Hur man förhindrar pinsamma möten online

Möjligheten att ha fjärrmöten online hemma kan vara mycket bekvämt. Men den introducerar också en hel lista med möjligheter för mycket pinsamma stunder.

Om du har barn, husdjur, spädbarn eller till och med ett fönster bakom dig som visar utomhus, har du alla ingredienserna i ett recept på katastrof.

I den här artikeln tar vi upp några av de vanligaste problemen som kan leda till pinsamma onlinemöten och hur man förhindrar dem.

Onlinemöten: Vad kan gå fel?

Ett av de mest kända exemplen på just ett sådant pinsamt ögonblick hände professor Robert Kelly när han intervjuades live på tv av BBC.

Ett av Kellys småbarn gick in på hans kontor, mitt i intervjun, och det gjorde även hans bebis i en rollator. Till slut springer hans frenetiska fru in i rummet för att få ut barnen från rummet.

Detta var inte bara ett pinsamt onlinemötesögonblick, utan det var ett som ägde rum live och sändes runt om i världen för miljontals tittare.

Förhindra pinsamma mötesstunder online

Det finns sätt att ställa in din arbetsyta, din dator och själva mötet för att minska risken för olyckliga händelser.

Om du följer alla dessa riktlinjer kan du vara säker på att alla dina onlinemöten kommer att gå smidigt och utan några "minnesvärda" ögonblick.

Blockera din kamera när den inte används

Det finns många säkerhetsskäl till varför du bör hålla din webbkamera täckt om den inte används. Men bortsett från säkerheten vill du inte heller visa din video i början av ett onlinemöte innan du är redo.

Det har förekommit historier om människor som fångats när de gick på toaletten under ett möte eftersom deras webbkamera pekade mot en öppen badrumsdörr. 

Detta kan hända av flera anledningar.

• Webbkameran slås på automatiskt vid mötets starttid
• Du glömmer att kameran är påslagen under ett möte
• Du trodde att mötet avslutades men kameran är fortfarande på medan människor är uppkopplade

Det enklaste sättet att förhindra alla dessa scenarier är att använda skjutreglaget på din webbkamera om den har en. Om den inte gör det, ha lite tejp till hands för att hålla över kameran när den inte används.

Använd Gardiner på Bakgrundsfönster

Windows kan vara bra för att släppa in ljus i ditt kontor, men när du är i ett onlinemöte kan de orsaka många problem.

Det finns flera scenarier som kan leda till pinsamt med Windows, så låt oss utforska de tre huvudsakliga.

Du ser ut som en skurk

Föreställ dig att någon dyker upp i ett möte och de bara visas som en skugga i ett mörkt rum. Vad skulle ditt första intryck vara av den personen?

De flesta människor skulle bli påminda om hur många filmer som helst där en skurk sitter i en fängelsehåla och planerar sin nästa onda plan.

Ljus som flödar in genom ett fönster spelar ett spratt med de flesta webbkameror och tvingar dem att automatiskt filtrera ljus, vilket gör att hela rummet ser mycket mörkare ut än det faktiskt är.

Det enklaste sättet att lösa det här problemet är att klä alla fönster bakom dig i gardiner och alltid hålla gardinerna eller solskydden stängda under möten.

Husdjur älskar Windows

Husdjur älskar också fönster, och husdjur och onlinemöten kombineras sällan särskilt bra.

Om du märker att folk i mötet fnissar eller skrattar medan du pratar, kanske du vill ta en titt bakom dig.

Oddsen är ganska bra att din katt inte är bra.

Om du är redo att starta ett onlinemöte, ta ut alla dina husdjur ur rummet så att de inte gömmer sig på fönsterbrädan redo att genera dig under din videokonferens.

Obs: Att stänga kontorsdörren (och låsa den) kan hålla borta oönskade husdjur och andra objudna gäster.

Utelivet är inte alltid vackert

Det andra problemet med fönster är saker som händer på andra sidan av dessa fönster.

Vill du verkligen att dina kollegor eller andra mötesdeltagare ska se din granne klippa gräsmattan utanför i sin pyjamas? 

Du vet aldrig vem eller vad som kommer förbi fönstret, så det här är ännu en anledning att se till att fönstret bakom dig har gardiner och att du använder dem.

Skruva upp Belysningen

På tal om belysning, ett väl upplyst kontor ger den bästa videon under en webbkonferens. Det bästa sättet att åstadkomma perfekt belysning är att placera ditt skrivbord så att det finns ett fönster (med gardinerna öppna) antingen bakom bildskärmen du är vänd mot, eller åt sidan. 

Naturligt ljus från fönster på sidan gör tvärtom som ett fönster bakom dig gör. Istället för att tvinga webbkameran att filtrera ljus sprider den naturligt ljus på dig så att kameran kan ta upp den.

Om du inte har ett fönster placerat på rätt sätt på ditt kontor, är den näst bästa lösningen att tända så många taklampor som du har.

Ännu bättre, använd Philips Hue-lampor och ställ in dem på den ljusaste inställningen.

Städa före möten

Enligt en studie från 2018 av University of Michigan fann psykologer att människor utvecklade negativa åsikter om människor bara på grund av tillståndet på deras kontor.

Detta fynd är inte förvånande. Det är dock olyckligt om du har jobbat hårt hela veckan och bara inte har hunnit städa upp utrymmet runt dig innan det onlinevideomötet.

Den enkla lösningen är att schemalägga minst 15 minuter i din kalender innan videomötet börjar. Tillbringa den tiden med att plocka upp allt röran bakom dig. Rensa åtminstone allt som kameran kan se.

Det kanske inte betyder att hela rummet är rent, eller att ditt skrivbord inte fortfarande är rörigt, men om personer som deltar i mötet inte kan se röran vet de inte bättre.

Åh ljuden vi gör

Ljud kan vara din värsta fiende under en videokonferens. Det finns alla möjliga sätt som din mikrofon kan genera dig på. 

Tänk bara på att glömma att mikrofonen är påslagen och gör något av följande:

• Äter chips eller något annat knaprigt och högt
• Mumlar något negativt om en kollega som alla kan höra
• Att ha ett personligt sidosamtal med din make eller annan familjemedlem
• Att göra pinsamma kroppsljud

Alla dessa scenarier kan variera från milt humoristiska till smärtsamt pinsamma. 

Vad är lösningen? Kontrollera alltid att du är avstängd i början av mötet såvida du inte behöver tala, och håll noga koll på din mikrofonstatus under mötet. 

Ännu bättre, konfigurera inställningarna för din videokonferensprogramvara så att mikrofonen automatiskt förblir avstängd när mötet startar.

I Skype hittar du den här inställningen i menyn Inställningar , under Ljud och video . Se bara till att Slå på ljudet för inkommande samtal är avstängt.

De flesta stora videokonferensapplikationer har en liknande inställning för mikrofonen.

Andra användbara tips

Att ha alla ovanstående råd i åtanke kommer att säkerställa att dina videokonferenser går smidigt och utan några problem. 

Det finns några andra tips som kan hjälpa dig med dina videosamtal:

• Dela skärmar : När du delar din skärm, välj inte delningsknappen innan du ser rätt skärm markerad. Varje större onlinekonferensapp framhäver skärmen du har valt så att du alltid vet vilken skärm du ska dela. Att dela fel skärm kan leda till att människor ser saker som du inte vill att de ska göra.
• Pinsamma meddelanden : Det finns inget värre än att en kollega skickar ett personligt meddelande till dig medan du delar din skärm under ett möte. Inaktivera Windows-aviseringar före varje videokonferens.
• Fönsterplacering : Ett vanligt misstag människor gör är att placera chattfönstret med allas ansikten på en skärm bort från webbkameran. Placera den istället på samma skärm så att det ser ut som att du tittar på människor direkt.
• Virtuella bakgrunder – De flesta appar som Zoom och Skype låter dig nu välja en virtuell bakgrund. Du kan antingen välja något från förinställningarna eller så kan du ladda ner din egen bild och använda den som bakgrund. Vissa appar låter dig också sudda ut bakgrunden, så om du har fastnat med en dålig bakgrund för ditt samtal, skaffa en virtuell.

Har du någonsin haft några pinsamma stunder under dina videokonferenser? Vi vill gärna höra din berättelse i kommentarsfältet nedan.