Google Docs on osa Googlen pilvipohjaisten tuottavuustyökalujen sarjaa. Sen avulla on helppoa tehdä yhteistyötä asiakirjojen parissa ja jakaa niitä muiden kanssa. Näytämme, kuinka voit seurata muutoksia Docsissa, jotta näet, mikä uusimmassa versiossa on poikkeavaa.

Ero Wordin muutoksilla
Microsoft Wordissa asiakirjojen yhteiskäyttö tapahtuu sarjassa. Yksi henkilö ottaa käyttöön "Seuraa muutokset", työskentelee asiakirjan parissa, viimeistelee muokkauksen ja lähettää asiakirjan seuraavalle henkilölle tarkistettavaksi. Tämä henkilö voi tarkastella seurattuja muutoksia ja tehdä muokkauksia, jolloin hän voi luoda useita versioita samasta asiakirjasta.
Google Docsissa asiakirjasta ei ole useita versioita, vain yksi kopio pilvessä, jota useat käyttäjät voivat muokata samanaikaisesti.
Jos haluat tietää muita eroja, tutustu Google Docsin vs. Microsoft Wordiin – mitä eroja niillä on?
Muista jakaa asiakirjasi
Jos haluat seurata muutoksia Google-dokumentissa, jotta toinen henkilö voi tarkistaa ne, sinun on jaettava asiakirja kyseisen henkilön kanssa.
Asiakirjan jakaminen toisen henkilön kanssa:
- Valitse Jaa - painike Google-dokumentin oikeasta yläkulmasta.

- Kirjoita henkilön sähköpostiosoite kohtaan Lisää ihmisiä ja ryhmiä .

- Kun olet lisännyt henkilöluettelon, valitse heidän roolinsa oikeanpuoleisesta avattavasta valikosta .

- Valitse tai poista valinta ruudusta, joka ilmoittaa heille, että olet jakanut asiakirjan.

- Kirjoita tarvittaessa selittävä huomautus.
- Valitse Lähetä .
Tarkista asiakirjan versiohistoria
Google Docs pitää kirjaa asiakirjan historiasta sen luomishetkestä lähtien. Joten vaikka unohdat tai et tiennyt kuinka seurata muutoksia Google-dokumentissasi, voit aina etsiä ne dokumentin versiohistorian avulla:
- Avaa Google-dokumenttisi .
- Valitse Tiedosto > Versiohistoria > Katso versiohistoria .

- Oikeanpuoleisessa ruudussa näet kyseisen asiakirjan jokaisen versioistunnon ajan, päivämäärän ja tekijän. Voit napsauttaa mitä tahansa näistä ja nähdä kunkin editorin tekemät muutokset.
- Napsauta kolmea pystysuoraa pistettä missä tahansa automaattisesti luodussa versiossa, voit nimetä tietyn version tai tehdä kopion uutena erillisenä Google-dokumenttina.

- Voit myös palauttaa asiakirjan mihin tahansa aikaisempaan versioon, jos joku on tehnyt tekstiin tuhoisia muokkauksia.
Käytä ehdotustilaa
Ehdotustila on lähin Google-dokumenteista löytyvien muutosten seurantatoiminto. Tästä on eniten hyötyä, kun sinut on kutsuttu muokkaamaan jonkun muun kirjoittamaa asiakirjaa.
Kun käytät ehdotustilaa:
- Näet muokkaukset, jotka on tehty eri värillä.
- Näet muutokset myös yhteenvetona kommentteina asiakirjan oikealla puolella.
- Sinä ja muut muokkaajat voitte vaihtaa chat-viestejä yksittäisistä muutoksista näiden kommenttikuplien sisällä.
- Kun olet hyväksynyt muutoksen, hyväksy se valitsemalla valintamerkki tai hylkää se valitsemalla X.
Tässä on esimerkki siitä, miltä se näyttää:

Ehdotustilan käyttöönotto on helppoa:
- Valitse avattava valikko kynäkuvakkeella .

- Valitse Ehdotus tai napsauta tätä vihreää ehdotuksen pikapainiketta, kun viet hiiren osoitinta sivun päälle.

Nyt olet valmis tekemään mitä tahansa muutoksia haluamaasi asiakirjaan muuttamatta tekstiä pysyvästi.
Jätä kommentteja muille käyttäjille
Automaattisten ehdotusten lisäksi voit myös jättää kommentteja muille toimittajille ja kirjoittajille antaaksesi ehdotuksille enemmän kontekstia.
Kommentin jättäminen:
- Avaa Google-dokumentti .
- Korosta teksti, jota haluat kommentoida, tai aseta kohdistin kohtaan, johon haluat jättää kommentin.
- Valitse Lisää > Kommentoi tai käytä sinistä +-pikanäppäintä, joka tulee näkyviin sivun oikealle puolelle, kun viet hiiren sen päälle.


- Kirjoita kommenttisi ja valitse sitten Kommentti - painike.

Muista, että voit merkitä muita muokkaajia @-symbolilla. Voit myös käyttää live-chat-toimintoa , jos muut kirjoittajat ovat verkossa samaan aikaan kuin sinä.
Lataa asiakirjasi Word-tiedostona
Voit muuntaa ehdotukset seuratuiksi muutoksiksi lataamalla Google-dokumentin Word-asiakirjana. Kun ehdotukset avataan Wordissa, ne näkyvät seurattuina muutoksina ja kaikki kommentit säilyvät. Voit tehdä sen seuraavasti:
Valitse Tiedosto > Lataa > Microsoft Word .

Huomautus: Ladattu asiakirja on nyt riippumaton Google-dokumentista pilvessä. Asiakirjaan tehdyt muutokset eivät näy pilviversiossa. Jos haluat jakaa Word-asiakirjan muokkaukset, sinun on ladattava se uutena Google-dokumenttina ja jaettava se tyhjästä.
Emme suosittele muokkaamista Wordissa ja Docsissa tällä tavalla, koska se voi viedä aikaa, aiheuttaa muotoiluongelmia ja aiheuttaa sekaannusta. Hyvä vaihtoehto on käyttää Microsoft 365 :tä , joka sisältää samanlaisia pilvipohjaisia ominaisuuksia ja yhteistyön.
Älä koskaan menetä jälkiä enää
Nyt voit seurata ja jakaa muutoksia Google Docsissa. Muista vain jakaa tämä artikkeli muiden editorien kanssa, jotka työskentelevät kanssasi dokumentin parissa, koska heidän kaikkien on aktivoitava ehdotustila itsenäisesti.