Hvernig á að raða í Excel

Þrátt fyrir að flestar stofnanir safni gögnum til að hjálpa til við að taka ákvarðanir endar þau oft í Excel á óskipulagðu sniði. Sem slíkt gæti verið erfitt að skilja tengslin, mynstur og þróun innan gagnanna.

Sem betur fer er hægt að gera ýmislegt eins og að bæta við töflum og raða saman frumum í Excel , en hvernig flokkar maður gögn? Þú ert á réttum stað ef þú hefur aldrei notað Excel í þessum tilgangi. Þessi grein útskýrir hvernig á að flokka gögn í Excel, hvort sem það er í hópi eða heilum töflureikni. 

Hvað á að vita um flokkun gagna í Excel

Til að flokka gögn með góðum árangri í Excel þarf að undirbúa töflureiknið á ýmsan hátt. Í fyrsta lagi ættir þú að fjarlægja auðar reiti vegna þess að Excel mun raða þeim, sem hefur áhrif á samtölur og aðra mótaða þætti.

Næst ættu gögnin í dálkunum að vera af sömu gerð. Til dæmis, ef dálkur inniheldur dagsetningar, ættu engin önnur gögn eins og texti eða tölur að vera á reitsviðinu, annars mun flokkun mistakast.

Einnig gætirðu viljað athuga með og fjarlægja afrit í Excel áður en þú flokkar frumur eða dálka til að staðfesta að ekkert fari úrskeiðis eftir flokkun.

Að lokum er mikilvægt að hafa öryggisafrit ef eitthvað fer úrskeiðis meðan á ferlinu stendur. 

Raða gögnum í stafrófsröð í Excel

Ef þú ert með einfaldan dálk þarftu að raða í stafrófsröð, þú getur valið frumurnar og valið flokkunarvalkosti. Hins vegar flokkar Excel aðeins valdar frumur, sem getur klúðrað heilum töflureikni.

Ef valkosturinn hér að ofan virkar fyrir þig, þá er það frábært. Ef það gerist ekki hefurðu tvo valkosti:

• Fyrir töflureikna með brotum á milli lína eða nokkurra hausa í einum dálki skaltu velja dálkafrumur sem þú vilt raða (innan valins dálks), þar á meðal allar tengdar línur, og velja síðan flokkunarvalkosti.
  
• Fyrir stóra töflureikna án bils á milli lína geturðu valið allan töflureiknið (gagnlegt þegar hausar eru með), tilgreint dálkinn sem á að flokka og síðan valið flokkunarvalkosti.
  

Báðir Excel flokkunarvalkostirnir hér að ofan færa öll línugögn ásamt flokkuðu dálkgögnunum til að halda öllum tengslum á sínum stað. Hér er hvernig á að gera bæði.

Hvernig á að raða hluta af gögnum í stafrófsröð í Excel

1. Til að flokka dálk innan hluta, auðkenndu allar línur og dálka sem innihalda dálkgögnin sem þú vilt raða. Ekki velja neina hausa.
2. Veldu Data  flipann í valmyndarstikunni til að opna tengda borðið fyrir neðan það.
3. Veldu Raða  til að opna flokkunarvalmyndina. Ekki nota „AZ“ eða „ZA“ vegna þess að þeir nota þá valkosti sem eru stilltir í flokkunarvalmyndinni ,  sem gæti klúðrað öllu.
4. Taktu hakið úr reitnum Gögnin mín eru með haus ef það er ekki þegar gert.
5. Veldu flokkunardálkinn þinn úr dálki  fellilistanum.
6. Veldu Cell Values ​​úr Raða á  fellilistanum.
7. Smelltu á A til Ö eða Ö til A  sem flokkunaraðferð þína í fellilistanum „Röðun“. Hólf með bókstöfum og tölustöfum verður raðað eftir vinstri til hægri röð.
8. Smelltu á OK  til að vista flokkunarstillingarnar þínar.
9. Excel mun nú birta niðurstöðurnar í stafrófsröð. Gagnalína hvers dálks færist einnig með flokkuðum hólfum.

Hvernig á að raða dálki af gögnum í stafrófsröð í Excel

Ólíkt því að flokka hluta af gögnum, þá þarf að flokka dálk að allt töflureikninn sé valinn. Ef þú velur dálkinn færast aðeins þessi gögn til, sem ruglar öllu töflureikninum. Ef þú ert með fleiri en einn haus í dálki verður þú að nota ofangreint ferli sem flokkar hluta. Þegar allt blaðið hefur verið valið geturðu valið dálkinn þinn til að flokka og alla aðra flokkunarvalkosti með því að nota skrefin hér að neðan.

1. Opnaðu töflureikninn þinn og smelltu á Veldu allt  hnappinn efst í vinstra horninu á blaðinu rétt fyrir neðan „Nafnaboxið“.
   
2. Smelltu á Gögn  flipann í valmyndarstikunni til að opna viðeigandi borði valkosta fyrir neðan hana.
3. Veldu Raða  til að opna flokkunarvalmyndina. Ekki smella á „AZ“ eða „ZA“ í borði þar sem þau bregðast við núverandi stillingum sem finnast í flokkunarvalmyndinni  . Það gæti klúðrað öllu.
   
4. Merktu við reitinn Mín gögn hafa hausa  í Raða glugganum þar sem allir hausar voru valdir. Athugaðu að þú getur aðeins haft einn haus í hverjum dálki. Annars verður þú að flokka út frá köflum með því að nota ferlið hér að ofan.
5. Veldu flokkunardálkinn úr dálki  fellilistanum. Það ætti að birta hausnöfnin í stað dálkstöfa.
6. Veldu Cell Values ​​úr Raða á  fellilistanum.
   
7. Veldu A til Ö eða Ö til A sem flokkunarvalkost í fellilistanum  Röðun. Hólf með tölustöfum og bókstöfum verða flokkaðar með röðun frá vinstri til hægri, þannig að „IN0119“ og „IN0118“ verða flokkuð sem „IN0018“ og síðan „IN0019“ þegar „A til Ö“ valmöguleikinn er notaður.
8. Smelltu á OK þegar því er lokið. Töflureikninn mun birtast í stafrófsröð miðað við valinn dálk. Ef þú klúðraðir eða líkaði ekki við niðurstöðurnar, notaðu Afturkalla  valkostinn.

Hvað á að vita um að flokka gögn í tölulega eða tímaröð í Excel

Að flokka gögn í tölulega eða tímaröð er ekki mikið öðruvísi en í stafrófsröð, en þú hefur mismunandi flokkunarmöguleika. Excel auðkennir gögnin í hólfum og kynnir flokkunarvalkosti þína út frá þeim forsendum. Eins og með alla flokkunarvalkosti skaltu eyða auðum hólfum og línum í Excel skjalinu þínu , annars mun það hafa áhrif á flokkaðar niðurstöður.

Dagsetningar myndu gefa þér „Elst til Nýjast“ og „Nýjast til Elst“ vers „A til Ö“ og „Ö til A. Tölur myndu gefa þér „minnst til stærsta“ og „stærst“ í minnst.

Það fer eftir því hvort þú þarft að raða hluta í tölulega/tímaröð eða heilan dálk, skoðaðu ferlana hér að neðan.

Hvernig á að raða hluta af gögnum tölulega / tímaröð í Excel

Að flokka hluta gagna í tímaröð (þ.e. dagsetningar) eða tölulega (þ.e. tölur) er svipað og að flokka þau í stafrófsröð, nema flokkunarvalkostirnir eru mismunandi.

1. Til að raða dálkahluta í tölulega/tímaröð innan gagnahluta skaltu velja línurnar sem innihalda dálkgögnin sem þú vilt raða, en ekki velja neina hausa.
   
2. Smelltu á Data  flipann sem er að finna á valmyndarstikunni. Þessi aðgerð opnar samsvarandi borði valkosta undir henni.
3. Veldu Raða  til að opna flokkunarvalmyndina. Ekki smella á „AZ“ eða „ZA“ í borði þar sem þau bregðast við núverandi stillingum sem finnast í flokkunarvalmyndinni  . Það gæti klúðrað öllu.
   
4. Taktu hakið úr reitnum Gögnin mín eru með haus  ef það er ekki þegar gert þar sem þú valdir enga hausa í fyrri skrefum. Það er hreinni leið til að flokka.
5. Veldu flokkunardálkinn þinn sem er í  fellilistanum Dálkur .
   
6. Veldu Cell Values ​​úr Raða á  fellilistanum.
7. Veldu Elst í nýjast eða Nýjast í elst sem flokkunarvalkost í fellilistanum Röðun  .
   
8. Smelltu á OK  til að vista flokkunarstillingarnar. Þú munt sjá dálk hlutans raðað í tímaröð eða tölulega. Allar línur ættu að birtast með samsvarandi dálkfrumum.

Hvernig á að raða mörgum dálkum í Excel

Stundum gætirðu þurft mörg flokkunarviðmið til að gera gögnin túlkanlegari. Hins vegar gæti flokkun á mörgum dálkum endurraðað gögnum rangt, allt eftir uppsetningu töflureiknisins.

Margflokkun ætti að byggjast á aðalflokkun á eftir nákvæmri röðun, svo sem „Innkaupadagur“ og síðan „Vöruflokkur“ og síðan „Dept Section“.

Dæmið hér að ofan þýðir að Excel flokkar fyrst út frá innkaupadögum og síðan eftir vöruflokkum innan hvers tengds kaupdegis. Á þessum tímapunkti muntu sjá alla vöruflokka keyptra vara skráða í tímaröð undir hverri dagsetningu.

Niðurstaðan er sú að Excel flokkar út frá röðinni sem þú setur, þannig að það raðar „Kaupadagsetning“ dálknum fyrst og síðan „Vöruflokkar“ dálkinn innan hverrar dagsetningar.

Í öllum tilvikum er best að afrita töflureikninn, vinna í afritinu í samanburðarástæðum og vernda upprunalegu gögnin gegn spillingu.

1. Opnaðu viðeigandi töflureikni og veldu hvaða reit sem er, farðu síðan í valmyndastikuna efst og smelltu á Gögn  flipann.
   
2. Veldu Raða  í valmyndastikunni efst til að opna flokkunargluggann.
3. Farðu í dálkhlutann  í glugganum og smelltu á Raða eftir  fellivalmyndinni. Veldu aðal flokkunardálkinn.
4. Veldu Raða á  fellilistann og veldu Cell Values.
   
5. Smelltu á Panta  fellilistann og veldu flokkunarskilyrðin sem þú vilt nota.
6. Farðu efst í vinstra hornið og veldu Bæta við stigi.  Þetta bætir við nýjum flokkunarhluta.
   
7. Í dálkhlutanum, smelltu á Síðan eftir  fellilistanum og veldu næsta dálk sem þú vilt raða. Þetta verður aukaflokkunaraðgerðin sem flokkar innan þeirrar fyrstu.
8. Smelltu á Raða eftir og Panta  fellivalmyndirnar og veldu forsendur sem þú vilt velja.

Mundu að dálkurinn sem þú velur fyrst verður aðal flokkunarlykillinn. Önnur flokkunin síar innan þeirrar fyrstu og sú þriðja síar innan þeirrar seinni. Ef flokkun á öðrum eða þriðja dálknum truflar viðmiðin sem þú setur í fyrsta dálkinn, verður hann óflokkaður.

Hvernig á að raða gögnum í sérsniðinni röð í Excel

Þú gætir viljað flokka gögnin þín með því að nota valkost sem er ekki sjálfgefið skráð í Excel, eins og að flokka eftir litlum , meðalstórum , stórum og stórum . Stafrófsröðun setur þær í ranga röð og töluleg/tímaröð flokkun á ekki við. Í þessu tilviki geturðu búið til sérsniðna flokkunarröð.

1. Opnaðu töflureikninn með þeim gögnum sem þú vilt flokka.
2. Farðu á tækjastikuna efst og veldu Gögn.
   
3. Veldu Raða  valkostinn í valmyndastikunni.
4. Farðu í hlutann „Dálkur“, smelltu á fellivalmyndina Raða eftir  og veldu aðalflokkunardálkinn þinn.
   
5. Í Raða á  fellilistanum, veldu Cell Values  ​​til að flokka út frá innihaldinu.
   
6. Smelltu á Panta fellilistann  , veldu síðan A til Ö eða Ö til A  sem flokkunarviðmið.
7. Til að bæta við aukaflokkun, Smelltu á Bæta við stigi  hnappinn.
8. Fylgdu fyrri flokkunarskrefum: Stilltu Raða eftir , Raða á og Röðunarvalkosti  , ýttu síðan á OK.
   

Hvernig á að raða röð í Excel

Aðalskipulag Excel skipuleggur gögn í dálka. Hins vegar gætu gögnin þín stundum verið með láréttu skipulagi þar sem hver röð inniheldur annan eiginleika gagnasettsins. Í þessu tilviki er rökrétt leið til að skipuleggja gögnin með því að flokka línurnar.

Svona er það gert:

1. Þegar gögnin sem þú vilt flokka eru opin á Excel töflureikninum þínum, ýttu á bendilinn á fyrsta reitinn í röðinni sem þú vilt raða og dragðu það til að velja allar frumur með gögnum. 
   
2. Farðu á yfirlitsstikuna efst og pikkaðu á Gögn  valkostinn. 
   
3. Pikkaðu á Raða  valkostinn til að opna valmynd með flokkunarvalkostum. 
4. Veldu Valkostir efst til hægri í glugganum. 
5. Í Raða valkostum sprettiglugga, veldu Raða vinstri til hægri  og ýttu á OK .
   
6. Farðu í flokkinn Raða eftir  og smelltu á fellivalmyndina. 
7. Veldu Röð 1 eða Röð 2 eða hvaða röð sem þú vilt flokka og pikkaðu á OK  hnappinn. Þetta mun sjálfkrafa flokka gögnin.
   

Raðaðu töflureikninum þínum

Óflokkuð gögn eru aldrei skynsamleg. Það sem verra er, að skipuleggja það handvirkt getur tekið tíma og leitt til mannlegra mistaka. Með Excel geturðu flokkað gögn á hvaða sniði sem þú vilt og búið til sérsniðnar viðmiðanir. 

Næst gætirðu líka viljað læra um hvernig á að nota VLOOKUP í Excel til að finna gögnin sem þú þarft.