Tri najlepšie spôsoby, ako čo najlepšie využiť Microsoft Teams pre vašu malú firmu

Z jeho rozhrania založeného na chate, integrácie s inými aplikáciami Microsoftu alebo inými službami sú tu tri najlepšie spôsoby, ako môžete zo služby Teams pre svoju malú firmu vyťažiť maximum.

Použite Microsoft Teams na spravovanie súborov pomocou aplikácie Files. Do aplikácie Teams môžete tiež pripojiť ďalšie aplikácie a služby.

Použite Microsoft Planner v Teams na správu pracovných postupov a sledovanie toho, čo sa práve robí

Použite Shifts v Teams na správu miezd, voľna, pracovného času a podobne,

Komunikácia je srdcom každej obchodnej operácie, či už veľkých alebo malých. Ale ak ste malý podnik, ktorý má zamestnancov z rôznych miest, alebo teraz závisíte od vzdialených pracovníkov a prevádzky kvôli koronavírusu, je to obzvlášť dôležité. Tu prichádza do úvahy Microsoft Teams.

Z jeho rozhrania založeného na chate, integrácií s inými aplikáciami spoločnosti Microsoft alebo inými službami je tu pohľad na to, ako môžete zo služby Teams pre svoju malú firmu vyťažiť maximum.

Spravujte svoje malé obchodné dokumenty

Prvým spôsobom, ako môžete zo služby Teams pre svoju malú firmu vyťažiť maximum, je použiť ju na správu dokumentov. V aplikácii Teams spoločnosť Microsoft používa svoju službu SharePoint na vytváranie lokalít Teams, ktoré, ako sme už vysvetlili , sú knižnice dokumentov pre všetky veci zdieľané v aplikácii Teams. Je to preto, že Teams je navrhnutý pre skupiny a umožňuje komukoľvek vidieť zdieľané dokumenty a súbory.

Pre vás to znamená, že ktokoľvek, koho ste pridali do tímového kanála, môže nahrávať súbory a dokumenty do kanála v aplikácii Teams a potom k nim má tím prístup cez kartu „Súbory“ na pravej strane aplikácie. To uľahčuje vyhľadávanie súborov a dokumentov bez toho, aby ste sa museli obávať vyhľadávania odkazov alebo manuálneho navštevovania webovej stránky, aby ste súbory získali. Aj keď uprednostňujete používanie iných úložných riešení od iných spoločností ako Microsoft, môžete tiež pridať ďalšie cloudové služby kliknutím na tlačidlo Pridať cloudové úložisko v spodnej časti bočného panela.

Existujú aj ďalšie „aplikácie“, ktoré môžete pridať do Microsoft Teams. Môžu to byť služby mimo spoločnosti Microsoft a zahŕňajú YouTube, Zoom, Evernote, Adobe Creative Cloud a mnoho ďalších. Aplikácie je možné pridať kliknutím na ikonu Apps na bočnom paneli. Po pridaní sa aplikácie zobrazia buď na karte v kanáli, v samotnom bočnom paneli. Proces sme už vysvetlili , takže si ho prečítajte, ak chcete získať podrobnejšie vysvetlenie. Ak pred prechodom na Microsoft 365 alebo Teams stále používate služby iných spoločností ako Microsoft, tieto aplikácie sa pekne zapoja do aplikácie Teams.

Spravujte svoje úlohy z Teams pomocou Microsoft Planner

Okrem dokumentov je ďalšou kľúčovou oblasťou obchodnej operácie plánovanie a organizovanie. Ak ide o veci, ako je manipulácia s vyzdvihnutiami, odvozmi a podobne, budete musieť sledovať, kto robí akú úlohu a ako úloha postupuje. Podobne ako pri správe dokumentov je to ďalšia oblasť, v ktorej vám Teams bráni vďaka integrácii s Microsoft Planner .

V Microsoft Planneri sa skúsenosti sústreďujú na „plány“, ktoré sú prepojené so skupinami Office 365. Ak teda vytvoríte nový plán, získate preň novú skupinu Office 365. Môžete tiež vytvoriť plány založené na existujúcich skupinách. Plány budú mať aj vlastnú webovú lokalitu SharePoint a poznámkový blok OneNote, ktorý ich odlíši a uľahčí hľadanie určitých príloh.

Ak chcete začať, môžete sa prihlásiť do Plannera zo stránky tasks.office.com a potom vytvoriť nový plán. Pomenujte ho a potom budete presmerovaní do používateľského rozhrania. Plánovač je usporiadaný do zvislých stĺpcov so zoznamami segmentov. Do zoznamu môžete pridávať položky a priraďovať úlohy, vyberať dátumy frajerov, pridávať poznámky a podobne. K dispozícii sú dokonca aj metriky, ktoré vám ukážu plán úloh a ďalšie.

Keď si nastavíte Microsoft Planner, môžete ho jednoducho nájsť v Microsoft Teams. Stačí naň kliknúť v bočnom paneli aplikácie alebo ho nájsť kliknutím na ... na bočnom paneli a následne na položku Plánovač. Tým sa otvorí plánovač priamo v aplikácii Teams bez toho, aby ste museli otvárať novú kartu vo webovom prehliadači.

Spravujte svoju pracovnú silu z aplikácie Teams pomocou služby Microsoft Shifts

Nakoniec je tu Shifts v Microsoft Teams. Keďže ste malý podnik, možno nemáte prostriedky na investovanie do mzdových služieb, ako je ADP. Teams má však integráciu so službou „Shifts“ od spoločnosti Microsoft, ktorá je určená pre manažérov a pracovníkov prvej línie na sledovanie pracovného času a ďalšie. Po povolení v informačnom paneli Microsoft 365 a získaní správnych povolení budú môcť vaši používatelia Teams používať aplikáciu Teams na príchod a odchod zo zmien.

Manažéri môžu medzitým plánovať zmeny, pridávať podrobnosti, vymieňať smeny, udržiavať veci organizované a dokonca sťahovať prehľady. Používatelia Teams majú tiež možnosť použiť Shifty na vyžiadanie voľna. Aj keď to nie je také komplexné ako platené mzdové služby, v prípade potreby vykoná prácu správne.

Tímy dokážu oveľa viac

Toto sú len tri najlepšie spôsoby, ako môžete z Microsoft Teams pre svoju malú firmu vyťažiť maximum. Tímom sme sa za posledných pár mesiacov podrobne venovali. Či už je to Yammer a ešte oveľa viac, na Microsoft Teams sa toho veľa páči. Ak sa chcete dozvedieť viac, naše centrum správ vám poskytne informácie.