Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Har du någonsin missat ett viktigt e-postmeddelande eftersom din inkorg var full av tidigare, obesvarade meddelanden? De flesta har upplevt detta och nästan alla känner till distraktionen av femtio olästa e-postmeddelanden som kräver din uppmärksamhet så fort du öppnar din inkorg på morgonen. 

Enligt studier tillbringar arbetare så mycket som 28 procent av veckan på att läsa och svara på e-post. Det är mer än en fjärdedel av hela din tid på jobbet. Hur mycket mer skulle du kunna åstadkomma om du inte behövde hantera en konstant störtflod av e-postmeddelanden? 

Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Vad är Inbox Zero?

Inbox Zero är ett koncept utvecklat av Merlin Mann, en expert på produktivitet. Även om de flesta människor tolkar "noll" i namnet för att hänvisa till antalet e-postmeddelanden en person har, refererade det ursprungligen till hur mycket tid människor spenderar på att tänka på e-post. Om du har noll e-postmeddelanden lägger du nästan noll tid på att tänka på dem.

Den här artikeln går igenom hur du kan hålla antalet olästa e-postmeddelanden i din inkorg till ett absolut minimum med hjälp av verktyg som är tillgängliga för dig i Gmail, samt rutiner du kan tillämpa på din arbetsdag som hjälper dig att tämja svärmen av e-postmeddelanden du får under dagen. 

Grundläggande e-posthantering

Det första steget för att förbättra din e-postproduktivitet är att stänga inkorgen. Det kan låta kontraintuitivt, men det är bättre att ge dig själv bestämda tidsperioder för att läsa och svara på e-postmeddelanden än att adressera dem när de kommer. Forskning har visat att deadlines, självpåtagna eller inte, förbättrar effektiviteten och minskar tiden som läggs på ett projekt.

Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Avsätt fem minuter i början av varje timme, eller kanske tjugo minuter i början och slutet av dagen, för att svara på e-postmeddelanden . Ta bort alla e-postmeddelanden som uppenbarligen är skräppost . Om ett e-postmeddelande kräver två minuter eller mindre att svara, svara på det först. 

Om ett e-postmeddelande tar längre tid att svara, flytta det till en särskilt utsedd mapp.

Använda Gmail för att nå Inbox Zero

Gmail är den mest använda e-postklienten i världen, men de flesta inser inte hur mångsidig plattformen faktiskt är. Gmail är proppfullt av verktyg och anpassningsbara alternativ som ger dig en enorm kontroll över dess utseende. Inbox Zero blir mycket mer uppnåeligt när du drar fördel av dessa verktyg. 

Använd specialstjärnor

Alla vet om möjligheten att "stjärnmärka" ett e-postmeddelande genom att klicka på stjärnikonen - men visste du att det finns 12 olika stjärnor som kan användas? Klicka på Inställningar > Se alla inställningar > Allmänt och rulla sedan tills du ser undersektionen  Stjärnor .

Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Det finns olika färger på stjärnor, men det finns också ikoner som ett utropstecken, en pil för snabbspolning framåt, en bock, ett frågetecken och en gemen i. Som standard är bara huvudstjärnan aktiv, men du kan klicka och dra någon av ikonerna till avsnittet Används för att aktivera dem. 

Endast en enda symbol visas i Gmail. Klicka på den flera gånger för att bläddra igenom alla de olika stjärnorna du har valt. Välj minst fyra symboler: standardstjärnan, den röda stjärnan, den gemena i och den gröna bocken. 

Ställ in flera inkorgar och filter

Du kanske redan är bekant med flera av flikarna som är tillgängliga för dig i Gmail: Kampanjer, Personligt, Socialt, etc. Navigera till Inställningar > Inkorg och bredvid Inkorgstyp, klicka på rullgardinsmenyn och välj Flera inkorgar.

Ett nytt avsnitt visas som heter Flera inkorgssektioner. Du kan namnge upp till fem anpassade sektioner att visa vid sidan av din huvudinkorg, även om två är ifyllda som standard. Det ena avsnittet är för stjärnmärkta e-postmeddelanden, medan det andra är för utkast. Dessa sektioner utses av deras sökfrågor, så du måste lära dig vad var och en av specialstjärnorna heter för att avsätta sektioner för dem.

Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Dessa är namnen på varje stjärna:

  • Gul-stjärna
  • Röd stjärna
  • Orange-stjärna
  • Grön-stjärna
  • Blå stjärna
  • Lila-stjärna
  • Gul smäll (utropstecken)
  • Röd smäll
  • Lila-fråga
  • Orange-guillemet (spolning framåt-symbol)
  • Grön-check
  • Blå-info (gement i)

Sökfrågefältet känner igen olika operatorer, så du kan använda ELLER/OCH-kommandon för att inkludera flera stjärnor inom samma avsnitt. Bredvid fältet Sökfråga finns fältet Sektionsnamn . Ange det specifika namn du vill att fältet ska kallas här.

För att uppnå Inbox Zero är det bäst att ställa in några specifika avsnitt:

  • Behöver åtgärd/svar
  • Behöver brådskande svar
  • Väntar på svar
  • Delegerad

Du kan välja att sätta upp en femte sektion efter dina behov, men dessa fyra kommer att hantera de mest grundläggande uppgifterna. 

Nå Inbox Zero

Nu när du har ändrat dina Gmail-inställningar är det dags att sätta allt i verket. Ställ först in dina filter. Skriv följande:

Sök fråga Sektionens namn
har: gul-stjärna Behöver åtgärd/svar
har: röd stjärna Behöver brådskande svar
har: blå-info Väntar på svar
har: green-check Delegerad

När du får ett e-postmeddelande är det första du bör göra att bestämma om det kräver ett svar eller om du ska radera det. Om e-postmeddelandet är skräppost eller bara inte motiverar ett svar, ta omedelbart bort det eller arkivera det. 

Om e-postmeddelandet kräver ett svar och det tar mindre än två minuter, svara på det. Om du behöver mer än två minuter, klicka på stjärnikonen en gång. Om mejlet är brådskande och borde vara nästa sak du svarar på, klicka på ikonen två gånger för att markera det med en röd stjärna. 

När du har svarat på ett e-postmeddelande, om du väntar på ett svar, klickar du på stjärnikonen tre gånger för att ange det som "Väntar på svar". Om du får ett e-postmeddelande som hanteras bättre av någon annan, vidarebefordra det till lämplig person och klicka på stjärnikonen fyra gånger för att markera det som "Delegerat". 

Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Välj när du vill svara på ditt e-postmeddelande och fokusera på att arbeta endast under dessa tider. Genom att ge dig själv deadlines och ange perioder för att hantera e-post, minskar du tiden du spenderar i din inkorg så att du kan fokusera på viktigare uppgifter. Om du väljer att ta itu med det i början av timmen, fokusera på att svara på brådskande e-postmeddelanden först och hantera sedan resten därifrån. 

Genom att omsätta dessa metoder i praktiken kan du snart få total kontroll över din inkorg. Om det redan är en röra, avsätt en halvtimme om dagen för att sortera igenom de e-postmeddelanden som du redan har och avgöra om de är viktiga eller inte. Svara på de som behöver det, ta bort de som inte gör det. 

Det kan ta lite tid, men filter , angivna inkorgar och andra verktyg hjälper dig att nå Inbox Zero – och du hittar vilka tekniker som bäst hjälper dig att stanna där. 


Hur man hanterar bokmärken i Google Chrome

Hur man hanterar bokmärken i Google Chrome

Lär dig att effektivt organisera och hantera dina bokmärken i Google Chrome för att lättare hitta det du behöver.

Hur man får Google Dokument att läsa dokument högt

Hur man får Google Dokument att läsa dokument högt

Lyssna på Google Dokument med hjälp av Text-till-Tal (TTS) för att göra revisioner enklare och smidigare. Här är några effektiva metoder!

Vad ska jag göra om Gmail inte fungerar? 11 snabbfixar

Vad ska jag göra om Gmail inte fungerar? 11 snabbfixar

Problem med att Gmail inte fungerar kan uppstå i många former. Här är 11 snabbfixar för att lösa Gmail-problem.

Hur man fixar Gmail när det inte tar emot e-postmeddelanden

Hur man fixar Gmail när det inte tar emot e-postmeddelanden

Gmail är en pålitlig e-postleverantör 99 % av tiden, men det är inte problemfritt. Ett av de största problemen du kommer att stöta på med Gmail är att inte ta emot några nya e-postmeddelanden.

Hur man använder Google Kalender-aviseringar för att stödja Atomic Habits

Hur man använder Google Kalender-aviseringar för att stödja Atomic Habits

Boken Atomic Habits, av James Clear, är en av de mest populära självhjälpsböckerna på marknaden idag. Vi kommer inte att fördjupa oss i innehållet i den här boken, men i den här artikeln kommer du att lära dig hur du använder Google Kalender för att vidta åtgärder för de viktigaste beteenden som James lyfter fram i sin bok.

Saknas Googles sökfältswidget? Hur man återställer det på Android

Saknas Googles sökfältswidget? Hur man återställer det på Android

En av de bästa produktivitetsfunktionerna som Android har är användningen av widgets. De låter dig komma åt en app som du har installerat på din telefon direkt från startskärmen.

Hur man mäter avstånd på Google Earth

Hur man mäter avstånd på Google Earth

Google Earth kan vara den coolaste av alla Google-appar. Det är som Google Maps yngre, mer teknikkunniga syskon.

Hur man infogar en signatur i Google Dokument

Hur man infogar en signatur i Google Dokument

Att lägga till din signatur i ett dokument kan vara ett nödvändigt steg för att skapa den slutliga versionen. Du kanske vill lägga till en signatur i ett Google-dokument för att få det att se mer officiellt ut, för att anpassa det eller av andra juridiska skäl.

Vad är G Suite och hur du kommer igång

Vad är G Suite och hur du kommer igång

G Suite, tidigare Google Apps, är en samling molnbaserade företagsapplikationer från Google. Du behöver bara en aktiv internetanslutning och en webbläsare för att använda dessa molnappar.

OTT förklarar: Vad är Google Meet och hur man använder det

OTT förklarar: Vad är Google Meet och hur man använder det

Kontorsarbetare, lider inte längre --- du behöver inte spendera timmar av din tid i ett täppt mötesrum. Med konferenssamtalstjänster som Zoom och Skype lätt tillgängliga på mobila och stationära plattformar är det nu enklare än någonsin att sätta upp ett videosamtal för arbete eller nöje, oavsett om det är ett samtal med vänner eller ett möte med din chef.

Kan du inte stänga av begränsat läge som administratör på YouTube? 10 korrigeringar att prova

Kan du inte stänga av begränsat läge som administratör på YouTube? 10 korrigeringar att prova

YouTubes begränsat läge döljer potentiellt vuxet eller skadligt innehåll som är osäkert för barn. Funktionen blockerar också användare från att se eller lägga till kommentarer till YouTube-videor.

Så här använder du Google Family Calendar för att hålla din familj i tid

Så här använder du Google Family Calendar för att hålla din familj i tid

Att ha en familj idag är nästan lika svårt som att driva ett företag. Det finns ärenden att sköta, en budget att upprätthålla och oändliga möten och evenemang att hålla reda på.

Hur man använder SUMIF i Google Sheets

Hur man använder SUMIF i Google Sheets

Om du regelbundet använder Google Kalkylark och någon gång behöver summera värden baserat på något tillstånd i specifika celler, måste du veta hur du använder SUMIF-funktionen i Google Kalkylark. Möjligheten att summera data med den här funktionen är inte begränsad till bara två värden.

Hur man lägger till, redigerar, sorterar och delar upp en tabell i Google Dokument

Hur man lägger till, redigerar, sorterar och delar upp en tabell i Google Dokument

Genom att använda en tabell i Google Dokument kan du strukturera dokumentinformation för att ge läsarna ett enklare sätt att komma åt och förstå informationen du presenterar. Istället för att formatera listor eller stycken kan du ange dina data i ett rutnätsformat för ett snyggt och rent utseende.

Hur man gör en broschyr eller broschyr i Google Dokument

Hur man gör en broschyr eller broschyr i Google Dokument

Du behöver inte anlita en reklambyrå för att designa några broschyrer för din senaste kampanj. Google Dokument är gratis och tillgängligt, med enkla metoder för att skapa en bra broschyr på egen hand.

7 sätt att se antalet ord i Google Dokument

7 sätt att se antalet ord i Google Dokument

Google Dokument gör det enkelt att se en levande ordräkning i alla dokument. Du kan se antalet ord i hela Google Dokument-dokumentet eller bara ett urval.

Google Maps platshistorik: 5 användbara saker du kan göra med den

Google Maps platshistorik: 5 användbara saker du kan göra med den

Det finns ett område på din Google Min aktivitet-sida som är särskilt användbart; din platshistorik. Det är användbart eftersom det, om det är aktiverat, håller reda på alla platser du har besökt ända sedan du först började använda ditt Google-konto med en mobiltelefon.

Hur man använder flera stopp i Google Maps

Hur man använder flera stopp i Google Maps

Google Maps är en av de mest kända navigeringsapparna som används idag. Människor använder det mest för vägbeskrivningar, men också för att hitta vandringsleder, lokala företag och mycket mer.

Vad är ett Google Ovanlig trafik-fel och hur man åtgärdar det

Vad är ett Google Ovanlig trafik-fel och hur man åtgärdar det

Google använder flera tekniker för att förhindra att onödig trafik missbrukar sin sökmotor. En teknik som kan orsaka problem är Googles meddelande om "ovanlig trafik" som du kan se, till exempel om du har gjort för många sökningar på kort tid.

YouTube fungerar inte i Google Chrome? 12 sätt att fixa

YouTube fungerar inte i Google Chrome? 12 sätt att fixa

Om YouTube inte fungerar på Chrome finns det flera sätt att lösa problemet. Så här åtgärdar du de vanligaste problemen med YouTube på Chrome.

Hur man blir av med Yahoo Search i Chrome

Hur man blir av med Yahoo Search i Chrome

Lär dig hur du tar bort Yahoo Search som en oönskad sökmotor i Chrome, med effektiva metoder för att återställa dina webbläsarinställningar.

Hur man hanterar bokmärken i Google Chrome

Hur man hanterar bokmärken i Google Chrome

Lär dig att effektivt organisera och hantera dina bokmärken i Google Chrome för att lättare hitta det du behöver.

Hur du gör ditt Facebook-konto privat

Hur du gör ditt Facebook-konto privat

Lär dig hur du gör ditt Facebook-konto privat för att skydda din information.

Hur man lägger till eller tar bort en administratör från en Facebook-grupp

Hur man lägger till eller tar bort en administratör från en Facebook-grupp

Att hantera en grupp på Facebook kan vara utmanande. Denna guide hjälper dig att effektivt lägga till eller ta bort administratörer och moderatorer, vilket snabbar upp hanteringen av din Facebook-grupp.

Hur man visar sparade lösenord i Chrome, Opera, Edge och Firefox

Hur man visar sparade lösenord i Chrome, Opera, Edge och Firefox

Lär dig hur du enkelt ser dina sparade lösenord i Chrome, Opera, Edge och Firefox. Vi ger dig en steg-för-steg-guide för att hantera dina lösenord effektivt.

Hur man använder Signal-appen: Tips och tricks

Hur man använder Signal-appen: Tips och tricks

Upptäck hur du effektivt använder Signal-appen för att hålla dina konversationer säkra. Denna guide inkluderar användbara tips och tricks för bästa upplevelsen av den säkra meddelandeappen Signal.

Hur man stoppar Facebook från att komma åt mina foton

Hur man stoppar Facebook från att komma åt mina foton

I den här guiden visar du exakt hur du kan blockera Facebook från att komma åt dina foton och skydda din integritet.

Så här ändrar eller återställer du lösenordet för ditt Google-konto

Så här ändrar eller återställer du lösenordet för ditt Google-konto

Lösenordet till ditt Google-konto är inkörsporten till alla Google-tjänster. Lär dig hur du enkelt ändrar eller återställer lösenordet för att skydda dina personuppgifter.

Topp 8 sätt att kontakta Facebook för hjälp eller support

Topp 8 sätt att kontakta Facebook för hjälp eller support

Försöker du kontakta Facebook för hjälp eller support? Här är de bästa sätten att nå ut till Facebooks supportteam.

Kan du rita en radie på Google Maps?

Kan du rita en radie på Google Maps?

Även om Google Maps inte stöder radiefunktionen, kan du använda alternativa onlinekarttjänster för att enkelt rita en radie runt en plats.