Selvom verden bliver mere digital hvert år, er fysisk post fortsat en vigtig måde at kommunikere med andre på - især for virksomheder. Google Apps-pakken har et stort udvalg af værktøjer og tilføjelser, der kan hjælpe dig med at strømline processen med at oprette konvolutter. Alt du behøver er en printer, en Windows- eller Apple-pc og adgang til en browser som Google Chrome eller iOS- og Android-apps.
Sådan kan du udskrive konvolutter ved hjælp af Google Docs.

Sådan udskriver du konvolutter ved hjælp af Google Docs
Der er flere kuverttilføjelser til Google Docs , der gør det muligt for dig at oprette og udskrive konvolutter. Til denne øvelse bruger vi tilføjelsen Mail Merge .
Bemærk: Brevfletning giver dig mulighed for at udføre 20 fletninger af op til 30 rækker i deres gratis prøveperiode.
Trin 1: Åbn dit dokument
Åbn et Google Docs-dokument ved at gå til Google Docs-webappen (eller smartphone-appen) og klikke på New Google Doc .
Trin 2: Åbn Brevfletning, og vælg Konvolutstørrelse
Hvis du ikke har tilføjelsen Mail Merge endnu, kan du installere den med følgende trin. Hvis det allerede er installeret, skal du springe til trin 5.
- Klik på Udvidelser på værktøjslinjen, og vælg derefter Tilføjelser > Hent tilføjelser .

- I Google Docs-tilføjelsesmenuen, hvor der står "Søg i apps", skriv Mail Merge . Vælg Brevfletning på listen.

- Klik på Mail Merge -appen, og vælg Installer .

- Vælg Fortsæt , og bekræft derefter din konto, og giv Mail Merge de tilladelser, det kræver.

- Når det er installeret, skal du klikke på Udvidelser > Brevfletning > Konvolutter . Alternativt kan du vælge Brevfletning fra sidebjælken og vælge Konvolutter .

- Vent på, at pop op-vinduet indlæses, og vælg derefter din konvolutstørrelse fra rullemenuen, eller indstil en brugerdefineret sidestørrelse. Klik på Gem for at afslutte.

Bemærk: Hvis du ikke kan oprette en konvolutskabelon på denne måde, skal du vælge Filer > Sideopsætning . Her kan du indstille retningen og papirstørrelsen, før du går videre til næste trin.

Trin 3: Tilpas din konvolut
Det næste trin er at redigere dit dokument for at tilføje de påkrævede felter, herunder modtagerens adresse og din returadresse. For at gøre det skal du bruge Google Docs redigeringsværktøjer, som du ville gøre i et normalt dokument. For eksempel:

Bemærk: Tilføj tilpassede skrifttyper, farver og branding for at personliggøre din konvolut.
Trin 4: Tilføj flettefelter
Hvis du udskriver en række konvolutter fra en postliste, kan du tilføje flettefelter for at fremskynde processen ved at oprette en Google Docs-kuvertskabelon (i stedet for at tilføje individuelle detaljer til hver konvolut). For at gøre det:
- Klik på Udvidelser > Brevfletning > Start .

- Vælg Åbn regneark .

- Vælg dit Google-ark. Hvis det ikke vises i rullemenuen, skal du vælge Google Drev og bruge søgefeltet til at finde dokumentet. Hvis du brugte Microsoft Excel til at oprette regnearket, kan du nemt konvertere dette til et Google-ark.

- Placer din markør, hvor du gerne vil indsætte et flettefelt. I rullemenuen Flet felt skal du vælge det felt, du vil tilføje (f.eks. Modtagernavn). Klik på Tilføj .

- Når du er færdig, skal du vælge Bogstaver i rullemenuen Flet til . Klik derefter på Flet .

- Brevfletning viser, hvor mange konvolutter du vil oprette. Klik på Ja , hvis dette er korrekt.

- Dine konvolutter vil blive genereret i henhold til værdierne fra dit regneark.
Trin 5: Åbn det nye dokument og udskriv
Når processen er afsluttet, skal du åbne konvolutdokumentet. Dette vil vise alle dine nyoprettede konvolutter på en liste. Dobbelttjek, at alt er formateret korrekt.

Hvis ja, er det tid til at udskrive:
- Vælg Filer > Udskriv .

- Vælg Flere indstillinger , og sørg for, at papirstørrelsen og andre indstillinger er korrekte.

- Vælg Udskriv .

Det har aldrig været nemmere at sende post
Med denne vejledning bør du nemt kunne udskrive så mange konvolutter, som du ønsker. Vi brugte Mail Merge, da det er en af de mest populære og velkendte Google Docs-tilføjelser. Der er dog masser af gratis muligheder, hvis du bruger den gratis prøveperiode og finder prisen for høj.
Valgfrit: Brug en postliste til automatisk at udfylde dine kuvertadresser
Ovenstående trin giver dig kun mulighed for at ændre papirstørrelsen på dit Google-dokument. Men det er ikke hovedtræk ved Mail Merge. Vidste du, at du faktisk kan bruge det til automatisk at indtaste dine kuvertnavne og adresser fra en mailingliste? Sådan gør du.
Konfigurer din postliste på Google Sheets
Det er bedst at konfigurere din postliste, før du bruger Mail Merge til Google Docs. Dette gør det mere bekvemt for dig at tilføje dine flettede felter. Hvis du ikke har oprettet nogen mailinglister før, kan du starte en sådan her:
- Gå til https://sheets.google.com/ og start et nyt regneark.
- På den første række af dit regneark skal du skrive følgende kolonneoverskrifter:
- Modtagers navn
- Vejnavn
- By
- Stat
- Postnummer +4
- Udfyld cellerne under disse kolonneoverskrifter med dine modtageres postoplysninger.

Konfigurer dine flettefelter
De kolonneoverskrifter, du har indtastet i dit regneark, vil fungere som dine flettefelter. Hold dem rene og enkle for at forhindre uønskede fejl. Når du har gjort dette, kan du tilføje dem til dit dokument. Sådan gør du:
- Gå tilbage til dit Google-dokument, og tryk derefter på knappen " VÆLG " under feltet " Vælg modtagere ".

- Vælg dit regneark til din postliste fra det nye vindue, der vises.
- Klik på knappen " Vælg ".

- Åbn rullemenuen for " Indsæt et flettefelt ", og vælg de felter, du vil have med i din konvolut.

- Tryk på " START MAIL FLÉNING "-knappen, når du har konfigureret dine flettefelter.

Se dit brevflettede dokument
For at se dit automatisk udfyldte konvolutudskrivningsdokument på Google Docs skal du klikke på knappen " ÅBN " på sidebjælken. Du kan også klikke på knappen " PDF " for at downloade dit brevflettede dokument i et bærbart format.
