Hur man använder VLOOKUP i Google Sheets

Livet är rörigt, eller hur? Saker som att spåra ekonomi och hantera tid är rörigt och tidskrävande. Ändå är det här saker som, om de sätts i ordning, skulle förbättra ditt liv. Kalkylblad kan hjälpa varje dag med den här typen av uppgifter.

Det kan dock vara svårt att hitta information i kalkylblad. Det är därför vi kommer att visa dig hur du använder VLOOKUP-funktionen i Google Sheets för att göra det mycket lättare att hitta något i ett kalkylblad.

VLOOKUP är en Sheets-funktion för att hitta något i den första kolumnen i ett kalkylblad. V:et är för vertikal eftersom kalkylarkskolumnerna är vertikala, precis som kolumner i en byggnad. Så när VLOOKUP hittar nyckeln vi letar efter, kommer den att berätta för oss värdet av en specifik cell i den raden.

VLOOKUP-funktionen förklaras

På bilden nedan är syntaxen för VLOOKUP-funktionen. Så här är funktionen upplagd, oavsett var den används.

Funktionen är delen =VLOOKUP( ) . Inuti funktionen finns:

• Söknyckel – berättar för VLOOKUP vad den behöver hitta.
• Räckvidd – berättar för VLOOKUP var den ska leta efter den. VLOOKUP kommer alltid att titta i kolumnen längst till vänster i intervallet.
• Index – Talar om för VLOOKUP hur många kolumner till höger om kolumnen längst till vänster i intervallet som ska söka efter ett värde om det hittar en matchning av söknyckeln. Kolumnen längst till vänster är alltid 1, nästa till höger är 2, och så vidare.
• Är sorterad? – Meddelar VLOOKUP om den första kolumnen är sorterad. Detta är som standard TRUE, vilket innebär att VLOOKUP kommer att hitta den närmaste matchningen till söknyckeln. Detta kan leda till mindre exakta resultat. FALSE säger till VLOOKUP att det måste vara en exakt matchning, så använd FALSE.

VLOOKUP-funktionen ovan kommer att använda det värde som finns i cell E1 som söknyckel. När den hittar en matchning i kolumn A i cellintervallet från A1 till C5 , kommer den att titta i den tredje kolumnen i samma rad som den hittade matchningen och returnera det värde som finns i den. Bilden nedan visar resultatet av att ange 4 i cell E1 . Låt oss sedan titta på ett par sätt att använda VLOOKUP-funktionen i Google Sheets.

Exempel 1: Använda VLOOKUP för att spåra jobb

Låt oss säga att du har ett serviceföretag och vill ta reda på när en arbetsorder startar. Du kan ha ett enda kalkylblad, scrolla ner till arbetsordernumret och sedan titta över raden för att ta reda på när det börjar. Det kan bli tråkigt och misstag. 

Eller så kan du använda VLOOKUP . 

1. Skriv in rubrikerna Arbetsorder och Arbetsdatum någonstans på arbetsbladet.

1. Välj cellen till höger om Arbetsdatum och börja ange formeln =VLOOKUP . En hjälpruta dyker upp medan vi skriver och visar oss tillgängliga Google Sheet-funktioner som matchar det vi skriver. När den visar VLOOKUP trycker du på Enter, så slutförs inskrivningen.

1. För att ställa in var VLOOKUP ska hitta söknyckeln klickar du på cellen precis ovanför denna.

1. För att välja dataintervall att söka i, klicka och håll på A -kolumnrubriken och dra för att välja allt över till, inklusive kolumn H . 

1. För att välja indexet, eller kolumnen, som vi vill hämta data från, räkna från A till H . H är den 7:e kolumnen så skriv in 7 i formeln.

1. Nu anger vi hur vi vill att den första kolumnen i intervallet ska sökas. Vi behöver en exakt matchning så ange FALSK . 

Lägg märke till att den vill sätta en öppningsböjd konsol efter FALSE. Tryck på backsteg för att ta bort det. 

Ange sedan en böjd avslutande parentes ) och tryck på Enter för att avsluta formeln.

Vi kommer att se ett felmeddelande. Det är ok; vi gjorde saker rätt. Problemet är att vi inte har något söknyckelvärde ännu.

För att testa VLOOKUP-formeln anger du det första arbetsordernumret i cellen ovanför formeln och trycker på Retur . Datumet som returneras matchar datumet i kolumnen WorkDate för arbetsorder A00100.

För att se hur detta gör livet enklare, ange ett arbetsordernummer som inte är synligt på skärmen, som A00231.

Jämför det returnerade datumet och datumet i raden för A00231, så borde de matcha. Om de gör det är formeln bra.

Exempel 2: Använda VLOOKUP för att beräkna dagliga kalorier

Exemplet Work Order är bra men enkelt. Låt oss se den faktiska kraften i VLOOKUP i Google Sheets genom att skapa en daglig kaloriberäknare. Vi lägger in data i ett kalkylblad och gör kaloriberäknaren i ett annat.

1. Välj alla data på mat- och kalorilistan. 

1. Välj Data > Namngivna intervall .

1. Namnge sortimentet FoodRange . Namngivna intervall är lättare att komma ihåg än Sheet2!A1:B:29 , som är den faktiska definitionen av intervallet.

1. Gå tillbaka till arbetsbladet där maten spåras. I den första cellen där vi vill att kalorier ska visas kan vi ange formeln =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False) .

Det skulle fungera, men eftersom det inte finns något i A3 kommer det att bli ett fult #REF- fel. Den här räknaren kan ha många matceller tomma och vi vill inte se #REF överallt.

1. Låt oss placera VLOOKUP-formeln i en IFERROR- funktion. IFERROR säger till Sheets att om något går fel med formeln, returnera en blank.

1. För att kopiera formeln ner i kolumnen, välj handtaget i det nedre högra hörnet av cellen och dra det ner över så många celler som behövs.

Om du tror att formeln kommer att använda A3 som nyckel ner i kolumnen, oroa dig inte. Sheets kommer att justera formeln så att den använder nyckeln i raden som formeln finns i. På bilden nedan kan du till exempel se att nyckeln ändrades till A4 när den flyttades till 4:e raden. Formler kommer automatiskt att ändra cellreferenser så här när de flyttas från kolumn till kolumn också.

1. För att lägga ihop alla kalorier på en dag, använd =SUMMA -funktionen i den tomma cellen bredvid Totalt och välj alla rader med kalorier ovanför den.

Nu kan vi se hur många kalorier vi hade idag.

1. Välj kolumnen med kalorier från måndag och klistra in den i kolumnen Kalorier för tisdag , onsdag och så vidare. 

Gör samma sak för Total -cellen under måndag. Så nu har vi en kaloriräknare varje vecka.

Sammanfattning VLOOKUP

Om det här är ditt första dyk i Google Sheets och funktioner kan du se hur användbara och kraftfulla funktioner som VLOOKUP kan vara. Att kombinera det med andra funktioner som IFERROR, eller så många andra, hjälper dig att göra vad du än behöver. Om du gillade detta kan du till och med överväga att konvertera från Excel till Google Kalkylark .