Com afegir un seguiment dels canvis al menú de la cinta dExcel

Després de patir actualitzacions de programari recents a determinades versions de Microsoft Excel l'estiu de 2017, Microsoft va assignar el seguiment dels canvis com a característica heretada. Per facilitar-ne l'ús, podeu afegir-lo a la vostra barra d'eines d'accés ràpid per fer un seguiment de tots els fitxers. Alternativament, podeu afegir la cinta d'Excel mitjançant la creació d'un grup nou i afegir-lo a aquest nou grup.

Igual que amb Word, Microsoft va actualitzar el seu programa amb la inclusió d'una nova funció de coautor per tal de permetre l'ús compartit de llibres de treball en línia i l'historial de canvis entre companys de feina, companys, amics, familiars, etc. Els llibres de treball compartits s'han dissenyat per permetre als usuaris accedir i editar junts un cop rebin l'aprovació.

Suposem, per exemple, que vau demanar a algú que revisés o col·laborés en un projecte Excel amb vosaltres. És un mecanisme bastant senzill, ja que l'Excel pràcticament permet marcar errors ortogràfics (i té una correcció ortogràfica), inserir comentaris al marge, etc. electrònicament, i de manera relativament semblant a la d'un document de Word.

L'única excepció que cal tenir en compte és que Excel ressaltarà les cel·les alterades, mentre que a Word observareu alteracions de paraules i frases. Hi ha, però, dues coses a tenir en compte abans de començar.

Si el vostre full d'Excel conté una taula, la funció Seguiment dels canvis es nega a funcionar en un full de càlcul. Per permetre l'ús, se us demanarà que habiliteu " Seguiment dels canvis " als llibres de treball seleccionant primer la taula preexistent, després seleccioneu " Pestanya Disseny " i després trieu " Converteix a l'interval ". Si necessiteu edicions d'altres usuaris, els llibres de treball s'hauran de compartir en una ubicació disponible per a tots.

A causa del fet que les versions difereixen pel que fa al nivell d'actualitzacions, és possible que no pugueu veure aquesta funció a la cinta predeterminada. Però no et preocupis. Simplement afegiu el botó " Seguiment dels canvis " al menú de la cinta per vosaltres mateixos seguint els passos següents:

Al menú de la cinta, feu servir el ratolí per fer clic amb el botó dret pràcticament a qualsevol lloc i escolliu l' opció emergent " Personalitza la cinta ".

Des de la pantalla de diàleg " Personalitza la cinta ", arrossegueu el ratolí a la ruta " Tria les ordres de " al tauler dret: hauria d'aparèixer un " menú/llista desplegable " des del qual haureu de seleccionar " Totes les ordres ". o l'opció " Ordres no a la cinta ".

Des de l' ordre paral·lel " Personalitza la cinta " entrareu en un menú desplegable. Això en si mateix s'hauria d'establir a " Pestanyes principals " ja en el mode predeterminat (és a dir, la llista de desplaçament situada a sota hauria de mostrar les pestanyes principals prèviament). Després d'aquesta verificació, feu clic al signe + situat al costat de " Revisió " a la llista, continueu fent clic a l'opció "Grup nou" de sota de la llista. Això resultarà en l'addició d'un grup nou a la secció " Revisió ".

A continuació, per canviar el nom d'aquest grup acabat de crear, només cal que feu clic amb el botó dret a la línia " Grup nou ", canvieu-lo pel nom que vulgueu i no dubteu a afegir-hi una icona si així ho voleu. Amb motiu de la demostració, el canviarem a " Seguiment dels canvis ". (L'Excel per si mateix afegirà una etiqueta " Personalitzada " després del vostre nom, però només quan es tracti d'aquesta llista.) Si feu clic i arrossegueu el " Grup XYZ ", podeu traslladar-lo a una altra àrea de la llista de revisió.

Un cop tingueu ressaltat el grup de seguiment de canvis, procediu a triar dues ordres de la llista d'ordres disponible a la part esquerra:

• " Destacar els canvis "
• " Acceptar/Rebutjar els canvis "

Per moure cadascuna de les ordres al grup, heu de fer clic al botó " Afegeix ".

Observareu que un cop el Grup Nou és ara a la cinta. A continuació, heu de:

Premeu l' ordre " Resalta els canvis ".

Apareixerà " Seguiment dels canvis durant l'edició ", feu clic amb el ratolí i comproveu-lo. Repetiu per a " Resalta els canvis a la pantalla ".

Per acabar, feu clic a "D' acord ".

Després de completar aquestes tasques, totes i cadascuna de les alteracions fetes al full de càlcul d'Excel desitjat es realitzaran un seguiment i es ressaltaran mitjançant un indicador únic de vora blava i a la cantonada superior esquerra un petit triangle blau que apareixerà a les cel·les editades. Més enllà de la facilitat d'ús, el programa assigna un color diferent per identificar l'ús de la plataforma multiusuari.

A més, si moveu el cursor del ratolí sobre una cel·la ja editada, obtindreu accés al següent:

• Data
• Autor
• Hora en què es va canviar el document
• Resum emergent dels canvis realitzats per revisar abans d'acceptar les revisions fetes de manera permanent.

Tingueu en compte que només s'arxivarà i es presentarà en aquest resum emergent l'alteració més recent.

Ara, després que cada editor/participant potencial hagi completat la seva part, podeu passar a acceptar/rebutjar els canvis proposats part de la tasca.

• Feu clic a " Revisió " a la part superior del menú " Cinta " i feu clic a l' ordre " Acceptar/Rebutjar ".
• Un cop la finestra emergent d'Excel torni a confirmar amb la funció de declaració " Desa el llibre de treball ", feu clic a "D' acord ".
• Excel marcarà la cel·la editada original i al mateix temps mostrarà al costat d'aquest ressaltat el quadre de diàleg Selecciona els canvis a " Acceptar o rebutjar ".
• Estaràs al corrent de tots els canvis actuals que es facin a la llista que es mostra. A partir de l'esmentat anteriorment, podeu seleccionar la versió editada preferida o quedar-vos amb l'original. Tria el que tingui sentit per a tu. Un cop decidit, feu clic a " Acceptar " després d'escollir de la llista la millor versió.
  Tanmateix, si creieu que cap de les versions enumerades és del vostre gust, repetiu el procés però substituïu-lo fent clic a l' opció " Rebutja ". Després de la decisió, seguint aquesta ordre, el cursor passarà automàticament a la següent cel·la editada per a un processament posterior.
• Si l'alteració que opteu s'ha de portar a tot el full de càlcul (per exemple, tots els signes es canvien a un format específic), feu clic al botó " Acceptar-ho tot ". Amb aquesta ordre, totes les edicions seleccionades es corregeixen i s'accepten en aquest instant.
• Ara, és possible que vulgueu tornar a desactivar la funció " Seguiment dels canvis ". Per fer-ho, torneu al " Grup de revisió " i aneu al grup " Seguiment dels canvis ". Feu clic a " Resalta els canvis " i simplement desmarqueu la casella marcada anteriorment amb l'etiqueta " Seguiment dels canvis durant l'edició... "