Hur man ställer in Out of Office i Gmail

Om du använder vanliga e-postklienter i en företagsmiljö som Outlook är du förmodligen van vid att ställa in ditt frånvarosvar . Visste du att du också kan ställa in frånvarosvar i Gmail?

Eftersom de flesta använder Gmail som sitt personliga e-postkonto kan det vara användbart att låta folk veta när du är på semester eller semester.

Att göra detta är ganska enkelt i Gmail, men processen är något annorlunda än du kanske är van vid i Outlook. I den här artikeln får du lära dig hur du ställer in frånvaro i Gmail, hur du inaktiverar det och vad folk kan förvänta sig att se från dig när du har det aktiverat.

Hur man ställer in Out of Office i Gmail

Om du ska ge dig ut på semester ett tag och vill varna folk om att du kanske inte kan svara på deras e-post så snabbt som vanligt, är ett frånvarosvar rätt väg att gå.

För att komma igång med stegen nedan, logga först in på ditt Gmail-konto.

1. Välj kugghjulsikonen Inställningar i det övre högra hörnet av ditt Gmail-konto.

2. Välj Se alla inställningar överst i listan Inställningar.

3. Bläddra ned till avsnittet Semestersvar längst ned. Ändra inställningen till Semestersvar på .

4. Välj den första dagen på din semester. Skriv in ämnesraden och meddelandet som du vill automatiskt svara när folk skickar e-post till dig.

Observera följande alternativ när du fyller i det här formuläret.

• Du behöver inte aktivera och välja en sista dag , men det är en bra idé att bara göra det så att du inte glömmer att lämna din semestersvar aktiverad.
• Som standard använder meddelandefältet en redigerare för rik formatering där du kan använda formateringsfältet för att formatera meddelandetexten. Om du väljer Oformaterad text ovanför meddelandefältet ändras formateringen till vanlig text.
• Välj bara skicka ett svar till personer i mina kontakter om du bara vill rikta in semestersvararens autosvar till personer du redan känner och ignorera alla andra. Det här är en bra idé om du inte vill att främlingar ska veta att du är borta från hemmet under en längre period. 

5. Välj Spara ändringar för att aktivera semestersvararen.

Hur man stänger av frånvaro i Gmail

Det finns två sätt att inaktivera semestersvararen. Medan den är aktiverad kommer du att se ett meddelande högst upp i din inkorg om statusen för den som svarat.

Du kan välja Avsluta nu för att stänga av svarsenheten direkt. Det här är ett snabbt sätt att inaktivera det utan att behöva söka igenom dina Gmail-inställningar igen för att ändra svarsinställningarna.

Men om du föredrar att inaktivera semestersvaret i Gmail-inställningarna kan du antingen välja Semesterinställningar i aviseringsmeddelandet eller så kan du gå tillbaka till fönstret för Gmail-inställningar.

Rulla tillbaka till botten av Gmail-inställningarna för att hitta avsnittet Semestersvar igen.

Välj Semestersvar av för att inaktivera det automatiska svaret. 

Obs – du behöver inte göra detta om du har ställt in fältet Sista dag till slutdatumet för din semester. Semestersvararen inaktiveras automatiskt efter detta datum.

Men om du vill stänga av Vacation responder före inställningen Sista dagen kommer proceduren ovan att fungera.

Så fungerar Gmail Vacation Responder

Tänk på att eftersom du bara kan ange start- och slutdatum för semestersvararen ställs tiderna in automatiskt via e-post.

• Startdatum Tid: 12:00 midnatt
• Slutdatum Tid: 23:59

Om du hellre vill att tiden ska börja vid midnatt innan dagen din semester börjar, ställ in startdatumet en dag tidigare än semesterns början.

Personer som skickar e-post till dig medan du har aktiverat semestersvaret kommer att se följande beteende från ditt Gmail-konto.

• Andra kommer att se ditt autosvar första gången de skickar ett meddelande till dig. Om de skickar ett meddelande till dig igen, skickas inte autosvaret.
• Om det går fyra dagar och samma person skickar meddelanden till dig kommer autosvaret att utlösas igen.
• Om du redigerar ditt semestersvar, startar timern om och alla som skickar meddelanden till dig första gången efter redigering kommer att få ett autosvar.
• Gmail är smart nog att inte automatiskt svara på meddelanden som sorteras automatiskt i skräppostmappen eller e-postlistorna.
• Andra Gmail-användare kommer att se din "inte från kontoret"-status om de börjar skriva ett e-postmeddelande till dig. 

Skapa smartare frånvarosvar i Gmail med filter

Om du vill skapa ett mer riktat automatiskt svar med anpassade meddelanden för specifika personer kan du göra detta genom att använda Gmail-filter .

1. Innan du kan använda ett filter för att spela upp automatiskt måste du skapa en e-postmall att svara med. För att göra detta skriver du ett nytt e-postmeddelande i Gmail med det e-postmeddelande du vill svara med. Välj sedan "Mer"-menyn med tre punkter i det nedre högra hörnet av fönstret och välj Mallar , välj Spara utkast som mall och välj sedan Spara som ny mall .

1. Ge mallen ett namn i popup-fönstret.

1. För att komma åt Gmail-filter, gå tillbaka till Gmail-inställningarna. Välj Filter och blockerade adresser högst upp i fönstret Inställningar.

1. Bläddra till botten av den här sidan och välj Skapa ett nytt filter .

4. I formuläret Skapa filter skriver du den e-postadress du vill svara automatiskt på i fältet Från . Välj Skapa filter när du är klar.

1. I fönstret Skapa filter markerar du kryssrutan bredvid Skicka mall . I rullgardinsmenyn väljer du Boss Reply- mallen som du skapade tidigare.

1. Slutligen, välj bara knappen Skapa filter längst ner och ditt nya filter och autosvar är nu aktivt.

Nu, varje gång personen med adressen du har definierat i filtret skickar ett e-postmeddelande till dig, kommer de att få ett frånvarosvar med mallen som du har skapat.