A Microsoft Planner használata a munkafolyamat javítására

Projektmenedzsment eszköz, a Microsoft Planner hasonló az ingyenes vagy fizetős szolgáltatásokhoz, mint a Trello vagy az Asana. Az Office 365-be beépített Planner segíthet csökkenteni a munkahelyi káoszt és javítani a munkafolyamatot. Itt van, hogyan.

• Hozzon létre kategóriákat a különböző feladatokhoz a Plannerben a „vödrök” segítségével
• Kövesse nyomon a feladatokat a Tervezőben az előrehaladás, a dátumok beállításával, a kártyákra vonatkozó adatok hozzáadásával és egyebekkel
• Használjon szűrőket vagy csoportosítson funkciók szerint, hogy segítsen kiválasztani a fontos feladatokat
• Próbálja ki a diagramokat, hogy analitikus képet kapjon a fejlődéséről

Ha munkahelye vagy vállalkozása előfizetett a Microsoft Office 365-re , számos nagyszerű eszközt használhat a hatékonyság növelésére. Ezek közül néhányat már érintettünk, köztük a Teams , az Outlook , a OneDrive , valamint a OneNote . Most azonban itt az ideje, hogy figyelmünket a Microsoft Planner felé fordítsuk.

Projektmenedzsment eszköz, a Planner hasonló az ingyenes vagy fizetős Trello vagy Asana szolgáltatásokhoz. Nem jár többletköltséggel, és közvetlenül az Office 365-be van beépítve, és segíthet a szervezetnek nyomon követni a fontos feladatokat és javítani a munkafolyamatokat. Itt olvashat bővebben arról, hogyan használjuk a Blog.WebTech360-ban, valamint egy útmutatót arról, hogyan használhatja a saját munkahelyén is.

Hozzon létre kategóriákat a különböző feladatokhoz a „vödrök” segítségével

A Tervezői élmény középpontjában néhány olyan dolog található, amelyeket „tervnek”, „vödröknek” és „tábláknak” neveznek. Először is, egy tábla az, ami a tervnek vagy a feladatok listájának ad otthont. Miután létrehoz egy tervet a Tervező alatt az oldalsáv (+) gombjával, új táblája lesz. Ezután különféle „vödröket” hozhat létre a táblán belül a különféle típusú feladatok megszervezéséhez.

Ezt a tábla tetején található "Új vödör hozzáadása" link megnyomásával teheti meg. Itt, a Blog.WebTech360-nál a Plannert használjuk híreink nyomon követésére. Más típusú lefedettségeinkhez is különböző tábláink vannak, beleértve az Office 365-öt és az útmutatókat. Jellemzően a történetötletek, a hírsztorik és a DIBS számára is vannak vödreink, valamint a szerkesztők számára egy speciális vödör az elkészült történetek megjelölésére.

Miután hozzáadott egy gyűjtőzónát, egy külön (+) gomb található a tároló neve alatt. Ezzel új feladatkártyát hozhat létre, és beállíthat egy határidőt, vagy hozzárendelheti egy csapattaghoz. Erről bővebben lentebb olvashatunk.

Egy pillantás a mintatáblára a Microsoft Plannerben

Kövesse nyomon a feladatokat az előrehaladás, a dátumok beállításával, a kártyákra vonatkozó adatok hozzáadásával és egyebekkel

A Tervezőben számos módon használhatja fel a feladatkártyákat a termelékenység növelésére. A legördülő menü segítségével áthelyezheti különböző gyűjtőhelyekre, módosíthatja a folyamatát, és beállíthatja a kezdési dátumot és a határidőt. Leírást is beírhat, hogy tudassa kollégáival, hogy mivel dolgozik. tovább. Az egyszerűség kedvéért van még egy ellenőrző lista is, amely segíthet nyomon követni a hozzárendelt dolgok előrehaladását.

Még jobb, ha van egy „Melléklet hozzáadása” gomb is, amellyel olyan fájlokat vagy hivatkozásokat illeszthet be, amelyek magán a kártyán lesznek láthatók. Gyakran használjuk ezt a funkciót itt a Blog.WebTech360-ban, hogy megosszuk az általunk írt cikkek forrásaira mutató hivatkozásokat.

Ezen kívül vannak különböző színű "címkék", amelyek az egyes feladatkártyák oldalán futnak. Összesen hat áll rendelkezésre, és mindegyikhez személyre szabhatja a nevet. Ez egy színes címkét ragaszt a kártya oldalára, és segít vizuálisan utalni arra, hogy mit jelent a kártya. Számunkra itt, a Blog.WebTech360-nál „magas prioritású” és „alacsony prioritású” címkéket használunk.

Mintakártya a Microsoft Plannerben

Használjon szűrőket vagy csoportosítson funkciók szerint, hogy segítsen kiválasztani, mi számít fontosnak

Ahogy egyre több feladatot és vászonlistát ad hozzá a tervezőhöz, nehéz lehet nyomon követni, hogy mi történik. Szerencsére van egy szűrő funkció, amely segíthet. Ez az ablak jobb felső sarkában található, és lehetővé teszi, hogy kiszűrje a feladatokat csak az Ön neve --- vagy a munkatársa neve alapján.

Alternatív megoldásként használhatja a "Csoportosítás" funkciót is a vödörlisták megjelenésének megváltoztatásához. Ez lehetővé teszi a csoportosítást a feladathoz rendelt személy, az előrehaladás, illetve a határidők és címkék szerint.

A "hozzárendelt" opció a csoportosítás alatt

Próbálja ki a diagramokat, hogy analitikus képet kapjon a fejlődéséről

A tervező időnként rendetlenkedhet, és (főnökként vagy menedzserként) előfordulhat, hogy nem mindig láthatja, hogy min dolgozik, és ki milyen konkrét feladatot lát el. Szerencsére a Microsoftnak van egy ügyes kis funkciója a Plannerben, amely segíthet.

A felső menüsorban a Terv neve mellett megjelenik egy grafikonnak tűnő ikon. Ha erre kattint, diagram módba kapcsol. Megtekintheti a tervek teljes állapotát, valamint további részleteket arról, hogy mely feladatok indultak, milyen folyamatban van, késve vagy befejezve. Azt is megtekintheti, hogy hány feladatok száma gyűjtőcsoportonként, és hány feladatok száma tagonként. Oldalán egy lista is megtekinthető, az összes elérhető vödör elemmel.

Egy hasonló funkció a csapat bármely tagja számára is elérhető, hogy vizuálisan láthassa feladatait az összes tervben és gyűjtőcsoportban. Csak kattintson a kör ikonra a bal oldalsávon az áttekintő oldal elindításához. Vizuális képet kap arról, hogy hány feladat van hátra, és még sok más.

Diagramok a tervezőben

Hogyan fogja használni a Tervezőt?

Mint látható, a Planner egy nagyon hatékony eszköz. Többféleképpen is használhatja a káosz megszüntetésére és a feladatok jobb irányítására a munkahelyi környezetben. Közvetlenül az Office 365-be van beépítve, és mindent beszerezhet, amire szüksége van a csapat kezeléséhez anélkül, hogy aggódnia kellene a különböző szolgáltatások vagy alkalmazások közötti váltás miatt. Gondolja, hogy használni fogja a Tervezőt a cégében? Tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben.