Előfordult már, hogy lemaradt egy fontos e-mailről, mert a postaládája tele volt korábbi, megválaszolatlan üzenetekkel? A legtöbben átélték már ezt, és szinte mindenki ismeri az ötven olvasatlan e-mail elterelését, amelyek azonnal megkívánják a figyelmet, amint reggel kinyitja a postaládáját.
Tanulmányok szerint a dolgozók hetük 28 százalékát e-mailek olvasásával és megválaszolásával töltik. Ez több mint egynegyede a teljes munkában töltött idejének. Mennyivel többet tudna elérni, ha nem kellene folyamatosan özönvízzel kezelnie az e-maileket?
Mi az Inbox Zero?
Az Inbox Zero egy koncepció, amelyet Merlin Mann, a termelékenység szakértője fejlesztett ki. Bár a legtöbben a névben szereplő „nulla”-t úgy értelmezik, hogy az egy személy e-mailjei számára utal, eredetileg arra utalt, hogy az emberek mennyi időt töltenek az e-mailekkel való gondolkodással. Ha nulla e-mailje van, akkor szinte nulla időt tölt a gondolkodással.
Ez a cikk végigvezeti Önt, hogyan csökkentheti az olvasatlan e-mailek számát a beérkező levelek között a Gmailen belül rendelkezésre álló eszközök segítségével, valamint bemutatja azokat a gyakorlatokat, amelyeket a munkanapján alkalmazhat, és segít megszelídíteni a kapott e-mailek raját. egész nap.
Az e-mail kezelés alapjai
Az e-mailek hatékonyságának javításához az első lépés a beérkező levelek bezárása. Lehet, hogy ez ellentmondónak hangzik, de jobb, ha meghatározott időt adunk az e-mailek elolvasására és megválaszolására, mintsem a megérkezésükkor megcímezzük őket. A kutatások kimutatták, hogy a határidők, akár önmaga által meghatározottak, akár nem, javítják a hatékonyságot és csökkentik a projektre fordított időt.
Szánjon öt percet minden óra elején, vagy húsz percet a nap elején és végén az e- mailek megválaszolására . Töröljön minden olyan e-mailt, amely egyértelműen spam . Ha egy e-mail megválaszolásához két perc vagy kevesebb kell, először válaszoljon rá.
Ha egy e-mail megválaszolásához több időre van szükség, helyezze át egy speciálisan kijelölt mappába.
A Gmail használata a Beérkező levelek nulla eléréséhez
A Gmail a világ leggyakrabban használt levelezőprogramja, de a legtöbb ember nem veszi észre, hogy valójában milyen sokoldalú a platform. A Gmail tele van olyan eszközökkel és testreszabható opciókkal, amelyek hatalmas mértékben szabályozzák megjelenését. Az Inbox Zero sokkal elérhetőbbé válik, ha kihasználja ezeket az eszközöket.
Használj speciális csillagokat
Mindenki tudja, hogy a Csillag ikonra kattintva meg lehet csillagozni egy e-mailt – de tudtad, hogy 12 különböző csillag használható? Kattintson a Beállítások > Összes beállítás megtekintése > Általános elemre, majd görgessen, amíg meg nem jelenik a Csillagok alszakasz.
Különböző színű csillagok léteznek, de vannak olyan ikonok is, mint a felkiáltójel, egy gyors előre nyíl, egy pipa, egy kérdőjel és egy kisbetűs i. Alapértelmezés szerint csak a fő csillag aktív, de bármelyik ikonra kattintva aktiválhatja őket, és áthúzhatja a Használatban szakaszba.
Csak egyetlen szimbólum jelenik meg a Gmailben. Kattintson rá többször a kiválasztott csillagok közötti váltáshoz. Válasszon ki legalább négy szimbólumot: a normál csillagot, a piros csillagot, a kisbetűs i-t és a zöld pipát.
Több postafiók és szűrő beállítása
Lehet, hogy már ismeri a Gmailben elérhető számos lapot: Promóciók, Személyes, Közösségi stb. Lépjen a Beállítások > Beérkezett üzenetek mappába , és a Beérkező levelek típusa mellett kattintson a legördülő listára, és válassza a Több beérkező levelek lehetőséget.
Megjelenik egy új szakasz, melynek neve Több beérkezett üzenetek szakasza. Legfeljebb öt egyéni szakaszt nevezhet meg, amelyeket a fő beérkező levelek mellett tekinthet meg, bár alapértelmezés szerint kettő van kitöltve. Az egyik szakasz a csillagozott e-mailekhez, míg a másik a piszkozatokhoz tartozik. Ezeket a szakaszokat a keresési lekérdezéseik jelölik ki, így meg kell tanulnod, mi a neve az egyes különleges csillagoknak, hogy részeket különíts el számukra.
Ezek az egyes csillagok nevei:
A keresési lekérdezés mező különböző operátorokat ismer fel, így az VAGY/ÉS parancsokkal több csillagot is beilleszthet ugyanabban a szakaszban. A Keresési lekérdezés mező mellett található a Szakasznév mező. Írja be ide azt a konkrét nevet, amelyet a mezőnek hívni szeretne.
Az Inbox Zero eléréséhez a legjobb, ha beállít néhány speciális szakaszt:
Igényei szerint felállíthat egy ötödik szakaszt is, de ez a négy fogja ellátni a legalapvetőbb feladatokat.
A beérkező levelek nulla elérése
Most, hogy megváltoztatta a Gmail beállításait, itt az ideje, hogy mindent gyakorlatba hozzon. Először állítsa be a szűrőket. Írd be a következőt:
| Keresési lekérdezés | Szakasz neve |
| rendelkezik: sárga csillaggal | Intézkedést/választ igényel |
| rendelkezik: vörös csillaggal | Sürgős válasz szükséges |
| rendelkezik: blue-info | Válaszra várva |
| rendelkezik: zöld csekk | Delegált |
Amikor e-mailt kap, először el kell döntenie, hogy választ kell-e adnia, vagy törölnie kell. Ha az e-mail spam, vagy egyszerűen nem indokolja a választ, azonnal törölje vagy archiválja.
Ha az e-mail választ igényel, és kevesebb mint két percet vesz igénybe, válaszoljon rá. Ha több mint két percre van szüksége, kattintson egyszer a Csillag ikonra. Ha az e-mail sürgős, és ez a következő dolog, amire válaszol, kattintson kétszer az ikonra, hogy vörös csillaggal jelölje meg.
Miután válaszolt egy e-mailre, és válaszra vár, kattintson háromszor a Csillag ikonra, hogy „Válaszra vár”-ként jelölje ki. Ha olyan e-mailt kap, amelyet valaki más jobban kezel, továbbítsa azt a megfelelő személynek, és kattintson négyszer a Csillag ikonra, hogy „Delegáltként” jelölje meg.
Válassza ki, hogy mikor szeretne válaszolni az e-mailekre, és összpontosítson arra, hogy csak ezekben az időpontokban dolgozzon. Ha határidőket és határidőket ad meg magának az e-mailek kezelésére, csökkenti a beérkező levelek között eltöltött időt, így a fontosabb feladatokra koncentrálhat. Ha úgy dönt, hogy az óra elején foglalkozik vele, először a sürgős e-mailekre összpontosítson, majd onnantól kezdve intézze el a többit.
Ha ezeket a módszereket a gyakorlatba átülteti, hamarosan teljes irányítást szerezhet postafiókja felett. Ha már nagy a rendetlenség, szánjon napi fél órát arra, hogy átrendezze a már meglévő e-mailjeit, és eldöntse, fontosak-e vagy sem. Válaszoljon azoknak, akiknek szüksége van rá, törölje azokat, akiknek nincs rá szüksége.
Ez eltarthat egy ideig, de a szűrők , a kijelölt postafiókok és más eszközök segítenek elérni a Inbox Zero-t – és megtudhatja, hogy mely technikák segítenek a legjobban ott maradni.
A Google Térkép az egyik legismertebb manapság használt navigációs alkalmazás. A több megálló hozzáadása megkönnyíti az útvonaltervezést, segítve a felhasználókat az utazás során.
A Google Űrlapok lehetővé teszik egyszerűen használható, könnyen megosztható űrlapok készítését. Fedezze fel a Google Űrlapok előnyeit és használatát!
Problémái vannak a kamera feedjének Google Meetben való betöltésével? Itt van néhány hatékony megoldás a kamera hibájának javítására.
A Google felkapott keresései elvonhatják a figyelmet. Ez az oktatóanyag bemutatja, hogyan törölheti a felkapott kereséseket mind a Google Keresésben, mind a Google Appban asztali és mobileszközökön.
Az Android egyik legjobb termelékenységi funkciója a widgetek használata, amelyek lehetővé teszik a telefonjára telepített alkalmazások elérését közvetlenül a kezdőképernyőről.
A Google Dokumentumok egy nagyszerű eszköz a zökkenőmentes együttműködéshez és dokumentumelemzéshez. Tanulja meg, hogyan töröljön felesleges oldalakat hatékonyan!
A Google Drive az Ön ingyenes névjegykártya-készítője lehet, amikor Ön is szeretné. Nem fogja elborítani, mint más tervezőeszközök, például az Adobe InDesign vagy az Illustrator, és az eredmények is ugyanolyan jók lehetnek.
Gondolkozott már azon, hogy a Google Chrome telepítése hogyan marad mindig naprakészen és önmagában javítva. Ez a Google Chrome saját beágyazott folyamatain keresztül valósul meg, amelyek elérik a Google szervereit, és biztosítják a böngésző javítását és biztonságát.
Amikor keres valamit az interneten, általában a Google Keresés az első választás. De ha egy konkrét helyről van szó, amelyhez egyszer megkereste az útvonaltervet, a Google Térkép keresési előzményei segíthetnek.
Korábban a Google Eszköztárat Firefox-szal és Internet Explorerrel használtam, mert volt néhány hasznos funkciója, amelyeket rendszeresen használtam, és kapcsolódtam a Google-fiókomhoz. Ez azonban olyan volt, mint egy évtizeddel ezelőtt.
Ha általános e-mail klienseket használ vállalati környezetben, például az Outlookban, valószínűleg hozzászokott az irodán kívüli válasz beállításához. Tudta, hogy a Gmailben is beállíthatja az irodán kívüli válaszokat.
Előfordulhat, hogy több webhelyet kell elérnie munkához, iskolához vagy kutatáshoz. Mielőtt észrevenné, annyi nyitott lapja van, hogy nem találja a kívántat, amikor szüksége lenne rá.
Az oszlopdiagramok rendkívül hasznosak lehetnek az adatok megjelenítésénél. Megjeleníthetnek egy adatkészletet, vagy összehasonlíthatnak több adatkészletet.
A Google Saját tevékenységek oldalon van egy terület, amely különösen hasznos; helyelőzményeit. Hasznos, mert ha aktiválva van, nyomon követi az összes meglátogatott helyet, amióta először elkezdte használni Google-fiókját mobiltelefonnal.
A Google Fotók jó felhőalapú tárolási lehetőség fotói számára, annak ellenére, hogy a korlátlan tárhely napjai elmúltak. A Google-fiókkal kapott 15 GB ingyenes online tárhely mostantól számos alkalmazás, például a Gmail és a Google Drive között megoszlik.
Ha Ön Chrome-felhasználó, aminek lennie kell, valószínűleg észrevette, hogy a Flash alapértelmezés szerint le van tiltva a böngészőben. A Google nem szereti a Flasht a Flash-ben rejlő jelentős biztonsági hibák miatt, ezért mindent megtesz, hogy rákényszerítse Önt a Flash használatára.
A Google Voice egy igazán hasznos (és ingyenes) Google-szolgáltatás, amellyel vezetékes vagy mobiltelefon nélkül kezdeményezhet és fogadhat hívásokat. A Google Voice egyik hasznosabb funkciója a hangposta funkció.
Ha gyakran használod a YouTube-ot, a kapott ajánlások és értesítések száma elsöprő lehet, különösen akkor, ha sok csatornára iratkoztál fel, amelyek gyakran töltenek fel új videókat. Alapértelmezés szerint, amikor feliratkozol egy új csatornára, személyre szabott értesítéseket kapsz.
Irodai dolgozók, ne szenvedjenek tovább --- nem kell órákat egy fülledt tárgyalóteremben töltenie. A mobil- és asztali platformokon könnyen elérhető konferenciahívás-szolgáltatásokkal, mint például a Zoom és a Skype, most minden eddiginél egyszerűbb videohívást kezdeményezni munka vagy szórakozás céljából, legyen szó baráti hívásról vagy találkozóról a főnökével.
A Google-fiókok az Ön személyes és szakmai életének részét képezik, különösen az egyszeri bejelentkezés (SSO) révén, amellyel szinte bármilyen platformra vagy alkalmazásba egyetlen kattintással bejelentkezhet. Néha előfordulhat, hogy engedélyeznie kell egy barátjának vagy családtagjának hozzáférést a számítógépéhez.
A Facebook nem csupán egy közösségi hálózat; segít kapcsolatban maradni barátaival. Fedezze fel a Facebook problémáit és javításait most!
Ön lelkes HBO Max-figyelő, de úgy tűnik, nem emlékszik a jelszavára. Ne essen pánikba, itt megtalálja az utat a jelszó visszaállításához.
Problémái vannak a Facebook Messenger használatával iPhone-on vagy Android-telefonon. Az alkalmazás nem küldi vagy fogadja az üzeneteket.
Nem tud bejelentkezni a Facebook-fiókjába? Kövesse ezt a részletes hibaelhárító útmutatót.
A weboldal keresés neve, lehetőséget ad, hogy gyorsan megtalálja a szükséges információt. Hogyan kereshet szavakat és szövegeket hatékonyan.
A prezentáció készítése a PowerPointban lényegesen egyszerűbb lesz, ha ismer néhány tippet és trükköt. Fedezze fel a legjobb PowerPoint tippeket, hogy vonzóbbá tegye prezentációit!
A Minecraft hibák elkerüléséhez kövesse útmutatóinkat a „Nem lehet csatlakozni a világhoz” probléma megoldására, hogy visszatérhessen a játékhoz.
A Google-fiókja jelszavának megváltoztatása elengedhetetlen a biztonság megőrzéséhez.101 lépés a jelszó biztonságának növelésére.
A PlayStation Network felhasználónév megváltoztatása most már egyszerű. Fedezd fel a legjobb generátorokat, tippeket és trükköket, hogy tökéletes nevet válassz.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk a „Még nincs közzétéve” Instagram hiba megoldását Androidon, mely zavarhatja a közzétételt. Kövesse lépéseinket a probléma gyors megoldásához.
