Microsoft Teamsin loppukäyttäjäkokemus

Microsoft Teamsista on tullut Microsoftin ensisijainen yhteistyöalusta vuoden 2019 lopusta lähtien. Sen lisäksi, että Microsoft on siirtänyt Skype for Businessin käyttäjiä Teamsiin, Microsoft on myös lisännyt monia uusia ominaisuuksia käyttäjille, jotka ovat alkaneet käyttää yhteistyöalustoja COVID-19-pandemian alkamisen jälkeen. Tämä ohjelmisto on samanlainen kuin Slack tai Zoom, mutta se on integroitu tiiviisti muihin Microsoftin työkaluihin.

Teams on vakiona Microsoft 365 -paketti. Se on tarkoitettu käytettäväksi all-in-one-alustana, jossa yritykset voivat hallita kaikkea sisäistä viestintää. Se voi monin tavoin korvata tavalliset sähköpostityönkulut ja toimia keskitettynä yhteistyöportaalina. Järjestelmänvalvojat voivat luoda ainutlaatuisia tiimityötiloja, joista jokaisessa on omat kanavat tiettyjen aiheiden, osastojen tai liiketoimintatoimintojen perusteella.

Tässä viestissä tutkimme joitain Microsoft Teamsin ainutlaatuisia ominaisuuksia ja yleistä käyttökokemusta. Microsoft päivittää Teamsia jatkuvasti uusilla ominaisuuksilla ja ylläpitää asiakaspalautefoorumia UserVoicessa. Näin voit kommunikoida suoraan Microsoftin kanssa ja ehdottaa lisäominaisuuksia, joista voi olla hyötyä organisaatiollesi.

Microsoft Teamsin ominaisuudet ja edut

Kuvakaappaus Microsoft Teamsin kautta 

Microsoft Teams on suunniteltu helpottamaan tiimiviestintää, ja monet keskeiset ominaisuudet liittyvät tähän ydintarkoitukseen. Virtaviivaisen kojelaudan avulla käyttäjät voivat nopeasti löytää ja käyttää tarvitsemiaan tiedostoja, viestejä ja tietoja. Alla on muutamia Microsoft Teamsin tärkeimpiä ominaisuuksia.

Äänichat ja viestit

Tiimiyhteistyöalustan pitäisi antaa käyttäjille nopea ja helppo pääsy koko tiimiinsä. Microsoft Teamsissa on mahdollista aloittaa yksityinen kahdenkeskinen chat tai äänipuhelu useista eri paikoista. Voit ottaa yhteyttä kollegaan yhteystietokannasta, kokouksesta tai suoraan tiimin kanavien viestistä. Chatit ja puhelut voidaan aloittaa myös ryhmäkeskusteluina ilman virallista kokousta. Käyttäjät voivat myös tallentaa viestejä myöhempää käyttöä varten ja piilottaa tai mykistää keskustelut milloin tahansa.

Kokoukset ja videochat

Äänipuheluiden lisäksi käyttäjät voivat aloittaa myös yksityisiä kahdenkeskisiä videopuheluita yhdellä napsautuksella. Kokoukset on helppo järjestää ja ajoittaa, ja niihin mahtuu enintään 250 henkilöä. Microsoft tarjoaa myös edistyneen viestinnän lisäosan, joka kasvattaa osallistujamäärän 1 000 tai jopa 20 000 passiiviseen osallistujaan live-tapahtumien aikana. Uusi lisäys COVID-19:n ilmaantumisen jälkeen on Together Mode, joka luo rennon jaetun työympäristön. Tiimin jäsenet voivat liittyä tilaan seurustellakseen työskennellessään ja mukauttaakseen taustoja ja virtuaalisen huoneen asetteluja.

Microsoft 365 -sovellukset

Ehkä hyödyllisin Microsoft Teamsin ominaisuus on erittäin tiukka integrointi koko Microsoft-tuoteperheeseen. Käyttäjät voivat luoda, päivittää ja jakaa tiedostoja tarvitsematta navigoida useiden ikkunoiden välillä. Kaikki nämä asiakirjat, mukaan lukien Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostot, varmuuskopioidaan automaattisesti SharePoint-pilviympäristöön. Tiimin jäsenet voivat myös tehdä yhteistyötä asiakirjojen parissa reaaliajassa. Microsoft Teams tukee kertakirjautumista (SSO) ja kaksivaiheista todennusta osana koko 365-pakettia.

 Kolmannen osapuolen integraatiot

Microsoft viittaa integraatioihin liittiminä ja tukee tällä hetkellä yli 100 niistä Teamsissä. Löydät tuen monille suosituille yritys- ja yhteistyösovelluksille, mukaan lukien Zendesk, Mailchimp, SAP, Salesforce ja Evernote. Aktiivisen kehittäjäyhteisön ansiosta Microsoft lisää jatkuvasti uusia liittimiä ja päivittää olemassa olevien tuotteiden ominaisuuksia.

Microsoft Teamsin loppukäyttäjäkokemus

Microsoft Teamsin loppukäyttäjäkokemus keskittyy pääkäyttöliittymään. Tällä käyttöliittymällä on samanlainen ulkoasu ja tuntuma verrattuna muihin kilpaileviin palveluihin, kuten Slackiin. Yllä lueteltujen ominaisuuksien lisäksi nämä ovat joitakin ainutlaatuisia käyttökokemuksen ominaisuuksia, jotka tekevät Microsoft Teamsista erottuvan joukosta.

Kokouksiin osallistuminen ja isännöinti

Kokoukseen soittaminen voi olla stressaavaa, varsinkin jos sinulla on kiire ja tasapainotat muita tehtäviä ja sitoumuksia. Microsoft Teams mykistää linjasi automaattisesti, kun liityt puheluun myöhässä, jotta et vahingossa keskeytä kokouksen kulkua. Voit myös muokata monia ominaisuuksia ennen liittymistä, kuten sammuttaa kameran. Isännät voivat jakaa muistiinpanonsa suoraan kaikkien osallistujien kanssa, ja kokouksen tallenne jaetaan automaattisesti chatissa puhelun jälkeen.

Mobiili valmiina

Microsoft Teams -mobiilisovellus näyttää samanlaiselta kuin monet suositut viestisovellukset, joiden käyttöliittymä korostaa viimeaikaiset keskustelut. Yksittäisten kanavien säikeisiin pääseminen ja viestien lähettäminen muille käyttäjille on helppoa muutamalla napsautuksella, mikä tarkoittaa, että tiimin jäsenet eivät tuhlaa arvokasta aikaa etsiessään tapaa ottaa yhteyttä työtovereihin, kun he eivät ole työpöydällä.

Yhteistyö

Microsoft on lisännyt Tasks-ominaisuuden yksittäisten ja tiimien toimien seurantaan samasta alustasta. Käyttäjät voivat tarkastella minkä tahansa tehtävän edistymispäivityksiä ja luoda mukautettuja Kanban-tauluja jaettavaksi muiden kanssa. Toinen työkalu, Microsoft Whiteboard, antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä ja pohtia ideoita interaktiivisella taustalla. Nämä ominaisuudet auttavat tukemaan saumatonta yhteistyötä hajautettujen tiimien välillä ja voivat helpottaa etätyöympäristöön siirtymisen haasteita niille, jotka ovat tottuneet työskentelemään toimistoympäristössä.

Microsoft Teamsista on tullut tärkeä työkalu monille yrityksille, jotka joutuivat yhtäkkiä mukautumaan etätyöympäristöön. Näiden yhteistyöalustojen nopeutetun käyttöönoton myötä Microsoft on asettanut Teamsin merkittäväksi toimijaksi markkinoilla. Osana Microsoft 365 -peruspakettia Teams on edelleen helppokäyttöinen ja tehokas yhteistyöalusta.