Cirkularna pisma značajka je Microsoft Worda koja vam pomaže pojednostaviti stvaranje personaliziranih pisama, naljepnica, omotnica, e-poruka i imenika. Budući da cirkularno pismo nije među najčešće korištenim značajkama MS Worda, neki korisnici možda ne znaju kako napraviti cirkularno pismo u Wordu za stvaranje pisama, naljepnica i omotnica.
Ako pokušavate uštedjeti vrijeme potrošeno na ručno personaliziranje svakog slova, naljepnice ili drugog dokumenta, cirkularna pisma mogu vam dobro doći. Čak i ako nikada niste pokušali stvoriti pismo za spajanje pošte, postupak je prilično jednostavan, a mi ćemo vas provesti kroz svaki korak u nastavku.
Kako stvoriti cirkularna pisma
Microsoft Word ima čarobnjaka koji vas vodi kroz stvaranje cirkularnih pisama . Čarobnjak će usput tražiti pismo koje želite koristiti i primatelje pisma, pa provjerite imate li popis primatelja spreman za umetanje. Ako nemate, ništa strašno, uvijek možete ručno dodati popis primatelja.
- Otvorite Word dokument i upišite svoju poruku. Izostavite personalizirane elemente (na primjer, naslov, ime, grad itd.). Za sada možete samo ostaviti prazan prostor gdje želite umetnuti ove elemente, ovako:
- Kada je vaš predložak spreman, odaberite Pošta > Pokreni cirkularna pisma > Čarobnjak za cirkularna pisma korak po korak na gornjoj vrpci.
- Novo okno pojavit će se duž desnog ruba vašeg MS Word prozora. Ovo je čarobnjak koji će vas provesti kroz proces. Kao prvi korak, morat ćete odabrati vrstu dokumenta na kojem radite. Odaberite Slova i odaberite Dalje: Početni dokument .
- Morat ćete odabrati dokument koji želite koristiti za cirkularno pismo u sljedećem.
Ako ste već upisali neki sadržaj za svoje pismo, odaberite Koristi trenutni dokument .
Ako želite koristiti predložak spreman za korištenje, odaberite Počni od predloška. Kada odaberete početni dokument, kliknite Odaberi primatelje .
- Sljedeći korak je odabir primatelja. Pod pretpostavkom da imate Excel list popunjen podacima o primatelju, možete uvesti podatke odabirom opcije Koristi postojeću datoteku i odabirom Pregledaj iz sljedećeg odjeljka.
Dođite do lista koji sadrži popis primatelja pomoću pretraživača, odaberite list i odaberite Otvori .
Kada odaberete list, vidjet ćete prozor Odabir tablice . Odaberite relevantnu tablicu(e). Obavezno potvrdite okvir pokraj teksta Prvi red podataka sadrži zaglavlja stupaca ako to vrijedi za vaše podatke i odaberite U redu .
Zatim ćete vidjeti popis primatelja koje će Word koristiti u vašem spajanju. Ako sve izgleda dobro, odaberite U redu .
Kada dodate Excel list, odaberite Dalje: Napišite svoje pismo .
- Sada ste spremni dodati rezervirana mjesta u svoje pismo. Postavite pokazivač na mjesto na koje želite dodati rezervirano mjesto i odaberite Više stavki iz okna za cirkularno pismo.
Otvorit će se dijaloški okvir Insert Merge Field iz kojeg možete odabrati relevantno rezervirano mjesto i odabrati Insert da biste ga dodali svom pismu.
- Kada umetnete sva polja za spajanje, odaberite Dalje: Pregledajte svoja slova .
Ovo će vam pokazati pregled svih pisama generiranih cirkularnim pismom. Možete koristiti tipke sa strelicama u oknu za spajanje pošte za promjenu pregleda pisama.
- Odaberite Dalje: Dovršite spajanje . U sljedećem koraku odaberite Ispis (ako želite ispisati sva slova) ili Uredi pojedinačna slova > Sve (ako ćete slova spojiti u jedan dokument).
Kako stvoriti naljepnice za cirkularna pisma
Uvijek je dobra ideja uredno sastaviti svoj popis za slanje e-pošte u Excel tablicu kako vam se ne bi zavrtjelo u glavi kada trebate nečije podatke o slanju e-pošte. Međutim, ako želite ispisati naljepnice, vaša kompilacija listova u Excelu neće uspjeti. Umjesto toga, morat ćete stvoriti oznake za spajanje pošte u MS Wordu.
- Ako već imate Excel list s pojedinostima o slanju, možete prijeći na sljedeći korak. Ako ne, organizirajte svoj popis za slanje e-pošte na Excel listu. Dodajte neka zaglavlja (Ime, Prezime, Adresa itd.) i sredite svoj popis.
- Prijeđite na MS Word. Koristite čarobnjak za izradu naljepnica. Otvorite prazan dokument i odaberite Pošta > Odaberi cirkularno pismo > Čarobnjak za cirkularno pismo korak po korak .
- Odaberite Oznake , a zatim Dalje: Početni dokument .
- Na sljedećem zaslonu odaberite Promjena izgleda dokumenta . Zatim odaberite Opcije oznake da postavite broj proizvoda i marku oznake.
Nakon što odaberete U redu , vidjet ćete označene oznake na vašem dokumentu. Ako to ne učinite, idite na Dizajn tablice > Obrubi i odaberite Prikaz rešetki.
- Vratite se na karticu Mailings u MS Wordu i odaberite Odaberite primatelje > Koristi postojeći popis.
Dođite do Excel datoteke koja sadrži popis e-pošte. Odaberite datoteku i odaberite Otvori .
- Vidjet ćete prozor Odabir tablice . Ako imate više listova u radnoj knjizi, ovdje ćete vidjeti više od jedne stavke. Odaberite onu koja sadrži vašu mailing listu. Označite okvir pored teksta Prvi red podataka sadrži zaglavlja stupaca i odaberite U redu .
- MS Word uvozi mailing listu. Odaberite Adresni blok . Pogledajte pregled s desne strane.
Ako ne izgleda onako kako želite, odaberite Podudaranje polja. Provjerite odgovaraju li sve pojedinosti odgovarajućem zaglavlju s vašeg radnog lista i odaberite U redu .
Ponovno pogledajte pregled. Ako izgleda dobro, odaberite U redu .
- Sada ćete vidjeti > na oznaci. Idite na Mailings > Update Labels to add > to all labels.
- Oznake su sada spremne za spajanje. Idite na Pošiljke > Završi i spoji > Uredi pojedinačne dokumente .
Vidjet ćete da se pojavljuje mali prozor. Odaberite Sve , a zatim OK .
- Sada ćete vidjeti sve svoje oznake spojene.
Kako stvoriti cirkularne omotnice
Stvaranje omotnica za cirkularno pismo uglavnom je isto kao i za naljepnice, ali s nekoliko izmjena.
Opet kliknite Pošta > Pokreni cirkularna pisma > Čarobnjak za cirkularna pisma korak po korak , ali ovaj put odaberite Omotnice , a zatim odaberite Dalje: Pokretanje dokumenta odozdo.
- Od vas će se tražiti da odaberete početni dokument. Odaberite Opcije omotnice za odabir veličine omotnice i položaja adrese za dostavu/povratak (pogledajte sljedeći korak) i odaberite Dalje: Odaberite primatelje .
- Kada odaberete opcije omotnice , vidjet ćete da se pojavljuje mali prozor. Odaberite željenu veličinu koverte te odaberite font i položaj za dostavu i povratnu adresu.
- Sljedeći korak u čarobnjaku je odabir primatelja. Odaberite Koristi postojeći popis (pod pretpostavkom da već imate Excel list koji sadrži podatke o primatelju) i odaberite Pregledaj da biste potražili datoteku . Odaberite odgovarajuću datoteku i kliknite Dalje: Rasporedite svoju omotnicu .
- Na sljedećem zaslonu odaberite Adresni blok , pogledajte pregled kako biste bili sigurni da izgleda onako kako želite i odaberite U redu .
Sada ćete vidjeti > na koverti.
- Odaberite Dalje: Pregledajte svoje omotnice . Vidjet ćete isti pregled koji ste vidjeli u prethodnom koraku, ali na vašem dokumentu. Za prebacivanje između omotnica možete koristiti tipke sa strelicama u oknu čarobnjaka.
Vaše su omotnice sada spremne za spajanje. Odaberite Dalje: Dovršite spajanje .
- Na sljedećem zaslonu vidjet ćete opciju za uređivanje pojedinačnih omotnica . Odaberite ga, odaberite Sve za spajanje svih zapisa i odaberite U redu .
Sada ćete vidjeti sve omotnice spojene u jedan dokument.
Skupni ispis i e-pošta na jednostavan način
Korištenje cirkularnih pisama može vam uštedjeti gomilu vremena koje biste inače potrošili prilagođavajući svoja pisma, naljepnice ili omotnice. No, to nije sve što možete učiniti s MS Wordom. Također možete izraditi čestitke , knjižice i indeksne kartice .
Cirkularna pisma postoje već neko vrijeme, ali ako želite učiniti svoje procese učinkovitima, Microsoft Office 2019 predstavio je neke zgodne značajke koje biste mogli pogledati.