12 tips til at administrere Google Meet-deltagere effektivt

Google Meet vinder frem, da det bliver ved med at udrulle opdateringer for at prøve at konkurrere med datidens store videokonferenceapps. Med sin seneste opdatering kan Google Meet nu rumme op til 250 brugere (kræver Enterprise-plan). Google Meet bliver også gratis , men vi mangler endnu at finde ud af, hvor mange brugere der får lov i den gratis version, og hvad der vil være varigheden af ​​møder.

Google Meet bliver også sagsøgt kraftigt af uddannelsesmæssige årsager, hvor det at have en god grad af kontrol over deltagerne (studerende, du ved!) er af afgørende betydning for afslutningen af ​​et vellykket møde. For at understrege dette, her er de bedste tips til at administrere Google Meet-deltagere under et møde.

► Sådan bruger du Google Meet fra Gmail

Indhold

• 1. Fastgør en deltager
• 2. Slå lyden fra og til for en deltager
• 3. Fjern en deltager
• 4. Chat med deltagere under et møde
• 5. Tilføj deltagere til en begivenhed
• 6. Tilføj deltagere til et igangværende møde
• 7. Hold forbindelsen med deltagerne, mens de præsenterer
• 8. Opret organisatoriske enheder (OU)
• 9. Hold øje med dine chats, mens du præsenterer
• 10. Forhindre deltagere i at oprette et møde uden dig
• 11. Forhindre deltagere i at deltage i et møde igen, efter du er gået
• 12. Tillad interoperabilitet

Fastgør en deltager

Pin-funktionen i Google Meet giver brugerne mulighed for at bestemme, hvem der forbliver i midten af ​​deres skærm og optager mest plads. Som standard starter Google Meet et videomøde i layoutet "Auto". Dette layout giver Google Meet mulighed for at vælge den bedste mulighed for dit mødes videofeed, afhængigt af præsentationer, aktive talere osv.

Men hvis du gerne vil beholde en bestemt deltager fastgjort til midten af ​​skærmen, uanset hvilket layout der bruges, kan du tilsidesætte standarden og 'fastgøre' dem.

Når den er fastgjort, forbliver denne deltager fremhævet i midten af ​​skærmen, indtil de frigøres.

Sådan fastgør du en deltager

På en pc : Hold markøren over deltagerens thumbnail i videofeedet, og klik på 'Fastgør'-ikonet.

På en telefon : Drej telefonen vandret til liggende tilstand. Tryk nu på deltagerens thumbnail i videofeedet, og tryk på 'Pin'-ikonet.

Sådan frigøres en deltager

Når du fastgør en deltager, får du også frigør-ikonet i stedet for pin-ikonet, som du kan bruge til at frigøre deltageren.

Slå lyden fra og til for en deltager

Mødeværter kan dæmpe andre deltagere, mens de taler, for at skabe et bedre flow. Men når lyden er slået fra, skal deltagerne selv slå lyden til. Det betyder, at hvis en vært slår lyden fra dig, kan de ikke slå dig til, medmindre du selv slår lyden fra.

Google oplyser, at dette er en sikkerhedsfunktion, der er etableret for at forhindre andre (værten) i at slå din mikrofon til uden din tilladelse. Følg denne vejledning for at lære, hvordan du ignorerer en deltager i et Google Meet-møde.

Sådan slår du lyden fra for en deltager (som vært)

Hvis du er vært og gerne vil slå lyden fra for en deltager eller deltagere, skal du følge denne guide.

Trin 1: Klik på deltagerens navn på filmstrimlen ved siden af ​​videofeedet.

Trin 2:  Klik på mikrofonknappen, der vises ved siden af ​​deres navn. Når der er klikket på den, bliver mikrofonen grå, hvilket indikerer, at deltageren nu er slået fra.

Sådan slår du lyden fra for en deltager (som vært)

Du kan ikke selv gøre det på grund af privatlivets fred. Kun en bruger selv kan slå sig selv til. Så du skal bede deltageren om selv at slå lyden til.

Sådan slår du lyden fra og til

Som deltager kan du bestemme, om du vil have din mikrofon aktiv eller ej.

• For at slå lyden fra skal du klikke på mikrofonknappen i bunden af ​​videofeedet. Knappen bliver rød for at angive, at din mikrofon nu er slået fra. Hvis knappen allerede er rød, betyder det, at du er blevet slået fra af en vært.
• For at slå dig selv til, skal du blot klikke på den røde mikrofonknap igen. Knappen bliver nu hvid.

Bemærk: Hvis du bruger en telefon til at ringe ind i mødet, kan du ringe til *6 på dit tastatur for at slå lyden fra eller til (afhængigt af hvilken tilstand mikrofonen er i) selv i et møde.

Fjern en deltager

I april 2020 udrullede Google Meet en opdatering, der KUN tillod mødeværten/værterne at fjerne andre deltagere, hvis de ønskede det. Dette var på grund af flere klager over brugere, der misbrugte fjernfunktionen.

Sådan fjerner du en deltager

På en pc: For at fjerne en deltager fra et møde skal du først klikke på knappen 'Tilbage' for at gå tilbage til deltagerens skærm. Hold her markøren over deltagerens navn og klik på knappen 'Fjern' . 

På en smartphone: Vælg deltageren, og tryk på vedkommendes navn. Tryk på knappen 'Fjern' .

Når de er fjernet, kan deltagerne ikke deltage i opkaldet igen, medmindre værten/værterne udtrykkeligt har inviteret dem fra opkaldet.

Chat med deltagere under et møde

Under et videoopkald kan deltagere sende beskeder, der er synlige for alle i opkaldet. Disse beskeder forbliver kun så længe opkaldet varer. Når opkaldet afsluttes, slettes alle beskeder, der sendes under opkaldet, automatisk. Brug beskedfunktionen til at sende links, Google-dokumenter osv.

Sådan sender du en chatbesked

På en pc:  Hold markøren over videofeedet, og klik på knappen 'Chat' øverst til højre på skærmen. Dette åbner en sidebjælke, hvor du kan se og sende chatbeskeder til gruppen.

På en smartphone:  Tryk på knappen 'Chat' under videofeedet for at trække chatvinduet frem.

Bemærk: Deltagerne kan ikke se beskeder, der blev sendt, før de deltog i opkaldet.

Føj deltagere til en begivenhed

Nye deltagere kan tilføjes til en begivenhed, selv efter den er blevet oprettet. Når du er tilføjet, vil du modtage en mulighed for at sende invitationer til de nye invitationer. Hvis du vælger det, vil invitationer kun blive sendt til de deltagere, der er tilføjet på det tidspunkt, ikke hele listen. Følg nedenstående guide for at tilføje nye deltagere.

Trin 1:  Åbn begivenheden i din Google-kalender. Klik på knappen 'Rediger begivenhed'.

Trin 2:  Under fanen 'Gæster' til venstre skal du begynde at skrive navnene på de deltagere, du gerne vil tilføje. Hvis du gerne vil tilføje en deltager ved hjælp af deres e-mail-id, skal du blot indtaste deres fulde e-mail-id og trykke på 'Enter'.

Trin 3:  Klik på 'Gem'. Du får nu en pop op, hvor du bliver spurgt, om du vil sende invitationer ud til de nye deltagere.

Tilføj deltagere til et igangværende møde

Du kan endda tilføje nye deltagere til et igangværende møde, lige fra selve mødet. Disse deltagere modtager et invitationslink, som de kan klikke på for at blive omdirigeret til mødet.

Følg vejledningen nedenfor for at tilføje nye deltagere til et møde.

Trin 1: Klik på fanen 'Personer' i øverste højre hjørne af skærmen.

Trin 2:  Klik på 'Tilføj personer' og begynd at skrive navnet på personen. Hvis du gerne vil tilføje en deltager ved hjælp af deres e-mail-id, skal du blot indtaste deres fulde e-mail-id og trykke på 'Enter'.

Alternativt kan du klikke på mødets kaldenavn nederst til venstre på skærmen og klikke på 'Kopier tilmeldingsoplysninger'. Indsæt de kopierede oplysninger i en e-mail, og send dem til de brugere, du gerne vil tilføje.

Hold kontakten med deltagerne, mens du præsenterer

Kunne du tænke dig at holde øje med dine elever, mens du præsenterer? Desværre, når du først begynder at dele skærm, kan du ikke længere se på deltagerne. Heldigvis giver Google Meet dig mulighed for at logge ind på flere enheder med de samme legitimationsoplysninger. På denne måde kan du bruge én enhed til at præsentere og en anden til at se klassen.

Følg denne enkle vejledning for at konfigurere den.

Trin 1:  Log ind og start et møde på enheden 1. Klik på 'Presenter nu' nederst på skærmen, og vælg den fane/vindue, du gerne vil præsentere.

Trin 2: Brug en anden enhed (mobiltelefon, bærbar computer, tablet), log ind med dine egne legitimationsoplysninger. Du kan nu se gittervisningen af gruppen. Du kan bruge fliselayoutet (op til 16 deltagere) eller bruge den uofficielle Google Grid Chrome-udvidelse for at få et overblik over alle brugerne.

► Sådan løses Google Meet Grid View ikke-fungerende problem

Opret organisatoriske enheder (OU)

Organisatoriske enheder hjælper med at tildele forskellige privilegier til forskellige brugere. Dette er praktisk, når du gerne vil begrænse de brugere, der kan oprette møder, slå lyden fra for andre osv.

Oprettelse og redigering af organisatoriske enheder kræver administratorrettigheder. Følg disse trin nedenfor for at oprette en ny organisationsenhed.

Trin 1:  Log ind på Google Admin Console med dine legitimationsoplysninger.

Trin 2:  Vælg knappen 'Indstillinger', og klik på Directory > Organisationsenhed.

Trin 3:  Klik på det lille +-tegnet for at tilføje en ny organisationsenhed. Navngiv enheden og klik på 'Opret'.

Sådan udpeges OU'er til brugere

Nu hvor du har en organisatorisk enhed, skal du tilføje brugere til enheden. Alle brugere, der tilføjes til en bestemt enhed, vil have de samme privilegier. Følg nedenstående trin for at tilføje brugere til den nye organisationsenhed.

Trin 1: Log ind på Google Admin Console med dine legitimationsoplysninger.

Trin 2:  Gå til fanen 'Brugere' og vælg de brugere, du gerne vil tilføje til den nye Organisationsenhed. Når du er valgt, skal du klikke på 'Mere' øverst på siden og derefter på 'Skift organisationsenhed'.

Trin 3:  Vælg den OU, du oprettede, og tryk på 'Skift'.

Hold øje med dine chats, mens du præsenterer

Når du skal præsentere i et Google Meet-møde, har du mulighed for at dele hele skærmen, en bestemt browserfane eller et bestemt vindue. Når skærmdelingen begynder, er det kun den valgte fane/vindue, der opdateres på videofeedet. Det betyder, at hvis du gerne vil læse chat-fanen, skal du blive ved med at skifte mellem fanerne. Heldigvis er der en løsning!

Følg denne enkle guide for at holde øje med dine chats, mens du præsenterer.

Trin 1:  Del ikke hele skærmen, når du præsenterer. Ved at vælge enten en browserfane eller et vindue får du mere kontrol over dit privatliv.

Trin 2:  Hvis du bruger et program med vinduer, skal du nedskalere programmet, så det passer ind i Google Meet-vinduet uden at dække chatkolonnen.

På samme måde, hvis du deler en fane på en webbrowser, skal du først adskille fanen til en ny browser med vindue. Skaler nu browseren ned, så den passer ind i Google Meet-vinduet uden at dække chatkolonnen.

Du kan nu præsentere og holde øje med din chatspalte for spørgsmål og andre diskussioner.

Forhindre deltagere i at oprette et møde uden dig

Som vært, når du forlader et møde, kan brugere stadig forblive i mødet. Hvis de rigtige indstillinger ikke er på plads, kan de endda genbruge det gamle mødelokale uden dig.

Dette er et problem med pædagogiske konti, da lærere ikke ønsker, at eleverne bruger rummet med dem i det. Det første, der skal gøres, er at skabe separate organisatoriske enheder til lærere og elever.

Trin 1: Følg vejledningen ovenfor for at oprette nye organisatoriske enheder.

Trin 2: Når de er oprettet, adskilles eleverne og lærerne i de 2 OU'er.

Trin 3:  I Meet-administrationskonsollen skal du vælge 'studenters OU' og gå til 'Meet-videoindstillinger'. Slå indstillingen 'Videoopkald' fra nederst.

Elever vil stadig kunne deltage i Meet-videoopkald, men vil ikke være i stand til at oprette dem. Når alle forlader et værelse, vil rummet også udløbe og kan ikke genbruges.

Forhindre deltagere i at deltage i et møde igen, når du forlader

Dette er et andet problem, som brugerne står over for. Google Meet giver brugerne mulighed for at blive tilbage i et møde, selv efter at værten er gået. Dette kommer ned til, hvordan mødet blev oprettet.

Når du starter et møde, får du mulighed for at tilføje et kaldenavn. Hvis du ikke tilføjer et kaldenavn og blot klikker på 'Fortsæt', tildeler Google Meet automatisk en pinkode til dit møde. Denne pinkode udløber ikke, når du forlader et møde.

Følg denne enkle guide for at oprette et møde, der udløber, når værten forlader.

Trin 1:  Log ind på Google Meet, og klik på 'Deltag eller opret et møde'.

Trin 2: Tilføj et kaldenavn til mødet og tryk på 'Fortsæt'.

Trin 3: Send dette kaldenavn til deltagerne. De behøver kun at indtaste kaldenavnet for at deltage i mødet.

Når du nu forlader mødet, udløber kaldenavnet, og mødet slutter med dig.

Tillad interoperabilitet

Google Meet understøtter interoperabilitet med andre tredjeparts videokonferencesystemer som Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business osv. ved at tillade brugere fra disse tjenester at deltage i et Meet-videomøde. Interoperabilitetsfunktionen kræver, at brugerne downloader og konfigurerer Pexip Infinity-gatewayen .

For en komplet liste over kompatible tredjepartsapplikationer og -enheder, tjek Pexip.com-webstedet . Pexip fungerer som en gateway, der giver brugerne mulighed for at ringe til et Google Meet-møde uden at bruge en Google Meet-klient.

For at downloade og lære, hvordan du opsætter Pexip, skal du tjekke linket nedenfor.

► Konfigurer interoperabilitet på Google Meet

Selvom dette stadig er langt fra tilpasningsmulighederne for andre videokonferenceapps som Zoom, er det et velkomment skridt i den rigtige retning. Google oplyser, at de sætter deres kræfter i at forbedre Gsuite-oplevelsen for Education-konti. Vi håber også at se meget mere indsats i erhvervsregnskabet. 

Har du prøvet nogle af disse tips? Har du dine egne tips? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor.