12 vinkkiä Google Meetin osallistujien tehokkaaseen hallintaan

Google Meet on saamassa pitoa, kun se julkaisee jatkuvasti päivityksiä yrittääkseen kilpailla tämän päivän suurten videoneuvottelusovellusten kanssa. Uusimman päivityksen myötä Google Meetin mahtuu nyt jopa 250 käyttäjää (vaatii yrityssuunnitelman). Google Meet on myös ilmainen , mutta emme vielä saa tietää, kuinka monta käyttäjää ilmaisversiossa sallitaan ja kuinka monta kertaa kokoukset kestävät.

Google Meet on myös haastanut oikeuteen koulutustarkoituksiin, joissa osallistujien (opiskelijoiden, tiedäthän!) hyvä hallinta on ensiarvoisen tärkeää onnistuneen kokouksen päättämisessä. Tässä on parhaat vinkit Google Meetin osallistujien hallintaan kokouksen aikana.

► Google Meetin käyttäminen Gmailista

Sisällys

• 1. Kiinnitä osallistuja
• 2. Mykistä osallistuja ja poista mykistys
• 3. Poista osallistuja
• 4. Keskustele osallistujien kanssa kokouksen aikana
• 5. Lisää osallistujia tapahtumaan
• 6. Lisää osallistujia meneillään olevaan kokoukseen
• 7. Pysy yhteydessä osallistujiin esityksen aikana
• 8. Luo organisaatioyksiköitä (OU)
• 9. Pidä keskustelujasi silmällä esityksen aikana
• 10. Estä osallistujia luomasta kokousta ilman sinua
• 11. Estä osallistujia liittymästä uudelleen kokoukseen poistuttuasi
• 12. Salli yhteentoimivuus

Kiinnitä osallistuja

Google Meetin pin-toiminnon avulla käyttäjät voivat päättää, kuka jää näytön keskelle ja vie eniten tilaa. Oletuksena Google Meet aloittaa videokokouksen "Auto"-asettelulla. Tämän asettelun avulla Google Meet voi valita parhaan vaihtoehdon kokouksesi videosyötteeksi esityksistä, aktiivisista puhujista jne. riippuen.

Jos kuitenkin haluat pitää tietyn osallistujan kiinnitettynä näytön keskelle, riippumatta käytetystä asettelusta, voit ohittaa oletusasetukset ja "kiinnittää" heidät.

Kun osallistuja on kiinnitetty, se pysyy korostettuna näytön keskellä, kunnes hänet irrotetaan.

Kuinka kiinnittää osallistuja

PC : llä : Vie hiiri videosyötteen osallistujan pikkukuvan päälle ja napsauta Kiinnitä-kuvaketta.

Puhelimessa : Käännä puhelin vaakasuoraan vaakatilaan. Napauta nyt osallistujan pikkukuvaa videosyötteessä ja napauta Kiinnitä-kuvaketta.

Osallistujan irrottaminen

Kun kiinnität osallistujan, saat kiinnityskuvakkeen tilalle myös irrotuskuvakkeen, jonka avulla voit irrottaa osallistujan.

Mykistä osallistuja ja poista mykistys

Kokouksen isännät voivat mykistää muut osallistujat heidän puhuessaan parantaakseen kulkua. Mykistyksen jälkeen osallistujien on kuitenkin poistettava mykistys. Tämä tarkoittaa, että jos isäntä mykistää sinut, hän ei voi poistaa mykistystäsi, ellet poista itseäsi.

Google ilmoittaa, että tämä on suojaustoiminto, joka on otettu käyttöön estämään muita (isäntä) poistamasta mikrofoni mykistystä ilman lupaasi. Tämän oppaan avulla opit mykistämään osallistujan Google Meet -kokoukseen.

Osallistujan mykistäminen (isäntänä)

Jos olet isäntä ja haluat mykistää osallistujan tai osallistujat, noudata tätä opasta.

Vaihe 1: Napsauta osallistujan nimeä videosyötteen vieressä olevalla filminauhalla.

Vaihe 2:  Napsauta mikrofonipainiketta, joka näkyy heidän nimensä vieressä. Napsautuksen jälkeen mikrofoni muuttuu harmaaksi, mikä osoittaa, että osallistuja on nyt mykistetty.

Kuinka poistaa osallistujan mykistys (isäntänä)

Et voi tehdä sitä itse tietosuojasyistä. Vain käyttäjä itse voi poistaa mykistyksen. Joten sinun on pyydettävä osallistujaa poistamaan mykistys.

Kuinka mykistää ja poistaa mykistyksen

Osallistujana voit päättää, haluatko mikrofonisi olevan aktiivinen vai et.

• Voit mykistää itseäsi, klikkaa mikrofonipainiketta alaosassa videon syötteen. Painike muuttuu punaiseksi osoittaen, että mikrofonisi on nyt mykistetty. Jos painike on jo punainen, se tarkoittaa, että isäntä on mykisttänyt sinut.
• Voit poistaa mykistyksen napsauttamalla punaista mikrofonipainiketta uudelleen. Painike muuttuu nyt valkoiseksi.

Huomautus: Jos käytät puhelinta soittaaksesi kokoukseen, voit mykistää tai poistaa mykistyksen (riippuen siitä, missä tilassa mikrofoni on) itse kokouksessa valitsemalla valintanäppäimestäsi *6 .

Poista osallistuja

Huhtikuussa 2020 Google Meet julkaisi päivityksen, jonka ansiosta VAIN kokouksen isäntä/isännät saattoivat halutessaan poistaa muita osallistujia. Tämä johtui useista valituksista käyttäjistä, jotka ovat käyttäneet poistotoimintoa väärin.

Kuinka poistaa osallistuja

PC:llä: Jos haluat poistaa osallistujan kokouksesta, palaa osallistujan näyttöön napsauttamalla ensin Takaisin-painiketta. Vie hiiri tässä osallistujan nimen päälle ja napsauta Poista- painiketta. 

Älypuhelimella: Valitse osallistuja ja napauta hänen nimeään. Napauta Poista- painiketta.

Kun osallistujat on poistettu, he eivät voi liittyä puheluun uudelleen, elleivät isäntä/isännät ole erikseen kutsuneet niitä puhelun sisällä.

Keskustele osallistujien kanssa kokouksen aikana

Videopuhelun aikana osallistujat voivat lähettää viestejä, jotka näkyvät kaikille puhelun osallistujille. Nämä viestit säilyvät vain puhelun ajan. Kun puhelu päättyy, kaikki puhelun aikana lähetetyt viestit poistetaan automaattisesti. Käytä viestitoimintoa linkkien, Google-asiakirjojen jne. lähettämiseen.

Kuinka lähettää chat-viesti

PC:llä:  Vie hiiri videosyötteen päälle ja napsauta "Chat"-painiketta näytön oikeassa yläkulmassa. Tämä avaa sivupalkin, jossa voit tarkastella ja lähettää chat-viestejä ryhmälle.

Älypuhelimella:  Napauta Chat-painiketta videosyötteen alla avataksesi keskusteluikkunan.

Huomautus: Osallistujat eivät voi tarkastella viestejä, jotka on lähetetty ennen puheluun liittymistä.

Lisää osallistujia tapahtumaan

Tapahtumaan voidaan lisätä uusia osallistujia myös sen luomisen jälkeen. Kun olet lisännyt, saat mahdollisuuden lähettää kutsuja uusille kutsuille. Jos valitset niin, kutsut lähetetään vain tuolloin lisätyille osallistujille, ei koko luettelolle. Voit lisätä uusia osallistujia noudattamalla alla olevaa ohjetta.

Vaihe 1:  Avaa tapahtuma Google-kalenterissasi. Napsauta Muokkaa tapahtumaa -painiketta.

Vaihe 2:  Aloita lisättävien osallistujien nimien kirjoittaminen vasemmalla olevasta Vieraat-välilehdestä. Jos haluat lisätä osallistujan käyttämällä hänen sähköpostiosoitetta, kirjoita hänen koko sähköpostiosoitteensa ja paina Enter.

Vaihe 3:  Napsauta Tallenna. Saat nyt ponnahdusikkunan, jossa kysytään, haluatko lähettää kutsuja uusille osallistujille.

Lisää osallistujia meneillään olevaan kokoukseen

Voit jopa lisätä uusia osallistujia meneillään olevaan kokoukseen heti kokouksesta. Nämä osallistujat saavat kutsulinkin, jota klikkaamalla he voivat ohjata heidät kokoukseen.

Seuraa alla olevaa ohjetta lisätäksesi uusia osallistujia kokoukseen.

Vaihe 1: Napsauta Ihmiset-välilehteä näytön oikeassa yläkulmassa.

Vaihe 2:  Napsauta "Lisää ihmisiä" ja ala kirjoittaa henkilön nimeä. Jos haluat lisätä osallistujan käyttämällä hänen sähköpostiosoitetta, kirjoita hänen koko sähköpostiosoitteensa ja paina Enter.

Vaihtoehtoisesti napsauta kokouksen lempinimeä näytön vasemmassa alakulmassa ja napsauta 'Kopioi liittymistiedot'. Liitä kopioidut tiedot sähköpostiin ja lähetä ne käyttäjille, jotka haluat lisätä.

Pysy yhteydessä osallistujiin esityksen aikana

Etkö haluaisi pitää oppilaitasi silmällä esityksen aikana? Valitettavasti, kun aloitat näytön jakamisen, et voi enää katsoa osallistujia. Onneksi Google Meetin avulla voit kirjautua sisään useille laitteille samoilla tunnistetiedoilla. Näin voit käyttää yhtä laitetta esittelyyn ja toisella luokan katsomiseen.

Asenna se noudattamalla tätä yksinkertaista ohjetta.

Vaihe 1:  Kirjaudu sisään ja aloita kokous laitteella 1. Napsauta "Esitä nyt" näytön alareunassa ja valitse välilehti/ikkuna, jonka haluat esittää.

Vaihe 2: Kirjaudu sisään toisella laitteella (matkapuhelin, kannettava tietokone, tabletti) omilla tunnuksillasi. Nyt voit katsoa ryhmän ruudukkonäkymää . Voit käyttää laatoitettua asettelua (enintään 16 osallistujaa) tai käyttää epävirallista Google Grid Chrome -laajennusta nähdäksesi kaikki käyttäjät.

► Kuinka ratkaista Google Meet Grid View -ongelma

Luo organisaatioyksiköitä (OU)

Organisaatioyksiköt auttavat jakamaan erilaisia ​​oikeuksia eri käyttäjille. Tämä on kätevää, kun haluat rajoittaa käyttäjiä, jotka voivat luoda kokouksia, mykistää muita jne.

Organisaatioyksiköiden luominen ja muokkaaminen vaatii järjestelmänvalvojan oikeudet. Luo uusi organisaatioyksikkö noudattamalla alla olevia ohjeita.

Vaihe 1:  Kirjaudu sisään Google-hallintakonsoliin kirjautumistiedoillasi.

Vaihe 2:  Valitse Asetukset-painike ja napsauta Hakemisto > Organisaatioyksikkö.

Vaihe 3:  Lisää uusi organisaatioyksikkö napsauttamalla pientä + -merkkiä. Nimeä yksikkö ja napsauta "Luo".

Kuinka yksilöidä organisaatioyksiköitä käyttäjille

Nyt kun sinulla on organisaatioyksiköt, sinun on lisättävä käyttäjiä yksikköön. Kaikilla tiettyyn yksikköön lisätyillä käyttäjillä on samat oikeudet. Voit lisätä käyttäjiä uuteen organisaatioyksikköön noudattamalla alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Kirjaudu sisään Google-hallintakonsoliin kirjautumistiedoillasi.

Vaihe 2:  Siirry Käyttäjät-välilehteen ja valitse käyttäjät, jotka haluat lisätä uuteen organisaatioyksikköön. Kun olet valinnut, napsauta sivun yläreunassa Lisää ja sitten Vaihda organisaatioyksikköä.

Vaihe 3:  Valitse luomasi organisaatioyksikkö ja paina Muuta.

Pidä keskustelujasi silmällä esityksen aikana

Kun aiot esiintyä Google Meet -kokouksessa, voit jakaa koko näytön, tietyn selaimen välilehden tai tietyn ikkunan. Kun näytön jakaminen alkaa, vain valittu välilehti/ikkuna päivitetään videosyötteeseen. Tämä tarkoittaa, että jos haluat lukea keskustelut-välilehteä, sinun on vaihdettava välilehtien välillä. Onneksi on korjaus!

Seuraa tätä yksinkertaista opasta pitääksesi keskustelujasi silmällä esityksen aikana.

Vaihe 1:  Kun esität, älä jaa koko näyttöä. Valitsemalla joko selaimen välilehden tai ikkunan voit hallita yksityisyyttäsi paremmin.

Vaihe 2:  Jos käytät ikkunallista sovellusta, pienennä sovellusta niin, että se mahtuu Google Meet -ikkunaan peittämättä keskustelusaraketta.

Vastaavasti, jos jaat välilehden verkkoselaimessa, erota välilehti ensin uuteen ikkunalliseen selaimeen. Pienennä nyt selainta niin, että se mahtuu Google Meet -ikkunaan peittämättä keskustelusaraketta.

Voit nyt esitellä ja pitää silmällä chat-sarakettasi kysymyksiä ja muita keskusteluja varten.

Estä osallistujia luomasta kokousta ilman sinua

Isäntänä, kun poistut kokouksesta, käyttäjät voivat silti pysyä kokouksessa. Jos oikeat asetukset eivät ole paikoillaan, he voivat jopa käyttää vanhaa kokoushuonetta uudelleen ilman sinua.

Tämä on ongelma Educational-tileissä, koska opettajat eivät halua oppilaiden käyttävän huonetta heidän kanssaan. Ensimmäinen asia, joka on tehtävä, on luoda erilliset organisaatioyksiköt opettajille ja opiskelijoille.

Vaihe 1: Luo uusia organisaatioyksiköitä noudattamalla yllä olevaa ohjetta.

Vaihe 2: Luomisen jälkeen erota opiskelijat ja opettajat 2 OU:ksi.

Vaihe 3:  Valitse Meet-hallintakonsolissa opiskelijayksikkö ja siirry kohtaan Meet-videoasetukset. Kytke videopuhelut pois päältä alareunassa.

Oppilaat voivat silti liittyä kokousvideopuheluihin, mutta eivät voi luoda niitä. Lisäksi, kun kaikki poistuvat huoneesta, huone vanhenee eikä sitä voi käyttää uudelleen.

Estä osallistujia liittymästä uudelleen kokoukseen poistuttuasi

Tämä on toinen käyttäjien kohtaama ongelma. Google Meetin avulla käyttäjät voivat pysyä kokouksessa senkin jälkeen, kun isäntä on lähtenyt. Tämä riippuu siitä, miten kokous luotiin.

Kun aloitat kokouksen, sinulle annetaan mahdollisuus lisätä lempinimi. Jos et lisää lempinimeä ja napsautat yksinkertaisesti Jatka, Google Meet määrittää kokouksellesi automaattisesti PIN-koodin. Tämä PIN-koodi ei vanhene, kun poistut kokouksesta.

Seuraa tätä yksinkertaista ohjetta järjestääksesi kokouksen, joka vanhenee, kun isäntä lähtee.

Vaihe 1:  Kirjaudu sisään Google Meetiin ja napsauta Liity kokoukseen tai luo se.

Vaihe 2: Lisää kokoukseen lempinimi ja paina "Jatka".

Vaihe 3: Lähetä tämä lempinimi osallistujille. Heidän tarvitsee vain kirjoittaa lempinimi päästäkseen kokoukseen.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Vaikka tämä on vielä kaukana muiden videoneuvottelusovellusten, kuten Zoomin, mukauttatavuudesta, se on tervetullut askel oikeaan suuntaan. Google ilmoittaa pyrkivänsä parantamaan Gsuite for Education -tilien käyttökokemusta. Toivomme näkevämme paljon enemmän vaivaa myös yritystilillä. 

Oletko kokeillut jotain näistä vinkeistä? Onko sinulla omia vinkkejä? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.