Kas olete kunagi jätnud vahele mõne olulise meili, kuna teie postkast oli täis eelmisi vastamata kirju? Enamik inimesi on seda kogenud ja peaaegu kõik teavad, kui segavad viiskümmend lugemata e-kirja, mis nõuavad teie tähelepanu kohe, kui avate hommikul postkasti.
Uuringute kohaselt kulutavad töötajad 28 protsenti oma nädalast meilide lugemisele ja neile vastamisele. See on rohkem kui veerand kogu teie tööajast. Kui palju saaksite veel saavutada, kui te ei peaks toime tulema pideva e-kirjade tulvaga?
Mis on Inbox Zero?
Inbox Zero on kontseptsioon, mille on välja töötanud tootlikkuse ekspert Merlin Mann. Kuigi enamik inimesi tõlgendab nimes sisalduvat "null" viitena inimesel olevate meilide arvule, viitas see algselt sellele, kui palju aega inimesed e-kirjadele mõtlevad. Kui teil pole e-kirju, ei kuluta neile peaaegu üldse aega.
See artikkel juhendab teid, kuidas hoida Gmailis teile saadaolevate tööriistade abil lugemata e-kirjade arv postkastis absoluutse miinimumini, ning tavasid, mida saate oma tööpäeval rakendada ja mis aitavad teil saadaolevate meilide hunnikut taltsutada. kogu päeva jooksul.
Meilihalduse põhitõed
Esimene samm e-posti tootlikkuse parandamiseks on postkasti sulgemine. See võib tunduda vastuoluline, kuid parem on anda endale e-kirjade lugemiseks ja neile vastamiseks teatud ajavahemikud, kui neile saabumisel adresseerida. Uuringud on näidanud, et tähtajad, olenemata sellest, kas need on ise kehtestatud või mitte, parandavad tõhusust ja vähendavad projektile kuluvat aega.
Varuge meilidele vastamiseks viis minutit iga tunni alguses või kakskümmend minutit päeva alguses ja lõpus . Kustutage kõik selgelt rämpspostiks olevad meilid . Kui meilile vastamiseks kulub kaks minutit või vähem, vastake sellele kõigepealt.
Kui meilile vastamiseks kulub rohkem aega, teisaldage see spetsiaalselt selleks ette nähtud kausta.
Gmaili kasutamine postkasti nullini jõudmiseks
Gmail on maailmas enimkasutatav meiliklient, kuid enamik inimesi ei mõista, kui mitmekülgne see platvorm tegelikult on. Gmail on täis tööriistu ja kohandatavaid valikuid, mis annavad teile tohutu kontrolli selle välimuse üle. Inbox Zero muutub palju paremini saavutatavaks, kui kasutate neid tööriistu.
Kasutage spetsiaalseid tähti
Kõik teavad e-kirjade tärniga tähistamise võimalusest, klõpsates tärniikooni, kuid kas teadsite, et kasutada saab 12 erinevat tärni? Klõpsake Sätted > Vaata kõiki sätteid > Üldine ja seejärel kerige, kuni näete alamjaotist Stars .
Tärne on erinevat värvi, kuid on ka ikoone, nagu hüüumärk, edasikeritav nool, linnuke, küsimärk ja väiketähtedega i. Vaikimisi on aktiivne ainult peamine tärn, kuid aktiveerimiseks võite ikooni klõpsata ja lohistada jaotisesse Kasutusel .
Gmailis kuvatakse ainult üks sümbol. Klõpsake seda mitu korda, et liikuda läbi kõigi valitud erinevate tähtede. Valige vähemalt neli sümbolit: standardtäht, punane täht, väiketähtedega i ja roheline linnuke.
Mitme postkasti ja filtri seadistamine
Võib-olla olete juba tuttav mitmete Gmailis saadaolevate vahekaartidega: Reklaamid, Isiklik, Sotsiaalne jne. Liikuge jaotisse Seaded > Postkast ja klõpsake valiku Postkasti tüüp kõrval olevat rippmenüüd ja valige Mitu postkasti.
Ilmub uus jaotis nimega Mitu postkasti jaotist. Peamise postkasti kõrval kuvamiseks saate nimetada kuni viis kohandatud jaotist, kuigi kaks on vaikimisi täidetud. Üks jaotis on tärniga tähistatud meilide jaoks, teine sektsioon mustandite jaoks. Need jaotised on määratud nende otsingupäringutega, nii et peate õppima, kuidas neid eritähti nimetatakse, et eraldada nende jaoks jaotised.
Need on iga tähe nimed:
Otsingupäringu väli tunneb ära erinevad operaatorid, nii et saate kasutada käske VÕI/JA, et lisada samasse jaotisesse mitu tähte. Välja Otsingupäring kõrval on väli Sektsiooni nimi . Sisestage siia konkreetne nimi, mida soovite välja kutsuda.
Inbox Zero saavutamiseks on kõige parem seadistada mõned konkreetsed jaotised.
Saate seadistada viienda sektsiooni vastavalt oma vajadustele, kuid need neli saavad hakkama kõige elementaarsemate ülesannetega.
Saabub postkasti null
Nüüd, kui olete oma Gmaili seadeid muutnud, on aeg kõik ellu viia. Esiteks määrake oma filtrid. Sisestage järgmised:
| Otsingupäring | Sektsiooni nimi |
| on: kollane täht | Vajab tegutsemist/vastust |
| on: punane täht | Vajab kiiret vastust |
| sisaldab: blue-info | Ootan vastust |
| on: roheline kontroll | Delegeeritud |
Kui saate meili, peaksite esimese asjana otsustama, kas see nõuab vastust või peaksite selle kustutama. Kui meil on rämpspost või ei vaja lihtsalt vastust, kustutage see kohe või arhiivige.
Kui meil on vaja vastata ja selleks kulub vähem kui kaks minutit, vastake sellele. Kui vajate rohkem kui kaks minutit, klõpsake üks kord tärniikooni . Kui meil on kiireloomuline ja see peaks olema järgmine asi, millele vastate, klõpsake ikooni kaks korda, et märkida see punase tärniga.
Kui olete meilile vastanud ja ootate vastust, klõpsake kolm korda tärniikooni , et määrata see olekuks „Ootab vastust”. Kui saate meili, mida keegi teine paremini käsitleb, edastage see vastavale inimesele ja klõpsake neli korda tärniikoonil , et märkida see delegeeritud.
Valige, millal soovite oma meilile vastata, ja keskenduge töötamisele ainult nendel aegadel. Määrates endale tähtaegu ja määrates e-kirjade käsitlemise perioodid, vähendate postkastis veedetud aega, et saaksite keskenduda olulisematele ülesannetele. Kui otsustate sellega tegeleda tunni alguses, keskenduge esmalt kiireloomulistele e-kirjadele vastamisele ja seejärel tegelege ülejäänuga.
Neid meetodeid praktikas rakendades saavutate peagi täieliku kontrolli oma postkasti üle. Kui see on juba jama, eraldage pool tundi päevas, et sorteerida juba olemasolevaid e-kirju ja teha kindlaks, kas need on olulised või mitte. Vastake neile, kes seda vajavad, kustutage need, kes seda ei vaja.
See võib võtta veidi aega, kuid filtrid , määratud postkastid ja muud tööriistad aitavad teil jõuda Inbox Zeroni – ja leiate, millised tehnikad aitavad teil seal kõige paremini püsida.
Google Drive võib olla teie tasuta visiitkaartide koostaja, kui soovite. See ei koorma teid nagu teised disainitööriistad, nagu Adobe InDesign või Illustrator, ja tulemused võivad olla sama head.
Kas olete kunagi mõelnud, kuidas teie Google Chrome'i installimine näib olevat alati ajakohastatud ja paigatud. See saavutatakse Google Chrome'i enda manustatud protsesside kaudu, mis jõuavad Google'i serveritesse ja tagavad, et teie brauser on paigatud ja ohutu.
Kui otsite midagi Internetist, on Google'i otsing tavaliselt esimene valik, mille valite. Kuid kui see on konkreetne koht, mille kohta kunagi juhiseid otsisite, võib teie Google Mapsi otsinguajalugu aidata.
Varem kasutasin Google'i tööriistariba koos Firefoxi ja Internet Exploreriga, kuna sellel olid mõned kasulikud funktsioonid, mida kasutasin regulaarselt ja see hoidis mind ühenduses mu Google'i kontoga. See oli aga nagu kümmekond aastat tagasi.
Kui kasutate tavapäraseid meilikliente ettevõttekeskkonnas (nt Outlook), olete tõenäoliselt harjunud määrama oma kontorist väljas vastuse. Kas teadsite, et Gmailis saate seadistada ka kontorist väljas vastuseid.
Teil võib tekkida vajadus juurdepääsuks mitmele veebisaidile töö, kooli või uurimistöö jaoks. Enne kui arugi saad, on sul nii palju avatud vahekaarte, et sa ei leia soovitud vahekaarti, kui seda vajad.
Tulpdiagrammid võivad olla andmete visualiseerimisel väga kasulikud. Nad võivad kuvada ühe andmekomplekti või võrrelda mitut andmekogumit.
Teie Google'i minu tegevuse lehel on ala, mis on eriti kasulik; teie asukoha ajalugu. See on kasulik, sest kui see on aktiveeritud, jälgib see kõiki asukohti, mida olete külastanud alates sellest, kui hakkasite oma Google'i kontot mobiiltelefoniga kasutama.
Google Photos on teie fotode jaoks hea pilvesalvestusvõimalus, kuigi selle piiramatu salvestusruumi päevad on möödas. Google'i kontoga saadud 15 GB tasuta võrgusalvestusruumi jagatakse nüüd mitme rakenduse vahel, nagu Gmail ja Google Drive.
Kui olete Chrome'i kasutaja, mida peaksite olema, olete ilmselt märganud, et Flash on brauseris vaikimisi blokeeritud. Google'ile ei meeldi Flash Flashile omaste suurte turvavigade tõttu ja teeb seetõttu kõik endast oleneva, et sundida teid Flashi mitte kasutama.
Google Voice on tõeliselt kasulik (ja tasuta) Google'i teenus, mis võimaldab teil helistada ja kõnesid vastu võtta ilma laua- või mobiiltelefonita. Üks Google Voice'i kasulikumaid funktsioone on kõneposti funktsioon.
Kui kasutate YouTube'i sageli, võib teile saadavate soovituste ja märguannete hulk muutuda tohutuks, eriti kui olete tellinud palju kanaleid, mis laadivad sageli üles uusi videoid. Vaikimisi hakkate uue kanali tellimisel saama isikupärastatud märguandeid.
Kontoritöötajad, ärge enam kannatage --- te ei pea veetma tunde oma ajast umbses koosolekuruumis. Tänu konverentskõneteenustele, nagu Zoom ja Skype, on mobiili- ja lauaarvutiplatvormidel hõlpsasti saadaval, tänu sellele on nüüd lihtsam kui kunagi varem korraldada videokõnet töö või meelelahutuse jaoks, olgu selleks siis kõne sõpradega või kohtumine ülemusega.
Google'i kontod on osa teie isiklikust ja tööelust, eriti ühekordse sisselogimisega (SSO), mis aitab teil ühe klõpsuga sisse logida peaaegu igasse platvormi või rakendusse. Mõnikord peate võib-olla lubama sõbrale või pereliikmele juurdepääsu arvutile.
Meilide arhiveerimine Gmailis annab teile võimaluse oma postkasti korrastada ilma vanu meililõime kustutamata. Kui keegi uuendab vana lõime, saates uue meili, ilmub see uuesti teie postkasti.
Igaüks, kes kasutab Google'i kalendrit arvutis, peaks õppima vähemalt mõned käepärased Google'i kalendri otseteed. Kasutame otseteid, mis võimaldavad teil kalendrit tõhusamalt vaadata, navigeerida ja sellega töötada.
Kasutades Google Docsi tabelit, saate struktureerida dokumendi üksikasju, et lugejad saaksid teie esitatavale teabele hõlpsamini juurde pääseda ja sellest aru saada. Loendite või lõikude vormindamise asemel saate oma andmed sisestada ruudustikuvormingusse, et välimus oleks puhas ja puhas.
Kuigi Google Docs pole tegelikult loodud joonistamiseks, on kasutajatele, kes soovivad oma dokumentidele kujundeid lisada, võimalusi. Enamik kasutajaid kasutab selleks Google'i dokumentide dokumendis rakendust Google Drawings, kuid saate lisada ka pilte, kasutada põhitabeleid ja kasutada teksti kujundite lisamiseks erimärke.
Google kasutab mitmeid tehnikaid, et vältida tarbetut liiklust oma otsingumootori kuritarvitamast. Üks tehnika, mis võib probleeme põhjustada, on Google'i teade „ebatavaline liiklus“, mida võite näha näiteks siis, kui olete lühikese aja jooksul teinud liiga palju otsinguid.
Gmail on 99% ajast usaldusväärne meiliteenuse pakkuja, kuid see pole probleemideta. Üks suuremaid probleeme, millega Gmailiga kokku puutute, on see, et te ei saa uusi e-kirju.
Kas olete kunagi kulutanud aega Facebooki postituse loomisele, kuid ei leidnud mustandit? Siit leiate kõik vajalikud teadmised, et Facebooki mustandite leidmine oleks lihtne ja mugav.
Internetis navigeerimine tundub sageli nagu reis teadmiste piiritusse ookeani, kus teie lemmikveebisaidid ja -veebilehed on tuttavad
Kasutage Microsoft Edge Dropi ja jagage hõlpsalt faile ja sõnumeid seadmete vahel, järgides neid algajasõbralikke samme.
Vaadake, kui lihtne on arvutis ja Android-seadmes Google Mapsis marsruute salvestada ja jagada. Vaadake neid algajasõbralikke samme.
Funktsiooniga seotud probleemide lahendamiseks ja kasutamata vahelehtede uuesti laadimise vältimiseks lülitage Google Chrome'is mälusäästja välja.
Kas otsite elujõulist võimalust veebisaidi hostimiseks? Siit saate teada, mis vahe on pühendatud serveri ja jagatud hostimisserveri vahel.
Google Chromesi inkognito režiim on mugav funktsioon, mis võimaldab teil sirvida Internetti ilma sirvimisajalugu salvestamata. Siiski üks puudus
Mulle meeldib oma naabreid lõbustada, muutes oma WiFi-võrgu erinevate naljakate nimede vastu. Kui otsite ideid naljaka WiFi-nime jaoks, siis siin
Sügav linkimine on populaarsust koguv kasutajate ümbersuunamise tehnika. Siit leiate teavet sügava linkimise kohta, et kasutada seda oma veebisaidi või rakenduse liikluse suurendamiseks.
AR on meelelahutuse, töö või äri jaoks Internetis järgmine suur asi. Õppige üksikasjalikult AR-pilve, et saada teadlikuks kasutajaks.
