Takto mohou správci IT odstranit účty a uživatele Office 365

Zde je návod, jak mohou správci IT odstranit staré účty Office 365 a také odebrat licence, aby nemuseli platit za nepoužívané/smazané uživatelské účty.

Navštivte Centrum pro správu Microsoft 365

Ujistěte se, že přepínač Vyzkoušejte nové centrum pro správu je přepnut nahoře

V postranním panelu klikněte na Uživatelé, vyberte uživatele, kterého chcete odstranit, a zvolte Odstranit uživatele

Přejděte na stránku Fakturace Centra pro správu Microsoft 365

Klikněte na stránku Produkty a služby

Vyberte předplatné a poté vyberte Přidat/Odebrat licence pro odstranění licence.

Kdykoli někdo opustí práci nebo již není v organizaci, má smysl smazat jeho data a odstranit je z Office 365. Nejenže to uvolní místo pro budoucí zaměstnance, ale zabrání to uživateli vrátit se a získat přístup ke svým datům. Také to eliminuje placení extra poplatku za předplatné Office 365 za uživatele. V této příručce se podíváme na to, jak mohou správci IT odstranit staré účty Office 365.

Nějaké informace

Než se do něčeho pustíme, zmíníme, že toto je příručka pouze pro správce IT. Uživatelské účty mohou odstranit pouze lidé, kteří mají oprávnění globálního správce nebo správy uživatelů Office 365 pro firmu nebo školu. Za zmínku také stojí, že správce IT bude mít na obnovení účtu pouze 30 dní, než budou data uživatele trvale smazána.

Zmíníme také, že i když smažete uživatele Office 365, stále budete platit za jeho licenci. Abyste se vyhnuli platbám navíc, budete muset udělat další krok – přestat platit za licenci nebo ji přesunout na jiného uživatele.

Pokud je ztráta důležitých firemních informací problémem, existují způsoby, jak v případě potřeby zálohovat data bývalého uživatele . Nakonec je stále možné ponechat si e-mail uživatele, než účet smažete přesunutím e-mailu na jiné místo. Správci IT s předplatným Office 365 na podnikové úrovni mohou také zachovat data poštovní schránky smazaného uživatelského účtu Office 365 tím, že jej přemění na neaktivní poštovní schránku.

Krok 1: Smažte uživatele

Pokud odstraňujete uživatelský účet, který jste převedli na sdílenou poštovní schránku, je třeba před odstraněním uživatele věnovat zvláštní pozornost. Zvláštní pozornost je třeba věnovat také tomu, pokud jste na účtu nastavili přeposílání e-mailů.

Důvod proč? Když osoba odpoví na zprávu odeslanou do sdílené poštovní schránky, bude se zdát, že e-mail pochází ze sdílené poštovní schránky, nikoli od jednotlivého uživatele. Kromě toho přeposílání e-mailů také závisí na tom, zda je skutečný účet stále aktivní, a pokud účet smažete, poštovní schránka se stane neaktivní. V těchto situacích vám společnost Microsoft doporučuje, abyste místo smazání účtu přestali platit za licenci (což popisujeme v další části).

Každopádně, abyste mohli začít s odstraněním účtu nebo uživatele Office 365, budete muset navštívit Microsoft 365 Admin Center . Odtud se budete chtít ujistit, že přepínač Vyzkoušejte nové centrum pro správu je přepnut nahoře. Poté můžete kliknout na Uživatelé v postranním panelu, vybrat uživatele, kterého chcete smazat, a zvolit Odstranit uživatele.

IT administrátoři s podrobnějšími zkušenostmi mohou také odebrat mnoho uživatelů současně pomocí rutiny Remove-MsolUser PowerShell. Nebudeme se zabývat technickými aspekty, ale pokud chcete, můžete si o tom přečíst zde .

Krok 2: Přestaňte platit za jejich licenci

Opět platí, že smazání účtu Office 365 stále znamená, že budete platit za licenci. Za licenci můžete přestat platit následujícím způsobem. Nejprve budete chtít přejít na stránku Fakturace Centra pro správu Microsoft 365 . Poté budete chtít kliknout na stránku Produkty a služby. Poté můžete vybrat předplatné a poté vybrat Přidat/Odebrat licence pro odstranění licence. V případě potřeby můžete také přiřadit licenci někomu jinému ze stejné stránky. Jen si uvědomte, že nebude, nebude někomu automaticky přiřazen.

Další poznámky

V závislosti na vaší situaci možná nebudete moci odebrat odpovídající licenci, jakmile odeberete uživatele Office 365 (v tomto případě stále můžete znovu přiřadit nyní uvolněnou licenci novému uživateli). K tomu dojde, pokud jste zakoupili licence prostřednictvím partnerského nebo hromadného licencování. Také nemusí být možné odebrat licence, pokud platíte za roční tarif nebo jste uprostřed fakturačního cyklu. V takovém případě nebudete moci odebrat licenci ze svého předplatného, ​​dokud nebude váš závazek dokončen. Více o smazání účtů Office 365 od Microsoftu se dozvíte zde .