Hogyan juthat el az Inbox Zero-hoz a Gmailben

Hogyan juthat el az Inbox Zero-hoz a Gmailben

Előfordult már, hogy lemaradt egy fontos e-mailről, mert a postaládája tele volt korábbi, megválaszolatlan üzenetekkel? A legtöbben átélték már ezt, és szinte mindenki ismeri az ötven olvasatlan e-mail elterelését, amelyek azonnal megkívánják a figyelmet, amint reggel kinyitja a postaládáját. 

Tanulmányok szerint a dolgozók hetük 28 százalékát e-mailek olvasásával és megválaszolásával töltik. Ez több mint egynegyede a teljes munkában töltött idejének. Mennyivel többet tudna elérni, ha nem kellene folyamatosan özönvízzel kezelnie az e-maileket? 

Hogyan juthat el az Inbox Zero-hoz a Gmailben

Mi az Inbox Zero?

Az Inbox Zero egy koncepció, amelyet Merlin Mann, a termelékenység szakértője fejlesztett ki. Bár a legtöbben a névben szereplő „nulla”-t úgy értelmezik, hogy az egy személy e-mailjei számára utal, eredetileg arra utalt, hogy az emberek mennyi időt töltenek az e-mailekkel való gondolkodással. Ha nulla e-mailje van, akkor szinte nulla időt tölt a gondolkodással.

Ez a cikk végigvezeti Önt, hogyan csökkentheti az olvasatlan e-mailek számát a beérkező levelek között a Gmailen belül rendelkezésre álló eszközök segítségével, valamint bemutatja azokat a gyakorlatokat, amelyeket a munkanapján alkalmazhat, és segít megszelídíteni a kapott e-mailek raját. egész nap. 

Az e-mail kezelés alapjai

Az e-mailek hatékonyságának javításához az első lépés a beérkező levelek bezárása. Lehet, hogy ez ellentmondónak hangzik, de jobb, ha meghatározott időt adunk az e-mailek elolvasására és megválaszolására, mintsem a megérkezésükkor megcímezzük őket. A kutatások kimutatták, hogy a határidők, akár önmaga által meghatározottak, akár nem, javítják a hatékonyságot és csökkentik a projektre fordított időt.

Hogyan juthat el az Inbox Zero-hoz a Gmailben

Szánjon öt percet minden óra elején, vagy húsz percet a nap elején és végén az e- mailek megválaszolására . Töröljön minden olyan e-mailt, amely egyértelműen spam . Ha egy e-mail megválaszolásához két perc vagy kevesebb kell, először válaszoljon rá. 

Ha egy e-mail megválaszolásához több időre van szükség, helyezze át egy speciálisan kijelölt mappába.

A Gmail használata a Beérkező levelek nulla eléréséhez

A Gmail a világ leggyakrabban használt levelezőprogramja, de a legtöbb ember nem veszi észre, hogy valójában milyen sokoldalú a platform. A Gmail tele van olyan eszközökkel és testreszabható opciókkal, amelyek hatalmas mértékben szabályozzák megjelenését. Az Inbox Zero sokkal elérhetőbbé válik, ha kihasználja ezeket az eszközöket. 

Használj speciális csillagokat

Mindenki tudja, hogy a Csillag ikonra kattintva meg lehet csillagozni egy e-mailt – de tudtad, hogy 12 különböző csillag használható? Kattintson a Beállítások > Összes beállítás megtekintése > Általános elemre, majd görgessen, amíg meg nem jelenik a Csillagok alszakasz. 

Hogyan juthat el az Inbox Zero-hoz a Gmailben

Különböző színű csillagok léteznek, de vannak olyan ikonok is, mint a felkiáltójel, egy gyors előre nyíl, egy pipa, egy kérdőjel és egy kisbetűs i. Alapértelmezés szerint csak a fő csillag aktív, de bármelyik ikonra kattintva aktiválhatja őket,  és áthúzhatja a Használatban szakaszba.

Csak egyetlen szimbólum jelenik meg a Gmailben. Kattintson rá többször a kiválasztott csillagok közötti váltáshoz. Válasszon ki legalább négy szimbólumot: a normál csillagot, a piros csillagot, a kisbetűs i-t és a zöld pipát. 

Több postafiók és szűrő beállítása

Lehet, hogy már ismeri a Gmailben elérhető számos lapot: Promóciók, Személyes, Közösségi stb. Lépjen a Beállítások > Beérkezett üzenetek mappába , és a Beérkező levelek típusa mellett kattintson a legördülő listára, és válassza a Több beérkező levelek lehetőséget.

Megjelenik egy új szakasz, melynek neve Több beérkezett üzenetek szakasza. Legfeljebb öt egyéni szakaszt nevezhet meg, amelyeket a fő beérkező levelek mellett tekinthet meg, bár alapértelmezés szerint kettő van kitöltve. Az egyik szakasz a csillagozott e-mailekhez, míg a másik a piszkozatokhoz tartozik. Ezeket a szakaszokat a keresési lekérdezéseik jelölik ki, így meg kell tanulnod, mi a neve az egyes különleges csillagoknak, hogy részeket különíts el számukra.

Hogyan juthat el az Inbox Zero-hoz a Gmailben

Ezek az egyes csillagok nevei:

  • Sárga csillag
  • Vörös csillag
  • Narancs-csillag
  • Zöld csillag
  • Kék csillag
  • Lila-csillag
  • Sárga-hullám (felkiáltójel)
  • Vörös-hullás
  • Lila-kérdés
  • Orange-guillemet (gyors előretekerés szimbólum)
  • Green-check
  • Kék info (kisbetűs i)

A keresési lekérdezés mező különböző operátorokat ismer fel, így az VAGY/ÉS parancsokkal több csillagot is beilleszthet ugyanabban a szakaszban. A Keresési lekérdezés mező mellett található a Szakasznév mező. Írja be ide azt a konkrét nevet, amelyet a mezőnek hívni szeretne.

Az Inbox Zero eléréséhez a legjobb, ha beállít néhány speciális szakaszt:

  • Intézkedést/választ igényel
  • Sürgős válasz szükséges
  • Válaszra várva
  • Delegált

Igényei szerint felállíthat egy ötödik szakaszt is, de ez a négy fogja ellátni a legalapvetőbb feladatokat. 

A beérkező levelek nulla elérése

Most, hogy megváltoztatta a Gmail beállításait, itt az ideje, hogy mindent gyakorlatba hozzon. Először állítsa be a szűrőket. Írd be a következőt:

Keresési lekérdezés Szakasz neve
rendelkezik: sárga csillaggal Intézkedést/választ igényel
rendelkezik: vörös csillaggal Sürgős válasz szükséges
rendelkezik: blue-info Válaszra várva
rendelkezik: zöld csekk Delegált

Amikor e-mailt kap, először el kell döntenie, hogy választ kell-e adnia, vagy törölnie kell. Ha az e-mail spam, vagy egyszerűen nem indokolja a választ, azonnal törölje vagy archiválja. 

Ha az e-mail választ igényel, és kevesebb mint két percet vesz igénybe, válaszoljon rá. Ha több mint két percre van szüksége, kattintson egyszer a Csillag ikonra. Ha az e-mail sürgős, és ez a következő dolog, amire válaszol, kattintson kétszer az ikonra, hogy vörös csillaggal jelölje meg. 

Miután válaszolt egy e-mailre, és válaszra vár, kattintson háromszor a Csillag ikonra, hogy „Válaszra vár”-ként jelölje ki. Ha olyan e-mailt kap, amelyet valaki más jobban kezel, továbbítsa azt a megfelelő személynek, és kattintson négyszer  a Csillag ikonra, hogy „Delegáltként” jelölje meg.

Hogyan juthat el az Inbox Zero-hoz a Gmailben

Válassza ki, hogy mikor szeretne válaszolni az e-mailekre, és összpontosítson arra, hogy csak ezekben az időpontokban dolgozzon. Ha határidőket és határidőket ad meg magának az e-mailek kezelésére, csökkenti a beérkező levelek között eltöltött időt, így a fontosabb feladatokra koncentrálhat. Ha úgy dönt, hogy az óra elején foglalkozik vele, először a sürgős e-mailekre összpontosítson, majd onnantól kezdve intézze el a többit. 

Ha ezeket a módszereket a gyakorlatba átülteti, hamarosan teljes irányítást szerezhet postafiókja felett. Ha már nagy a rendetlenség, szánjon napi fél órát arra, hogy átrendezze a már meglévő e-mailjeit, és eldöntse, fontosak-e vagy sem. Válaszoljon azoknak, akiknek szüksége van rá, törölje azokat, akiknek nincs rá szüksége. 

Ez eltarthat egy ideig, de a szűrők , a kijelölt postafiókok és más eszközök segítenek elérni a Inbox Zero-t – és megtudhatja, hogy mely technikák segítenek a legjobban ott maradni. 


Több megálló használata a Google Térképen

Több megálló használata a Google Térképen

A Google Térkép az egyik legismertebb manapság használt navigációs alkalmazás. A több megálló hozzáadása megkönnyíti az útvonaltervezést, segítve a felhasználókat az utazás során.

Google-űrlap készítése: Teljes útmutató

Google-űrlap készítése: Teljes útmutató

A Google Űrlapok lehetővé teszik egyszerűen használható, könnyen megosztható űrlapok készítését. Fedezze fel a Google Űrlapok előnyeit és használatát!

A Google Meet kamera nem működő hibájának javítása

A Google Meet kamera nem működő hibájának javítása

Problémái vannak a kamera feedjének Google Meetben való betöltésével? Itt van néhány hatékony megoldás a kamera hibájának javítására.

A felkapott keresések törlése a Google-on

A felkapott keresések törlése a Google-on

A Google felkapott keresései elvonhatják a figyelmet. Ez az oktatóanyag bemutatja, hogyan törölheti a felkapott kereséseket mind a Google Keresésben, mind a Google Appban asztali és mobileszközökön.

Hiányzik a Google keresősáv modulja? Hogyan lehet visszaállítani Androidon

Hiányzik a Google keresősáv modulja? Hogyan lehet visszaállítani Androidon

Az Android egyik legjobb termelékenységi funkciója a widgetek használata, amelyek lehetővé teszik a telefonjára telepített alkalmazások elérését közvetlenül a kezdőképernyőről.

Oldal törlése a Google Dokumentumokban

Oldal törlése a Google Dokumentumokban

A Google Dokumentumok egy nagyszerű eszköz a zökkenőmentes együttműködéshez és dokumentumelemzéshez. Tanulja meg, hogyan töröljön felesleges oldalakat hatékonyan!

Hogyan készítsünk névjegykártyát a Google Drive-ban

Hogyan készítsünk névjegykártyát a Google Drive-ban

A Google Drive az Ön ingyenes névjegykártya-készítője lehet, amikor Ön is szeretné. Nem fogja elborítani, mint más tervezőeszközök, például az Adobe InDesign vagy az Illustrator, és az eredmények is ugyanolyan jók lehetnek.

Mi az a Software Reporter Tool a Chrome-ban, és hogyan lehet letiltani

Mi az a Software Reporter Tool a Chrome-ban, és hogyan lehet letiltani

Gondolkozott már azon, hogy a Google Chrome telepítése hogyan marad mindig naprakészen és önmagában javítva. Ez a Google Chrome saját beágyazott folyamatain keresztül valósul meg, amelyek elérik a Google szervereit, és biztosítják a böngésző javítását és biztonságát.

A Google Térkép keresési előzményeinek megtekintése

A Google Térkép keresési előzményeinek megtekintése

Amikor keres valamit az interneten, általában a Google Keresés az első választás. De ha egy konkrét helyről van szó, amelyhez egyszer megkereste az útvonaltervet, a Google Térkép keresési előzményei segíthetnek.

Mi az a Google Toolbar Notifier és hogyan lehet megszabadulni tőle?

Mi az a Google Toolbar Notifier és hogyan lehet megszabadulni tőle?

Korábban a Google Eszköztárat Firefox-szal és Internet Explorerrel használtam, mert volt néhány hasznos funkciója, amelyeket rendszeresen használtam, és kapcsolódtam a Google-fiókomhoz. Ez azonban olyan volt, mint egy évtizeddel ezelőtt.

Az irodán kívüli beállítás a Gmailben

Az irodán kívüli beállítás a Gmailben

Ha általános e-mail klienseket használ vállalati környezetben, például az Outlookban, valószínűleg hozzászokott az irodán kívüli válasz beállításához. Tudta, hogy a Gmailben is beállíthatja az irodán kívüli válaszokat.

A lapcsoportok használata a Google Chrome-ban

A lapcsoportok használata a Google Chrome-ban

Előfordulhat, hogy több webhelyet kell elérnie munkához, iskolához vagy kutatáshoz. Mielőtt észrevenné, annyi nyitott lapja van, hogy nem találja a kívántat, amikor szüksége lenne rá.

Hogyan készítsünk oszlopdiagramot a Google Táblázatokban

Hogyan készítsünk oszlopdiagramot a Google Táblázatokban

Az oszlopdiagramok rendkívül hasznosak lehetnek az adatok megjelenítésénél. Megjeleníthetnek egy adatkészletet, vagy összehasonlíthatnak több adatkészletet.

Google Térkép Helyelőzmények: 5 hasznos dolog, amit megtehetsz vele

Google Térkép Helyelőzmények: 5 hasznos dolog, amit megtehetsz vele

A Google Saját tevékenységek oldalon van egy terület, amely különösen hasznos; helyelőzményeit. Hasznos, mert ha aktiválva van, nyomon követi az összes meglátogatott helyet, amióta először elkezdte használni Google-fiókját mobiltelefonnal.

16 egyszerű és szórakoztató Google Photos tipp és trükk

16 egyszerű és szórakoztató Google Photos tipp és trükk

A Google Fotók jó felhőalapú tárolási lehetőség fotói számára, annak ellenére, hogy a korlátlan tárhely napjai elmúltak. A Google-fiókkal kapott 15 GB ingyenes online tárhely mostantól számos alkalmazás, például a Gmail és a Google Drive között megoszlik.

A Flash engedélyezése a Chrome-ban bizonyos webhelyeken

A Flash engedélyezése a Chrome-ban bizonyos webhelyeken

Ha Ön Chrome-felhasználó, aminek lennie kell, valószínűleg észrevette, hogy a Flash alapértelmezés szerint le van tiltva a böngészőben. A Google nem szereti a Flasht a Flash-ben rejlő jelentős biztonsági hibák miatt, ezért mindent megtesz, hogy rákényszerítse Önt a Flash használatára.

A hangposta beállítása a Google Voice-on

A hangposta beállítása a Google Voice-on

A Google Voice egy igazán hasznos (és ingyenes) Google-szolgáltatás, amellyel vezetékes vagy mobiltelefon nélkül kezdeményezhet és fogadhat hívásokat. A Google Voice egyik hasznosabb funkciója a hangposta funkció.

A YouTube-értesítések kikapcsolása és kezelése

A YouTube-értesítések kikapcsolása és kezelése

Ha gyakran használod a YouTube-ot, a kapott ajánlások és értesítések száma elsöprő lehet, különösen akkor, ha sok csatornára iratkoztál fel, amelyek gyakran töltenek fel új videókat. Alapértelmezés szerint, amikor feliratkozol egy új csatornára, személyre szabott értesítéseket kapsz.

Az OTT elmagyarázza: Mi a Google Meet és hogyan kell használni

Az OTT elmagyarázza: Mi a Google Meet és hogyan kell használni

Irodai dolgozók, ne szenvedjenek tovább --- nem kell órákat egy fülledt tárgyalóteremben töltenie. A mobil- és asztali platformokon könnyen elérhető konferenciahívás-szolgáltatásokkal, mint például a Zoom és a Skype, most minden eddiginél egyszerűbb videohívást kezdeményezni munka vagy szórakozás céljából, legyen szó baráti hívásról vagy találkozóról a főnökével.

Szeretne automatikusan kijelentkezni a Gmailből vagy a Google Fiókból?

Szeretne automatikusan kijelentkezni a Gmailből vagy a Google Fiókból?

A Google-fiókok az Ön személyes és szakmai életének részét képezik, különösen az egyszeri bejelentkezés (SSO) révén, amellyel szinte bármilyen platformra vagy alkalmazásba egyetlen kattintással bejelentkezhet. Néha előfordulhat, hogy engedélyeznie kell egy barátjának vagy családtagjának hozzáférést a számítógépéhez.

Miért nem működik a Facebook? 9 Javítások a gyakori problémákra

Miért nem működik a Facebook? 9 Javítások a gyakori problémákra

A Facebook nem csupán egy közösségi hálózat; segít kapcsolatban maradni barátaival. Fedezze fel a Facebook problémáit és javításait most!

Elfelejtette HBO Max jelszavát? Így állíthatja vissza és állíthatja vissza

Elfelejtette HBO Max jelszavát? Így állíthatja vissza és állíthatja vissza

Ön lelkes HBO Max-figyelő, de úgy tűnik, nem emlékszik a jelszavára. Ne essen pánikba, itt megtalálja az utat a jelszó visszaállításához.

9 módszer a nem működő Facebook Messenger javítására

9 módszer a nem működő Facebook Messenger javítására

Problémái vannak a Facebook Messenger használatával iPhone-on vagy Android-telefonon. Az alkalmazás nem küldi vagy fogadja az üzeneteket.

Nem működik a Facebook-bejelentkezés hibaelhárítása

Nem működik a Facebook-bejelentkezés hibaelhárítása

Nem tud bejelentkezni a Facebook-fiókjába? Kövesse ezt a részletes hibaelhárító útmutatót.

Hogyan kereshet szót vagy szöveget egy weboldalon bármely webböngészőben

Hogyan kereshet szót vagy szöveget egy weboldalon bármely webböngészőben

A weboldal keresés neve, lehetőséget ad, hogy gyorsan megtalálja a szükséges információt. Hogyan kereshet szavakat és szövegeket hatékonyan.

15 PowerPoint-tipp és trükk a prezentációk tökéletesítéséhez

15 PowerPoint-tipp és trükk a prezentációk tökéletesítéséhez

A prezentáció készítése a PowerPointban lényegesen egyszerűbb lesz, ha ismer néhány tippet és trükköt. Fedezze fel a legjobb PowerPoint tippeket, hogy vonzóbbá tegye prezentációit!

Hogyan lehet javítani a „Nem lehet csatlakozni a világhoz” hibát a Minecraftban

Hogyan lehet javítani a „Nem lehet csatlakozni a világhoz” hibát a Minecraftban

A Minecraft hibák elkerüléséhez kövesse útmutatóinkat a „Nem lehet csatlakozni a világhoz” probléma megoldására, hogy visszatérhessen a játékhoz.

A Google Fiók jelszavának megváltoztatása vagy visszaállítása

A Google Fiók jelszavának megváltoztatása vagy visszaállítása

A Google-fiókja jelszavának megváltoztatása elengedhetetlen a biztonság megőrzéséhez.101 lépés a jelszó biztonságának növelésére.

Hogyan változtassuk meg a PSN-nevünket generátorral vagy anélkül

Hogyan változtassuk meg a PSN-nevünket generátorral vagy anélkül

A PlayStation Network felhasználónév megváltoztatása most már egyszerű. Fedezd fel a legjobb generátorokat, tippeket és trükköket, hogy tökéletes nevet válassz.

A „Még nincs közzétéve” Instagram javítása. Próbáld újra Androidon

A „Még nincs közzétéve” Instagram javítása. Próbáld újra Androidon

Ebben az útmutatóban bemutatjuk a „Még nincs közzétéve” Instagram hiba megoldását Androidon, mely zavarhatja a közzétételt. Kövesse lépéseinket a probléma gyors megoldásához.