Hvernig á að búa til áætlaðan eða tafarlausan fund í Microsoft Teams

Það eru þrjár leiðir til að búa til fund í Microsoft Teams.

1. Veldu „Tímasettu fund“ táknið í Teams spjallreitnum til að bóka fund með vinnufélögum þínum í Teams.
2. Farðu í "Dagatal" vinstra megin í Microsoft Teams skjáborðsforritinu og veldu "Nýr fundur" efst í hægra horninu.
3. Veldu tímabil í liðadagatalinu. Tímasetningareyðublað mun opnast til að breyta fundarupplýsingum og bjóða fundarmönnum.

Að búa til fund með Microsoft Teams er góð leið til að vera í sambandi við vinnufélaga þína í verkefnum á meðan þú vinnur að heiman eða hvenær sem þú ert að vinna í fjarvinnu. Að því gefnu að þú eða stofnun þín sé Microsoft 365 viðskiptavinur, þá ertu nú þegar að nýta þér alla appsamþættingu Microsoft býður upp á. Hér er hvernig á að búa til fund í Microsoft Teams.

Búðu til fund

Hér eru þrjár leiðir til að búa til fund í Microsoft Teams.

Veldu dagatalstáknið fyrir neðan Teams spjallboxið til að búa til fund með vinnufélögum þínum í Teams. Ef dagbókartáknið vantar skaltu hafa samband við upplýsingatæknistjóra fyrirtækisins.

Veldu Dagatal  vinstra megin í Microsoft Teams skjáborðsforritinu og veldu Nýr fundur í efra hægra horninu.

Veldu tímabil í dagatalinu .

Þegar þú hefur gert einhvern af þremur ofangreindum valkostum mun dagatalsform opnast til að breyta fundarupplýsingunum. Notaðu tímasetningaraðstoðarann til að hjálpa til við að skipuleggja fundartíma sem hentar öllum, að því tilskildu að vinnuáætlanir þeirra og núverandi fundir séu þegar settir upp í Microsoft Teams dagatalinu . Þegar þú hefur lokið við að fylla út tíma, valfrjálsa fundarmenn, staðsetningar (líkamleg eða sýndarfundarherbergi með staðsetningar sem þegar eru settar upp í Teams) og fundarupplýsingar, smelltu á Vista. Teams munu senda Microsoft Teams fundartilkynningu eða senda hlekk í tölvupósti á alla fundarmenn.

Ef þú bætir Teams rás við fundinn þinn þarftu að senda tengil á fundinn ef fólk er boðið á fundinn þinn utan fyrirtækisins.  Veldu Senda þegar því er lokið. Teams senda sjálfkrafa boð til allra boðsgesta með tilkynningu í Microsoft Teams eða með tölvupósti ef þeir eru utan fyrirtækis þíns.

Bjóddu fólki utan fyrirtækisins þíns

Microsoft Teams gerir notendum einnig kleift að bjóða fólki á Teams fundi sína utan fyrirtækisins. Til að bjóða einhverjum utan fyrirtækisins þíns þarftu að vita fullt netfang hans.

Veldu Bæta við nauðsynlegum þátttakendum . Ef einhver er valfrjáls þátttakandi skaltu velja Bæta við valfrjálsum þátttakendum í staðinn.

Sláðu inn fullt netfang viðkomandi (þ.e. Jane@email.com). Veldu Bjóða (netfang) . Netfangið sem þú gefur upp mun fá tölvupóst með boðstengli á liðsfundinn.

Skipuleggðu fund úr Outlook

Þegar uppsett er getur Microsoft Teams sett upp Outlook viðbót með þínu leyfi. Outlook viðbótin gerir þér kleift að búa til nýja Teams fundi beint úr Outlook. Þannig þarftu ekki að skipta á milli Outlook og Microsoft Teams, notendur geta skoðað, samþykkt, hafnað eða tekið þátt í fundum innan hvors appsins.

Búðu til skyndifund

Ef þú vilt setja upp skyndifund á síðustu stundu geturðu búið til skyndifund í Teams. Þetta er til dæmis þar sem þú ert í dagatalinu eða á Teams rás og vilt hitta vinnufélaga á 10 mínútna stuttan fund til að skiptast á hugmyndum eða gefa fljótlega uppfærslu á framvindu verkefnisins.

Þegar þú ert í Teams dagatalinu skaltu velja  Meet now í stað þess að velja Nýr fundur .

Þaðan geturðu bætt við fundarheiti, valið hvort þú vilt nota myndband eða ekki og valið hljóðgjafa. Þegar þú ert tilbúinn til að hefja fundinn skaltu velja  Join now .

Í efra hægra horninu opnast kassi merktur Fólk til að leyfa þér að bjóða einhverjum á skyndikynni þinn. Byrjaðu bara að slá inn nafn þess eða fólksins sem þú vilt bjóða á skyndikynni þinn. Þeir munu fá símtal í Microsoft Teams til að taka þátt í fundinum þínum.
Ef þú velur geturðu líka afritað tengil með upplýsingar um þátttökuá klemmuspjaldið þitt og sendu boðstengilinn í tölvupósti ef viðkomandi eða fólkið er utan fyrirtækis þíns. Ef viðtakendur tölvupósts þíns eru ekki með Microsoft Teams geta þeir tekið þátt í samstundisfundinum með því að nota netvafrann sinn.

Þetta er frábær kostur til að nota ef þú hefur ekki möguleika á að uppfylla tímasetningar í Outlook eða Teams. Meet virkar núna alveg eins og áætlaðir fundir í Teams dagatalinu. Allir á Meet Now fundinum geta nálgast allt sem er deilt á fundinum, þar á meðal fundarspjallið, upptökuna og hvaða skrár eða skjöl sem er deilt á fundinum.

Ef þú ert á Teams rás og vilt hefja samstundisfund, farðu í Posts flipann og farðu þangað sem þú skrifar ný skilaboð á rásina og veldur Meet now icon.

Þegar þú hefur valið Meet now táknið opnast tafarlaus fundur beint í athugasemdaþræðinum.

Þú getur notað Meet now hnappinn til að hefja samstundisfund til að fá skýringar á máli sem ekki er hægt að leysa með skilaboðum. Svaraðu bara hvaða athugasemdaþræði sem er á Teams rásinni þinni og veldu Meet now til að halda samtalinu áfram. Þegar þú hefur valið Meet now verður öllum í athugasemdaþræðinum boðið á skyndifundinn.

Áttu í vandræðum með að búa til fund í Microsoft Teams? Láttu okkur vita í athugasemdunum.