Hér eru 5 bestu ráðin okkar til að setja upp Microsoft Teams

Fyrir utan að bæta við notendum, þá er margt sem upplýsingatæknistjóri getur gert við að setja upp Teams. Hér er yfirlit yfir nokkrar af bestu valunum okkar.

Athugaðu hlutverk liðsmanns vs liðseiganda

Búðu til sérsniðna stefnu í Teams

Stjórna skilaboðastillingum

Hafðu umsjón með notendum þínum og lagfærðu aðrar reglur

Breyttu eiginleikum gestaaðgangs

Sem upplýsingatæknistjóri eða eigandi lítils fyrirtækis eða stofnunar, ef þú ert nýkominn inn í Microsoft Teams, gætirðu verið að velta fyrir þér hvernig þjónustan virkar. Við höfum áður fjallað um almennar brellur og ábendingar fyrir Teams og einnig skoðað notendaviðmótið , en hvað ef þú ert bara að byrja núna að setja hlutina upp?

Fyrir utan að bæta við notendum, þá er margt sem upplýsingatæknistjóri getur gert við að setja upp Teams. Þessi skref eru nauðsynleg til að tryggja góða Teams upplifun fyrir alla starfsmenn þína og notendur. Hér er yfirlit yfir nokkrar af bestu valunum okkar.

Ábending 1: Athugaðu hlutverk liðsmanns vs

Þegar þú býrð til teymi í Microsoft Teams fyrir starfsmenn þína eða notendur til að spjalla og eiga samskipti í, viltu ganga úr skugga um að þú athugar hlutverk teymisins eða eiganda liðsins . Þú vilt ganga úr skugga um að allir nema þú sjálfur (sem liðseigandi) séu stilltir á liðsmeðlim fyrir tiltekna rás.

Liðsmenn geta ekki breytt liðsheiti eða lýsingu, geta ekki eytt liðinu, geta ekki eytt einkarásinni eða bætt við meðlimum. Teymiseigendur hafa á meðan umsjón með hlutum fyrir liðið. Þeim er frjálst að bæta við og fjarlægja gesti, breyta stillingum og sinna sumum af þeim stjórnunarverkefnum sem við ræðum hér. Það gæti falið í sér að setja teymi í geymslu, endurnýja teymi, leyfa notkun á GIFS, bæta við gestum, breyta liðsmyndinni, setja liðsheimildir fyrir rásir, flipa og tengjur og fleira.

Þú getur séð allar þessar stillingar sjálfur með því að fara í Microsoft Teams Admin Center , smella á Teams, Manage Teams og smella síðan á Team name. Þú getur síðan skipt um hlutverk með því að smella á hlutverksheitið í Hlutverksdálknum og breyta því eftir notanda eins og þér sýnist.

Ábending 2: Búðu til sérsniðna stefnu í Teams

Þegar teymi er búið til og notendum er bætt við Microsoft Teams, viltu ganga úr skugga um að þú sérsniðir Teams stefnuna þína . Þetta gerir þér kleift að taka stjórn á því hvað Teams notendur þínir geta og geta ekki gert í sérstökum verkefnum eins og að búa til einkarásir. Þú getur breytt reglum með því að fara í Microsoft Teams Admin Center, smella á annað táknið efst fyrir Teams og smella síðan á Teams Policys

Sjálfgefið er að þú sérð stefnu sem kallast Global (Org-wide default.) Þessi regla á við um alla notendur. Hins vegar geturðu búið til nýja stefnu fyrir notendur með því að smella á Bæta við efst og slá svo inn heiti stefnu. Þér er þá frjálst að velja nokkrar stillingar sem gera notendum kleift að uppgötva einkateymi í leitarniðurstöðum eða búa til einkarásir. Þegar því er lokið, smelltu á Vista. Þú getur síðan bætt notendum við sérsniðnu stefnuna með því að auðkenna stefnuna, smella á Stjórna notendum. Það gæti tekið 24 klukkustundir þar til breyting tekur gildi.

Ábending 3: Stjórnaðu skilaboðastillingum

Microsoft Teams hefur fullt af skemmtilegum hlutum eins og getu til að búa til GIFS og sérsniðna límmiða. Hins vegar gætirðu viljað slökkva á einhverju af því. Sem stjórnandi hefur þú allan rétt á þessu með því að fara í Microsoft Teams Admin Center og smella á Skilaboðareglur flipann. Það verður sú sjöunda af toppnum ef þú horfir á hliðarstikuna og hefur útlit eins og spjallbólu.

Þegar þangað er komið geturðu búið til eða breytt skilaboðastefnu. Hafðu í huga Alþjóðlegt (sjálfgefið fyrir alla stofnana) er sjálfgefin stilling og á við um alla notendur í teymum. Það er svolítið hvítt hér sem þú getur breytt, þar á meðal sumt af því sem við höfum talið upp hér að neðan.

• Eigendur geta eytt sendum skilaboðum
• Eyða sendum skilaboðum
• Breyta sendum skilaboðum
• Leskvittanir (annaðhvort notendastýrð eða kveikt eða slökkt fyrir alla)
• Kveikir/slökkva á einkaspjalli
• Að nota Giphys í samtölum
• Notkun memes í samtölum
• Notkun límmiða í samtölum
• Forskoðun vefslóða
• Þýddu skilaboð
• Immersive lesandi
• Raddskilaboð

Ef þú ert ævintýragjarn geturðu búið til sérsniðna skilaboðastefnu og kveikt eða slökkt á þessum eiginleikum og sett þá út á einstaklingsgrundvelli. Búðu bara til nýja skilaboðastefnu með því að smella á + Bæta við og fínstilltu síðan stillingarnar þínar fyrir notandann eða hóp notenda. Þegar því er lokið geturðu smellt á heiti stefnunnar og úthlutað notendum til hennar með því að smella á Stjórna notendum. Þú getur síðan leitað að notandanafninu og smellt á Bæta við. Þegar því er lokið geturðu smellt á Vista.

Ábending 4: Stjórnaðu notendum þínum og lagfærðu aðrar reglur

Á stjórnborði Teams stjórnenda eru mismunandi stillingar og reglur sem þú getur lagfært líka. Þetta eru allt frá fundarstefnu , viðburðastillingum í beinni , símtalastillingum og fleira. Þú getur spilað með þetta eins og þér sýnist og breytt þeim. Fundarreglur verða aðgengilegar með því að smella á dagatalshluta hliðarstikunnar. Hægt er að nálgast stillingar forrita með því að smella á táknið með ferningunum fjórum, undir spjalltákninu. Hægt er að nálgast símtalareglur með því að smella á símatáknið. Við höfum fellt inn tengla frá Microsoft á þessar reglur hér að ofan.

Ef þú hefur verið að fínstilla stillingarnar eins og við skráðum hér að ofan, muntu geta stillt og breytt notendum í reglurnar eins og þér sýnist. Þú getur gert þetta með því að smella á Notendur flipann í Microsoft Teams stjórnunarmiðstöðinni. Það er fimmta táknið frá toppnum, í laginu eins og Teams lógóið. Þú getur síðan smellt á gátmerkið við hlið notendanafnsins á listanum og síðan Breyta stillingum. Ekki hika við að slökkva á altæku stillingunni fyrir notandann og breyta yfir í sérsniðnar reglur sem þú bjóst til eins og þér sýnist hér.

Ábending 5: Breyttu eiginleikum gestaaðgangs

Teams hefur eiginleika sem kallast gestaaðgangur, sem gerir fólki utan fyrirtækis þíns aðgang að liðunum þínum og rásum ef þú sendir þeim boð. Hægt er að kveikja eða slökkva á þessum eiginleika að eigin vild. Þú getur líka stillt hvaða eiginleika gestir hafa aðgang að. Það eru rofar fyrir einkasímtöl, fundi, skilaboð, notkun GIFS og fleira. Þú munt geta fundið þær með því að fara í Microsoft Teams Admin Center, smella á stillingartandhjólið neðst á skjánum og smella síðan á Gestaaðgang. 

Skoðaðu Teams miðstöðina okkar fyrir meira

Þetta eru bara fimm bestu valin okkar til að stjórna og setja upp Microsoft Teams. Ef þú ert að leita að því að deila greinum með Teams notendum þínum, þá erum við með þig. Við höfum farið yfir ýmis efni, allt frá  ráðleggingum um myndbandsfundi , spjallskipanir , að taka þátt í fundum og svo margt fleira. Farðu á Teams miðstöðina okkar til að fá allt sem þú þarft að vita og fylgstu með Blog.WebTech360 þegar við höldum áfram að kafa dýpra í Microsoft Teams.