Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Har du någonsin missat ett viktigt e-postmeddelande eftersom din inkorg var full av tidigare, obesvarade meddelanden? De flesta har upplevt detta och nästan alla känner till distraktionen av femtio olästa e-postmeddelanden som kräver din uppmärksamhet så fort du öppnar din inkorg på morgonen. 

Enligt studier tillbringar arbetare så mycket som 28 procent av veckan på att läsa och svara på e-post. Det är mer än en fjärdedel av hela din tid på jobbet. Hur mycket mer skulle du kunna åstadkomma om du inte behövde hantera en konstant störtflod av e-postmeddelanden? 

Vad är Inbox Zero?

Inbox Zero är ett koncept utvecklat av Merlin Mann, en expert på produktivitet. Även om de flesta människor tolkar "noll" i namnet för att hänvisa till antalet e-postmeddelanden en person har, refererade det ursprungligen till hur mycket tid människor spenderar på att tänka på e-post. Om du har noll e-postmeddelanden lägger du nästan noll tid på att tänka på dem.

Den här artikeln går igenom hur du kan hålla antalet olästa e-postmeddelanden i din inkorg till ett absolut minimum med hjälp av verktyg som är tillgängliga för dig i Gmail, samt rutiner du kan tillämpa på din arbetsdag som hjälper dig att tämja svärmen av e-postmeddelanden du får under dagen. 

Grundläggande e-posthantering

Det första steget för att förbättra din e-postproduktivitet är att stänga inkorgen. Det kan låta kontraintuitivt, men det är bättre att ge dig själv bestämda tidsperioder för att läsa och svara på e-postmeddelanden än att adressera dem när de kommer. Forskning har visat att deadlines, självpåtagna eller inte, förbättrar effektiviteten och minskar tiden som läggs på ett projekt.

Avsätt fem minuter i början av varje timme, eller kanske tjugo minuter i början och slutet av dagen, för att svara på e-postmeddelanden . Ta bort alla e-postmeddelanden som uppenbarligen är skräppost . Om ett e-postmeddelande kräver två minuter eller mindre att svara, svara på det först. 

Om ett e-postmeddelande tar längre tid att svara, flytta det till en särskilt utsedd mapp.

Använda Gmail för att nå Inbox Zero

Gmail är den mest använda e-postklienten i världen, men de flesta inser inte hur mångsidig plattformen faktiskt är. Gmail är proppfullt av verktyg och anpassningsbara alternativ som ger dig en enorm kontroll över dess utseende. Inbox Zero blir mycket mer uppnåeligt när du drar fördel av dessa verktyg. 

Använd specialstjärnor

Alla vet om möjligheten att "stjärnmärka" ett e-postmeddelande genom att klicka på stjärnikonen - men visste du att det finns 12 olika stjärnor som kan användas? Klicka på Inställningar > Se alla inställningar > Allmänt och rulla sedan tills du ser undersektionen  Stjärnor .

Det finns olika färger på stjärnor, men det finns också ikoner som ett utropstecken, en pil för snabbspolning framåt, en bock, ett frågetecken och en gemen i. Som standard är bara huvudstjärnan aktiv, men du kan klicka och dra någon av ikonerna till avsnittet Används för att aktivera dem. 

Endast en enda symbol visas i Gmail. Klicka på den flera gånger för att bläddra igenom alla de olika stjärnorna du har valt. Välj minst fyra symboler: standardstjärnan, den röda stjärnan, den gemena i och den gröna bocken. 

Ställ in flera inkorgar och filter

Du kanske redan är bekant med flera av flikarna som är tillgängliga för dig i Gmail: Kampanjer, Personligt, Socialt, etc. Navigera till Inställningar > Inkorg och bredvid Inkorgstyp, klicka på rullgardinsmenyn och välj Flera inkorgar.

Ett nytt avsnitt visas som heter Flera inkorgssektioner. Du kan namnge upp till fem anpassade sektioner att visa vid sidan av din huvudinkorg, även om två är ifyllda som standard. Det ena avsnittet är för stjärnmärkta e-postmeddelanden, medan det andra är för utkast. Dessa sektioner utses av deras sökfrågor, så du måste lära dig vad var och en av specialstjärnorna heter för att avsätta sektioner för dem.

Dessa är namnen på varje stjärna:

• Gul-stjärna
• Röd stjärna
• Orange-stjärna
• Grön-stjärna
• Blå stjärna
• Lila-stjärna
• Gul smäll (utropstecken)
• Röd smäll
• Lila-fråga
• Orange-guillemet (spolning framåt-symbol)
• Grön-check
• Blå-info (gement i)

Sökfrågefältet känner igen olika operatorer, så du kan använda ELLER/OCH-kommandon för att inkludera flera stjärnor inom samma avsnitt. Bredvid fältet Sökfråga finns fältet Sektionsnamn . Ange det specifika namn du vill att fältet ska kallas här.

För att uppnå Inbox Zero är det bäst att ställa in några specifika avsnitt:

• Behöver åtgärd/svar
• Behöver brådskande svar
• Väntar på svar
• Delegerad

Du kan välja att sätta upp en femte sektion efter dina behov, men dessa fyra kommer att hantera de mest grundläggande uppgifterna. 

Nå Inbox Zero

Nu när du har ändrat dina Gmail-inställningar är det dags att sätta allt i verket. Ställ först in dina filter. Skriv följande:

När du får ett e-postmeddelande är det första du bör göra att bestämma om det kräver ett svar eller om du ska radera det. Om e-postmeddelandet är skräppost eller bara inte motiverar ett svar, ta omedelbart bort det eller arkivera det. 

Om e-postmeddelandet kräver ett svar och det tar mindre än två minuter, svara på det. Om du behöver mer än två minuter, klicka på stjärnikonen en gång. Om mejlet är brådskande och borde vara nästa sak du svarar på, klicka på ikonen två gånger för att markera det med en röd stjärna. 

När du har svarat på ett e-postmeddelande, om du väntar på ett svar, klickar du på stjärnikonen tre gånger för att ange det som "Väntar på svar". Om du får ett e-postmeddelande som hanteras bättre av någon annan, vidarebefordra det till lämplig person och klicka på stjärnikonen fyra gånger för att markera det som "Delegerat". 

Välj när du vill svara på ditt e-postmeddelande och fokusera på att arbeta endast under dessa tider. Genom att ge dig själv deadlines och ange perioder för att hantera e-post, minskar du tiden du spenderar i din inkorg så att du kan fokusera på viktigare uppgifter. Om du väljer att ta itu med det i början av timmen, fokusera på att svara på brådskande e-postmeddelanden först och hantera sedan resten därifrån. 

Genom att omsätta dessa metoder i praktiken kan du snart få total kontroll över din inkorg. Om det redan är en röra, avsätt en halvtimme om dagen för att sortera igenom de e-postmeddelanden som du redan har och avgöra om de är viktiga eller inte. Svara på de som behöver det, ta bort de som inte gör det. 

Det kan ta lite tid, men filter , angivna inkorgar och andra verktyg hjälper dig att nå Inbox Zero – och du hittar vilka tekniker som bäst hjälper dig att stanna där.