Oletko koskaan missannut tärkeän sähköpostin, koska postilaatikkosi oli täynnä aiempia, vastaamattomia viestejä? Useimmat ihmiset ovat kokeneet tämän, ja melkein kaikki tietävät viidenkymmenen lukemattoman sähköpostin häiriötekijän, jotka vaativat huomiosi heti, kun avaat postilaatikkosi aamulla.
Tutkimusten mukaan työntekijät käyttävät jopa 28 prosenttia viikosta lukemiseen ja sähköposteihin vastaamiseen. Se on yli neljännes koko työajasta. Kuinka paljon enemmän voisit saavuttaa, jos sinun ei tarvitsisi käsitellä jatkuvaa sähköpostitulvaa?
Mikä on Inbox Zero?
Inbox Zero on tuottavuuden asiantuntija Merlin Mannin kehittämä konsepti. Vaikka useimmat ihmiset tulkitsevat nimen "nollan" viittaavan henkilöllä olevien sähköpostien määrään, se viittasi alun perin siihen, kuinka paljon aikaa ihmiset käyttävät sähköpostin miettimiseen. Jos sinulla ei ole nolla sähköpostia, käytät lähes nolla aikaa niiden ajattelemiseen.
Tämä artikkeli opastaa sinua pitämään lukemattomien sähköpostien määrän postilaatikossasi minimissä Gmailissa käytettävissä olevien työkalujen avulla sekä käytännöt, joita voit soveltaa työpäivääsi ja jotka auttavat sinua kesyttämään saamasi sähköpostit. koko päivän ajan.
Sähköpostinhallinnan perusteet
Ensimmäinen askel sähköpostisi tuottavuuden parantamiseksi on postilaatikon sulkeminen. Se saattaa kuulostaa ristiriitaiselta, mutta on parempi antaa itsellesi määräaika sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen kuin käsitellä niitä niiden saapuessa. Tutkimus on osoittanut, että määräajat, itse asettamat tai eivät, parantavat tehokkuutta ja vähentävät projektiin käytettyä aikaa.
Varaa sähköposteihin vastaamiseen viisi minuuttia jokaisen tunnin alussa tai ehkä kaksikymmentä minuuttia päivän alussa ja lopussa . Poista selkeästi roskapostia sisältävät sähköpostit . Jos sähköpostiin vastaaminen kestää kaksi minuuttia tai vähemmän, vastaa siihen ensin.
Jos sähköpostiin vastaaminen vaatii enemmän aikaa, siirrä se erityiseen kansioon.
Gmailin käyttäminen Saapuneet-kansion nollan tavoittamiseen
Gmail on maailman eniten käytetty sähköpostiohjelma, mutta useimmat ihmiset eivät ymmärrä, kuinka monipuolinen alusta todella on. Gmail on täynnä työkaluja ja muokattavia vaihtoehtoja, joiden avulla voit hallita sen ulkoasua valtavasti. Inbox Zero on paljon helpommin saavutettavissa, kun hyödynnät näitä työkaluja.
Käytä erikoistähtiä
Kaikki tietävät, että sähköposti voidaan merkitä tähdellä napsauttamalla tähtikuvaketta – mutta tiesitkö, että käytettävissä on 12 erilaista tähteä? Napsauta Asetukset > Näytä kaikki asetukset > Yleiset ja vieritä sitten, kunnes näet Stars - alaosion.
Tähtiä on eri värejä, mutta on myös kuvakkeita, kuten huutomerkki, pikakelausnuoli, valintamerkki, kysymysmerkki ja pienet kirjaimet i. Oletuksena vain päätähti on aktiivinen, mutta voit aktivoida ne napsauttamalla ja vetämällä mitä tahansa kuvaketta Käytössä -osioon.
Gmailissa näkyy vain yksi symboli. Napsauta sitä useita kertoja selataksesi kaikkia valitsemiasi eri tähtiä. Valitse vähintään neljä symbolia: tavallinen tähti, punainen tähti, pieni kirjain i ja vihreä valintamerkki.
Määritä useita postilaatikoita ja suodattimia
Saatat jo tuntea useat Gmailissa käytettävissäsi olevat välilehdet: Tarjoukset, Henkilökohtainen, Sosiaalinen jne. Siirry kohtaan Asetukset > Saapuneet ja napsauta Saapuneet-kansion tyyppi -kohdan vieressä olevaa avattavaa ruutua ja valitse Useita postilaatikoita.
Näkyviin tulee uusi osio nimeltä Useita postilaatikon osioita. Voit nimetä enintään viisi mukautettua osiota näytettäväksi pääpostilaatikkosi vieressä, vaikka kaksi niistä on täytetty oletuksena. Yksi osio on tähdellä merkityille sähköposteille, kun taas toinen on luonnoksille. Nämä osiot on nimetty niiden hakukyselyillä, joten sinun on opittava, mitä kutakin erityistä tähteä kutsutaan, jotta voit varata niille osiot.
Nämä ovat kunkin tähden nimet:
Hakukyselykenttä tunnistaa eri operaattoreita, joten voit käyttää OR/AND-komentoja sisällyttääksesi useita tähtiä samaan osioon. Hakukyselykentän vieressä on Osion nimi -kenttä. Kirjoita tähän tietty nimi, jota haluat kentän kutsuvan.
Saavuttaaksesi Inbox Zero, on parasta määrittää muutama tietty osio:
Voit määrittää viidennen osan tarpeidesi mukaan, mutta nämä neljä hoitavat perustehtävät.
Saavutetaan postilaatikon nolla
Nyt kun olet muuttanut Gmail-asetuksiasi, on aika ryhtyä toimiin. Aseta ensin suodattimet. Kirjoita seuraava:
| Hakulauseke | Osion nimi |
| on: keltainen tähti | Tarvitsee toimia/vastausta |
| on: punainen tähti | Tarvitsee pikaisen vastauksen |
| sisältää: blue-info | Odottaa vastausta |
| on: vihreä shekki | Delegoitu |
Kun saat sähköpostin, sinun tulee ensin päättää, vaatiiko se vastausta vai haluatko poistaa sen. Jos sähköposti on roskapostia tai ei vain ansaitse vastausta, poista se välittömästi tai arkistoi se.
Jos sähköposti vaatii vastausta ja kestää alle kaksi minuuttia, vastaa siihen. Jos tarvitset yli kaksi minuuttia, napsauta Tähti - kuvaketta kerran. Jos sähköposti on kiireellinen ja sen pitäisi olla seuraava asia, johon vastaat, napsauta kuvaketta kahdesti merkitäksesi sen punaisella tähdellä.
Kun olet vastannut sähköpostiin ja odotat vastausta, napsauta tähtikuvaketta kolme kertaa määrittääksesi sen arvoksi "Odottaa vastausta". Jos saat sähköpostin, jonka joku muu käsittelee paremmin, välitä se oikealle henkilölle ja napsauta tähtikuvaketta neljä kertaa merkitäksesi sen "Delegoiduksi".
Valitse, milloin haluat vastata sähköpostiisi, ja keskity työskentelemään vain näinä aikoina. Asettamalla itsellesi määräajat ja määräajat sähköpostin käsittelylle, vähennät postilaatikossasi viettämääsi aikaa, jotta voit keskittyä tärkeämpiin tehtäviin. Jos päätät käsitellä sen tunnin alussa, keskity ensin vastaamaan kaikkiin kiireellisiin sähköposteihin ja käsittele sitten loput sieltä.
Kun käytät näitä menetelmiä, voit pian hallita postilaatikkoasi täydellisesti. Jos se on jo sotku, varaa puoli tuntia päivässä lajitellaksesi jo olemassa olevia sähköposteja ja selvittääksesi, ovatko ne tärkeitä vai eivät. Vastaa niille, jotka sitä tarvitsevat, poista ne, jotka eivät sitä tarvitse.
Se saattaa viedä jonkin verran aikaa, mutta suodattimet , määritetyt postilaatikot ja muut työkalut auttavat sinua saavuttamaan Inbox Zero -kansion – ja löydät parhaat tekniikat, jotka auttavat sinua pysymään siellä.
Voit kätevästi kirjautua sisään ja vaihtaa useiden Google-tilien välillä verkkoselaimellasi. Tämä tekee Googlen verkkosovellusten ja -palveluiden käyttämisestä helppoa millä tahansa tilillä, olipa kyseessä sitten henkilökohtainen tai työhön liittyvä.
Google Drive voi olla ilmainen käyntikorttisi, kun myös haluat. Se ei kuormita sinua kuten muut suunnittelutyökalut, kuten Adobe InDesign tai Illustrator, ja tulokset voivat olla yhtä hyviä.
Oletko koskaan miettinyt, kuinka Google Chromen asennuksesi näyttää aina pysyvän ajan tasalla ja korjattu itsestään. Tämä saavutetaan Google Chromen omilla sulautetuilla prosesseilla, jotka tavoittavat Googlen palvelimia ja varmistavat, että selaimesi on korjattu ja turvallinen.
Aina kun etsit jotain Internetistä, Google-haku on yleensä ensimmäinen valitsemasi vaihtoehto. Mutta jos se on tietty paikka, jolle olet kerran etsinyt reittiohjeet, Google Mapsin hakuhistoriasi voi auttaa.
Käytin Google-työkalupalkkia Firefoxin ja Internet Explorerin kanssa, koska siinä oli joitain hyödyllisiä ominaisuuksia, joita käytin säännöllisesti ja se piti minut yhteydessä Google-tiliini. Se oli kuitenkin kuin vuosikymmen sitten.
Jos käytät yleisiä sähköpostiohjelmia yritysympäristössä, kuten Outlook, olet todennäköisesti tottunut asettamaan poissaolovastauksen. Tiesitkö, että voit määrittää myös poissaolovastaukset myös Gmailissa.
Saatat joutua käyttämään useita verkkosivustoja työtä, koulua tai tutkimusta varten. Ennen kuin huomaatkaan, sinulla on niin paljon avoimia välilehtiä, ettet löydä haluamaasi välilehteä, kun tarvitset sitä.
Pylväsdiagrammit voivat olla erittäin hyödyllisiä tietojen visualisoinnissa. Ne voivat näyttää yhden tietojoukon tai verrata useita tietojoukkoja.
Googlen Omat tapahtumat -sivullasi on alue, joka on erityisen hyödyllinen. sijaintihistoriaasi. Se on hyödyllinen, koska aktivoituna se pitää kirjaa kaikista paikoista, joissa olet käynyt siitä lähtien, kun aloitit Google-tilin käytön matkapuhelimella.
Google Photos on hyvä pilvitallennusvaihtoehto kuvillesi, vaikka sen rajattoman tallennustilan päivät ovat ohi. Google-tilillä saamasi 15 Gt ilmaista verkkotallennustilaa jaetaan nyt useiden sovellusten, kuten Gmailin ja Google Driven, kesken.
Jos olet Chrome-käyttäjä, jonka sinun pitäisi olla, olet todennäköisesti huomannut, että Flash on oletusarvoisesti estetty selaimessa. Google ei pidä Flashistä Flashin luontaisten suurien tietoturvapuutteiden vuoksi ja tekee siksi kaikkensa pakottaakseen sinut olemaan käyttämättä Flashia.
Google Voice on todella hyödyllinen (ja ilmainen) Google-palvelu, jonka avulla voit soittaa ja vastaanottaa puheluita ilman lanka- tai matkapuhelinta. Yksi Google Voicen hyödyllisimmistä ominaisuuksista on vastaajatoiminto.
Kun käytät YouTubea usein, saamiesi suositusten ja ilmoitusten määrä voi kasvaa ylivoimaiseksi, varsinkin jos olet tilannut monia kanavia, jotka lataavat usein uusia videoita. Oletuksena, kun tilaat uuden kanavan, alat saada mukautettuja ilmoituksia.
Toimistotyöntekijät, älä kärsi enää --- sinun ei tarvitse viettää tuntikausia ajasta tukkoisessa kokoushuoneessa. Neuvottelupuhelupalvelut, kuten Zoom ja Skype, ovat helposti saatavilla mobiili- ja työpöytäalustoilla, joten videopuhelun soittaminen työ- tai huvimatkaa varten on nyt helpompaa kuin koskaan, olipa kyseessä sitten puhelu ystävien kanssa tai tapaaminen pomosi kanssa.
Google-tilit ovat osa henkilökohtaista ja työelämääsi, erityisesti kertakirjautumisen (SSO) avulla, jonka avulla voit kirjautua melkein mihin tahansa alustaan tai sovellukseen yhdellä napsautuksella. Joskus saatat joutua sallimaan ystävän tai perheenjäsenen pääsyn tietokoneellesi.
Sähköpostien arkistointi Gmailissa antaa sinulle mahdollisuuden järjestää postilaatikkosi poistamatta vanhoja sähköpostiketjuja. Jos joku uusii vanhan ketjun lähettämällä uuden sähköpostin, se tulee uudelleen näkyviin postilaatikkoosi.
Jokaisen, joka käyttää Google-kalenteria tietokoneella, tulisi oppia ainakin osa kätevistä Google-kalenterin pikanäppäimistä. Käymme läpi pikakuvakkeet, joiden avulla voit tarkastella, navigoida ja käsitellä kalenteriasi tehokkaammin.
Käyttämällä Google-dokumenttien taulukkoa voit jäsentää asiakirjan yksityiskohtia, jotta lukijat pääsevät helpommin käsiksi ja ymmärtämään esittämiäsi tietoja. Luetteloiden tai kappaleiden muotoilun sijaan voit syöttää tietosi ruudukkomuotoon, jotta ulkoasu on siisti ja puhdas.
Vaikka Google-dokumentteja ei todellakaan ole suunniteltu piirtämistä varten, on olemassa vaihtoehtoja käyttäjille, jotka haluavat lisätä muotoja asiakirjoihin. Useimmat käyttäjät käyttävät Google-piirustuksia Google Docs -dokumentissa tähän, mutta voit myös lisätä kuvia, käyttää perustaulukoita ja käyttää erikoismerkkejä muotojen lisäämiseen tekstiin.
Google käyttää useita tekniikoita estääkseen tarpeetonta liikennettä käyttämästä väärin sen hakukonetta. Yksi tekniikka, joka voi aiheuttaa ongelmia, on Googlen "epätavallinen liikenne" -viesti, jonka saatat nähdä esimerkiksi, jos olet tehnyt liian monta hakua lyhyessä ajassa.
Facebook ei ole vain sosiaalinen verkosto. Se auttaa sinua pitämään yhteyttä ystäviisi, pysymään ajan tasalla uutissyötteestä, mainostamaan yritystäsi ja paljon muuta.
Zoomista tuli suosittu pandemian aikana, mutta jos et enää tarvitse Zoomia, tilisi poistaminen on helppoa. Tässä opastamme, kuinka voit peruuttaa Zoom-tilauksesi eri laitteilla.
Opi, kuinka voit lopettaa jonkun seuraamisen LinkedInissä vaivattomasti. Seuraa näitä ohjeita ja pysy yhteydessä ilman häiriöitä.
Jos sinulla on ongelmia PS5-ohjaimen käytössä, pehmeä tai kova nollaus voi ratkaista ongelmat. Palautus tehdasasetuksiin voi myös auttaa, jos ohjain ei toimi oikein.
Tarvitsetko tauon LinkedInistä? Katso, kuinka voit sulkea tai siirtää tilisi lepotilaan pitääksesi tauon.
Oletko kuullut, että voit "kiinnittää" videoita TikTokiin? Tässä oppaassa käymme läpi Pin-ominaisuuden ja kuinka sitä käytetään tehokkaasti TikTokissa.
Opi kuinka estää tai poistaa esto LinkedInissä. Tämä opas auttaa sinua ymmärtämään prosessin ja sen vaikutukset.
Voit kätevästi kirjautua sisään ja vaihtaa useiden Google-tilien välillä verkkoselaimellasi. Tämä tekee Googlen verkkosovellusten ja -palveluiden käyttämisestä helppoa millä tahansa tilillä, olipa kyseessä sitten henkilökohtainen tai työhön liittyvä.
Tarkistuslistan luominen Excelissä on tärkeä taito, joka auttaa sinua hallitsemaan päivittäisiä tehtäviä ja varmistamaan, että mikään tärkeä ei jää huomiotta.
Jos et voi tehdä mitään Facebookissa kyselyvirheiden vuoksi, noudata näitä vaiheita, mukaan lukien kirjautuminen ulos, välimuistin tyhjentäminen ja sovellusten päivittäminen.
