Microsoft Teamsin käytön aloittaminen

Teams on Microsoftin uusi työpaikkakeskustelusovellus, joka on suunniteltu ensisijaisesti kilpailemaan Slackin kaltaisten kanssa. Jos organisaatiosi on siirtymässä Teamsiin, sinun ei pitäisi kokea, että kokemus eroaa liikaa olemassa olevista yrityskeskusteluratkaisuista. Tällä pikakierroksella sovelluksen ympärillä tutustumme Teamsin ydinominaisuuksiin, jotta olet valmis aloittamaan yhteistyön.

Teams on saatavilla verkossa ja erillisenä sovelluksena iOS-, Android-, Windows- ja Windows 10 Mobile -laitteille. Aloita lataamalla sovellus haluamallesi alustalle ja kirjautumalla sisään Office 365 -tilisi tunnistetiedoilla. Tässä oppaassa keskitymme pääasiassa työpöytä- ja verkkolaitteiden Teams-sovellukseen. Useimmissa tapauksissa samat periaatteet pätevät mobiililaitteilla, mutta kaikki Teamsin ominaisuudet eivät ole vielä saatavilla ja käyttöliittymä voi vaihdella alustasta riippuen.

Käyttöliittymä

Työpöydällä Teamsin käyttöliittymä koostuu kolmesta avainosasta. Näytön vasemmassa reunassa on pystysuuntainen navigointivalikko, jonka avulla voit siirtyä sovelluksen ydinalueiden välillä. Tutkimme jokaista välilehteä erikseen hetken kuluttua. Valikon alareunassa voit napsauttaa profiilikuvaasi päästäksesi Teamsin asetuksiin ja vaihtaaksesi teemaa.

Navigointivalikon vasemmalla puolella olevassa ruudussa voit vaihtaa eri keskustelujen ja ryhmien välillä. Kun olet käyttänyt päävalikkoa sovelluksen alueen vaihtamiseen, voit valita tarkasteltavan resurssin tästä ruudusta.

Keskustelu, johon osallistut, näkyy ikkunan loppuosassa, näytön oikealla puolella. Tässä on myös Teamsin välilehtitoiminto, jonka avulla voit kiinnittää verkkosivustoja, asiakirjoja ja tärkeitä linkkejä Teams-keskusteluihisi.

Chat

Kun käytät Teamsia ensimmäisen kerran, päädyt Chatit-välilehteen. Täällä voit keskustella henkilökohtaisesti muiden organisaatiosi jäsenten kanssa. Täältä löydät myös "T-Botin", sisäänrakennetun Teamsin chatbotin, joka tarjoaa perustiedot sovelluksen käytöstä.

Lähetä viesti napsauttamalla mitä tahansa yhteystietoasi. Keskustelu avautuu oikeanpuoleiseen ruutuun. Kun aloitat keskustelun, näet, että näyttö alkaa täyttyä viesteistä. Teams jakaa viestiketjun automaattisesti erillisiin aikaväleihin, jotta voit selata keskustelua nopeasti. Voit lähettää GIF-tiedostoja, tiedostoja ja tarroja käyttämällä näytön alareunassa olevaa säveltäjää. Jos haluat soittaa kontaktille, näytön oikeassa yläkulmassa on sekä ääni- että videopainikkeet.

Joukkueet

Joukkueet-osio on paikka, jossa vietät suurimman osan ajasta. Näin voit osallistua ryhmäkeskusteluihin. Teams käyttää ketjutettua näkymää, jossa voit aloittaa uusia keskusteluja vastaamalla viesteihin. Tämä eroaa Slackin pääosin yksirivisen muodon kanssa.

Voit lisätä uuden joukkueen napsauttamalla "Lisää joukkue" -painiketta joukkueluettelon alaosassa. Jos organisaatiosi on jo määrittänyt sinut Teamsiin, sinun pitäisi nähdä ryhmät, joihin sinulla on käyttöoikeudet, kun ensimmäinen synkronointi on valmis.

Jokaisella tiimillä voi olla useita meneillään olevia keskusteluja, jotka näkyvät "kanavina" Teams-luettelossa. Oletuksena tiimeille luodaan "Yleinen" kanava, johon kaikki voivat osallistua. Napsauta mitä tahansa kanavia tiimiluettelossa sukeltaaksesi ja tarkistaaksesi keskustelun.

Voit lähettää viestin käyttämällä näytön alareunassa olevaa yleistä säveltäjää. Jos haluat mainita käyttäjän, käytä "@mention"-syntaksia ja kirjoita hänen nimensä tai vain muutama ensimmäinen kirjain, valitse hänen nimensä ja paina välilehteä. Voit tykätä viesteistä peukalo ylös -kuvakkeella kunkin vastauskortin oikeassa yläkulmassa tai tallentaa sen myöhempää käyttöä varten kirjanmerkkikuvakkeen avulla.

Toiminta

Toiminta-välilehti Teams kerää kaikki ilmoituksesi. Näet, milloin ihmiset ovat maininneet sinut, pitäneet viesteistäsi tai vastanneet keskusteluun, jossa olet mukana. Saapuvat ilmoitukset näkyvät työpöydälläsi niiden saapuessa. Nämä hälytykset näkyvät myös mobiililaitteellasi, mutta Teams on tarpeeksi älykäs olemaan lähettämättä niitä, jos käytät jo aktiivisesti tietokonettasi.

Kokoukset ja tiedostot

Teamsin kahdessa viimeisessä osiossa voit ajoittaa tapaamisia työtovereiden kanssa ja selata tiimisi tiedostoja. Kokoukset antaa sinulle tilaa tehdä yhteistyötä aloittamalla ääni- tai videopuhelun kollegojesi kanssa. Voit jakaa tiedostoja ja näyttää sisältöä näytölläsi, jolloin voit välttää kokoushuoneeseen menemisen ja projektorin käytön. Kokouksen aikana voit käyttää Tiedostot-välilehteä käyttääksesi resursseja, jotka on ladattu suoraan Teams-keskusteluihin tai jotka ovat saatavilla yrityksesi OneDrivessa.

Joukkueet: Hyödynnetään keskustelua

Microsoft Teams tarjoaa erilaisen lähestymistavan ryhmäkeskusteluun, joka keskittyy pääasiassa säiepohjaiseen keskusteluun. Tarjoamalla monipuolisen integraation olemassa olevien Office 365 -palvelujen kanssa Microsoft toivoo voivansa vetää yritykset pois kilpailijoista, kuten Slackin ja Google Hangoutsista, jos ne käyttävät jo sen muita tuotteita. Teamsiin on helppo päästä käsiksi, mutta se tarjoaa tehokkaita toimintoja, joiden avulla voit mukauttaa sovelluksen oman tiimisi tarpeisiin.