Hur man använder Google Sheets rullgardinslistor

När du skapar Google Sheets som andra behöver fylla i kan en rullgardinslista förenkla datainmatningsprocessen.

Du kan hämta objekten för din rullgardinslista från ett annat cellområde, eller så kan du ange dem direkt. Lär dig hur du gör båda, samt hur du ändrar en befintlig rullgardinslista.

Skapa manuella rullgardinslistor i Google Sheets

Det snabbaste sättet att skapa en rullgardinslista för Google Kalkylark är genom att lista objekten i datavalideringsinställningarna.

Att göra detta:

1. Välj den cell där du vill skapa en rullgardinslista. Välj Data från menyn och välj sedan Datavalidering .

2. Bredvid Kriterier väljer du Lista över objekt . 

3. I fältet bredvid det här valet skriver du de objekt du vill inkludera i rullgardinsmenyn, separerade med kommatecken.

4. Välj knappen Spara så ser du att cellen du valde nu har en rullgardinslista.

Alternativ för datavalidering

Det finns några viktiga inställningar i fönstret för datavalidering att notera.

Om du avmarkerar Visa rullgardinslista i cell visas inte rullgardinspilen. Men när användaren börjar skriva, visas listobjekten.

I avsnittet Vid ogiltig data , om du väljer Visa varning , visas en röd varningsindikator. Detta visar ett meddelande som varnar användaren att det inskrivna objektet inte matchar något i listan.

Om du väljer Avvisa input istället, kommer Google Sheets att avvisa posten och ersätta den med den första posten i rullgardinsmenyn istället.

I avsnittet Utseende , om du väljer Visa hjälptext för validering och skriver text i fältet under den, kommer den texten att visas när användaren väljer rullgardinsmenyn.

Skapa rullgardinslistor från ett Google Sheets-sortiment

Ett mer dynamiskt sätt att skapa rullgardinslistor för Google Kalkylark är att använda innehållet i ett cellintervall för att fylla listan.

Att göra detta:

1. Skapa först dina valideringslistor i valfritt cellintervall. Dessa behöver inte finnas i samma kalkylblad. Du kan skapa och välja dessa listor på andra kalkylbladsflikar också.

2. Välj sedan cellen där du vill skapa en rullgardinslista. Välj Data från menyn och välj sedan Datavalidering .

3. Den här gången väljer du Lista från ett intervall från rullgardinsmenyn Kriterier. Välj sedan den lilla ikonen för val av rutnät för att öppna fönstret för urval av intervall.

4. Välj intervallet du vill använda som din lista, så ser du intervalltexten i fältet Välj ett dataintervall.

5. Välj OK för att stänga urvalsfönstret och återgå till valideringsfönstret. Konfigurera resten av rullgardinsmenyn du vill ha och välj sedan knappen Spara för att avsluta.

6. Nu kommer du att se intervalldata visas som listobjekt i den valda cellen.

7. Fortsätt med samma process för alla andra kolumner som du vill lägga till som en dynamisk rullgardinslista.

Att använda intervall som källa för din data är ett utmärkt sätt att hålla dina kalkylblad uppdaterade utan att manuellt behöva gå igenom och uppdatera varje rullgardinslista du har skapat.

Intressanta fakta om Google Sheets rullgardinslistor

Google Sheets rullgardinslistor kopplade till intervall är de mest användbara eftersom de drastiskt minskar det övergripande underhållet av ditt kalkylark.

Uppdatera flera celler med en intervalländring

Detta gäller särskilt om du har många celler som ritar data från ett enda objektintervall. Om du vill uppdatera eller ändra dessa listobjekt behöver du bara göra ändringen inom ett enda intervall.

Även om det finns hundratals celler med dessa listobjekt, uppdateras alla dessa rullgardinsceller omedelbart om du uppdaterar intervallet en gång.

Kopiera validerade celler för att spara tid

Du kan också spara tid genom att kopiera validerade rullgardinsceller till andra celler. Detta sparar tid på att behöva gå igenom processen att gå igenom valideringsskärmarna igen.

Att kopiera validerade celler är särskilt användbart för urvalslistor som dagar, månader, tid och andra standarddatauppsättningar.

Ta snabbt bort cellvalidering

Anta att du inte vill att listobjekten ska inkluderas i någon cell. Du kan snabbt ta bort dem genom att högerklicka på cellen, välja Validering och sedan välja Ta bort validering i fönstret Datavalidering.

Du kommer att se rullgardinspilen försvinna från cellen och alla rullgardinsobjekt försvinner. Cellen blir bara en annan normal kalkylbladscell.

Använda dubbla rullgardinslistor i Google Sheets

Ett mer användbart sätt att använda rullgardinslistorna för Google Kalkylark är att skicka information mellan arken . Du kan också använda den här tekniken för att vidarebefordra information mellan människor.

Om du till exempel har ett originalark som innehåller en lista över uppgifter som har slutförts av ett team, kan du basera ett andra kalkylblad på de slutförda uppgifterna.

Du kanske vill eller kanske inte vill skapa den första listan baserat på samma dynamiska rullgardinslistor som beskrivs i det sista avsnittet.

Hur som helst, välj cellen på arket du vill skicka de slutförda uppgifterna till som en annan rullgardinslista och öppna valideringsfönstret enligt beskrivningen i det sista avsnittet. När du väljer dataintervall byter du till det här källuppgiftskalkylbladet och väljer hela kolumnen med uppgifter (inklusive tomma celler).

Nu, på destinationskalkylarket, kommer du att se att data från uppgiftskolumnen hämtas. Det betyder att ditt andra team kan utföra sina egna projektuppgifter baserat på slutförda uppgifter från det första laget.

Det första laget kan fortsätta att lägga till nyligen slutförda uppgifter till det ursprungliga källkalkylarket.

Eftersom du inkluderade de tomma cellerna i källområdet, kommer de nya unika uppgifterna att visas i det andra lagets rullgardinslista. 

Tänk på att endast unika uppgifter visas i den andra rullgardinsmenyn. Det är inte det bästa sättet att skicka specifika radobjekt från källan, men det är ett bra sätt för ett andra team att se alla unika objekt som lagts till i ett kalkylblad av andra personer.

Hur kommer du att använda Google Sheets rullgardinslistor?

Som du kan se erbjuder Google Sheets många sätt att hämta information från andra celler för att fylla i rullgardinslistor. Eller, om dina datainmatningsbehov är ganska enkla, kan du hålla dig till att manuellt ange objekt i rullgardinsmenyn separerade med kommatecken. 

Hur som helst bör du kunna göra datainmatning för alla dina kalkylblad så enkelt och enkelt som möjligt.