En guide till att börja med Zoom Breakout Rooms

Zoom är en webbkonferensapp för video- och/eller ljudkonferenser, och även ett av de bästa samarbetsverktygen för externa team . Appen låter dig hålla obegränsade möten, ringa obegränsade telefonsamtal och spela in dina samtal eller möten .

En av de mindre kända funktionerna i Zoom som du inte hittar i Microsoft Teams eller Google Meet är Zoom Breakout Rooms. Breakout-rummen fungerar som breakout-grupper i ett fysiskt seminarium eller workshop genom att låta dig dela upp ditt Zoom-möte i separata sessioner.

I den här guiden går vi igenom processen med att ställa in Zoom Breakout Rooms för att hjälpa dig förstå funktionen i sin helhet.

Vad är ett Zoom Breakout Room?

Zoom grupprum är separata gränssnitt som Zoom-mötets värd skapar manuellt eller automatiskt för att ta emot fler möten i en session.  

Om du till exempel är värd för ett nationellt delegatmöte på Zoom kan du skapa Breakout Rooms för olika provinser eller län. Du kan flytta delegaterna till flera mindre grupper baserat på vilket län eller provins de representerar.

En mötesvärd kan skapa upp till 50 breakout-sessioner i det centrala Zoom-mötesrummet. Användare kan gå med i ett Zoom-möte och Breakout Rooms från alla kompatibla enheter eller större plattformar inklusive Windows, Mac, Linux, Android och iOS.

Innan du går med i ett breakout-rum, kontrollera om du använder en enhet som är kompatibel med Zoom-programvaran och att ett breakout-rum är aktiverat i dina inställningar.

Hur man ställer in ett Zoom Breakout Room

1. För att starta ett Breakout-rum i Zoom, logga in på Zoom.

1. Klicka på Inställningar i avsnittet Personligt i den vänstra rutan.

1. Gå till In Meeting (Avancerat) under Meeting -fliken på höger sida.

1. Klicka på alternativet Breakout Room och kontrollera att det är aktiverat. Om det är inaktiverat, växla reglaget för att aktivera det.

1. Om du vill i förväg tilldela deltagare till grupprum, klicka på kryssrutan Tillåt värden att tilldela deltagare till grupprum vid schemaläggning för detta alternativ. 

1. För att aktivera Breakout Rooms för medlemmar i en specifik grupp, logga in på Zoom som administratör och klicka på Användarhantering > Grupphantering i navigeringsmenyn.

1. Klicka på gruppnamnet och tryck eller klicka sedan på Inställningar . På fliken Möte kontrollerar du att alternativet Breakout Room är aktiverat. Du kan också tillåta mötesvärdar att i förväg tilldela deltagare till Breakout Rooms.  

Obs! Du kan aktivera funktionen Breakout Rooms för eget bruk, genom att använda samma steg ovan. Men om alternativet Breakout Room är nedtonat är det förmodligen låst på konto- eller gruppnivå. I det här fallet måste du kontakta din Zoom-administratör för ytterligare hjälp.

Hur man skapar och hanterar ett Zoom Breakout Room

När alternativet Zoom Breakout-rum är aktiverat kan du hantera rummen och i förväg tilldela deltagare till Breakout-rummen.

Obs! Endast Zoom-mötets värd kan tilldela deltagare till Breakout Rooms. Om du är medvärd kan du bara gå med och lämna ett Breakout-rum som värden har tilldelat dig. En värd kan skapa upp till 50 Breakout Rooms med upp till 200 deltagare förtilldelade till rummen. 

Antalet deltagare per rum är dock begränsat till mötets kapacitet, antal Breakout Rooms som skapats och om deltagarna är förtilldelade eller tilldelade under mötet.

Hur man skapar ett Zoom Breakout Room i Windows/Mac

1. Starta ett Zoom-möte – omedelbart eller schemalagt – och klicka på Breakout Rooms .

1. Välj hur många rum du vill skapa och hur du vill tilldela deltagarna till rummen. Om du väljer att tilldela deltagare automatiskt kommer Zoom att dela upp dem jämnt i varje rum. Väljer du den manuella metoden har du mer kontroll över vilken deltagare du vill gå in i varje rum.

1. Klicka på Skapa grupprum .

1. Breakout-rummen kommer att skapas, men de kommer inte att starta omedelbart. Du kan hantera rummen innan de börjar genom att klicka på Alternativ för att se fler Breakout Room-alternativ. Välj de alternativ du vill använda för Breakout Rooms:

• Flytta alla deltagare till Breakout Rooms automatiskt.
• Tillåt deltagarna att återgå till huvudsessionen när som helst.
• Breakout Rooms stängs automatiskt efter x minuter.
• Meddela mig när tiden är ute.
• Nedräkning efter stängning av Breakout Rooms.

1. Klicka på Öppna alla rum för att starta Breakout Rooms.

1. Om du valde den manuella metoden för att tilldela deltagare till Breakout-rummen, klicka på Tilldela bredvid rummet du vill tilldela dem till.

1. Välj de deltagare du vill tilldela det rummet och upprepa sedan åtgärden för varje Breakout-rum du skapat. När du tilldelar en deltagare kommer knappen Tilldela att ersättas med antalet deltagare i rummet.

Efter att ha tilldelat deltagare till Breakout Rooms kan du ordna om deltagarna. Alla deltagare som inte tilldelats ett rum kommer att stanna kvar i det större mötet när rummen startar. Du kan också flytta eller byta deltagare mellan rum, återskapa rum, lägga till nya Breakout Rooms eller ta bort rummen.

Obs : Varje deltagare kommer att få en uppmaning att gå med i Breakout-rummet, och när de alla flyttar till sina respektive Breakout Rooms, är värden kvar i huvudmötet. Om du är värd kan du manuellt gå med i eller lämna ett pågående Breakout-rum.

1. En värd kan också stoppa rum efter 60 sekunders nedräkning genom att klicka på Stäng alla rum .

1. Du (värd) kan också sända ett meddelande till alla Breakout Rooms för att dela mer information eller tidsvarningar medan rummen pågår. För att sända ett meddelande, gå till Möteskontroller och klicka på ikonen Breakout Rooms .
2. Klicka på Sänd ett meddelande till alla .

1. Klicka på den blå Broadcast -knappen. Meddelandet kommer att visas för alla deltagare i deras respektive Breakout Rooms.

Hur man i förväg tilldelar deltagare till breakout-rum

Som värd för ett Zoom-möte kan du i förväg tilldela deltagare till Breakout Rooms när du schemalägger mötet.

Obs : Deltagare måste vara inloggade på sina Zoom-konton för att i förväg tilldelas ett Breakout Room. Deltagare som går med från webbklienten kommer inte att i förväg tilldelas ett Breakout Room. Om du har aktiverat registrering för Zoom-mötet och det finns externa deltagare registrerade för mötet, kan du tilldela dem till Breakout Rooms under mötet.

Du kan använda webbportalen eller en CSV-fil för att i förväg tilldela deltagare till Breakout Rooms in Zoom.

Hur man använder webbportalen för att i förväg tilldela personer att zooma ut grupprum

1. Logga in på Zoom-webbportalen, klicka på Möten och schemalägg ett möte.

1. Välj Breakout Room förtilldela under Mötesalternativ .

1. Klicka på Skapa rum .

1. I popup-fönstret klickar du på plusikonen bredvid rum för att lägga till ett rum.

1. Om du vill byta namn på ett Breakout-rum, håll muspekaren över namnet på rummet och klicka på pennikonen . Sök efter deltagare med namn eller e-postadress i textrutan Lägg till deltagare och lägg till dem i Breakout-rummet. Du kan lägga till interna användare med samma konto, ändra ordningen på deltagare i rummet, flytta eller ta bort deltagare och ta bort ett Breakout-rum.

1. Klicka på Spara .

Hur man använder en CSV-fil för att i förväg tilldela personer att zooma ut grupprum

1. Logga in på Zoom-webbportalen, klicka på Möten och schemalägg ett möte. 
2. Välj Breakout Room förtilldela i avsnittet Mötesalternativ och klicka på Importera från CSV .

1. Ladda ner ett exempel på en CSV-fil som du kan fylla i genom att klicka på alternativet Ladda ner .

1. Öppna CSV-filen och fyll i kolumnen Pre-assign Room Name med Breakout Rooms namn. Kolumnen E-postadress kommer att innehålla e-postadresserna till de tilldelade deltagarna.

1. Spara filen. Dra och släpp den i Zoom-webbportalen, och Zoom kommer att verifiera att e-postadressen har ett Zoom-konto.
2. Du kan redigera de tilldelningar du redan har tilldelat Breakout Rooms innan mötet påbörjas. Logga in på Zoom-webbportalen, klicka på Möten och välj det möte du vill redigera.

1. Klicka på Visa detaljer i avsnittet Breakout Room.

1. Redigera Breakout Rooms enligt dina önskemål och klicka sedan på Spara .

1. Starta mötet med deltagare som har tilldelats Breakout Rooms i förväg genom att gå till möteskontrollerna och klicka på Breakout Rooms. Klicka på Öppna alla rum för att starta Breakout Rooms.

Obs : Du kan tilldela deltagare manuellt med hjälp av kontrollerna för grupprum under mötet som nämns i avsnittet Hur man skapar och hanterar ett sammanslagningsrum med zoomning ovan. Du kan också starta en whiteboardsession i Breakout Rooms och bjuda in deltagare att se och kommentera.

Värd gruppmöten utan ansträngning

Zoom Breakout Rooms är en gratistjänst från Zoom som fungerar för flera användningsfall, speciellt där ett möte har många deltagare. Sådana möten inkluderar fokusgrupper, klassmöten för olika årskurser eller avdelningsmöten.

Har du varit värd för ett Zoom-möte och använt funktionen Zoom Breakout Rooms? Dela din upplevelse i kommentarerna.