Har du någonsin missat ett viktigt e-postmeddelande eftersom din inkorg var full av tidigare, obesvarade meddelanden? De flesta har upplevt detta och nästan alla känner till distraktionen av femtio olästa e-postmeddelanden som kräver din uppmärksamhet så fort du öppnar din inkorg på morgonen.
Enligt studier tillbringar arbetare så mycket som 28 procent av veckan på att läsa och svara på e-post. Det är mer än en fjärdedel av hela din tid på jobbet. Hur mycket mer skulle du kunna åstadkomma om du inte behövde hantera en konstant störtflod av e-postmeddelanden?
Vad är Inbox Zero?
Inbox Zero är ett koncept utvecklat av Merlin Mann, en expert på produktivitet. Även om de flesta människor tolkar "noll" i namnet för att hänvisa till antalet e-postmeddelanden en person har, refererade det ursprungligen till hur mycket tid människor spenderar på att tänka på e-post. Om du har noll e-postmeddelanden lägger du nästan noll tid på att tänka på dem.
Den här artikeln går igenom hur du kan hålla antalet olästa e-postmeddelanden i din inkorg till ett absolut minimum med hjälp av verktyg som är tillgängliga för dig i Gmail, samt rutiner du kan tillämpa på din arbetsdag som hjälper dig att tämja svärmen av e-postmeddelanden du får under dagen.
Grundläggande e-posthantering
Det första steget för att förbättra din e-postproduktivitet är att stänga inkorgen. Det kan låta kontraintuitivt, men det är bättre att ge dig själv bestämda tidsperioder för att läsa och svara på e-postmeddelanden än att adressera dem när de kommer. Forskning har visat att deadlines, självpåtagna eller inte, förbättrar effektiviteten och minskar tiden som läggs på ett projekt.
Avsätt fem minuter i början av varje timme, eller kanske tjugo minuter i början och slutet av dagen, för att svara på e-postmeddelanden . Ta bort alla e-postmeddelanden som uppenbarligen är skräppost . Om ett e-postmeddelande kräver två minuter eller mindre att svara, svara på det först.
Om ett e-postmeddelande tar längre tid att svara, flytta det till en särskilt utsedd mapp.
Använda Gmail för att nå Inbox Zero
Gmail är den mest använda e-postklienten i världen, men de flesta inser inte hur mångsidig plattformen faktiskt är. Gmail är proppfullt av verktyg och anpassningsbara alternativ som ger dig en enorm kontroll över dess utseende. Inbox Zero blir mycket mer uppnåeligt när du drar fördel av dessa verktyg.
Använd specialstjärnor
Alla vet om möjligheten att "stjärnmärka" ett e-postmeddelande genom att klicka på stjärnikonen - men visste du att det finns 12 olika stjärnor som kan användas? Klicka på Inställningar > Se alla inställningar > Allmänt och rulla sedan tills du ser undersektionen Stjärnor .
Det finns olika färger på stjärnor, men det finns också ikoner som ett utropstecken, en pil för snabbspolning framåt, en bock, ett frågetecken och en gemen i. Som standard är bara huvudstjärnan aktiv, men du kan klicka och dra någon av ikonerna till avsnittet Används för att aktivera dem.
Endast en enda symbol visas i Gmail. Klicka på den flera gånger för att bläddra igenom alla de olika stjärnorna du har valt. Välj minst fyra symboler: standardstjärnan, den röda stjärnan, den gemena i och den gröna bocken.
Ställ in flera inkorgar och filter
Du kanske redan är bekant med flera av flikarna som är tillgängliga för dig i Gmail: Kampanjer, Personligt, Socialt, etc. Navigera till Inställningar > Inkorg och bredvid Inkorgstyp, klicka på rullgardinsmenyn och välj Flera inkorgar.
Ett nytt avsnitt visas som heter Flera inkorgssektioner. Du kan namnge upp till fem anpassade sektioner att visa vid sidan av din huvudinkorg, även om två är ifyllda som standard. Det ena avsnittet är för stjärnmärkta e-postmeddelanden, medan det andra är för utkast. Dessa sektioner utses av deras sökfrågor, så du måste lära dig vad var och en av specialstjärnorna heter för att avsätta sektioner för dem.
Dessa är namnen på varje stjärna:
Sökfrågefältet känner igen olika operatorer, så du kan använda ELLER/OCH-kommandon för att inkludera flera stjärnor inom samma avsnitt. Bredvid fältet Sökfråga finns fältet Sektionsnamn . Ange det specifika namn du vill att fältet ska kallas här.
För att uppnå Inbox Zero är det bäst att ställa in några specifika avsnitt:
Du kan välja att sätta upp en femte sektion efter dina behov, men dessa fyra kommer att hantera de mest grundläggande uppgifterna.
Nå Inbox Zero
Nu när du har ändrat dina Gmail-inställningar är det dags att sätta allt i verket. Ställ först in dina filter. Skriv följande:
| Sök fråga | Sektionens namn |
| har: gul-stjärna | Behöver åtgärd/svar |
| har: röd stjärna | Behöver brådskande svar |
| har: blå-info | Väntar på svar |
| har: green-check | Delegerad |
När du får ett e-postmeddelande är det första du bör göra att bestämma om det kräver ett svar eller om du ska radera det. Om e-postmeddelandet är skräppost eller bara inte motiverar ett svar, ta omedelbart bort det eller arkivera det.
Om e-postmeddelandet kräver ett svar och det tar mindre än två minuter, svara på det. Om du behöver mer än två minuter, klicka på stjärnikonen en gång. Om mejlet är brådskande och borde vara nästa sak du svarar på, klicka på ikonen två gånger för att markera det med en röd stjärna.
När du har svarat på ett e-postmeddelande, om du väntar på ett svar, klickar du på stjärnikonen tre gånger för att ange det som "Väntar på svar". Om du får ett e-postmeddelande som hanteras bättre av någon annan, vidarebefordra det till lämplig person och klicka på stjärnikonen fyra gånger för att markera det som "Delegerat".
Välj när du vill svara på ditt e-postmeddelande och fokusera på att arbeta endast under dessa tider. Genom att ge dig själv deadlines och ange perioder för att hantera e-post, minskar du tiden du spenderar i din inkorg så att du kan fokusera på viktigare uppgifter. Om du väljer att ta itu med det i början av timmen, fokusera på att svara på brådskande e-postmeddelanden först och hantera sedan resten därifrån.
Genom att omsätta dessa metoder i praktiken kan du snart få total kontroll över din inkorg. Om det redan är en röra, avsätt en halvtimme om dagen för att sortera igenom de e-postmeddelanden som du redan har och avgöra om de är viktiga eller inte. Svara på de som behöver det, ta bort de som inte gör det.
Det kan ta lite tid, men filter , angivna inkorgar och andra verktyg hjälper dig att nå Inbox Zero – och du hittar vilka tekniker som bäst hjälper dig att stanna där.
Gmail är en pålitlig e-postleverantör 99 % av tiden, men det är inte problemfritt. Ett av de största problemen du kommer att stöta på med Gmail är att inte ta emot några nya e-postmeddelanden.
Om du har många bokmärken är det värt att organisera dem så att du enkelt kan hitta det du behöver. Vi går igenom hur du hanterar bokmärken i Google Chrome.
Boken Atomic Habits, av James Clear, är en av de mest populära självhjälpsböckerna på marknaden idag. Vi kommer inte att fördjupa oss i innehållet i den här boken, men i den här artikeln kommer du att lära dig hur du använder Google Kalender för att vidta åtgärder för de viktigaste beteenden som James lyfter fram i sin bok.
En av de bästa produktivitetsfunktionerna som Android har är användningen av widgets. De låter dig komma åt en app som du har installerat på din telefon direkt från startskärmen.
Google Earth kan vara den coolaste av alla Google-appar. Det är som Google Maps yngre, mer teknikkunniga syskon.
Att lägga till din signatur i ett dokument kan vara ett nödvändigt steg för att skapa den slutliga versionen. Du kanske vill lägga till en signatur i ett Google-dokument för att få det att se mer officiellt ut, för att anpassa det eller av andra juridiska skäl.
G Suite, tidigare Google Apps, är en samling molnbaserade företagsapplikationer från Google. Du behöver bara en aktiv internetanslutning och en webbläsare för att använda dessa molnappar.
Kontorsarbetare, lider inte längre --- du behöver inte spendera timmar av din tid i ett täppt mötesrum. Med konferenssamtalstjänster som Zoom och Skype lätt tillgängliga på mobila och stationära plattformar är det nu enklare än någonsin att sätta upp ett videosamtal för arbete eller nöje, oavsett om det är ett samtal med vänner eller ett möte med din chef.
YouTubes begränsat läge döljer potentiellt vuxet eller skadligt innehåll som är osäkert för barn. Funktionen blockerar också användare från att se eller lägga till kommentarer till YouTube-videor.
Att ha en familj idag är nästan lika svårt som att driva ett företag. Det finns ärenden att sköta, en budget att upprätthålla och oändliga möten och evenemang att hålla reda på.
Om du regelbundet använder Google Kalkylark och någon gång behöver summera värden baserat på något tillstånd i specifika celler, måste du veta hur du använder SUMIF-funktionen i Google Kalkylark. Möjligheten att summera data med den här funktionen är inte begränsad till bara två värden.
Genom att använda en tabell i Google Dokument kan du strukturera dokumentinformation för att ge läsarna ett enklare sätt att komma åt och förstå informationen du presenterar. Istället för att formatera listor eller stycken kan du ange dina data i ett rutnätsformat för ett snyggt och rent utseende.
Du behöver inte anlita en reklambyrå för att designa några broschyrer för din senaste kampanj. Google Dokument är gratis och tillgängligt, med enkla metoder för att skapa en bra broschyr på egen hand.
Google Dokument gör det enkelt att se en levande ordräkning i alla dokument. Du kan se antalet ord i hela Google Dokument-dokumentet eller bara ett urval.
Det finns ett område på din Google Min aktivitet-sida som är särskilt användbart; din platshistorik. Det är användbart eftersom det, om det är aktiverat, håller reda på alla platser du har besökt ända sedan du först började använda ditt Google-konto med en mobiltelefon.
Google Maps är en av de mest kända navigeringsapparna som används idag. Människor använder det mest för vägbeskrivningar, men också för att hitta vandringsleder, lokala företag och mycket mer.
Google använder flera tekniker för att förhindra att onödig trafik missbrukar sin sökmotor. En teknik som kan orsaka problem är Googles meddelande om "ovanlig trafik" som du kan se, till exempel om du har gjort för många sökningar på kort tid.
Om YouTube inte fungerar på Chrome finns det flera sätt att lösa problemet. Så här åtgärdar du de vanligaste problemen med YouTube på Chrome.
Om du skriver nästan vad som helst på din dator vet du förmodligen hur du använder Google Dokument – kanske för kontorsarbete eller för att samarbeta i ett skolprojekt. Google Dokument erbjuder ett snabbt sätt att dela och samarbeta kring dokument som du kan komma åt på flera enheter.
Om du har använt Google Chrome ett tag, är chansen stor att du har byggt upp ett ansenligt bibliotek med bokmärken som du bara inte har råd att förlora. Så om du planerar att byta enhet, skapa en ny webbläsarprofil eller installera om Chrome från början måste du exportera dem i förväg.
Chrome, som standard, visar dig inte hela webbadressen. Du kanske inte bryr dig så mycket om denna detalj, men om du av någon anledning behöver den fullständiga webbadressen visas, detaljerade instruktioner om hur du får Google Chrome att visa hela webbadressen i adressfältet.
Reddit ändrade sin design ännu en gång i januari 2024. Omdesignen kan ses av datoranvändare och begränsar huvudflödet samtidigt som det tillhandahåller länkar
Att skriva ditt favoritcitat från din bok till Facebook är tidskrävande och fullt av fel. Lär dig hur du använder Google Lens för att kopiera text från böcker till dina enheter.
Påminnelser har alltid varit Google Homes stora höjdpunkt. De gör säkert vårt liv enklare. Låt oss ta en snabb rundtur om hur du skapar påminnelser på Google Home så att du aldrig missar att ta hand om viktiga ärenden.
Ibland, när du arbetar med Chrome, kan du inte komma åt vissa webbplatser och får felmeddelandet "Åtgärda serverns DNS-adress kunde inte hittas i Chrome". Så här kan du lösa problemet.
De säger att en persons hem är deras slott, men i Mojangs Minecraft kan du bygga ett slott som ditt hem. Oavsett om du bygger den i Nederländerna eller på ett berg, är de tjocka väggarna perfekta för att hålla folkmassor ute.
Läskvitton på Snapchat kan vara ett tveeggat svärd. Även om de ger feedback när ett meddelande har visats, kan de också skapa förväntningar och tryck på omedelbara svar.
När du skapar ett nytt Google Docs-dokument, tänker du på dess struktur i förväg. Vet du till exempel hur man lägger till sidor, en innehållsförteckning eller hur man numrerar sidorna.
Discord är en populär kommunikationsapp för spelare, men alla typer av människor använder den i stor utsträckning. Dess mest framträdande funktion är röstchatt, men du kan också skicka textmeddelanden, bilder och olika filer till individer eller hela samhällen.
Snapchat Streak eller Snapstreak är antalet dagar i följd du har bytt Snaps med din Snapchat-vän. Det visas bredvid vännernas namn i form av brand-emoji och ett nummer som representerar antalet dagar du höll kontakten via Snapchat-appen.
