Správa pošty: pozrite si tieto osvedčené postupy na odosielanie e-mailov pomocou Outlooku v systéme Windows 10

V našom najnovšom diele Microsoft 365 vysvetlíme niektoré z našich osvedčených postupov pre Outlook v systéme Windows.

Usporiadajte si e-maily do priečinkov v programe Outlook

Použite filtre a kategórie na vyčistenie doručenej pošty a nájdenie správ

Na plánovanie schôdzí Teams použite Outlook

Blokujte spam a nevyžiadanú poštu pomocou možností nevyžiadanej pošty

V dnešnej dobe možno trávite veľa času v e-mailovej schránke, aby ste stihli školu a prácu a dokonca aj všetky tie online nákupné objednávky. To by mohlo znamenať, že vaša doručená pošta je neporiadok, čo znamená, že správa vašich e-mailov je niečo, čo je ešte dôležitejšie.

Ak ju ešte nepoužívate, aplikácia Microsoft Outlook, ktorá je súčasťou Microsoft 365, je skvelý spôsob, ako spravovať svoje e-maily v systéme Windows 10. Pomocou nej môžete organizovať e-maily do priečinkov, vytvárať schôdze v Teams, a ešte oveľa viac. Preto v našom najnovšom diele Microsoft 365 vysvetlíme niektoré z našich osvedčených postupov pre Outlook v systéme Windows.

Použite priečinky

Po prvé, budete chcieť usporiadať svoje e-maily do priečinkov v programe Outlook. Môže sa to zdať ako jedna z najzrejmejších vecí, ktoré treba urobiť, ale skutočne vám to pomôže vyčistiť si doručenú poštu a usporiadať si to. Je to celkom jednoduché. Najprv budete chcieť otvoriť Outlook a navštíviť priečinok doručenej pošty a zoznam správ. Potom kliknite pravým tlačidlom myši na položku Doručená pošta a vyberte položku Nový priečinok.

Keď to urobíte, môžete sa vrátiť do doručenej pošty, kliknúť pravým tlačidlom myši na správu a vybrať priečinok, ktorý ste vytvorili. Priečinky môžete vytvárať na väčšine miest v programe Outlook vrátane priečinka Odstránené položky, kam sa ukladajú odstránené položky. Uľahčí vám to vyhľadávanie správ, na ktoré by ste mohli zabudnúť. Všetky priečinky, ktoré vytvoríte v aplikácii Outlook Desktop, sa tiež zosynchronizujú s Outlookom na webe a Outlookom vo vašom telefóne, čo vám poskytne skvelý spôsob, ako organizovať e-maily bez ohľadu na to, kde sa nachádzate.

Používajte filtre a kategórie

Ak vám priečinky nefungujú a vaša doručená pošta je stále neporiadna, potom v aplikácii Outlook pre Windows 10 existujú ďalšie ovládacie prvky, ktoré môžete využiť vo svoj prospech. Patria sem kategórie a filtre.

Kategórie sú veľmi podobné priečinkom, ale namiesto presúvania e-mailov do vlastného priestoru dostane každý e-mail, ktorý kategorizujete, farebný kód, ktorý zostane vo vašej doručenej pošte. Štandardne existuje niekoľko kategórií. Zoznam obsahuje modrú, zelenú, červenú, žltú a fialovú. Keď prvýkrát kliknete na e-mail pravým tlačidlom myši, aby ste ho kategorizovali, získate možnosť pomenovať kategóriu a dokonca priradiť skratku. Po kategorizácii e-mailov môžete navštíviť kartu Domov a vybrať štvorfarebnú štvorcovú ikonu, aby sa ikona kategórie v e-maile zobrazila. Nad dátumom sa zobrazí konkrétna farebná kategória.

Okrem kategórií je v programe Outlook k dispozícii aj možnosť filtrovania. Pomocou tejto možnosti, ktorá sa na karte Domov zobrazuje ako trojuholník na pravej strane obrazovky, môžete svoje správy filtrovať podľa neprečítaných správ, správ s prílohami, podľa týždňa, kategórie a dokonca aj podľa toho, kto v nich bol označený ako kópia. Vďaka tomu je vyhľadávanie vašich e-mailov oveľa jednoduchšie!

Používajte Teams s Outlookom

Microsoft Teams ide spolu s Outlookom a Outlook ide spolu s Teams. Vedeli ste však, že schôdze cez Teams môžete vytvárať priamo z Outlooku? Namiesto manuálneho vytvárania schôdze v aplikácii Microsoft Teams môžete schôdzu vytvoriť aj cez samotný Outlook, čo je miesto, kde zvyčajne budete musieť poslať odkaz e-mailom.

Predtým sme vysvetlili, ako to môžete urobiť , ale zhrnieme to. Opäť je to celkom jednoduché. Najprv otvorte Outlook a prepnite sa na účet, s ktorým chcete, aby sa toto stretnutie uskutočnilo. Potom prejdite na hornú kartu a vyberte položku Domov. Vedľa položky Nový e-mail by mala byť rozbaľovacia šípka. Po kliknutí na toto bude možnosť pre Teams Meeting. Zobrazí sa nové okno stretnutia a potom môžete vyplniť informačné polia podľa potreby. Po dokončení môžete kliknúť na tlačidlo Odoslať. Vytvorenie schôdze cez Teams v programe Outlook je také jednoduché!

Blokujte spam a nevyžiadanú poštu

Nevyžiadaná pošta je nebezpečná. Nielenže to znečisťuje vašu doručenú poštu, ale odkazy v nich môžu niekedy poškodiť váš počítač, ak na ne náhodou kliknete. To je dôvod, prečo môžete blokovať nevyžiadanú poštu v programe Outlook kliknutím na konkrétnych odosielateľov. Zvyčajne to urobia vlastné filtre nevyžiadanej pošty a nevyžiadanej pošty Outlooku, ale ak neustále dostávate nechcené správy, môžete použiť aplikáciu Outlook v systéme Windows 10 na blokovanie správ od konkrétneho odosielateľa.

Ak chcete blokovať správy, prejdite na kartu Domov a potom na možnosti Nevyžiadaná pošta. Potom by ste mali dostať nové okno, ktoré vám umožní vybrať, ktorých odosielateľov a e-maily z ktorej krajiny chcete identifikovať ako spam. Odtiaľto môžete tiež zmeniť úroveň ochrany.

Existujú rôzne úrovne, od nízkych, vysokých a iba bezpečných zoznamov. Nízka je zvyčajne najlepšia, ak nedostávate veľa nevyžiadaných správ. Vysoká je, ak dostávate veľa nevyžiadanej pošty. A zoznamy bezpečných sú najobmedzujúcejšie. Spoločnosť Microsoft podrobne vysvetľuje každý z nich na tejto stránke podpory .

Máme viac sprievodcov!

Naše osvedčené postupy pre odosielanie e-mailov pomocou programu Outlook sú len začiatkom. Vysvetlili sme aj niektoré z našich obľúbených trikov pre aplikáciu Outlook , ktorá zahŕňa klávesové skratky a zálohovanie e-mailov. A zdieľali sme aj niekoľko tipov a trikov, ako čo najlepšie využiť Outlook na webe . To všetko je súčasťou nášho pokrytia Microsoft 365, ktoré tu môžete preskúmať a nájsť ďalšie príručky, návody, články s novinkami a oveľa viac.