Hefur þú einhvern tíma misst af mikilvægum tölvupósti vegna þess að pósthólfið þitt var fullt af fyrri, ósvöruðum skilaboðum? Flestir hafa lent í þessu og nánast allir þekkja truflun á fimmtíu ólesnum tölvupóstum sem krefjast athygli þinnar um leið og þú opnar pósthólfið þitt á morgnana.
Samkvæmt rannsóknum eyða starfsmenn allt að 28 prósentum vikunnar í að lesa og svara tölvupóstum. Það er meira en fjórðungur af öllum vinnutíma þínum. Hversu miklu meira gætirðu áorkað ef þú þyrftir ekki að takast á við stöðugan fjölda tölvupósta?
Hvað er Inbox Zero?
Inbox Zero er hugtak þróað af Merlin Mann, sérfræðingi í framleiðni. Þó að flestir túlki „núllið“ í nafninu til að vísa til fjölda tölvupósta sem einstaklingur hefur, vísaði það upphaflega til þess hversu miklum tíma fólk eyðir í að hugsa um tölvupóst. Ef þú ert með engan tölvupóst eyðir þú næstum engum tíma í að hugsa um þá.
Þessi grein mun leiða þig í gegnum hvernig þú getur haldið fjölda ólesinna tölvupósta í pósthólfinu þínu í algjöru lágmarki með því að nota tæki sem eru tiltæk fyrir þig í Gmail, sem og venjur sem þú getur beitt á vinnudaginn þinn sem mun hjálpa þér að temja þér fjölda tölvupósta sem þú færð í gegnum daginn.
Grunnatriði tölvupóststjórnunar
Fyrsta skrefið til að bæta framleiðni tölvupósts þíns er að loka pósthólfinu þínu. Það gæti hljómað öfugsnúið, en það er betra að gefa þér ákveðinn tíma til að lesa og svara tölvupóstum en að taka á þeim þegar þeir berast. Rannsóknir hafa sýnt að tímafrestir, sjálfir settir eða ekki, bæta skilvirkni og draga úr tíma sem fer í verkefni.
Taktu fimm mínútur í upphafi hverrar klukkustundar, eða kannski tuttugu mínútur í upphafi og lok dags, til að svara tölvupósti . Eyddu öllum tölvupóstum sem eru greinilega ruslpóstur . Ef það þarf tvær mínútur eða skemur að svara tölvupósti skaltu svara honum fyrst.
Ef tölvupóstur þarf lengri tíma til að svara skaltu færa hann í þar til gerða möppu.
Notkun Gmail til að ná innhólfinu Zero
Gmail er mest notaði tölvupóstforritið í heiminum, en flestir gera sér ekki grein fyrir hversu fjölhæfur pallurinn er í raun og veru. Gmail er stútfullt af verkfærum og sérhannaðar valkostum sem veita þér gríðarlega mikla stjórn á útliti þess. Inbox Zero verður miklu nánari þegar þú notar þessi verkfæri.
Notaðu sérstakar stjörnur
Allir vita um hæfileikann til að „stjörnu“ tölvupóst með því að smella á stjörnutáknið – en vissir þú að það eru 12 mismunandi stjörnur sem hægt er að nota? Smelltu á Stillingar > Sjá allar stillingar > Almennar og flettu síðan þangað til þú sérð Stjörnur undirkaflann.
Það eru mismunandi litir á stjörnum, en það eru líka tákn eins og upphrópunarmerki, ör sem flýtur áfram, gátmerki, spurningarmerki og lágstafi i. Sjálfgefið er að aðeins aðalstjarnan er virk, en þú getur smellt á og dregið hvaða tákn sem er í hlutann Í notkun til að virkja þau.
Aðeins eitt tákn mun birtast í Gmail. Smelltu á það mörgum sinnum til að fletta í gegnum allar mismunandi stjörnurnar sem þú hefur valið. Veldu að minnsta kosti fjögur tákn: venjulegu stjörnuna, rauðu stjörnuna, lágstafi i og græna hakið.
Settu upp mörg pósthólf og síur
Þú gætir nú þegar kannast við nokkra af flipunum sem eru í boði fyrir þig í Gmail: Kynningar, Persónulegt, Félagslegt osfrv. Farðu í Stillingar > Innhólf og við hliðina á Innhólfsgerð, smelltu á fellilistann og veldu Mörg pósthólf.
Nýr hluti birtist sem heitir Margir pósthólfshlutar. Þú getur nefnt allt að fimm sérsniðna hluta til að skoða samhliða aðalpósthólfinu þínu, þó að tveir séu sjálfgefið útfylltir. Annar hluti er fyrir stjörnumerkta tölvupósta, en hinn er fyrir drög. Þessir hlutar eru tilgreindir með leitarfyrirspurnum þeirra, svo þú þarft að læra hvað hver sérstjarnan heitir til að setja hluta til hliðar fyrir þær.
Þetta eru nöfn hverrar stjörnu:
Leitarfyrirspurnarreiturinn þekkir mismunandi rekstraraðila, svo þú getur notað OR/AND skipanir til að innihalda margar stjörnur innan sama hluta. Við hliðina á Leitarfyrirspurnarreitnum er reiturinn Section name . Sláðu inn nafnið sem þú vilt að reiturinn heiti hér.
Til að ná Inbox Zero er best að setja upp nokkra sérstaka hluta:
Þú getur valið að setja upp fimmta hluta í samræmi við þarfir þínar, en þessir fjórir munu sinna grunnverkefnum.
Ná Inbox Zero
Nú þegar þú hefur breytt Gmail stillingunum þínum er kominn tími til að koma öllu í framkvæmd. Fyrst skaltu stilla síurnar þínar. Skráðu Eftirfarandi:
| Leitarfyrirspurn | Heiti hluta |
| hefur: gulstjörnu | Þarfnast aðgerða/svara |
| hefur: rauðstjörnu | Þarfnast brýnt svar |
| hefur: blár-upplýsingar | Bíður svars |
| hefur: green-check | Úthlutað |
Þegar þú færð tölvupóst er það fyrsta sem þú ættir að gera að ákveða hvort það þurfi svar eða hvort þú eigir að eyða honum. Ef tölvupósturinn er ruslpóstur eða gefur bara ekki tilefni til að svara skaltu eyða honum strax eða setja hann í geymslu.
Ef tölvupósturinn krefst svars og tekur minna en tvær mínútur skaltu svara honum. Ef þú þarft meira en tvær mínútur skaltu smella einu sinni á stjörnutáknið . Ef tölvupósturinn er brýn og ætti að vera það næsta sem þú svarar, smelltu tvisvar á táknið til að merkja það með rauðri stjörnu.
Þegar þú hefur svarað tölvupósti, ef þú ert að bíða eftir svari, smelltu þrisvar á stjörnutáknið til að tilgreina það sem „Bíður eftir svari“ . Ef þú færð tölvupóst sem er betri meðhöndlaður af einhverjum öðrum skaltu áframsenda hann til viðeigandi aðila og smella fjórum sinnum á stjörnutáknið til að merkja það sem „Framselt“.
Veldu hvenær þú vilt svara tölvupóstinum þínum og einbeittu þér að því að vinna aðeins innan þeirra tíma. Með því að gefa sjálfum þér fresti og setja tíma til að meðhöndla tölvupóst minnkar þú þann tíma sem þú eyðir í pósthólfinu þínu svo þú getir einbeitt þér að mikilvægari verkefnum. Ef þú velur að takast á við það í upphafi klukkutímans skaltu einbeita þér að því að svara öllum brýnum tölvupóstum fyrst og sjá svo um restina þaðan.
Með því að nota þessar aðferðir í framkvæmd geturðu fljótlega náð fullri stjórn á pósthólfinu þínu. Ef það er nú þegar rugl skaltu taka hálftíma á dag til hliðar til að raða í gegnum tölvupóstinn sem þú ert nú þegar með og ákvarða hvort þeir séu mikilvægir eða ekki. Svaraðu þeim sem þurfa á því að halda, eyddu þeim sem gera það ekki.
Það gæti tekið smá tíma, en síur , tilnefnd pósthólf og önnur verkfæri munu hjálpa þér að ná í Inbox Zero – og þú munt finna hvaða aðferðir best hjálpa þér að vera þar.
Google Drive getur verið ókeypis nafnspjaldaframleiðandi þegar þú vilt það líka. Það mun ekki gagntaka þig eins og önnur hönnunartól gera eins og Adobe InDesign eða Illustrator, og útkoman getur verið jafn góð.
Hefur þú einhvern tíma velt því fyrir þér hvernig uppsetning þín á Google Chrome virðist alltaf vera uppfærð og lagfærð ein og sér. Þetta er gert með eigin innbyggðu ferlum Google Chrome sem ná til Google netþjóna og tryggja að vafrinn þinn sé lagfærður og öruggur.
Alltaf þegar þú ert að leita að einhverju á internetinu er Google leit venjulega fyrsti kosturinn sem þú velur. En ef það er ákveðinn staður sem þú leitaðir einu sinni að leiðbeiningunum um getur leitarferillinn þinn í Google kortum hjálpað.
Ég notaði Google Tækjastikuna með Firefox og Internet Explorer vegna þess að hún hafði nokkra gagnlega eiginleika sem ég notaði reglulega og hélt mér tengdum við Google reikninginn minn. Hins vegar var það fyrir áratug síðan.
Ef þú notar algenga tölvupóstforrit í fyrirtækjaumhverfi eins og Outlook, þá ertu líklega vanur því að stilla út svarið þitt. Vissir þú að þú getur líka sett upp svör utan skrifstofu í Gmail.
Þú gætir þurft að fá aðgang að nokkrum vefsíðum fyrir vinnu, skóla eða rannsóknir. Áður en þú veist af hefurðu svo marga opna flipa að þú getur ekki fundið þann sem þú vilt þegar þú þarft á honum að halda.
Súlurit geta verið mjög gagnleg þegar kemur að því að sjá gögn. Þeir geta sýnt eitt sett af gögnum eða borið saman mörg gagnasöfn.
Það er svæði á Google My Activity síðunni þinni sem er sérstaklega gagnlegt; staðsetningarferilinn þinn. Það er gagnlegt vegna þess að ef það er virkjað heldur það utan um alla staði sem þú hefur heimsótt frá því þú byrjaðir að nota Google reikninginn þinn fyrst með farsíma.
Google myndir er góður skýgeymsluvalkostur fyrir myndirnar þínar, jafnvel þó að ótakmarkaða geymslutíminn sé liðinn. 15GB af ókeypis netgeymslurými sem þú færð með Google reikningi er nú deilt á milli nokkurra forrita eins og Gmail og Google Drive.
Ef þú ert Chrome notandi, sem þú ættir að vera, hefur þú líklega tekið eftir því að Flash er sjálfgefið læst í vafranum. Google líkar ekki við Flash vegna helstu öryggisgalla sem felast í Flash og gerir því allt sem í þess valdi stendur til að þvinga þig til að nota ekki Flash.
Google Voice er virkilega gagnleg (og ókeypis) Google þjónusta sem gerir þér kleift að hringja og svara símtölum án þess að vera með heimasíma eða farsíma. Einn af gagnlegri eiginleikum Google Voice er talhólfseiginleikinn.
Þegar þú notar YouTube oft getur magn ráðlegginga og tilkynninga sem þú færð orðið yfirþyrmandi, sérstaklega ef þú ert áskrifandi að mörgum rásum sem hlaða upp nýjum myndböndum oft. Sjálfgefið er að þegar þú gerist áskrifandi að nýrri rás byrjarðu að fá sérsniðnar tilkynningar.
Skrifstofustarfsmenn, þjást ekki lengur --- þú þarft ekki að eyða tíma af tíma þínum í stíflu fundarherbergi. Með símafundaþjónustu eins og Zoom og Skype sem er auðvelt að fá á farsíma- og tölvukerfum, er nú auðveldara en nokkru sinni fyrr að setja upp myndsímtal fyrir vinnu eða ánægju, hvort sem það er símtal með vinum eða fundi með yfirmanni þínum.
Google reikningar eru hluti af persónulegu og faglegu lífi þínu, sérstaklega með einni innskráningu (SSO) sem hjálpar þér að skrá þig inn á næstum hvaða vettvang eða forrit sem er með einum smelli. Stundum gætir þú þurft að leyfa vini eða fjölskyldumeðlimi aðgang að tölvunni þinni.
Að geyma tölvupóst í Gmail gefur þér möguleika á að skipuleggja pósthólfið þitt án þess að eyða gömlum tölvupóstþráðum. Ef einhver endurnýjar gamlan þráð með því að senda nýjan tölvupóst mun hann birtast aftur í pósthólfinu þínu.
Allir sem nota Google Calendar í tölvu ættu að læra að minnsta kosti nokkrar af handhægu Google Calendar flýtilykla. Við munum fara í gegnum flýtileiðir sem gera þér kleift að skoða, fletta og vinna með dagatalið þitt á skilvirkari hátt.
Með því að nota töflu í Google skjölum geturðu skipulagt upplýsingar um skjöl til að auðvelda lesendum að fá aðgang að og skilja upplýsingarnar sem þú ert að kynna. Í stað þess að forsníða lista eða málsgreinar geturðu slegið inn gögnin þín á töflusnið fyrir snyrtilegt og hreint útlit.
Þó að Google Docs sé í raun ekki smíðað til að teikna, þá eru möguleikar fyrir notendur sem eru að leita að því að bæta formum við skjölin sín. Flestir notendur munu nota Google Teikningar innan Google Docs skjals til að gera þetta, en þú getur líka sett inn myndir, notað grunntöflur og notað sérstafi til að bæta formum inn í textann.
Google notar ýmsar aðferðir til að koma í veg fyrir að óþarfa umferð misnoti leitarvélina sína. Ein tækni sem getur valdið vandræðum er Google „óvenjuleg umferð“ skilaboðin sem þú gætir séð, til dæmis ef þú hefur framkvæmt of margar leitir á stuttum tíma.
Gmail er áreiðanleg tölvupóstveita 99% tilvika, en það er ekki vandamál. Eitt stærsta vandamálið sem þú munt lenda í með Gmail er að fá ekki nýjan tölvupóst.
Chrome, sjálfgefið, sýnir þér ekki alla vefslóðina. Þér er kannski sama um þessi smáatriði, en ef þú þarft af einhverjum ástæðum að birta alla vefslóðina, nákvæmar leiðbeiningar um hvernig á að láta Google Chrome birta alla vefslóðina á veffangastikunni.
Reddit breytti hönnun sinni enn og aftur í janúar 2024. Endurhönnunin er hægt að sjá af notendum skjáborðsvafra og þrengir að aðalstraumnum á sama tíma og tenglar eru til staðar.
Að slá uppáhalds tilvitnunina þína úr bókinni þinni á Facebook er tímafrekt og fullt af villum. Lærðu hvernig á að nota Google Lens til að afrita texta úr bókum yfir í tækin þín.
Áminningar hafa alltaf verið aðal hápunktur Google Home. Þeir gera líf okkar örugglega auðveldara. Við skulum fara í stutta skoðunarferð um hvernig á að búa til áminningar á Google Home svo að þú missir aldrei af því að sinna mikilvægum erindum.
Stundum, þegar þú ert að vinna í Chrome, geturðu ekki fengið aðgang að ákveðnum vefsíðum og færð upp villuna „Laga DNS vistfang netþjóns fannst ekki í Chrome“. Hér er hvernig þú getur leyst málið.
Hvernig á að breyta lykilorðinu þínu á Netflix streymisvídeóþjónustunni með því að nota valinn vafra eða Android app.
Ef þú vilt losna við endurheimta síður skilaboðin á Microsoft Edge skaltu einfaldlega loka vafranum eða ýta á Escape takkann.
Djúptenging er vinsæl tilvísunartækni notenda. Lærðu um djúptengingar hér til að nota þær til að auka umferð á vefsíðuna þína eða app.
AR er næsta stóra hlutur internetsins fyrir skemmtun, vinnu eða viðskipti. Lærðu AR ský í smáatriðum til að verða upplýstur notandi.
Notaðu Microsoft Edge Drop og deildu skrám og skilaboðum auðveldlega á milli tækja með því að fylgja þessum byrjendavænu skrefum.
