Hvernig á að bæta við fellilista í Excel

Excel er gagnlegt við að skipuleggja og greina söfnuð gögn á einum stað. Hins vegar, eftir því sem safnaðar upplýsingar þínar verða sífellt flóknari, gæti nákvæmni gagna þinna orðið fyrir skaða. Með því að kynna fellilista í Excel töflureikninum þínum getur það hjálpað þér að einfalda og hagræða gagnainnslátt þinn, draga úr villum og viðhalda samræmi í töflureikninum þínum.

Þessi grein mun sýna þér hvernig á að búa til fellilista í Excel í skref-fyrir-skref ferli til að auðvelda innslátt gagna.

Búa til fellilista

Það eru tvær megin leiðir til að búa til fellilista innan Excel: Gagnaprófun og að nota Excel töflur. Þessi grein mun fara með þig í gegnum báðar aðferðirnar til að gefa þér skilning á því hvernig á að búa til fellilista.

Notkun gagnaprófunar

Gagnaprófun er eiginleiki í Excel sem gerir þér kleift að setja takmörkun á hvaða gögn er hægt að slá inn í reit. Hægt er að nota gagnaprófanir til að búa til fellilista með því að fylgja þessum skrefum:

1. Smelltu á reitinn þar sem þú vilt bæta við fellilistanum.
   
2. Finndu og veldu flipann „Gögn“ á Excel borði.
   
3. Innan hópsins „Gagnaverkfæri“, smelltu á „Gagnavottun,“ þar sem gluggi mun birtast.
   
4. Í þessum glugga skaltu fara í flipann „Stillingar“.
   
5. Smelltu á "Leyfa" fellilistann og veldu "Listi". Þetta segir Excel að þú viljir búa til lista yfir valkosti.
   
6. Frá reitnum „Uppruni“ geturðu slegið inn valmöguleikalistann beint eða auðkennt frumurnar sem innihalda valkostina þína.
   
7. Þegar valmöguleikarnir hafa verið færðir inn, ýttu á „OK“ til að beita staðfestingunni.
   

Þegar þú hefur notað gagnaprófunina og smellt á valinn reit birtist lítil felliör. Með því að smella á örina geturðu valið einn af valkostunum af listanum þínum.

Með því að nota Data Validation aðferðina geturðu búið til einfaldan fellilista í Excel. Á hinn bóginn, ef þú ert að nota flóknari eða stærri gagnasafn, þá er það betri kostur að nota Excel töflur.

Aðlaga fellilista

Þegar fellilistinn er búinn til geturðu breytt þessu eins og þú vilt. Til dæmis, ef listinn þinn inniheldur vörur fyrir fyrirtæki, geturðu kynnt nýjar vörur í gegnum upprunalistann, eða að öðrum kosti geturðu fjarlægt þær með því að eyða þeim af upprunalistanum. Ofan á það geturðu breytt hlutum sem þegar eru á listanum eða tilgreint gagnafærslutakmarkanir til að takmarka hvaða viðbótarupplýsingum er hægt að bæta við.

Að bæta við/fjarlægja hluti á fellilista

Ef þú vilt bæta við eða fjarlægja valkosti af fellilistanum þínum skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Opnaðu vinnublaðið með fellilistanum þínum.
2. Smelltu á reitinn með fellilistanum.
   
3. Farðu í flipann „Gögn“.
   
4. Smelltu á „Gagnavottun“.
   
5. Í "Uppruni" listanum í Gagnaprófun reitnum skaltu bæta við nýjum hlutum aðskilin með kommum eða fjarlægja atriðin sem þú vilt eyða.
   
6. Smelltu á „Í lagi“ til að vista breytingarnar.
   

Fellilistinn mun nú innihalda nýju atriðin, eða ef þú hefur eytt hlutum, munu þeir ekki lengur birtast í fellilistanum vinnublaðsins.

Að breyta hlutum í fellilista

Fylgdu þessum skrefum til að breyta hlutum í fellilistanum:

1. Opnaðu vinnublaðið sem inniheldur fellilistann.
2. Veldu reitinn með fellilistanum.
   
3. Farðu í flipann „Gögn“.
   
4. Farðu í „Gagnaprófun“.
   
5. Í "Uppruni" listanum í Gagnaprófun reitnum, breyttu hlutunum eftir þörfum.
   
6. Smelltu á „Í lagi“ til að vista breytingarnar. Breyttu atriðin munu nú birtast í fellilistanum.
   

Að tilgreina gagnafærslutakmarkanir

Til þess að gögn séu rétt færð inn á því sniði sem þú vilt nota geturðu sett sérstakar takmarkanir á hvers konar upplýsingar notendur geta slegið inn.

Þetta getur falið í sér snið eða lengd hólfs, til dæmis, ef listinn þinn inniheldur úrval af tiltækum vörum verða þeir að setja inn gilda vöru. Ef þeir setja ekki inn gilda vöru munu þeir fá villuboð.

Með því að tilgreina gagnafærslutakmarkanir þínar geturðu breytt texta villuboðanna til að segja notendum þínum að slá inn réttar upplýsingar á réttu sniði. Þetta mun hjálpa bæði notendaupplifuninni og gefa þér nákvæmari niðurstöður.

Hér að neðan er listi yfir hvernig á að tilgreina takmarkanir á gagnafærslu:

1. Veldu reitinn sem þú vilt beita gagnastaðfestingu.
   
2. Farðu í flipann „Gögn“.
   
3. Smelltu á „Gagnavottun“.
   
4. Í „Stillingar“ flipanum í Gagnaprófun reitnum skaltu slá inn viðeigandi staðfestingarviðmið.
   
5. Stilltu forsendur þínar að þínum þörfum. Til dæmis, ef þú þarft að takmarka inntakið við dagsetningar á milli tiltekins sviðs skaltu velja „Dagsetning“ sem staðfestingarviðmið og velja upphafs- og lokadagsetningar sem þú vilt.
   
6. Láttu inntaksskilaboð og villuviðvörun fylgja með ef þörf krefur.
   
7. Smelltu á „Í lagi“ til að vista og nota nýju stillingarnar þínar.
   

Með því að nota þessa valkosti geturðu stillt fellilistann þinn til að henta sérstökum þörfum verkefnisins.

Gagnlegar ráðleggingar þegar þú notar fellilistana þína

Nú þegar þú veist hvernig á að búa til fellilistann þinn í Excel, ættir þú að læra hvernig á að nota hann á áhrifaríkan hátt til að fá sem mest skilvirkni út úr gögnunum þínum. Hér eru nokkur ráð til að nota fellilistana þína:

Haltu listum uppfærðum

Uppfærðu vinnublaðið þitt reglulega með nýjustu upplýsingum sem til eru til að viðhalda nákvæmum niðurstöðum og gagnaheilleika.

Verndaðu vinnublaðið þitt

Bættu lykilorði við heildarvinnublaðið til að stöðva óheimilar breytingar á fellilistanum þínum. Þú getur líka læst einstökum frumum svo enginn geti átt við upplýsingarnar sem eru á listanum þínum.

Að auki, með því að hægrismella á flipann sem gagnaprófunarlistinn þinn er í, og ýta síðan á „fela“ mun fela flipann svo það er erfiðara fyrir aðra notendur að finna og fikta við.

Þjálfa notendur vinnublaðsins þíns

Gefðu notendum þínum yfirlit yfir hvernig vinnublaðið þitt er notað á réttan hátt svo þeir geti nýtt sér allar þær upplýsingar sem eru tiltækar fyrir þá.

Náðu tökum á fellilistanum þínum

Að setja fellilista með í töflureiknunum bætir ekki aðeins upplifun notandans af innslætti gagna heldur tryggir það einnig að inntak gagna sé rétt og á gildu sniði svo þú getir greint á viðeigandi hátt. Vegna þess hversu auðvelt er að breyta fellilistum geturðu uppfært eða fjarlægt valkosti eftir því sem við á á meðan þú heldur háu eftirliti með blaðvörn og klefalæsingu til að tryggja að óviðkomandi notendur geti ekki átt við upprunalistann.

Með því að nota skrefin sem gefin eru upp í þessari grein til að búa til þína eigin fellilista í Excel, geturðu gert einka- eða fagverkefni þín hæfari til að leysa gagnaáskoranir þínar.

Hefur þú notað einhverjar ráðleggingar í þessari grein til að hjálpa til við að byggja upp fellilistana þína? Ef svo er, hvernig hjálpuðu þeir þér? Láttu okkur vita í athugasemdahlutanum hér að neðan.