Όλες οι συμβουλές για τη βελτίωση της εμπειρίας τελικού χρήστη του Microsoft Teams

Εάν είστε διαχειριστής, πρωταθλητής ή ισχυρός χρήστης του Teams, μέρος του ρόλου σας είναι πιθανό να συμβάλει στη βελτίωση της εμπειρίας τελικού χρήστη του Microsoft Teams.

Καλό, ακόμα κι αν είστε φιλικό άτομο που θέλει οι άνθρωποι να χρησιμοποιούν τα εργαλεία τους πιο παραγωγικά, θα θελήσετε να το κάνετε αυτό.

Σε αυτήν την ανάρτηση, εξετάζουμε ορισμένα βασικά εργαλεία και δυνατότητες για τη βελτίωση της εμπειρίας τελικού χρήστη του Microsoft Teams:

1 – Ξεκινήστε με ένα σχέδιο υιοθεσίας

Η δημιουργία ενός σχεδίου υιοθεσίας για τους χρήστες είναι πολύ διαφορετική από τη δημιουργία ενός σχεδίου υιοθεσίας για ολόκληρο τον οργανισμό.

Ξεκινήστε με τον εντοπισμό γιατί θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Teams. Στη συνέχεια, κοινοποιήστε το σχέδιο, την πορεία προς την υιοθεσία και τα οφέλη στα ενδιαφερόμενα μέρη σας. Με τη σειρά τους, πρέπει να τροφοδοτούν αυτές τις πληροφορίες στους δικούς τους χρήστες.

Καθώς προχωράτε στη διάθεσή σας, ενημερώνετε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη με τακτικές ενημερώσεις. Αν όλοι γνωρίζουν τι συμβαίνει (και πότε), δεν θα είναι τόσο μεγάλη έκπληξη.

Κατά τη διάρκεια του ταξιδιού, πολλοί άνθρωποι θα ζητήσουν τεχνικό υλικό, υλικό εκμάθησης και υιοθεσίας.

Μπορείτε, φυσικά, να δημιουργήσετε το δικό σας με βάση τις εσωτερικές αποχρώσεις. Υπάρχουν επίσης πολλά υπάρχοντα υλικά της Microsoft διαθέσιμα.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει εκπαιδευτικό υλικό όπως Microsoft 365 Learning Pathways, Εκπαίδευση τελικής εμπειρίας χρήστη του Microsoft Teams υπό την καθοδήγηση εκπαιδευτών και διαδικτυακά σεμινάρια με επικεφαλής μηχανικούς Azure για εκπαίδευση εισιτηρίων υποστήριξης.

Θα χρειαστεί επίσης να γνωστοποιήσετε πώς θέλετε οι τελικοί χρήστες να αυξήσουν τα εισιτήρια όταν κάτι πάει στραβά. Το τελευταίο πράγμα που χρειάζεστε είναι φραγμένα εισερχόμενα μόλις εφαρμόσετε το Teams.

Εάν θέλετε τα εισιτήρια να γίνονται μέσω μιας κεντρικής πύλης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες Azure. Ωστόσο, εξερευνήστε πρώτα τα σχέδια υποστήριξης.

2 – Προσωπικές προσαρμογές διαθέσιμες στο Microsoft Teams

Μόλις η ομάδα σας αισθάνεται άνετα με τη χρήση των Ομάδων σε καθημερινή βάση, είναι σημαντικό να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

Για παράδειγμα, υπάρχουν πολλές δυνατότητες προσβασιμότητας του Microsoft Teams που περιμένουν να ανακαλυφθούν. Ωστόσο, θα παραμείνουν άγνωστα, εκτός εάν ενημερώσετε τους χρήστες σας σχετικά με αυτά.

Τα χαρακτηριστικά προσβασιμότητας περιλαμβάνουν:

• Μετάφραση συνομιλίας: Εάν η πρώτη γλώσσα των συναδέλφων σας είναι διαφορετική από τη δική σας, τότε αυτό είναι ένα χρήσιμο εργαλείο. Η ενσωματωμένη μετάφραση μηνυμάτων βοηθά τον καθένα να είναι ο εαυτός του και να εξακολουθεί να επικοινωνεί αποτελεσματικά.

• Φωνητικά μηνύματα: Ορισμένα μεγάλα μηνύματα αναμεταδίδονται καλύτερα με φωνητικά μηνύματα, καθώς οι τρόποι μπορεί να βοηθήσουν στο πλαίσιο και τον τόνο. Επίσης, ένας συγγραφέας με αρθρίτιδα ή καρπιαίου σωλήνα θα βρει επίσης αυτό το εργαλείο χρήσιμο καθώς μπορεί να πληκτρολογήσει λιγότερο. Απλώς κρατήστε πατημένο το εικονίδιο εγγραφής, μιλήστε στο μικρόφωνο και αφήστε το όταν ολοκληρώσετε την εγγραφή.

• Ενεργοποίηση της λειτουργίας TTY: Αυτή είναι μια άλλη δυνατότητα που θα βοηθήσει άτομα με προβλήματα ομιλίας ή με προβλήματα ακοής. Για να ενεργοποιήσετε το Teletypewriter (TTY) ακολουθήστε αυτόν τον κατάλογο αφού κάνετε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας – Ρυθμίσεις > Κλήσεις.

• Ζωντανοί υπότιτλοι: Λάβετε υπότιτλους σε πραγματικό χρόνο στις συναντήσεις του Teams.

Καταγράψτε τα για μελλοντική χρήση επίσης.

Αρχικά, βεβαιωθείτε ότι η ροή καλύπτεται από την άδεια χρήσης του Microsoft 365.

Ενεργοποιήστε την εγγραφή Ζωντανών υπότιτλων όταν συνδέεστε στη Ροή. Επιλέξτε το βίντεό σας και κάντε κλικ στις τρεις τελείες για να ανοίξετε το μενού επιλογών.

Επιλέξτε το πλαίσιο "Αυτόματη δημιουργία αρχείου λεζάντας".

• Dark mode: Αυτή η λειτουργία εισήχθη στο Teams το 2018 και είναι χρήσιμη για τη μείωση της καταπόνησης των ματιών και τη διατήρηση της εστίασής σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί με τις τρεις κουκκίδες και ανοίξτε τις Ρυθμίσεις. Αμέσως κάτω από το Γενικό, μπορείτε να δείτε τις τρεις επιλογές των συστημάτων φωτισμού Προεπιλογή, Σκούρο και Υψηλής Αντίθεσης.

Ένα άλλο κρίσιμο μέρος της προσαρμογής στο Teams είναι ο τύπος και η συχνότητα των ειδοποιήσεων που λαμβάνετε. 

Συχνότητα? Σωστά!

Παρόλο που δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα σχετικά με τον αριθμό των μηνυμάτων που σας στέλνουν οι άνθρωποι (αν και περισσότερα για αυτό αργότερα), μπορείτε να προσαρμόσετε πότε και πώς λαμβάνετε ειδοποιήσεις.

3 – Βέλτιστες πρακτικές για ειδοποιήσεις ομάδων

Μπορεί να ανησυχείτε για τις ειδοποιήσεις εάν διαχειρίζεστε πολλές ομάδες και κανάλια στον λογαριασμό σας στο Teams.

Ή ίσως είστε απλώς μέλος αυτών των ομάδων και καναλιών.

Η υπερφόρτωση ειδοποιήσεων και η κόπωση ειδοποιήσεων είναι πραγματικά πράγματα που μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση σας, εάν δεν διαχειρίζεστε σωστά.

Λοιπόν, πώς μπορείτε να διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις του Teams;

Είναι εύκολο:

• Δημιουργία προσαρμοσμένων ρυθμίσεων ειδοποιήσεων: Αυτό περιλαμβάνει την απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων συμπλήρωσης και την προσαρμογή των τακτικών ειδοποιήσεων ώστε να περιλαμβάνουν μόνο συγκεκριμένα πράγματα όπως προσωπικές @αναφορές, απαντήσεις σε συνομιλίες που ξεκίνησα κ.λπ.

• Αφήστε τα έργα που δεν χρειάζονται πλέον τη συμμετοχή σας: Πιθανώς υπάρχουν ομάδες ή κανάλια που δεν σχετίζονται με εσάς ή τη δουλειά που κάνετε. Καθαρίστε την ακαταστασία αφήνοντας αυτά τα έργα.

4 – Πότε να χρησιμοποιείτε ομαδικές συνομιλίες έναντι καναλιών

Αφού επιλέξετε τα κανάλια στα οποία πρέπει να συμμετέχετε και ταξινομήσετε τη στρατηγική ειδοποίησής σας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πότε είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε ομαδικές συνομιλίες και πότε τα κανάλια είναι πιο κατάλληλα.

Για χρήστες που είναι νέοι σε πλατφόρμες συνεργασίας όπως το Teams, πρέπει να θυμάστε ότι αυτή είναι μια εντελώς νέα εμπειρία. Το Microsoft Teams δεν  είναι  μια πλατφόρμα τύπου instant messenger όπως συνηθίζουν να χρησιμοποιούν.

Μπορεί να είναι τόσο απλό αν θέλετε, αλλά μπορεί να είναι πολύ περισσότερο για τη συνεργασία των ομάδων σας.

Οι ομαδικές συνομιλίες είναι μια επέκταση συνομιλιών ένας προς έναν για τη συμμετοχή άλλων συναδέλφων. Εδώ, όλα τα μέλη της ομάδας Teams μπορούν να μοιράζονται μηνύματα, GIF, emoji, αυτοκόλλητα, ακόμη και να οργανώνουν συναντήσεις.

Ωστόσο, εάν θέλετε να προχωρήσετε τη συνεργασία λίγο παραπέρα, μπορείτε να τα κρατήσετε όλα οργανωμένα στα κανάλια Teams. Δύο σημαντικά χαρακτηριστικά διακρίνουν τα κανάλια Teams από τις ομαδικές συνομιλίες:

Νήματα μηνυμάτων: Οι συνομιλίες σε ομαδικές συνομιλίες μπορεί να γίνουν ακατάστατες και να χάσουν την ουσία τους υπερωρίες. Ωστόσο, στα κανάλια, τα μέλη της ομάδας μπορούν να παρακολουθούν τα μηνύματα στο πλαίσιο στο οποίο δημοσιεύονται.

Αυτό είναι δυνατό μέσω νημάτων μηνυμάτων που συμπυκνώνουν τις συνομιλίες σε ένα ενιαίο μπλοκ συνομιλίας. Μπορείτε να δείτε όλες τις απαντήσεις και μπορείτε @ να αναφέρετε κάποιον κάτω από την απάντηση με νήματα.

2. Αρχεία: Σε αντίθεση με τις κανονικές ομαδικές συνομιλίες, τα κανάλια έχουν μια καρτέλα αρχείων. Αυτό είναι εξαιρετικό για τη συνεργασία εγγράφων και κάθε αρχείο που ανεβάζετε συγχρονίζεται επίσης με το SharePoint.

5 – Οφέλη των νημάτων μηνυμάτων

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της χρήσης καναλιών μέσω ομαδικών συνομιλιών είναι ότι έχετε πρόσβαση σε νήματα μηνυμάτων.

Όλα έχουν να κάνουν με την ευκολία της συνεργασίας σωστά;

Εξάλλου, γι' αυτό ένα καλό σχέδιο υιοθεσίας και η απαλλαγή από την υπερφόρτωση των ειδοποιήσεων βρίσκονται στην κορυφή της ατζέντας μας.

Αλλά ακόμη και ενώ εργάζεστε, τα νήματα μηνυμάτων είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη βελτιστοποίηση της εμπειρίας τελικού χρήστη του Microsoft Teams.

Τα νήματα δίνουν το πλαίσιο του μηνύματός σας, δείχνοντας με ποιον μιλάτε. 

Τα οφέλη υψηλού επιπέδου περιλαμβάνουν:

• Τα νήματα διατηρούν το ουσιαστικό πλαίσιο και οργανώνουν τις συνομιλίες.
• Ένα νήμα ενθαρρύνει την ανοιχτή συζήτηση για θέματα, χωρίς να αποσπά την προσοχή των άλλων.
• Τα νήματα σάς δίνουν έναν τρόπο να αποκτήσετε περισσότερη σαφήνεια, χωρίς να ξεκινήσετε ένα νέο DM.
• Τα νήματα σας διευκολύνουν την παρακολούθηση πληροφοριών εξετάζοντας συγκεκριμένες συνομιλίες.
• Τα νήματα κρατούν τα κανάλια ανακοινώσεων μακριά από επιπλέον ακαταστασία.
• Τα νήματα είναι κολλώδη. Όταν μοιράζεστε ένα μήνυμα, μοιράζονται και οι απαντήσεις με νήματα.

Πιο συγκεκριμένα, με τα νήματα μηνυμάτων, έχετε ασυγχρονισμό στα μηνύματα των ομάδων σας.

Αυτό σημαίνει ότι τα μηνύματα στο κανάλι δεν χρειάζεται να συγχρονίζονται – δεν χρειάζεται να απαντάτε σε όλα τα μηνύματα σε πραγματικό χρόνο.

Ακόμα κι αν οι ειδοποιήσεις σας είναι εντελώς απενεργοποιημένες, μπορείτε να επιστρέψετε σε ένα νήμα συνομιλίας για να δείτε νέες ενημερώσεις. Σε μια ομαδική συνομιλία, κανονικά θα ανησυχούσατε ότι μπορεί να χάσετε την εικόνα του τι συμβαίνει όταν δεν είστε στην ομάδα.

Αυτό σημαίνει ότι θα έχετε περισσότερο χρόνο για να εστιάσετε σε άλλα πράγματα και θα συνεχίσετε να είστε ενήμεροι.

6 – Τι μπορείτε να κάνετε με την εφαρμογή Teams για κινητά

Πολλοί άνθρωποι θα χρησιμοποιούν ομάδες εν κινήσει. Αντί να πρέπει να βγάζουν το φορητό υπολογιστή τους κάθε φορά που χρειάζεται να συνομιλούν με κάποιον στο γραφείο ή στο σπίτι, μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή Teams για κινητά.

Ορισμένοι  από τους χρήστες σας ενδέχεται να καταλήξουν να χρησιμοποιούν την εφαρμογή για κινητά, επειδή προτιμούν την εμπειρία νηματοποίησης μηνυμάτων στη διεπαφή χρήστη για κινητά.

Ακολουθούν ορισμένες άλλες προσεγμένες λειτουργίες της εφαρμογής για κινητά Teams:

Χειρονομίες γρήγορης ολίσθησης: Διαγράψτε τη ροή δραστηριότητάς σας από ειδοποιήσεις όταν επισημαίνετε μηνύματα ως αναγνωσμένα ή μη με το απλό σάρωση του δακτύλου σας.

Ώρες ησυχίας και ημέρες ησυχίας: Σημειώστε συγκεκριμένες ώρες και ημέρες που θα λαμβάνετε PTO. Αυτό θα απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις για εσάς κατά τη διάρκεια αυτών των χρόνων.

Κάντε κλικ στο προφίλ σας και μετά στις Ειδοποιήσεις. Κάτω από το τμήμα Αποκλεισμένες ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Κατά τη διάρκεια της ησυχίας.

Εδώ θα έχετε την επιλογή να ενεργοποιήσετε και να ενεργοποιήσετε τις ώρες ησυχίας και τις ημέρες ησυχίας, καθώς και να προσαρμόσετε μόνοι σας περαιτέρω ρυθμίσεις.

Ενσωματωμένος φακός Office: Η ευκολία λήψης φωτογραφιών είναι ήδη ένα καλό χαρακτηριστικό.

Ωστόσο, το Office Lens είναι ενσωματωμένο στην εφαρμογή Teams για κινητά, έτσι ώστε όταν καταγράφετε έναν πίνακα ή ένα έγγραφο, να το αναγνωρίζει αυτόματα.

Όποιο μέσο και αν είναι, το Office Lens θα βελτιστοποιήσει αυτόματα την εικόνα, κάτι που μπορείτε με κείμενο ή σχέδια.

Αναδιάταξη της κάτω γραμμής: Μπορείτε να αυξήσετε την προσβασιμότητα στις καρτέλες με τις περισσότερες επισκέψεις στις ομάδες, αναδιατάσσοντας τη γραμμή πλοήγησης.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες παρακάτω και θα δείτε την επιλογή να σύρετε το παράθυρο Επεξεργασία πλοήγησης σε πλήρη οθόνη. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναδιατάξετε τις καρτέλες για να ανταποκρίνονται καλύτερα στις προτιμήσεις σας.

Εύκολη μετάβαση από κινητό σε φορητό υπολογιστή: Αλλάξτε τις κλήσεις συνδιάσκεψης και τις ειδοποιήσεις μεταξύ του φορητού υπολογιστή και της κινητής συσκευής σας σε πραγματικό χρόνο.

Εάν πρέπει να βρίσκεστε εν κινήσει, αλλά είστε σε κλήση συνδιάσκεψης, μπορείτε να μεταβείτε στην κινητή συσκευή σας, χωρίς να διακόψετε τη σύσκεψη.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις για την κινητή συσκευή σας να απενεργοποιούνται μόλις συνδεθείτε στο Teams στον υπολογιστή σας, γεγονός που μειώνει την υπερφόρτωση των ειδοποιήσεων.

7 – Διαλειτουργικότητα μηνυμάτων

Όταν μιλάτε μόνο με άτομα στο Teams, δεν χρειάζεται άλλη εφαρμογή. 

Τι συμβαίνει όμως όταν εργάζεστε με έναν εργολάβο που χρησιμοποιεί το Slack; Ή ένας πελάτης που επιμένει να χρησιμοποιεί Webex;

Το πιο συνηθισμένο σενάριο; Κατεβάζετε την εφαρμογή τους για να τους κρατάτε χαρούμενους.

Τι σημαίνει όμως αυτό για εσάς; Συνεχής εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών για τη διαχείριση των εξωτερικών επαφών σας.

Η διαλειτουργικότητα μηνυμάτων είναι η διαδικασία ένωσης αυτών των εφαρμογών, ώστε να μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα από το Microsoft Teams στην εξωτερική σας επαφή είτε στο Slack είτε στο Webex.

Η διαλειτουργικότητα βελτιώνει τις εσωτερικές επικοινωνίες και επιτρέπει την πραγματική διεταιρική συνεργασία.

Εάν η ομάδα σας συνεργάζεται με άτομα που χρησιμοποιούν λογισμικό συνεργασίας διαφορετικό από το δικό σας, η διαλειτουργικότητα θα σας γλιτώσει από τον πονοκέφαλο της διαχείρισης κάθε ξεχωριστής πλατφόρμας, συμπεριλαμβανομένων των ειδοποιήσεων και των ενσωματώσεων.

Απλώς επικοινωνείς μαζί τους, χωρίς να φεύγεις από εκεί που είσαι. Αυτό απελευθερώνει χρόνο που θα είχατε σπαταλήσει για τη διαχείριση άλλων πλατφορμών.

Περισσότερη εστίαση σημαίνει καλύτερη επικοινωνία και καλύτερη παραγωγικότητα για την ομάδα σας.

Η διαλειτουργικότητα μεταξύ των πιο δημοφιλών πλατφορμών συνεργασίας του σήμερα είναι εύκολη με το Mio. Εάν το Mio είναι εγκατεστημένο στον μισθωτή σας στο Teams, μπορείτε να στείλετε μήνυμα σε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας σας και να απολαύσετε τις δυνατότητες και τις ενσωματώσεις που έχετε ήδη συνηθίσει.

Εγκαταστήστε το Mio στο Microsoft Teams

Το Mio είναι απλό στη ρύθμιση:

• Συγχρονίστε όλες τις εφαρμογές συνομιλίας που χρησιμοποιούν οι ομάδες σας δημιουργώντας ένα Mio Hub
• Τα μέλη της ομάδας στο Mio Hub σας μπορούν να συνομιλούν αμέσως σε DM ή ομάδες με μέλη σε άλλες πλατφόρμες
• Υποστηρίζεται η κοινή χρήση αρχείων, τα μηνύματα με νήματα, οι αντιδράσεις και η δυνατότητα επεξεργασίας και διαγραφής μηνυμάτων
• Τα νέα κανάλια ή χώροι στους οποίους έχει προσκληθεί ένας υπάλληλος θα συγχρονίζονται στην κύρια πλατφόρμα συνομιλίας που προτιμά να χρησιμοποιεί.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαλειτουργικότητα της πλατφόρμας συνομιλίας του Mio, επισκεφτείτε το m.io.

8- Διαλειτουργικότητα βίντεο

Οι βιντεοκλήσεις μεταξύ των μελών της ομάδας είναι εξίσου σημαντικές με την ανταλλαγή μηνυμάτων στην ομαδική συνεργασία. 

Όμως, όπως και οι πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων, θα βρείτε συχνά πελάτες ή ακόμα και άλλα τμήματα που δεν χρησιμοποιούν την ίδια πλατφόρμα βίντεο με εσάς.

Αυτό σημαίνει την εύρεση λύσεων για συσκέψεις όταν οι χρήστες χρησιμοποιούν Webex, Zoom, Skype και όλες τις άλλες πλατφόρμες βίντεο εκεί έξω.

Εισαγάγετε το Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Ωστόσο, η προσθήκη 600 ενσωματώσεων σημαίνει την αναίρεση όλης της εξαιρετικής δουλειάς που έχουμε κάνει μέχρι τώρα για να βελτιώσουμε την εμπειρία χρήστη σας στο Teams.

Αντίθετα, επιλέξτε από τις καλύτερες ενσωματώσεις του Microsoft Teams που μπορούν να βελτιώσουν την εμπειρία τελικού χρήστη του Microsoft Teams.