Як отримати максимальну віддачу від переробленого (і перейменованого) Microsoft To Do

Корпорація Майкрософт оновила програму для створення списку справ, щоб вона стала комплексною системою керування завданнями. Щоб отримати максимальну віддачу, ви можете

Імпортувати наявні списки

Створюйте списки та діліться ними

Робота із завданнями

Використовуйте розумні списки

To Do — це одне з найновіших доповнень до асортименту інструментів Microsoft для підвищення продуктивності. Нещодавно він отримав повне оновлення інтерфейсу користувача після безлічі нових функцій, тому ми вирішили ще раз поглянути на те, що він може запропонувати в 2019 році.

To Do було засновано на придбанні Microsoft Wunderlist. Хоча Wunderlist все ще функціонує сьогодні, інженерні ресурси були спрямовані на завдання. Корпорація Майкрософт перебудувала програму на базі інфраструктури Office 365, гарантуючи, що вона відповідає вимогам відповідності для корпоративного використання. Ця архітектура також дає змогу завданням синхронізуватися з електронною поштою та завданнями в Outlook.

Редизайн To Do на початку цього місяця наблизив додаток до мови дизайну Wunderlist. Більше використовується колір і більш пильна увага до відступів між елементами інтерфейсу. Новий вигляд із незначною зміною назви (з To-Do на To Do) свідчить про зростаючу довіру Microsoft до продукту.

Починаємо

Сьогоднішні завдання доступні майже на всіх основних платформах. Додатки пропонуються на Windows 10, macOS, iOS, Android та в Інтернеті. Крім того, To Do інтегрується у зростаючий вибір продуктів Microsoft. До них належать Outlook, Cortana та Microsoft Planner, тож програма може стати центром для всіх ваших завдань.

Для цілей цього посібника ми будемо використовувати завдання на ПК з Windows 10. Більшість екранів дуже схожі на всіх платформах, тому ви не повинні зіткнутися з будь-якими проблемами на вашому власному пристрої.

Після завантаження завдання вам спочатку потрібно увійти. Підтримуються як особисті облікові записи Microsoft, так і корпоративні облікові записи Office 365. Використовуючи екран налаштувань програми, ви можете додати додаткові облікові записи пізніше.

Коли ви ввійдете, ви потрапите на екран «Мій день» у розділі «Мій день». Варто витратити хвилинку, щоб оцінити інтерфейс. На настільних пристроях To Do використовує дві панелі перегляду. Ваші списки завдань відображаються ліворуч, а центральна частина оновлюється, щоб відобразити вміст списків. Коли ви виберете завдання, праворуч з’явиться додаткова панель для редагування її властивостей. Мобільний макет дуже схожий, навігація прихована за меню гамбургерів.

Щоб перейти на сторінку налаштувань програми, натисніть своє зображення профілю у верхньому лівому куті. Виберіть «Налаштування» зі спадного меню або «Керувати обліковими записами», щоб додати та видалити облікові записи Office 365.

Імпорт існуючих завдань

Екран налаштувань дозволяє імпортувати наявні завдання з Wunderlist. Це означає, що ви можете продовжити з того місця, де зупинилися в старій програмі. To Do автоматично створить списки, щоб замінити ваші списки Wunderlist, заповнюючи їх вашими завданнями в Wunderlist.

Налаштування також дозволяють змінити кілька основних параметрів у програмі. Є підтримка світлих або темних тем, а також можливість вимкнути підтвердження видалення та звуки завершення.

Нижче ви знайдете набір кнопок перемикача для «Розумних списків». Ми переглянемо розумні списки пізніше, але поки що знайте, що можна запобігти відображенню невикористаних смарт-списків у програмі. Остання кнопка перемикання дозволяє вам контролювати, чи мають відображатися позначені повідомлення електронної пошти Outlook у розділі «Завдання» – вимкнення цього призведе до видалення розділу «Позначена електронна пошта» з панелі навігації.

Створення списків

Щоб створити список, натисніть кнопку «Новий список» внизу навігаційного меню. Введіть назву свого списку та натисніть Enter. За бажанням, ви можете додати власний смайлик для використання в якості значка навігації в списку. Натисніть назву списку на центральній панелі, а потім кнопку смайла, щоб вибрати емодзі.

Маєте кілька пов’язаних списків? Спробуйте створити групу. Натисніть кнопку праворуч від кнопки «Новий список», щоб створити та назвати свою групу. Потім ви можете перетягувати окремі списки в групу, роблячи їх дочірніми в ній. Це може допомогти привести в порядок ваше навігаційне меню, приховавши рідко використовувані списки.

Перелік варіантів

Ви можете отримати доступ до меню параметрів списку, натиснувши значок із трьома крапками у верхньому правому куті програми. Ви можете налаштувати тему програми окремо для кожного списку, змінити порядок сортування завдань або перейменувати список.

Це меню також дає вам спосіб показати (або приховати) виконані завдання у вашому списку. Нарешті, є пункти меню, щоб закріпити ярлик до меню «Пуск» або видалити список. Це призведе до видалення всіх завдань у списку, а також самого списку.

Спільний доступ до списків

Ви можете ділитися списками з іншими користувачами, щоб полегшити співпрацю. Почніть, натиснувши піктограму людини поруч із кнопкою параметрів списку.

Натисніть «Створити посилання для запрошення», щоб отримати посилання для спільного доступу. Дайте посилання людям, яким потрібен доступ до списку. Вони зможуть переглядати, додавати та редагувати завдання у списку. Щоб керувати параметрами спільного доступу в майбутньому, знову натисніть кнопку спільного доступу. Ви побачите співавторів, доданих до списку, і опцію скасування спільного доступу.

Робота із завданнями

Завдання є найважливішими об’єктами в To Do. Створити завдання просто: виберіть список, а потім натисніть «Додати завдання» внизу екрана. Введіть назву завдання та натисніть Enter.

У найпростішій формі це все. Ви можете продовжувати додавати завдання, вводячи опис і натискаючи Enter. Завдання мають набагато більше доступних опцій, тому спробуйте клацнути один, щоб відкрити його панель деталей.

Тут ви можете встановити нагадування, дату виконання та графік повторення завдання. Є текстове поле для додаткових приміток (зручно для адрес веб-сайтів) і засіб вибору файлів для додавання вкладень.

У верхній частині панелі посилання «Додати крок» дозволяє створити набір підзадач. Це корисно для створення простих контрольних списків у рамках більшого процесу. Наприклад, ви можете додати «Килими», «Підлоги» та «Поверхні» до завдання «Прибрати будинок».

Нарешті, маленька зірочка дозволяє позначити завдання як важливе. Це призведе до того, що він відобразиться в списку «Важливі», видимому в навігаційному меню «Справи». Аналогічно, «Додати до мого дня» відобразить завдання в списку «Мій день» – докладніше про це в наступному розділі...

Використання розумних списків

Розумні списки – це спосіб опису списків, які автоматично об’єднують завдання з інших списків. Ви не можете створювати розумні списки, але ви можете вибрати, які з них відображатимуться, як ми бачили на сторінці налаштувань.

Ми вже розглянули два розумні списки: «Важливі» та «Мій день». My Day вимагає додаткових пояснень, оскільки це один із способів, у якому To Do відрізняє себе від конкурентів.

Замість того, щоб повністю покладатися на терміни, To Do дає вам можливість вибирати завдання для роботи щодня. Ідея полягає в тому, що ви вранці переглядаєте свої незавершені завдання, додаєте кілька до «Мій день», а потім працюєте зі списку. Це допоможе вам не відволікатися на нездійсненні завдання у ваших списках.

To Do достатньо розумний, щоб мати можливість запропонувати завдання, які можна додати до My Day. Ви можете побачити пропозиції, які з’являтимуться вранці під час відвідування My Day. Як правило, To Do пропонує завдання з кінцевим терміном виконання. Він також включатиме всі завдання, які ви додали до My Day вчора, але не встигли виконати. Це допоможе вам швидко повернутися туди, де ви були, керуючи робочим навантаженням протягом дня.

Наразі є три інші розумні списки завдань: заплановані, позначені електронні листи та призначені мені. Заплановані поверхні кожного завдання з датою виконання. Позначена електронна пошта відображає всі листи, які ви позначили для дії за допомогою Outlook. Кожен електронний лист перетворюється на звичайне завдання.

Призначений мені, який стосується облікових записів Office 365, містить завдання Microsoft Planner, над якими ви зараз працюєте. Це означає, що ви можете використовувати командний планувальник, зберігаючи при цьому свій особистий список завдань. Немає необхідності перемикатися між додатками, якщо паралельно використовується Outlook і Planner.

Microsoft To Do

На цьому наша коротка екскурсія To Do. Як ви, сподіваюся, бачили, завдання To Do перетворилося на все більш комплексне рішення для управління завданнями. Він має багато функцій і здатний інтегруватися з більшою частиною екосистеми Microsoft.

Щоб отримати максимальну віддачу від цього, вам потрібно використовувати такі функції, як розумні списки. Саме ці штрихи підносять To Do над натовпом. Однак це так само корисно, як і просте завдання для особистого використання – додавання нових елементів займає лічені секунди.

Найбільше підвищення продуктивності To Do, можливо, досягається в поєднанні з іншими продуктами Microsoft. Корпорація Майкрософт використовує цю програму для поєднання різних служб. To Do стає центром продуктивності, який об’єднує дані з Outlook, Cortana і Planner. Можливість використовувати програму на кожній платформі гарантує, що ви завжди можете отримати доступ до всіх своїх завдань, де б ви не були.

Завдяки підтримці спільної роботи, надійним варіантам окремих завдань і функціональним можливостям щоденного планувальника, To Do перетворився на всеосяжну платформу керування завданнями. Це вдалося зробити, але розпочати роботу з ним було надзвичайно просто, тому незалежно від ваших вимог, To Do, ймовірно, зможе їм задовольнити.