Tukaj je opisano, kako lahko skrbniki za IT izbrišejo račune in uporabnike Office 365

Tukaj je opisano, kako lahko skrbniki IT izbrišejo stare račune Office 365 in odstranijo tudi licence, da se izognejo plačilu za neuporabljene/izbrisane uporabniške račune.

Obiščite skrbniško središče Microsoft 365

Prepričajte se, da je stikalo Poskusi novo skrbniško središče vklopljeno na vrhu

V stranski vrstici kliknite Uporabniki, izberite uporabnika, ki ga želite izbrisati, in izberite Izbriši uporabnika

Pojdite na stran za obračunavanje v skrbniškem središču Microsoft 365

Kliknite stran Izdelki in storitve

Izberite naročnino in nato izberite Dodaj/Odstrani licence, da izbrišete licenco.

Kadarkoli nekdo zapusti službo ali ni več v organizaciji, je smiselno izbrisati svoje podatke in jih odstraniti iz storitve Office 365. To ne sprosti le mesta za bodoče zaposlene, ampak uporabniku prepreči vrnitev in dostop do svojih podatkov. Prav tako odpravlja plačilo dodatne naročnine na Office 365 za uporabnika. V tem priročniku si bomo ogledali, kako lahko skrbniki za IT izbrišejo stare račune Office 365.

Nekaj ​​informacij

Preden se lotimo česar koli, bomo omenili, da je to vodnik samo za skrbnike IT. Uporabniške račune lahko izbrišejo samo ljudje, ki imajo globalna skrbniška ali uporabniška dovoljenja za Office 365 za podjetje ali šolo. Omeniti velja tudi, da ima skrbnik za IT le 30 dni za obnovitev računa, preden bodo podatki uporabnika trajno izbrisani.

Omenili bomo tudi, da tudi če izbrišete uporabnika storitve Office 365, boste še vedno plačali njegovo licenco. Če se želite izogniti dodatnemu plačilu, boste morali narediti dodaten korak in prenehati plačevati licenco ali jo premakniti k drugemu uporabniku.

Če je izguba ključnih informacij o podjetju zaskrbljujoča, obstajajo načini za varnostno kopiranje podatkov nekdanjega uporabnika , če je potrebno. Nazadnje je še vedno mogoče obdržati uporabnikovo e-pošto, preden izbrišete račun, tako da e-pošto premaknete na drugo lokacijo. Skrbniki IT z naročninami na Office 365 na ravni podjetja lahko ohranijo tudi podatke o nabiralniku izbrisanega uporabniškega računa Office 365, tako da ga spremenijo v neaktiven nabiralnik.

1. korak: Izbrišite uporabnika

Če brišete uporabniški račun, ki ste ga pretvorili v nabiralnik v skupni rabi, je pred izbrisom uporabnika potrebna posebna pozornost. Posebna pozornost je potrebna tudi, če ste na računu nastavili posredovanje e-pošte.

Razlog zakaj? Ko oseba odgovori na sporočilo, poslano v skupni nabiralnik, se zdi, da je e-poštno sporočilo iz skupnega nabiralnika in ne posameznega uporabnika. Poleg tega je posredovanje e-pošte odvisno tudi od tega, ali je dejanski račun še vedno aktiven, in če izbrišete račun, bo nabiralnik postal neaktiven. V teh primerih Microsoft priporoča, da prenehate plačevati licenco, namesto da izbrišete račun (kar opisujemo v naslednjem razdelku).

Kakorkoli že, če želite začeti z brisanjem računa ali uporabnika za Office 365, boste morali obiskati skrbniško središče za Microsoft 365 . Od tu se boste želeli prepričati, da je stikalo Poskusi novo skrbniško središče preklopljeno na vrhu. Nato lahko v stranski vrstici kliknete Uporabniki, izberete uporabnika, ki ga želite izbrisati, in izberete Izbriši uporabnika.

Skrbniki IT z bolj poglobljenimi izkušnjami lahko tudi odstranijo veliko uporabnikov hkrati s cmdletom Remove-MsolUser PowerShell. Ne bomo se spuščali v tehnične vidike tega, vendar si o tem lahko preberete tukaj, če želite .

2. korak: prenehajte plačevati njihovo licenco

Ponovno brisanje računa Office 365 še vedno pomeni, da boste plačali licenco. Za licenco lahko prenehate plačevati tako, da naredite naslednje. Najprej boste želeli iti na stran za obračunavanje v skrbniškem središču Microsoft 365 . Nato boste želeli klikniti stran Izdelki in storitve. Nato lahko izberete naročnino in nato izberete Dodaj/Odstrani licence, da izbrišete licenco. Po potrebi lahko licenco z iste strani dodelite tudi komu drugemu. Zavedajte se, da ne bo, ne bo dodeljeno nekomu samodejno.

Druge opombe

Odvisno od vaše situacije morda ne boste mogli odstraniti ustrezne licence, ko odstranite uporabnika Office 365 (v tem primeru lahko še vedno znova dodelite zdaj sproščeno licenco novemu uporabniku). To se bo zgodilo, če ste licence kupili prek partnerja ali količinskega licenciranja. Prav tako morda ne boste mogli odstraniti licenc, če plačujete za letni načrt ali če ste sredi obračunskega cikla. V tem primeru licence ne boste mogli odstraniti iz svoje naročnine, dokler vaša obveznost ni izpolnjena. Več o brisanju računov Office 365 iz Microsofta lahko izveste tukaj .