Hvis du bruger almindelige e-mail-klienter i et virksomhedsmiljø som Outlook, er du sandsynligvis vant til at indstille dit fraværssvar . Vidste du, at du også kan konfigurere ikke-kontorsvar i Gmail?
Da de fleste mennesker bruger Gmail som deres personlige e-mail-konto, kan det være nyttigt at fortælle folk, hvornår du er på ferie eller ferie.
At gøre dette er ret simpelt i Gmail, men processen er lidt anderledes, end du måske er vant til i Outlook. I denne artikel lærer du, hvordan du konfigurerer fraværende i Gmail, hvordan du deaktiverer det, og hvad folk kan forvente at se fra dig, når du har det aktiveret.
Sådan konfigureres Out of Office i Gmail
Hvis du er ved at tage på ferie i et stykke tid og ønsker at advare folk om, at du muligvis ikke er i stand til at svare på deres e-mail så hurtigt som normalt, er et fraværende svar vejen at gå.
For at komme i gang med nedenstående trin skal du først logge ind på din Gmail-konto.
1. Vælg ikonet for tandhjulsindstillinger i øverste højre hjørne af din Gmail-konto .
2. Vælg Se alle indstillinger øverst på listen Indstillinger.
3. Rul ned til sektionen Vacation responder nederst. Skift indstillingen til Feriesvar på .
4. Vælg den første dag i din ferie. Indtast emnelinjen og beskeden, som du vil automatisk svare, når folk sender dig en e-mail.
Bemærk følgende muligheder, når du udfylder denne formular.
- Du behøver ikke at aktivere og vælge en Sidste dag , men det er en god idé at gøre det, så du ikke glemmer at lade dit feriesvar være aktiveret.
- Som standard bruger beskedfeltet en rig formateringseditor, hvor du kan bruge formateringslinjen til at formatere beskedteksten. Hvis du vælger almindelig tekst over meddelelsesfeltet, ændres formateringen til almindelig tekst.
- Vælg Send kun et svar til personer i mine kontakter , hvis du kun vil målrette feriesvarets autosvar til personer, du allerede kender, og ignorere alle andre. Dette er en god idé, hvis du ikke ønsker, at fremmede skal vide, at du er væk hjemmefra i en længere periode.
5. Vælg Gem ændringer for at aktivere feriesvaret.
Sådan slukker du fravær i Gmail
Der er to måder, du kan deaktivere Vacation responderen på. Mens det er aktiveret, vil du se en besked øverst i din indbakke om status for svaret.
Du kan vælge Afslut nu for at slukke for svaret med det samme. Dette er en hurtig måde at deaktivere det på uden at skulle søge gennem dine Gmail-indstillinger igen for at ændre svarindstillingerne.
Men hvis du foretrækker at deaktivere feriesvaret i Gmail-indstillingerne, kan du enten vælge Ferieindstillinger i meddelelsesmeddelelsen, eller du kan gå tilbage til vinduet med Gmail-indstillinger.
Rul tilbage til bunden af menuen Gmail-indstillinger for at finde afsnittet Feriesvar igen.
Vælg Feriesvar fra for at deaktivere det automatiske svar.
Bemærk – du behøver ikke at gøre dette, hvis du har indstillet feltet Sidste dag til slutdatoen for din ferie. Feriesvaret deaktiveres automatisk efter denne dato.
Men hvis du vil slå feriesvaret fra før indstillingen Sidste dag, fungerer ovenstående procedure.
Sådan fungerer Gmail Vacation Responder
Husk på, at da du kun kan indtaste start- og slutdatoer for feriesvaret, indstilles tiderne automatisk via e-mail.
- Startdato Tid: 12:00 midnat
- Slutdato Tid: 23:59
Hvis du hellere vil have, at tiden starter ved midnat før den dag, din ferie starter, så sæt startdatoen en dag tidligere end starten på din ferie.
Personer, der sender dig en e-mail, mens du har aktiveret feriesvaret, vil se følgende adfærd fra din Gmail-konto.
- Folk vil se dit autosvar, første gang de sender en besked til dig. Hvis de sender dig besked igen, sendes autosvaret ikke.
- Hvis der går fire dage, og den samme person sender dig beskeder, udløses autosvaret igen.
- Hvis du redigerer dit feriesvar, starter timeren forfra, og enhver, der sender beskeder til dig første gang efter redigering, vil få et autosvar.
- Gmail er smart nok til ikke at svare automatisk på meddelelser, der automatisk sorteres i spam-mappen eller mailinglister.
- Andre Gmail-brugere vil se din "ikke til stede", hvis de begynder at skrive en e-mail til dig.
Opret smartere svar uden for kontoret i Gmail med filtre
Hvis du gerne vil oprette et mere målrettet automatisk svar med tilpassede beskeder til bestemte personer, kan du gøre dette ved at bruge Gmail-filtre .
- Før du kan bruge et filter til automatisk genafspilning, skal du oprette en e-mailskabelon til at svare med. For at gøre dette skal du skrive en ny e-mail i Gmail med den e-mail, du vil svare med. Vælg derefter menuen "Mere" med tre prikker i nederste højre hjørne af vinduet, og vælg Skabeloner , vælg Gem udkast som skabelon , og vælg derefter Gem som ny skabelon .
- Giv skabelonen et navn i pop op-vinduet.
- Gå tilbage til Gmail-indstillinger for at få adgang til Gmail-filtre. Vælg Filtre og blokerede adresser øverst i vinduet Indstillinger.
- Rul til bunden af denne side, og vælg Opret et nyt filter .
4. I formularen Opret filter skal du indtaste den e-mailadresse, du vil automatisk svare på i feltet Fra . Vælg Opret filter, når du er færdig.
- I vinduet Opret filter skal du aktivere afkrydsningsfeltet ud for Send skabelon . I rullemenuen skal du vælge den Boss Reply - skabelon, du oprettede tidligere.
- Til sidst skal du blot vælge knappen Opret filter nederst, og dit nye filter og autosvar er nu aktive.
Nu, hver gang personen med den adresse, du har defineret i filteret, sender dig en e-mail, vil de modtage et fraværende svar med den skabelon, du har oprettet.