Ako hromadne zlúčiť z Excelu do Wordu 2 jednoduchými spôsobmi

Ak máte problémy s odosielaním hromadných e-mailov alebo e-mailov klientom a zákazníkom prispôsobením obsahu každého dokumentu, môže vám pomôcť hromadná korešpondencia. Pre hromadnú korešpondenciu je najlepšou kombináciou Excel a Word. Tu nájdete postup hromadnej korešpondencie z Excelu do Wordu dvoma jednoduchými metódami.

Hromadná korešpondencia je najdostupnejšou formou automatizácie kancelárskej práce na stolných a prenosných počítačoch. Stačí nakonfigurovať aplikáciu Microsoft Word na načítanie údajov pre zástupné texty z databázy, ako je súbor Excel pre jeden dokument.

Po nastavení môžete jediným kliknutím vytvárať prispôsobené listy, obálky, e-maily, adresáre, štítky s adresou atď. Ak sa naučíte robiť hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu, môžete niekoľkými kliknutiami vytvárať faktúry, mesačné účty, podrobnosti o predplatnom a mnoho ďalších oficiálnych dokumentov pre stovky a tisíce zákazníkov.

Naučením sa, ako robiť hromadnú korešpondenciu vo Worde z Excelu, môžete vytvárať e-maily a e-maily bohaté na údaje a vyhnúť sa ľudským chybám, ktoré predstavujú riziko pri manuálnom vytváraní takýchto dokumentov. Začnime teda metódami hromadnej korešpondencie z Excelu do Wordu.

Ako hromadne zlúčiť z Excelu do Wordu: Manuálna metóda

Existujú dva spôsoby hromadnej korešpondencie z Excelu do Wordu. Prvým je manuálna metóda, pri ktorej sami pridávate zástupné texty pre jeden dokument a Word urobí zvyšok pre zvyšok e-mailov alebo e-mailov. Tu nájdete kroky na manuálnu hromadnú korešpondenciu:

Vytvorte zdroj údajov na pracovnom hárku programu Excel

Najprv musíte vytvoriť databázu, z ktorej bude MS Word načítavať údaje do polí hromadnej korešpondencie v rámci šablóny e-mailu, pošty, faktúry atď. Databázu Excel musíte vytvoriť tak, aby boli všetky údaje týkajúce sa jedného príjemcu k dispozícii v jednom rade.

Rôzne údaje môžete oddeliť v jednom riadku pod rôznymi hlavičkami stĺpcov. Tieto hlavičky stĺpcov budú fungovať ako náprotivok pre polia hromadnej korešpondencie v programe Word. Teraz môžete vytvoriť hlavičku stĺpca, ako chcete. Neskôr však musíte vykonať menšie úpravy v hlavičkách stĺpcov, aby sa zhodovali polia v programe Word.

Nižšie nájdete základné kroky na vytvorenie databázy pre hromadnú korešpondenciu v Exceli. Tento tutoriál vytvorí faktúru pre malú alebo domácu firmu, kde môžete posielať hromadné faktúry a mesačné účty tisícom zákazníkov za prijateľnú cenu bez toho, aby ste sa spoliehali na nákladné online riešenia alebo agentúry tretích strán:

• Vytvorte prázdny súbor Excel a premenujte názov hárku na Faktúry .
• V tomto hárku musíte vyplniť všetky údaje pre hromadnú korešpondenciu.
• Teraz vytvorte položky, ktoré chcete zahrnúť do dokumentu hromadnej korešpondencie ako hlavičky stĺpcov . Tieto budú fungovať ako polia hromadnej korešpondencie vo Worde.
• Zadajte meno zákazníka a všetky ďalšie súvisiace informácie pod hlavičku príslušného stĺpca v tom istom riadku. Ak zmeníte riadky pre toho istého zákazníka, Word nebude môcť vyplniť správne informácie v zlúčenom dokumente.

Databáza Excelu pre hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu

• Keď sa vaša klientska základňa rozrastá, môžete začať pridávať mená nových zákazníkov pod hlavičkou stĺpca Zákazník .
• Môžete tiež pridať nové údaje o existujúcich alebo nových zákazníkoch pod konkrétnymi hlavičkami stĺpcov.
• Pri každej aktualizácii tejto databázy hromadná korešpondencia programu Word automaticky vytvorí nový zákaznícky dokument pre pridaných zákazníkov, vynechá klientov, ak niektorých odstránite, a tiež aktualizuje čísla v dokumente podľa informácií z databázy Excel.
• Hromadná korešpondencia programu Word neimportuje formátovanie čísel z Excelu. Ak chcete zachovať prvky formátovania čísel, ako sú desatinné čísla, symboly meny atď., musíte do konkrétnych polí hromadnej korešpondencie vložiť krátky kód. O kóde a triku na jeho použitie sa zmienim neskôr v tomto návode.

To je všetko! Úspešne ste vytvorili databázu Excelu pre projekt hromadnej korešpondencie. Dobrá práca! Začnime s vytváraním šablóny hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word.

Vytvorte e-mail alebo e-mail pre svojho zákazníka

Najprv musíte pripraviť e-mail s faktúrou alebo e-mail, ktorý chcete poslať svojim klientom a zákazníkom. List musí obsahovať niektoré základné informácie o vás, ako je uvedené nižšie. Tieto sú statické pre všetky e-maily a e-maily.

Šablóna programu Word, ako vykonať hromadnú korešpondenciu vo Worde z Excelu

• Tvoje meno
• Názov vašej firmy
• Adresa vašej firmy
• Logo spoločnosti (ak existuje)
• Podpisový riadok

Vykonajte hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu

Teraz, keď ste vytvorili šablónu programu Word, do ktorej pridáte polia hromadnej korešpondencie, pozrime sa na nasledujúce kroky:

• Kliknite na kartu Korešpondencia na páse s nástrojmi programu Word a potom vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu .

Vytvorte hromadnú korešpondenciu e-mailových správ vo Worde

• Z  rozbaľovacieho zoznamu vyberte typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť. Vyberme E-mailové správy .
• Teraz znova kliknite na položku Korešpondencia , ale tentoraz vyberte možnosť Vybrať príjemcov .
• Keďže chcete vykonať hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu, vyberte možnosť Použiť existujúci zoznam .

Výber databázovej tabuľky hromadnej korešpondencie z Excelu

• Teraz nájdite databázu hromadnej korešpondencie vytvorenú skôr v Exceli a vyberte pracovný hárok Faktúry v dialógovom okne Vybrať tabuľku .
• Teraz by ste mali vidieť, že skupina príkazov Napísať a vložiť polia sa aktivuje v ponuke programu Word na páse s nástrojmi > Korešpondencie .

Doteraz ste pripojili databázu Excelu pre hromadnú korešpondenciu k Wordu. Ďalej sa naučíme, ako vyplniť požadované polia v dokumente šablóny hromadnej korešpondencie nižšie:

• Kliknite na možnosť Riadok pozdravov na karte Korešpondencia a vytvorte riadok s pozdravom, ktorý chcete pridať. Zobrazí sa zástupný text « GreetingLine» .

Vytvorte uvítací riadok v hromadnej korešpondencii pre Word

• Teraz môžete napísať vyhlásenie o platbe faktúry. Toto bude statický výpis, ktorý dostane všetci príjemcovia.
• Pod riadok s pozdravom môžete pridať ďalšie polia hromadnej korešpondencie, napríklad e-mail používateľa «Email_zákazníka» ; Číslo faktúry: «Číslo_faktúry» ; Dátum faktúry: «Dátum_faktúry» atď.

Vytvorenie hornej časti e-mailu hromadnej korešpondencie pre faktúry

• Potom kliknite na možnosť Vložiť zlučovacie pole a začnite pridávať dynamické súčasti projektu hromadnej korešpondencie.
• Príkaz Vložiť zlučovacie pole zobrazí všetky hlavičky stĺpcov dostupné v databáze Excel, ktorú ste pridali do dokumentu hromadnej korešpondencie. Urobte si čas na pridanie požadovaných polí.

Vytvorenie podrobností hlavnej faktúry a záverečného výpisu v e-maile hromadnej korešpondencie

• Môžete napríklad pridať tieto zlučovacie polia: «Services_Line_1» ; «Dátum_Riadok_1» ; «Riadok_1. sumy» ; «Riadka_služieb_2» ; «Dátum_Riadok_2» ; «Riadok_2. sumy» ; "Suma_celkom_".

Ako manuálne hromadne korešpondovať z Excelu do Wordu Celá šablóna hromadnej korešpondencie

• Teraz, keď ste pridali všetky dynamické polia, môžete svoj e-mail zatvoriť pridaním záverečnej poznámky a riadku s podpisom. Opäť by to bol statický komponent.
• Teraz môžete kliknúť na tlačidlo Náhľad výsledkov na karte Korešpondencia a zobraziť prvý zlúčený dokument.

Ako môžete vidieť v náhľade, suma faktúry nezobrazuje menu ani desatinné čiarky. Ak chcete tento problém vyriešiť, postupujte podľa krokov uvedených tu:

• Kliknite pravým tlačidlom myši na pole hromadnej korešpondencie «Amount_Line_1» a kliknite na Prepnúť kódy polí .

Úprava prepínača kódov polí v hromadnej korešpondencii Word

• Teraz by ste mali vidieť MERGEFIELD a potom pole.
• Zadajte nasledujúci kód, ako je znázornené na obrázku vyššie:

#0,00 USD

• Teraz znova vyberte pole, kliknite pravým tlačidlom myši a prepnite kódy polí .

Prepnite kódy polí na formátovanie sumy z Excelu

• Potom si pozrite ukážku a potvrďte, či hromadná korešpondencia importuje formátovanie čísel alebo nie.
• Teraz môžete vyššie uvedený kód zadať do iných polí hromadnej korešpondencie s číslami ako «Amount_Line_2» a «Amount_Total_» .

Teraz môžete zvýrazniť dôležité údaje v šablóne e-mailu. Hromadná korešpondencia programu Word prenesie formátovanie do všetkých ostatných dokumentov, ktoré vytvoríte v tomto projekte hromadnej korešpondencie.

Dokončuje sa zlučovanie vo Worde

Keď budete pripravení, kliknite na Dokončiť a zlúčiť > Upraviť jednotlivé dokumenty > Všetko v dialógovom okne Zlúčiť záznamy . Kliknutím na tlačidlo OK vytvoríte všetky zlúčené dokumenty pre každého zákazníka v databáze Excel.

Zistite, ako ručne hromadne zlúčiť z Excelu do Wordu

Hromadná korešpondencia programu Word vytvorí nový dokument so zlúčenými e-mailmi. Súbor teda musíte uložiť samostatne alebo ihneď odoslať e-maily.

Ako hromadne korešpondovať z Excelu do Wordu: Sprievodca hromadnou korešpondenciou

Druhým spôsobom hromadnej korešpondencie je použitie sprievodcu hromadnou korešpondenciou v programe Microsoft Word. Je to však ošemetná metóda. Zdrojovú databázu v Exceli musíte upraviť podľa dostupných polí hromadnej korešpondencie vo Worde. Tu je to, čo musíte urobiť, aby ste vyskúšali automatickú hromadnú korešpondenciu v programe Word:

• Vytvorte šablónu dokumentu programu Word a potom kliknite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť.

Používateľské rozhranie pre sprievodcu hromadnou korešpondenciou krok za krokom

• Potom znova kliknite na položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom vyberte Sprievodcu hromadnou korešpondenciou krok za krokom .

Druhý krok hromadnej korešpondencie v Sprievodcovi hromadnou korešpondenciou

• Pokyny sa zobrazia v šiestich krokoch na pravej strane navigačnej tably Wordu.
• Ak chcete postupovať podľa sprievodcu, musíte vykonať úlohu zobrazenú v prvom kroku a potom kliknite na tlačidlo Ďalej: Spúšťací dokument.

Ako hromadne zlúčiť z Excelu do Wordu: Najčastejšie otázky

Ako automaticky zlúčim údaje z Excelu do Wordu?

Údaje môžete z Excelu zlúčiť do Wordu automaticky pomocou funkcie hromadnej korešpondencie programu Word. Na to musíte mať so sebou súbor Excel. Potom vytvorte nový dokument programu Word a začnite písať svoj e-mail alebo e-mail. Na miestach, kde potrebujete importovať hodnoty z Excelu, kliknite na pole Vložiť hromadnú korešpondenciu a pridajte požadovanú hodnotu.

Predtým, ako to urobíte, musíte pridať databázu Excelu tak, že prejdete na Mailings > Select Recipients > Use an Existing List a vyberte Excel súbor. Po manuálnom vytvorení šablóny dokumentu dokončite hromadnú korešpondenciu a Word automaticky vytvorí všetky ostatné e-maily alebo e-maily pre príslušných príjemcov.

Ako vytvorím hromadnú korešpondenciu z údajov programu Excel?

Hromadnú korešpondenciu môžete vytvoriť z údajov programu Excel ako zvyčajne pre nový zoznam kontaktov alebo kontaktov z Outlooku. Ak však chcete použiť údaje z pracovného hárka programu Excel, postupujte takto:

• Uložte súbor Excel a šablónu hromadnej korešpondencie programu Word do lokálneho úložiska.
• Otvorte súbor programu Word a kliknite na položku Korešpondencia.
• Teraz vyberte možnosť Vybrať príjemcov a kliknite na položku Použiť existujúci zoznam.
• Teraz prejdite na jednotku, na ktorej sa nachádza súbor programu Excel, vyberte ho a kliknite na tlačidlo Otvoriť.
• To je všetko! Úspešne ste prepojili súbor programu Excel na hromadnú korešpondenciu.

Aké sú šesť krokov hromadnej korešpondencie?

Podľa podrobného sprievodcu hromadnou korešpondenciou je uvedených šesť krokov hromadnej korešpondencie v programe Word:

• Vyberte typ dokumentu, ako sú listy, obálky, adresáre atď.
• Vyberte počiatočný dokument, napríklad aktuálny dokument alebo existujúci dokument
• Vyberte príjemcov z existujúceho zoznamu (Excel), kontaktov programu Outlook alebo nového zoznamu
• Napíšte svoj list
• Ukážte svoje listy
• Dokončite zlúčenie

Záver

Teraz viete, ako hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu vykonať buď manuálnou metódou, alebo pomocou sprievodcu hromadnou korešpondenciou programu Word. Vyskúšajte niektorú z metód v závislosti od dokumentu hromadnej korešpondencie, databázy a stupňa prispôsobenia, ktorý potrebujete.

Nezabudnite nižšie uviesť komentár, ak poznáte nejaké iné jednoduché metódy na hromadnú korešpondenciu vo Worde z Excelu. Tiež by vás mohlo zaujímať,  ako tlačiť štítky z Excelu pomocou hromadnej korešpondencie MS Word  a  zlučovať komentáre a zmeny z viacerých dokumentov .