Előfordult már, hogy lemaradt egy fontos e-mailről, mert a postaládája tele volt korábbi, megválaszolatlan üzenetekkel? A legtöbben átélték már ezt, és szinte mindenki ismeri az ötven olvasatlan e-mail elterelését, amelyek azonnal megkívánják a figyelmet, amint reggel kinyitja a postaládáját.
Tanulmányok szerint a dolgozók hetük 28 százalékát e-mailek olvasásával és megválaszolásával töltik. Ez több mint egynegyede a teljes munkában töltött idejének. Mennyivel többet tudna elérni, ha nem kellene folyamatosan özönvízzel kezelnie az e-maileket?
Mi az Inbox Zero?
Az Inbox Zero egy koncepció, amelyet Merlin Mann, a termelékenység szakértője fejlesztett ki. Bár a legtöbben a névben szereplő „nulla”-t úgy értelmezik, hogy az egy személy e-mailjei számára utal, eredetileg arra utalt, hogy az emberek mennyi időt töltenek az e-mailekkel való gondolkodással. Ha nulla e-mailje van, akkor szinte nulla időt tölt a gondolkodással.
Ez a cikk végigvezeti Önt, hogyan csökkentheti az olvasatlan e-mailek számát a beérkező levelek között a Gmailen belül rendelkezésre álló eszközök segítségével, valamint bemutatja azokat a gyakorlatokat, amelyeket a munkanapján alkalmazhat, és segít megszelídíteni a kapott e-mailek raját. egész nap.
Az e-mail kezelés alapjai
Az e-mailek hatékonyságának javításához az első lépés a beérkező levelek bezárása. Lehet, hogy ez ellentmondónak hangzik, de jobb, ha meghatározott időt adunk az e-mailek elolvasására és megválaszolására, mintsem a megérkezésükkor megcímezzük őket. A kutatások kimutatták, hogy a határidők, akár önmaga által meghatározottak, akár nem, javítják a hatékonyságot és csökkentik a projektre fordított időt.
Szánjon öt percet minden óra elején, vagy húsz percet a nap elején és végén az e- mailek megválaszolására . Töröljön minden olyan e-mailt, amely egyértelműen spam . Ha egy e-mail megválaszolásához két perc vagy kevesebb kell, először válaszoljon rá.
Ha egy e-mail megválaszolásához több időre van szükség, helyezze át egy speciálisan kijelölt mappába.
A Gmail használata a Beérkező levelek nulla eléréséhez
A Gmail a világ leggyakrabban használt levelezőprogramja, de a legtöbb ember nem veszi észre, hogy valójában milyen sokoldalú a platform. A Gmail tele van olyan eszközökkel és testreszabható opciókkal, amelyek hatalmas mértékben szabályozzák megjelenését. Az Inbox Zero sokkal elérhetőbbé válik, ha kihasználja ezeket az eszközöket.
Használj speciális csillagokat
Mindenki tudja, hogy a Csillag ikonra kattintva meg lehet csillagozni egy e-mailt – de tudtad, hogy 12 különböző csillag használható? Kattintson a Beállítások > Összes beállítás megtekintése > Általános elemre, majd görgessen, amíg meg nem jelenik a Csillagok alszakasz.
Különböző színű csillagok léteznek, de vannak olyan ikonok is, mint a felkiáltójel, egy gyors előre nyíl, egy pipa, egy kérdőjel és egy kisbetűs i. Alapértelmezés szerint csak a fő csillag aktív, de bármelyik ikonra kattintva aktiválhatja őket, és áthúzhatja a Használatban szakaszba.
Csak egyetlen szimbólum jelenik meg a Gmailben. Kattintson rá többször a kiválasztott csillagok közötti váltáshoz. Válasszon ki legalább négy szimbólumot: a normál csillagot, a piros csillagot, a kisbetűs i-t és a zöld pipát.
Több postafiók és szűrő beállítása
Lehet, hogy már ismeri a Gmailben elérhető számos lapot: Promóciók, Személyes, Közösségi stb. Lépjen a Beállítások > Beérkezett üzenetek mappába , és a Beérkező levelek típusa mellett kattintson a legördülő listára, és válassza a Több beérkező levelek lehetőséget.
Megjelenik egy új szakasz, melynek neve Több beérkezett üzenetek szakasza. Legfeljebb öt egyéni szakaszt nevezhet meg, amelyeket a fő beérkező levelek mellett tekinthet meg, bár alapértelmezés szerint kettő van kitöltve. Az egyik szakasz a csillagozott e-mailekhez, míg a másik a piszkozatokhoz tartozik. Ezeket a szakaszokat a keresési lekérdezéseik jelölik ki, így meg kell tanulnod, mi a neve az egyes különleges csillagoknak, hogy részeket különíts el számukra.
Ezek az egyes csillagok nevei:
A keresési lekérdezés mező különböző operátorokat ismer fel, így az VAGY/ÉS parancsokkal több csillagot is beilleszthet ugyanabban a szakaszban. A Keresési lekérdezés mező mellett található a Szakasznév mező. Írja be ide azt a konkrét nevet, amelyet a mezőnek hívni szeretne.
Az Inbox Zero eléréséhez a legjobb, ha beállít néhány speciális szakaszt:
Igényei szerint felállíthat egy ötödik szakaszt is, de ez a négy fogja ellátni a legalapvetőbb feladatokat.
A beérkező levelek nulla elérése
Most, hogy megváltoztatta a Gmail beállításait, itt az ideje, hogy mindent gyakorlatba hozzon. Először állítsa be a szűrőket. Írd be a következőt:
| Keresési lekérdezés | Szakasz neve |
| rendelkezik: sárga csillaggal | Intézkedést/választ igényel |
| rendelkezik: vörös csillaggal | Sürgős válasz szükséges |
| rendelkezik: blue-info | Válaszra várva |
| rendelkezik: zöld csekk | Delegált |
Amikor e-mailt kap, először el kell döntenie, hogy választ kell-e adnia, vagy törölnie kell. Ha az e-mail spam, vagy egyszerűen nem indokolja a választ, azonnal törölje vagy archiválja.
Ha az e-mail választ igényel, és kevesebb mint két percet vesz igénybe, válaszoljon rá. Ha több mint két percre van szüksége, kattintson egyszer a Csillag ikonra. Ha az e-mail sürgős, és ez a következő dolog, amire válaszol, kattintson kétszer az ikonra, hogy vörös csillaggal jelölje meg.
Miután válaszolt egy e-mailre, és válaszra vár, kattintson háromszor a Csillag ikonra, hogy „Válaszra vár”-ként jelölje ki. Ha olyan e-mailt kap, amelyet valaki más jobban kezel, továbbítsa azt a megfelelő személynek, és kattintson négyszer a Csillag ikonra, hogy „Delegáltként” jelölje meg.
Válassza ki, hogy mikor szeretne válaszolni az e-mailekre, és összpontosítson arra, hogy csak ezekben az időpontokban dolgozzon. Ha határidőket és határidőket ad meg magának az e-mailek kezelésére, csökkenti a beérkező levelek között eltöltött időt, így a fontosabb feladatokra koncentrálhat. Ha úgy dönt, hogy az óra elején foglalkozik vele, először a sürgős e-mailekre összpontosítson, majd onnantól kezdve intézze el a többit.
Ha ezeket a módszereket a gyakorlatba átülteti, hamarosan teljes irányítást szerezhet postafiókja felett. Ha már nagy a rendetlenség, szánjon napi fél órát arra, hogy átrendezze a már meglévő e-mailjeit, és eldöntse, fontosak-e vagy sem. Válaszoljon azoknak, akiknek szüksége van rá, törölje azokat, akiknek nincs rá szüksége.
Ez eltarthat egy ideig, de a szűrők , a kijelölt postafiókok és más eszközök segítenek elérni a Inbox Zero-t – és megtudhatja, hogy mely technikák segítenek a legjobban ott maradni.
A Google Drive az Ön ingyenes névjegykártya-készítője lehet, amikor Ön is szeretné. Nem fogja elborítani, mint más tervezőeszközök, például az Adobe InDesign vagy az Illustrator, és az eredmények is ugyanolyan jók lehetnek.
Gondolkozott már azon, hogy a Google Chrome telepítése hogyan marad mindig naprakészen és önmagában javítva. Ez a Google Chrome saját beágyazott folyamatain keresztül valósul meg, amelyek elérik a Google szervereit, és biztosítják a böngésző javítását és biztonságát.
Amikor keres valamit az interneten, általában a Google Keresés az első választás. De ha egy konkrét helyről van szó, amelyhez egyszer megkereste az útvonaltervet, a Google Térkép keresési előzményei segíthetnek.
Korábban a Google Eszköztárat Firefox-szal és Internet Explorerrel használtam, mert volt néhány hasznos funkciója, amelyeket rendszeresen használtam, és kapcsolódtam a Google-fiókomhoz. Ez azonban olyan volt, mint egy évtizeddel ezelőtt.
Ha általános e-mail klienseket használ vállalati környezetben, például az Outlookban, valószínűleg hozzászokott az irodán kívüli válasz beállításához. Tudta, hogy a Gmailben is beállíthatja az irodán kívüli válaszokat.
Előfordulhat, hogy több webhelyet kell elérnie munkához, iskolához vagy kutatáshoz. Mielőtt észrevenné, annyi nyitott lapja van, hogy nem találja a kívántat, amikor szüksége lenne rá.
Az oszlopdiagramok rendkívül hasznosak lehetnek az adatok megjelenítésénél. Megjeleníthetnek egy adatkészletet, vagy összehasonlíthatnak több adatkészletet.
A Google Saját tevékenységek oldalon van egy terület, amely különösen hasznos; helyelőzményeit. Hasznos, mert ha aktiválva van, nyomon követi az összes meglátogatott helyet, amióta először elkezdte használni Google-fiókját mobiltelefonnal.
A Google Fotók jó felhőalapú tárolási lehetőség fotói számára, annak ellenére, hogy a korlátlan tárhely napjai elmúltak. A Google-fiókkal kapott 15 GB ingyenes online tárhely mostantól számos alkalmazás, például a Gmail és a Google Drive között megoszlik.
Ha Ön Chrome-felhasználó, aminek lennie kell, valószínűleg észrevette, hogy a Flash alapértelmezés szerint le van tiltva a böngészőben. A Google nem szereti a Flasht a Flash-ben rejlő jelentős biztonsági hibák miatt, ezért mindent megtesz, hogy rákényszerítse Önt a Flash használatára.
A Google Voice egy igazán hasznos (és ingyenes) Google-szolgáltatás, amellyel vezetékes vagy mobiltelefon nélkül kezdeményezhet és fogadhat hívásokat. A Google Voice egyik hasznosabb funkciója a hangposta funkció.
Ha gyakran használod a YouTube-ot, a kapott ajánlások és értesítések száma elsöprő lehet, különösen akkor, ha sok csatornára iratkoztál fel, amelyek gyakran töltenek fel új videókat. Alapértelmezés szerint, amikor feliratkozol egy új csatornára, személyre szabott értesítéseket kapsz.
Irodai dolgozók, ne szenvedjenek tovább --- nem kell órákat egy fülledt tárgyalóteremben töltenie. A mobil- és asztali platformokon könnyen elérhető konferenciahívás-szolgáltatásokkal, mint például a Zoom és a Skype, most minden eddiginél egyszerűbb videohívást kezdeményezni munka vagy szórakozás céljából, legyen szó baráti hívásról vagy találkozóról a főnökével.
A Google-fiókok az Ön személyes és szakmai életének részét képezik, különösen az egyszeri bejelentkezés (SSO) révén, amellyel szinte bármilyen platformra vagy alkalmazásba egyetlen kattintással bejelentkezhet. Néha előfordulhat, hogy engedélyeznie kell egy barátjának vagy családtagjának hozzáférést a számítógépéhez.
Az e-mailek archiválása a Gmailben lehetővé teszi a beérkező levelek rendszerezését a régi e-mail-szálak törlése nélkül. Ha valaki egy régi szálat új e-mail küldésével újít meg, az újra megjelenik a beérkező levelek között.
Mindenkinek, aki számítógépen használja a Google Naptárt, meg kell tanulnia legalább néhányat a Google Naptár praktikus billentyűparancsai közül. Átfutjuk azokat a parancsikonokat, amelyek segítségével hatékonyabban tekintheti meg, navigálhat és dolgozhat a naptárával.
A Google Dokumentumok táblázatának használatával strukturálhatja a dokumentum részleteit, hogy az olvasók könnyebben elérhessék és megértsék az Ön által bemutatott információkat. A listák vagy bekezdések formázása helyett az adatokat rácsformátumba is beírhatja a rendezett és letisztult megjelenés érdekében.
Bár a Google Dokumentumok nem igazán rajzolásra készültek, vannak lehetőségek azon felhasználók számára, akik alakzatokat szeretnének hozzáadni dokumentumaikhoz. A legtöbb felhasználó a Google Rajzokat használja a Google Dokumentumok dokumentumaiban, de beszúrhat képeket, használhat alaptáblázatokat, és speciális karaktereket is használhat alakzatok hozzáadásához a szövegben.
A Google számos technikát alkalmaz annak megakadályozására, hogy a felesleges forgalom visszaéljen a keresőmotorjával. Az egyik probléma, amely problémákat okozhat, a Google „szokatlan forgalom” üzenete, amelyet például akkor láthat, ha túl sok keresést hajtott végre rövid időn belül.
A Gmail az esetek 99%-ában megbízható e-mail szolgáltató, de nem problémamentes. Az egyik legnagyobb probléma, amellyel a Gmaillel szembesül, az, hogy nem kap új e-maileket.
A Chrome alapértelmezés szerint nem mutatja meg a teljes URL-t. Lehet, hogy nem törődik túl sokat ezzel a részlettel, de ha valamilyen oknál fogva meg kell jelenítenie a teljes URL-t, lásd: Részletes utasítások arról, hogyan állíthatja be a Google Chrome-ot a teljes URL-cím megjelenítésére a címsávban.
A Reddit 2024 januárjában ismét megváltoztatta a dizájnt. Az újratervezést az asztali böngészők felhasználói láthatják, és szűkíti a fő hírfolyamot, miközben linkeket biztosít
Problémákat tapasztal a Starbucks alkalmazás használatával Apple iPhone vagy Android telefonján? Előfordulhat, hogy az alkalmazásban technikai hibák vannak, vagy az internetkapcsolat nem működik.
Izgatottan várod a ChatGPT-t, az OpenAI által kifejlesztett forradalmian új mesterséges intelligencia (AI) chatbotot? Ha regisztrál egy ChatGPT-fiókra, akkor kihasználhatja ezt a hihetetlen nyelvi modell erejét, és felfedezheti annak végtelen lehetőségeit.
Érdemes lehet YouTube-videóit megosztani az Instagramon, hogy növelje márkáját és elköteleződést generáljon, de hogyan oszthatja meg YouTube-videóit az Instagram Story-ban. Nem lehet közvetlenül megosztani YouTube-videót az Instagram Story-ban, de van mód ennek megkerülésére.
Néha csak egy GIF segítségével érheti el, hogy mit szeretne mondani, és a megfelelő kiválasztása mulatságos eredményeket hozhat. Valószínűleg már tudja, hogyan kell GIF-eket küldeni a Snapchaten, és hogyan kell GIF-et közzétenni a Facebookon, az Instagramon, a Redditen és a Twitteren, de tudtad, hogy az Instagram-bejegyzésekhez is használhatsz megjegyzés GIF-eket.
Ha a Steam kliens elakad a „Steam fiók csatlakoztatása” oldalon, akkor azt fogod tapasztalni, hogy nem tudsz túllépni ezen a képernyőn, bármit is csinálsz. A Steam különböző okok miatt jeleníti meg ezt a hibát, beleértve az alkalmazás saját rossz fájljait is.
A Google Pay megkönnyíti az érintés nélküli fizetést azáltal, hogy otthon hagyhatja a pénztárcáját, és Google Pixel készülékével fizethet. A probléma az, hogy a Google Pay időnként leáll.
Képzelje el a legrosszabb forgatókönyvet: egy teljes harc kellős közepén áll, és csapattársaival együtt kinyírja az ellenségeket balról, jobbról és középről, majd… a PS5 DualSense kontroller akkumulátora lemerül. Ha csak egy kontrollere van, akkor vezetékes módban kell játszania, vagy meg kell várnia, amíg a kontroller feltöltődik.
Azt mondják, a kíváncsiság ölte meg a macskát, de néha szeretné tudni, hogy ki nézte meg Facebook-profilját, fényképeit, bejegyzéseit és személyes adatait. Szeretné tudni, hogyan nézheti meg, ki üldözi a Facebook-profilját.
