Kõik näpunäited Microsoft Teamsi lõppkasutaja kogemuse parandamiseks

Kui olete Teamsi administraator, meister või tavakasutaja, aitab osa teie rollist tõenäoliselt Microsoft Teamsi lõppkasutaja kogemust parandada.

Pagan, isegi kui olete sõbralik inimene, kes soovib, et inimesed kasutaksid oma tööriistu produktiivsemalt, soovite seda teha.

Selles postituses käsitleme Microsoft Teamsi lõppkasutaja kogemuse parandamiseks mõnda peamist tööriista ja funktsiooni.

1 – alustage lapsendamisplaaniga

Kasutusplaani koostamine kasutajatele on hoopis teistsugune kui kogu organisatsiooni jaoks lapsendamisplaani koostamine.

Alustuseks tehke kindlaks, miks soovite Microsoft Teamsi kasutada. Seejärel edastage oma sidusrühmadele plaan, kasutuselevõtu tee ja eelised. Nad peavad omakorda edastama selle teabe oma kasutajatele.

Levitamise edenedes hoidke kõiki sidusrühmi korrapäraste värskendustega kursis. Kui kõik teavad, mis toimub (ja millal), pole see nii suur üllatus.

Teekonnal küsivad paljud inimesed tehnilisi, õppe- ja adopteerimismaterjale.

Saate loomulikult luua oma majasiseste nüansside põhjal. Saadaval on ka palju olemasolevaid Microsofti materjale.

Lisage kindlasti koolitusmaterjalid, nagu Microsoft 365 õpperajad, juhendaja juhitud Microsoft Teamsi lõppkasutajakogemuse koolitus ja Azure'i inseneride juhitud veebiseminarid tugipiletite koolituseks.

Samuti peate teatama, kuidas soovite, et lõppkasutajad tõstaksid pileteid, kui midagi läheb valesti. Viimane asi, mida vajate, on pärast Teamsi juurutamist ummistunud postkast.

Kui soovite, et pileteid müüdaks tsentraliseeritud portaali kaudu, saate kasutada Azure'i teenuseid. Tutvuge siiski esmalt tugiplaanidega.

2 – Microsoft Teamsis on saadaval isiklikud kohandused

Kui teie meeskond on Teamsi igapäevase kasutamisega rahul, on oluline lisada isikupära.

Näiteks on palju Microsoft Teamsi juurdepääsetavuse funktsioone, mis ootavad avastamist. Kuid need jäävad teadmata, kui te oma kasutajaid neist ei teavita.

Juurdepääsetavusfunktsioonide hulka kuuluvad:

• Vestluse tõlge: kui teie kolleegide emakeel erineb teie omast, on see kasulik tööriist. Sõnumisisene tõlge aitab kõigil olla nemad ise ja siiski tõhusalt suhelda.

• Häälsõnumid: mõningaid pikki sõnumeid on kõige parem edastada häälsõnumitega, kuna kombed võivad aidata konteksti ja tooni. Samuti on see tööriist kasulik ka artriidi või karpaalkanali põdejatele, kuna nad saavad vähem kirjutada. Hoidke lihtsalt salvestusikooni, rääkige mikrofoni ja laske lahti, kui olete salvestamise lõpetanud.

• Lülitage sisse TTY-režiim: see on veel üks funktsioon, mis aitab kõnepuudega või vaegkuuljaid inimesi. Teletypewriteri (TTY) sisselülitamiseks järgige seda kataloogi pärast oma profiilipildil klõpsamist – Seaded > Kõned.

• Reaalajas subtiitrid: saate Teamsi koosolekutel reaalajas subtiitrite stiilis subtiitreid.

Salvestage need ka hilisemaks kasutamiseks.

Esiteks veenduge, et Stream oleks kaetud teie Microsoft 365 litsentsiga.

Lülitage reaalajas subtiitrite salvestamine sisse, kui logite voogu sisse. Valige oma video ja klõpsake valikute menüü avamiseks kolmel punktil.

Märkige ruut „Automaatselt genereeri tiitrite fail”.

• Tume režiim: seda funktsiooni tutvustati Teamsis 2018. aastal ja see on kasulik silmade pinge vähendamiseks ja keskendumise säilitamiseks.

Klõpsake kolme punkti nuppu ja avage Seaded. Vahetult jaotises Üldine näete kolme valikut: Vaikimisi, Tume ja Suure kontrastsusega valgustussüsteemid.

Teine oluline osa Teamsi kohandamisest on teile saadetavate teatiste tüüp ja sagedus. 

Sagedus? See on õige!

Kuigi inimeste poolt saadetavate sõnumite arvu osas ei saa midagi teha (kuigi sellest lähemalt hiljem), saate märguannete saamise aega ja viisi kohandada.

3 – Teamsi teavituste parimad tavad

Võite märguannete pärast muretseda, kui haldate oma Teamsi kontol mitut meeskonda ja kanalit.

Või olete lihtsalt nende meeskondade ja kanalite liige.

Teavituste ülekoormus ja teavituste väsimus on tõelised asjad, mis võivad teie väljundit mõjutada, kui seda õigesti ei hallata.

Niisiis, kuidas saate hallata Teamsi teatisi?

See on lihtne:

• Kohandatud teavitusseadete loomine: see hõlmab järeleandmisteadete väljalülitamist ja tavaliste märguannete kohandamist, et need hõlmaksid ainult konkreetseid asju, nagu isiklikud @mainimised, vastused minu alustatud vestlustele jne.

• Jätke projektid, mis ei vaja enam teie kaasamist: tõenäoliselt on meeskondi või kanaleid, mis ei ole teie või teie töö jaoks asjakohased. Lahendage segadus, jättes need projektid.

4 – Millal kasutada grupivestlusi vs kanaleid

Kui olete valinud kanalid, kus peate olema, ja sorteerinud oma teavitusstrateegia, on oluline teada, millal on kõige parem kasutada grupivestlusi ja millal on kanalid sobivamad.

Kasutajad, kes pole koostööplatvormidega nagu Teams uued, peavad meeles pidama, et see on täiesti uus kogemus. Microsoft Teams ei  ole  kiirsõnumiprogrammi stiilis platvorm, nagu nad võivad olla harjunud kasutama.

See võib olla nii lihtne, kui soovite, kuid see võib olla teie meeskondade koostöö jaoks palju rohkem.

Grupivestlused on üks-ühele vestluste laiendus, et kaasata teisi kolleege. Siin saavad kõik Teamsi rühma liikmed jagada sõnumeid, GIF-e, emotikone, kleebiseid ja isegi koosolekuid kokku leppida.

Kui teil on vaja koostööd veidi kaugemale viia, saate seda kõike korraldada Teamsi kanalites. Teamsi kanaleid grupivestlustest eristab kaks olulist funktsiooni:

Sõnumilõimed: vestlused grupivestlustes võivad muutuda segaseks ja kaotada oma sisu ületunnitööga. Kanalites saavad meeskonnaliikmed aga jälgida sõnumeid kontekstis, kuhu nad on postitatud.

See on võimalik sõnumilõimede kaudu, mis koondavad vestlused ühte vestlusplokki. Näete kõiki vastuseid ja saate keermestatud vastuse all @ mainida kedagi.

2. Failid: erinevalt tavalistest grupivestlustest on kanalitel failide vahekaart. See sobib suurepäraselt dokumentide koostööks ja iga üleslaaditav fail sünkroonitakse ka SharePointiga.

5 – Sõnumilõimede eelised

Kanalite kasutamise üks suurimaid eeliseid grupivestluste ees on see, et saate juurdepääsu sõnumilõimedele.

See kõik puudutab koostöö lihtsust, eks?

Lõppude lõpuks on hea lapsendamisplaan ja teavituste ülekoormusest vabanemine meie päevakorras esikohal.

Kuid isegi töötamise ajal on sõnumilõimed suurepärane tööriist Microsoft Teamsi lõppkasutaja kogemuse optimeerimiseks.

Lõimed annavad teie sõnumile konteksti, näidates, kellega te räägite. 

Kõrgetasemelised eelised hõlmavad järgmist:

• Lõimed säilitavad tähendusliku konteksti ja korraldavad vestlusi.
• Lõng julgustab teemadel avatud arutelu, teiste tähelepanu segamata.
• Lõimed annavad teile võimaluse saada rohkem selgust ilma uut DM-i alustamata.
• Teie lõimed muudavad teabe jälgimise lihtsamaks, vaadates konkreetseid vestlusi.
• Lõimed hoiavad teavituskanalid liigsest segadusest puhtana.
• Niidid on kleepuvad. Kui jagate sõnumit, jagavad ka lõimega vastused.

Täpsemalt öeldes saavutate sõnumilõimede abil oma Teamsi sõnumite asünkroonsuse.

See tähendab, et kanalis olevaid sõnumeid ei pea sünkroonima – te ei pea kõigile sõnumitele reaalajas vastama.

Isegi kui teie märguanded on täielikult välja lülitatud, saate uute värskenduste vaatamiseks naasta vestluslõime. Grupivestluses olete tavaliselt mures, et võite kaotada ülevaate sellest, mis juhtub, kui te pole grupis.

See tähendab, et teil on rohkem aega keskenduda teistele asjadele ja olla endiselt kursis.

6. Mida saate Teamsi mobiilirakendusega teha

Paljud inimesed kasutavad Teamsi liikvel olles. Selle asemel, et võtta sülearvuti välja iga kord, kui nad peavad kellegagi kontoris või kodus vestlema, saavad nad kasutada selle asemel Teamsi mobiilirakendust.

Mõned  teie kasutajad võivad hakata kasutama mobiilirakendust, kuna nad eelistavad sõnumite lõimimise kogemust mobiili kasutajaliideses.

Siin on veel mõned Teamsi mobiilirakenduse kenad funktsioonid:

Kiirliigutused: kustutage oma tegevuste voog märguannetest, kui märgite sõnumid vaid sõrmeliigutusega loetuks või lugemata.

Vaiksed tunnid ja vaiksed päevad: märkige üles konkreetsed tunnid ja päevad, millal kasutate jõuvõtuvõlli. See lülitab nendel aegadel teie märguanded välja.

Klõpsake oma profiilil ja seejärel Teatised. Klõpsake jaotises Blokeeritud teatised nuppu Vaiksel ajal.

Siin saate vaiksed tunnid ja vaiksed päevad välja ja sisse lülitada ning täiendavaid seadeid ise kohandada.

Integreeritud kontoriobjektiiv: pildistamise lihtsus on juba lahe funktsioon.

Office Lens on aga integreeritud Teamsi mobiilirakendusse, nii et tahvli või dokumendi jäädvustamisel tuvastab see selle automaatselt.

Olenemata kandjast optimeerib Office Lens pildi automaatselt, mida saate teha teksti või joonistega.

Alumise riba ümberkorraldamine: navigeerimisriba ümberkorraldamisega saate suurendada juurdepääsetavust oma enimkülastatud vahekaartidele meeskondades.

Klõpsake alloleval kolme punktiga ikooni ja näete valikut Navigeerimise muutmise aken täisekraanile lohistamiseks. Seejärel saate vahekaarte ümber järjestada, et need vastaksid paremini oma eelistustele.

Lihtne üleminek mobiiltelefonilt sülearvutile: vahetage reaalajas konverentskõnesid ja teateid sülearvuti ja mobiilseadme vahel.

Kui teil on vaja olla liikvel, kuid teil on konverentskõne, saate lülituda oma mobiilseadmele ilma koosolekut katkestamata.

Samuti saate seadistada oma mobiilseadme märguanded välja lülituma, kui logite töölaual Teamsi sisse, mis vähendab märguannete ülekoormust.

7 – Sõnumite koostalitlusvõime

Kui räägite inimestega ainult Teamsis, pole teist rakendust vaja. 

Aga mis juhtub, kui töötate koos Slacki kasutava töövõtjaga? Või klient, kes nõuab Webexi kasutamist?

Kõige tavalisem stsenaarium? Laadite alla nende rakenduse, et nad oleksid õnnelikud.

Aga mida see teie jaoks tähendab? Pidev rakenduste vahel vahetamine väliste kontaktide haldamiseks.

Sõnumite koostalitlusvõime on nende rakenduste ühendamise protsess, et saaksite saata Microsoft Teamsi sõnumi oma välisele kontaktile kas Slacki või Webexi kaudu.

Koostalitlusvõime parandab sisemist suhtlust ja võimaldab tõelist ettevõtetevahelist koostööd.

Kui teie meeskond töötab inimestega, kes kasutavad teie omast erinevat koostöötarkvara, säästate koostalitlusvõimet iga eraldi platvormi, sealhulgas teavituste ja integratsioonide haldamise pärast.

Sa lihtsalt suhtled nendega, lahkumata sealt, kus oled. See vabastab aega, mille oleksite raisanud teiste platvormide haldamisele.

Rohkem keskendumist tähendab paremat suhtlust ja paremat tootlikkust teie meeskonna jaoks.

Tänapäeva populaarseimate koostööplatvormide koostalitlusvõime on Mio abil lihtne. Kui Mio on teie Teamsi rentnikule installitud, saate saata sõnumeid kõigile oma meeskonnaliikmetele ja nautida funktsioone ja integratsioone, millega olete juba harjunud.

Installige Mio Microsoft Teamsi

Mio seadistamine on lihtne:

• Sünkroonige kõik vestlusrakendused, mida teie meeskonnad kasutavad, luues Mio Hubi
• Teie Mio Hubi meeskonnaliikmed saavad kohe vestelda DM-ides või rühmades teiste platvormide liikmetega
• Toetatud on failide jagamine, lõimega sõnumid, reaktsioonid ning võimalus sõnumeid redigeerida ja kustutada
• Uued kanalid või ruumid, kuhu töötaja kutsutakse, sünkroonitakse peamises vestlusplatvormis, mida nad eelistavad kasutada.

Mio vestlusplatvormi koostalitlusvõime kohta lisateabe saamiseks külastage veebisaiti m.io.

8- Video koostalitlusvõime

Videokõned meeskonnaliikmete vahel on meeskonnatöös sama olulised kui sõnumite saatmine. 

Kuid nagu sõnumsideplatvormid, leiate sageli kliente või isegi teisi osakondi, kes ei kasuta teiega sama videoplatvormi.

See tähendab lahenduste leidmist koosolekuteks, kui inimesed kasutavad Webexi, Zoomi, Skype'i ja kõiki teisi videoplatvorme.

Sisestage Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Kuid 600 integratsiooni lisamine tühistab kogu selle suurepärase töö, mida oleme seni teinud teie kasutajakogemuse parandamiseks Teamsis.

Selle asemel valige meie poolt valitud parimad Microsoft Teamsi integratsioonid, mis võivad Microsoft Teamsi lõppkasutaja kogemust parandada.