Har du nogensinde gået glip af en vigtig e-mail, fordi din indbakke var fuld af tidligere, ubesvarede beskeder? De fleste mennesker har oplevet dette, og næsten alle kender distraktionen af halvtreds ulæste e-mails, der kræver din opmærksomhed, så snart du åbner din indbakke om morgenen.
Ifølge undersøgelser bruger arbejdere så meget som 28 procent af deres uge på at læse og besvare e-mails. Det er mere end en fjerdedel af hele din tid på arbejde. Hvor meget mere kunne du udrette, hvis du ikke skulle håndtere en konstant byge af e-mails?
Hvad er Inbox Zero?
Inbox Zero er et koncept udviklet af Merlin Mann, en ekspert i produktivitet. Selvom de fleste mennesker fortolker "nul" i navnet for at henvise til antallet af e-mails, en person har, refererede det oprindeligt til, hvor meget tid folk bruger på at tænke på e-mail. Hvis du har nul e-mails, bruger du næsten ingen tid på at tænke på dem.
Denne artikel vil guide dig gennem, hvordan du holder antallet af ulæste e-mails i din indbakke på et absolut minimum ved hjælp af værktøjer, der er tilgængelige for dig i Gmail, samt praksis, du kan anvende på din arbejdsdag, som vil hjælpe dig med at tæmme den sværm af e-mails, du modtager i løbet af dagen.
Grundlæggende om e-mailhåndtering
Det første skridt til at forbedre din e-mail-produktivitet er at lukke din indbakke. Det lyder måske selvmodsigende, men det er bedre at give dig selv fastsatte perioder til at læse og svare på e-mails end at adressere dem, når de ankommer. Forskning har vist, at deadlines, selvpålagte eller ej, forbedrer effektiviteten og reducerer tidsforbruget på et projekt.
Sæt fem minutter af i starten af hver time, eller måske tyve minutter i starten og slutningen af dagen, til at besvare e-mails . Slet alle e-mails, der tydeligvis er spam . Hvis en e-mail kræver to minutter eller mindre at besvare, skal du først besvare den.
Hvis en e-mail kræver mere tid at besvare, skal du flytte den til en specielt udpeget mappe.
Brug af Gmail til at nå indbakke nul
Gmail er den mest brugte e-mail-klient i verden, men de fleste mennesker er ikke klar over, hvor alsidig platformen faktisk er. Gmail er fyldt med værktøjer og tilpasningsmuligheder, der giver dig en enorm mængde kontrol over dets udseende. Inbox Zero bliver meget mere opnåeligt, når du drager fordel af disse værktøjer.
Brug specielle stjerner
Alle kender til evnen til at "stjerne" en e-mail ved at klikke på stjerneikonet - men vidste du, at der er 12 forskellige stjerner, der kan bruges? Klik på Indstillinger > Se alle indstillinger > Generelt , og rul derefter, indtil du ser underafsnittet Stjerner .
Der er forskellige farver på stjerner, men der er også ikoner som et udråbstegn, en pil frem, et flueben, et spørgsmålstegn og et lille i. Som standard er kun hovedstjernen aktiv, men du kan klikke og trække et hvilket som helst af ikonerne til sektionen I brug for at aktivere dem.
Kun et enkelt symbol vises i Gmail. Klik på den flere gange for at bladre gennem alle de forskellige stjerner, du har valgt. Vælg mindst fire symboler: standardstjernen, den røde stjerne, den lille i og den grønne markering.
Konfigurer flere indbakker og filtre
Du er måske allerede bekendt med flere af de faner, der er tilgængelige for dig i Gmail: Kampagner, Personligt, Socialt osv. Naviger til Indstillinger > Indbakke og ved siden af Indbakketype, klik på rullemenuen og vælg Flere indbakker.
Der vises en ny sektion kaldet Flere indbakkesektioner. Du kan navngive op til fem brugerdefinerede sektioner til at se sammen med din primære indbakke, selvom to er udfyldt som standard. Den ene sektion er til stjernemarkerede e-mails, mens den anden er til kladder. Disse sektioner er udpeget af deres søgeforespørgsler, så du bliver nødt til at lære, hvad hver af de særlige stjerner hedder, for at afsætte sektioner til dem.
Disse er navnene på hver stjerne:
Søgeforespørgselsfeltet genkender forskellige operatorer, så du kan bruge OR/AND-kommandoer til at inkludere flere stjerner i samme sektion. Ved siden af feltet Søgeforespørgsel er feltet Sektionsnavn . Indtast det specifikke navn, du ønsker, at feltet skal kaldes her.
For at opnå Inbox Zero er det bedst at konfigurere et par specifikke sektioner:
Du kan vælge at oprette en femte sektion efter dine behov, men disse fire vil klare de mest basale opgaver.
At nå indbakke nul
Nu hvor du har ændret dine Gmail-indstillinger, er det tid til at sætte alt i værk. Indstil først dine filtre. Indtaste følgende:
| Søgeforespørgsel | Sektionsnavn |
| har: gul-stjerne | Kræver handling/svar |
| har: rød-stjerne | Har brug for et akut svar |
| har: blå-info | Afventer svar |
| har: green-check | Delegeret |
Når du modtager en e-mail, er det første, du skal gøre, at beslutte, om den kræver et svar, eller om du skal slette den. Hvis e-mailen er spam eller bare ikke berettiger til et svar, skal du straks slette den eller arkivere den.
Hvis e-mailen kræver et svar og vil tage mindre end to minutter, skal du besvare den. Hvis du har brug for mere end to minutter, skal du klikke på stjerneikonet én gang. Hvis e-mailen haster og skulle være den næste ting, du svarer på, skal du klikke på ikonet to gange for at markere den med en rød stjerne.
Når du har svaret på en e-mail, og hvis du venter på et svar, skal du klikke på stjerneikonet tre gange for at angive det som "Afventer svar". Hvis du modtager en e-mail, der er bedre håndteret af en anden, skal du videresende den til den relevante person og klikke på stjerneikonet fire gange for at markere den som "Delegeret".
Vælg, hvornår du vil svare på din e-mail, og fokuser på kun at arbejde inden for disse tidspunkter. Ved at give dig selv deadlines og fastsatte perioder til at håndtere e-mail, reducerer du den tid, du bruger i din indbakke, så du kan fokusere på vigtigere opgaver. Hvis du vælger at håndtere det i starten af timen, skal du fokusere på at besvare eventuelle presserende e-mails først, og derefter håndtere resten derfra.
Ved at omsætte disse metoder i praksis kan du hurtigt opnå total kontrol over din indbakke. Hvis det allerede er noget rod, så afsæt en halv time om dagen til at sortere de e-mails, du allerede har, og afgøre, om de er vigtige eller ej. Svar på dem, der har brug for det, slet dem, der ikke har det.
Det kan tage lidt tid, men filtre , udpegede indbakker og andre værktøjer hjælper dig med at nå Inbox Zero – og du vil finde ud af, hvilke teknikker der bedst hjælper dig med at blive der.
Google Drev kan være din gratis visitkortproducent, når du også ønsker det. Det vil ikke overvælde dig, som andre designværktøjer gør som Adobe InDesign eller Illustrator, og resultaterne kan være lige så gode.
Har du nogensinde undret dig over, hvordan din installation af Google Chrome altid ser ud til at forblive opdateret og opdateret af sig selv. Dette opnås gennem Google Chromes egne indlejrede processer, der når ud til Googles servere og sikrer, at din browser er patchet og sikker.
Når du søger efter noget på internettet, er Google Søgning normalt den første mulighed, du vælger. Men hvis det er et specifikt sted, som du engang har slået vejledningen op til, kan din Google Maps-søgehistorik hjælpe.
Jeg plejede at bruge Google Toolbar med Firefox og Internet Explorer, fordi den havde nogle nyttige funktioner, som jeg brugte regelmæssigt, og den holdt mig forbundet til min Google-konto. Det var dog for et årti siden.
Hvis du bruger almindelige e-mail-klienter i et virksomhedsmiljø som Outlook, er du sandsynligvis vant til at indstille dit ikke-kontorsvar. Vidste du, at du også kan konfigurere ikke-kontorsvar i Gmail.
Du skal muligvis få adgang til flere websteder til arbejde, skole eller forskning. Før du ved af det, har du så mange åbne faner, at du ikke kan finde den, du vil have, når du har brug for den.
Søjlediagrammer kan være yderst nyttige, når det kommer til at visualisere data. De kan vise et sæt data eller sammenligne flere datasæt.
Der er et område på din Google Min aktivitet-side, der er særligt nyttigt; din placeringshistorik. Det er nyttigt, fordi det, hvis det er aktiveret, holder styr på alle steder, du har besøgt, lige siden du begyndte at bruge din Google-konto med en mobiltelefon.
Google Fotos er en god cloud-lagringsmulighed til dine billeder, selvom dens dage med ubegrænset lagerplads er forbi. De 15 GB gratis onlinelagerplads, du får med en Google-konto, deles nu på tværs af flere apps som Gmail og Google Drev.
Hvis du er en Chrome-bruger, hvilket du burde være, har du sikkert bemærket, at Flash er blokeret som standard i browseren. Google kan ikke lide Flash på grund af de store sikkerhedsfejl, der ligger i Flash, og gør derfor alt, hvad der står i sin magt for at tvinge dig til ikke at bruge Flash.
Google Voice er en virkelig nyttig (og gratis) Google-tjeneste, der lader dig foretage og modtage telefonopkald uden at have en fastnettelefon eller en mobiltelefon. En af de mere nyttige funktioner i Google Voice er voicemail-funktionen.
Når du bruger YouTube ofte, kan mængden af anbefalinger og notifikationer, du modtager, blive overvældende, især hvis du abonnerer på mange kanaler, der uploader nye videoer ofte. Som standard, når du abonnerer på en ny kanal, begynder du at få personlige notifikationer.
Kontormedarbejdere, lider ikke længere --- du behøver ikke bruge timer af din tid i et indelukket mødelokale. Med konferenceopkaldstjenester som Zoom og Skype, der er let tilgængelige på mobil- og desktopplatforme, er det nu nemmere end nogensinde før at oprette et videoopkald til arbejde eller fornøjelse, uanset om det er et opkald med venner eller et møde med din chef.
Google-konti er en del af dit personlige og professionelle liv, især med single sign-on (SSO), der hjælper dig med at logge ind på næsten enhver platform eller app med et enkelt klik. Nogle gange kan det være nødvendigt at give en ven eller et familiemedlem adgang til din computer.
Arkivering af e-mails i Gmail giver dig mulighed for at organisere din indbakke uden at slette gamle e-mailtråde. Hvis nogen fornyer en gammel tråd ved at sende en ny e-mail, vil den dukke op igen i din indbakke.
Enhver, der bruger Google Kalender på en computer, bør lære i det mindste nogle af de praktiske Google Kalender-tastaturgenveje. Vi gennemgår genveje, der lader dig se, navigere og arbejde med din kalender mere effektivt.
Ved at bruge en tabel i Google Docs kan du strukturere dokumentoplysninger for at give læserne en nemmere måde at få adgang til og forstå de oplysninger, du præsenterer. I stedet for at formatere lister eller afsnit kan du indtaste dine data i et gitterformat for et pænt og rent udseende.
Selvom Google Docs ikke rigtig er bygget til at tegne, er der muligheder for brugere, der ønsker at tilføje figurer til deres dokumenter. De fleste brugere vil bruge Google Tegninger i et Google Docs-dokument til at gøre dette, men du kan også indsætte billeder, bruge grundlæggende tabeller og bruge specialtegn til at tilføje figurer i teksten.
Google bruger flere teknikker til at forhindre unødvendig trafik i at misbruge sin søgemaskine. En teknik, der kan give problemer, er Google-meddelelsen "usædvanlig trafik", som du måske ser, for eksempel, hvis du har udført for mange søgninger på kort tid.
Gmail er en pålidelig e-mail-udbyder 99 % af tiden, men det er ikke uden problemer. Et af de største problemer, du vil støde på med Gmail, er ikke at modtage nye e-mails.
Chrome viser dig som standard ikke den fulde URL. Du er måske ligeglad med denne detalje, men hvis du af en eller anden grund har brug for den fulde URL vist, detaljerede instruktioner om, hvordan du får Google Chrome til at vise den fulde URL i adresselinjen.
Reddit ændrede deres design endnu en gang i januar 2024. Redesignet kan ses af desktopbrowserbrugere og indsnævrer hovedfeedet, mens det giver links
At skrive dit yndlingscitat fra din bog til Facebook er tidskrævende og fuld af fejl. Lær, hvordan du bruger Google Lens til at kopiere tekst fra bøger til dine enheder.
Påmindelser har altid været Google Homes største højdepunkt. De gør helt sikkert vores liv lettere. Lad os tage en hurtig rundtur i, hvordan du opretter påmindelser på Google Home, så du aldrig går glip af at tage dig af vigtige ærinder.
Nogle gange, når du arbejder på Chrome, kan du ikke få adgang til visse websteder og får en fejlmeddelelse "Ret serverens DNS-adresse kunne ikke findes i Chrome". Her er, hvordan du kan løse problemet.
De siger, at en persons hjem er deres slot, men i Mojangs Minecraft kan du bygge et slot til dit hjem. Uanset om du bygger det i Nederlandet eller på et bjerg, er de tykke mure perfekte til at holde pøbel ude.
Læsekvitteringer på Snapchat kan være et tveægget sværd. Selvom de giver feedback, når en besked er blevet set, kan de også skabe forventninger og pres for øjeblikkelige svar.
Når du opretter et nyt Google Docs-dokument, tænker du på dets struktur på forhånd. Ved du for eksempel, hvordan du tilføjer sider, en indholdsfortegnelse, eller hvordan du nummererer siderne.
Discord er en populær kommunikationsapp for gamere, men alle slags mennesker bruger den i vid udstrækning. Dens mest fremtrædende funktion er stemmechat, men du kan også sende tekstbeskeder, billeder og forskellige filer til enkeltpersoner eller hele samfund.
Snapchat Streak eller Snapstreak er antallet af på hinanden følgende dage, du har udvekslet Snaps med din Snapchat-ven. Det vises ved siden af vennernes navn i form af brand-emoji og et tal, der repræsenterer antallet af dage, du holdt kontakten via Snapchat-appen.
