamruna í Word frá Excel

• Nafn þitt
• Nafn fyrirtækis þíns
• Heimilisfang fyrirtækisins þíns
• Fyrirtækismerki (ef einhver er)
• Undirskriftarlína

Gerðu póstsamruna úr Excel í Word

Nú þegar þú bjóst til Word sniðmátið sem þú bætir við sameiningarreitum, skulum við sjá skrefin hér að neðan:

• Smelltu á Mailings flipann á Word borði og veldu síðan Start Mail Merge .

Búðu til póstsamruna tölvupósts í Word

• Í  fellilistanum velurðu tegund skjals sem þú vilt búa til. Við skulum velja tölvupóstskeyti .
• Smelltu aftur á Póstsendingar en í þetta skiptið veldu Veldu viðtakendur .
• Þar sem þú vilt framkvæma póstsamruna frá Excel í Word skaltu velja Notaðu núverandi lista valkostinn.

Að velja gagnagrunnstöflu fyrir póstsamruna úr Excel

• Finndu nú samrunagagnagrunninn sem var búinn til áður í Excel og veldu vinnublaðið Reikningar í valmyndinni Velja töflu .
• Nú ættir þú að sjá að Skrifa og setja inn reiti skipanahópinn verður virkjaður á Word borði valmyndinni > Póstsendingar .

Hingað til hefur þú tengt Excel gagnagrunninn fyrir póstsamruna við Word. Næst munum við læra hvernig á að fylla út nauðsynlega reiti í sniðmátsskjalinu fyrir póstsamruna hér að neðan:

• Smelltu á kveðjulínuna á flipanum Póstsendingar og búðu til kveðjulínuna sem þú vilt bæta við. «GreetingLine» staðgengill textinn mun birtast.

Búðu til kveðjulínu í póstsamruna fyrir Word

• Nú geturðu skrifað yfirlýsingu þar sem minnst er á greiðslu reikningsins. Þetta verður kyrrstæð yfirlýsing sem mun fara til allra viðtakenda.
• Fyrir neðan kveðjulínuna geturðu bætt við öðrum póstsameiningarreitum eins og Notandanetfangi «Customer_Email» ; Reikningsnúmer: «Invoice_Number» ; Dagsetning reiknings: «Invoice_Date» o.s.frv.

Að búa til efri hluta póstsameiningarpóstsins fyrir reikninga

• Smelltu síðan á Insert Merge Field valmöguleikann til að byrja að bæta við kraftmiklum hlutum póstsameiningarverkefnisins.
• Skipunin Insert Merge Field mun sýna alla dálkahausa sem eru tiltækir í Excel gagnagrunninum sem þú bættir við sameiningarskjalið. Taktu þér tíma til að bæta við reitunum sem þú vilt.

Að búa til helstu reikningsupplýsingar og lokayfirlit á póstsameiningarpóstinum

• Til dæmis geturðu bætt við þessum sameiningarreitum: «Services_Line_1» ; «Date_Line_1» ; «Upphæð_lína_1» ; «Þjónustulína_2» ; «Date_Line_2» ; «Upphæð_lína_2» ; «Samtals_upphæð_».

Hvernig á að sameina póst frá Excel í Word handvirkt Allt póstsamrunasniðmátið

• Nú þegar þú hefur bætt við öllum kviku reitunum geturðu lokað tölvupóstinum þínum með því að bæta við lokaorðum og undirskriftarlínu. Aftur, þetta væri kyrrstæður hluti.
• Þú getur nú smellt á Forskoða niðurstöður hnappinn undir Mailings flipanum til að skoða fyrsta sameinaða skjalið.

Eins og þú sérð í forskoðuninni sýnir upphæð reiknings hvorki gjaldmiðil né aukastafi. Til að leysa þetta skaltu fylgja skrefunum sem lýst er hér:

• Hægrismelltu á «Amount_Line_1» póstsameiningarreitinn og smelltu á Skipta reitakóða .

Breyting á skiptareitkóðum í póstsamruna Word

• Nú ættir þú að sjá MERGEFIELD og síðan völlinn.
• Sláðu inn eftirfarandi kóða eins og sýnt er á myndinni hér að ofan:

#$0.00

• Nú skaltu velja reitinn aftur, hægrismella og skipta um svæðiskóða .

Skiptu um reitakóða til að forsníða upphæðina úr Excel

• Skoðaðu síðan forskoðunina til að staðfesta hvort póstsamruni er að flytja inn númerasniðið eða ekki.
• Þú getur nú slegið inn kóðann hér að ofan í öðrum póstsameiningarreitum með númerum eins og «Amount_Line_2» og «Amount_Total_» .

Þú getur auðkennt mikilvæg gögn í tölvupóstsniðmátinu núna. Word póstsamruni mun bera sniðið í öllum öðrum skjölum sem þú býrð til í þessu póstsameiningarverkefni.

Að klára sameiningu í Word

Þegar þú ert tilbúinn skaltu smella á Ljúka og sameina > Breyta einstökum skjölum > Allt í Sameina færslur valmynd. Smelltu á Í lagi til að búa til öll sameinuð skjöl fyrir hvern viðskiptavin í Excel gagnagrunninum.

Lærðu hvernig á að sameina póst frá Excel í Word handvirkt

Word mail sameining mun búa til nýtt skjal með sameinuðum tölvupóstum. Svo þú verður að vista skrána sérstaklega eða senda tölvupóst strax.

Hvernig á að sameina póst frá Excel í Word: Póstsamrunahjálp

Önnur leiðin til að gera póstsamruna er með því að nota Mail Merge Wizard Microsoft Word. Hins vegar er þetta erfið aðferð. Þú verður að breyta upprunagagnagrunninum í Excel í samræmi við tiltæka Mail Merge Fields í Word. Hér er það sem þú þarft að gera til að prófa sjálfvirka póstsamrunann í Word:

• Búðu til sniðmát Word skjalsins og smelltu síðan á Póstsendingar > Byrjaðu póstsamruna > tegund skjals sem þú vilt framleiða.

Notendaviðmótið fyrir Step-by-Step Mail Merge Wizard

• Smelltu síðan á Start Mail Merge aftur og veldu síðan Step-by-Step Mail Merge Wizard .

Annað skref póstsameiningar í Mail Merge Wizard

• Leiðbeiningarnar munu birtast í sex skrefum á hægra megin yfirlitsrúðunni í Word.
• Þú þarft að framkvæma verkefnið sem sýnt er í fyrsta skrefinu og smelltu síðan á Next: Starting document til að fylgja töframanninum.

Hvernig á að sameina póst frá Excel í Word: Algengar spurningar

Hvernig sameina ég sjálfkrafa gögn úr Excel í Word?

Þú getur sameinað gögn við Word úr Excel sjálfkrafa með því að nota Word póstsamruna eiginleikann. Til þess verður þú að hafa Excel skrána meðferðis. Búðu síðan til nýtt Word skjal og byrjaðu að skrifa tölvupóstinn þinn eða póst. Á þeim stöðum þar sem þú þarft að flytja inn gildi úr Excel, smelltu á Setja inn póstsamruna reitinn og bættu við tilskildu gildi.

Áður en þú gerir þetta verður þú að bæta við Excel gagnagrunninum með því að fara í Póstsendingar > Veldu viðtakendur > Notaðu núverandi lista og veldu Excel skrána. Þegar þú hefur búið til sniðmátsskjalið handvirkt skaltu ganga frá póstsamrunanum og Word mun búa til allan annan tölvupóst eða póst sjálfkrafa fyrir viðkomandi viðtakendur.

Hvernig bý ég til póstsamruna úr Excel gögnum?

Þú getur búið til póstsamruna úr Excel gögnum eins og þú gerir venjulega fyrir nýjan tengiliðalista eða tengiliði úr Outlook. En til að nýta gögn úr Excel vinnublaði skaltu fylgja þessum skrefum:

• Vistaðu Excel skrána og Word póstsamrunasniðmátið á staðbundinni geymslu.
• Opnaðu Word skrána og smelltu á Mailings.
• Veldu nú valkostinn Veldu viðtakendur og smelltu á Notaðu núverandi lista.
• Farðu nú að drifinu þar sem Excel skráin er til, veldu hana og smelltu síðan á Opna.
• Það er það! Þú hefur tengt Excel skrána fyrir póstsamruna.

Hver eru sex skref póstsamrunans?

Samkvæmt skref-fyrir-skref póstsamrunahjálpinni eru eftirfarandi sex skref fyrir póstsamruna í Word:

• Veldu skjalagerð eins og bréf, umslög, möppur osfrv.
• Veldu upphafsskjal eins og núverandi skjal eða núverandi skjal
• Veldu viðtakendur af fyrirliggjandi lista (Excel), Outlook tengiliði eða nýjum lista
• Skrifaðu bréfið þitt
• Forskoðaðu bréfin þín
• Ljúktu við sameininguna

Niðurstaða

Nú veistu hvernig á að sameina póst frá Excel í Word með því að fylgja annað hvort handvirku aðferðinni eða Word Mail Merge Wizard. Prófaðu einhverja af aðferðunum, allt eftir sameiningarskjali þínu, gagnagrunni og hversu sérsniðið þú þarft.

Ekki gleyma að skrifa athugasemdir hér að neðan ef þú veist um aðrar áreynslulausar aðferðir til að gera póstsamruna í Word frá Excel. Þú gætir líka viljað vita  hvernig á að prenta merki úr Excel með MS Word póstsamruna  og  sameina athugasemdir og breytingar úr mörgum skjölum .