Πώς να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση στο Teams

Χρειάζεστε να προγραμματίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο MS Teams με τα ίδια μέλη της ομάδας; Μάθετε πώς να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση στο Teams.

Η Microsoft Teams είναι συχνά η πρώτη επιλογή για τη διοργάνωση διαδικτυακών συναντήσεων από απομακρυσμένες και κατανεμημένες ομάδες που χρησιμοποιούν τη σουίτα Microsoft 365. Εκτός από αυτές, άλλες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επίσης αυτή την εφαρμογή για να διεξάγουν διαδικτυακές συναντήσεις. Η ρύθμιση μιας συνάντησης στο Teams είναι αρκετά απλή. Μόλις επιβεβαιώσετε το πρόγραμμα της συνάντησης, όλοι οι συμμετέχοντες που προσθέθηκαν θα λάβουν ατομικά emails σχετικά με αυτή.

Κάποιες φορές, ορισμένες ομάδες χρειάζεται να έχουν μια συνάντηση τακτικά (μηνιαία, εβδομαδιαία ή ακόμη και ημερήσια). Εάν οι επαναλαμβανόμενοι συναντήσεις σας έχουν μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων, η προγραμματισμένη συνάντηση ξεχωριστά θα μπορούσε να είναι μια κουραστική και χρονοβόρα διαδικασία. Αλλά μην ανησυχείτε. Η δυνατότητα επαναλαμβανόμενης συνάντησης του Microsoft Teams είναι εδώ για να σας βοηθήσει.

Εάν γνωρίζετε ότι οι συναντήσεις σας στο Teams επαναλαμβάνονται σε τακτική βάση, μπορείτε να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να δημιουργείτε χειροκίνητα τη συνάντηση κάθε φορά που θέλετε να ενημερώσετε τους ανθρώπους γι' αυτήν. Μπορείτε να δημιουργήσετε τη συνάντηση μία φορά και να ενεργοποιήσετε την επιλογή επανάληψης για να ενημερώσετε όλους τους συμμετέχοντες σχετικά με το επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα.

Περιεχόμενα

• 1 Τι είναι μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση;
• 2 Βήματα για να δημιουργήσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση στο Teams
  • 2.1 Μετάβαση στην καρτέλα Ημερολόγιο του Teams
  • 2.2 Προσθήκη πληροφοριών συνάντησης
  • 2.3 Ρύθμιση μιας επαναλαμβανόμενης συνάντησης
• 3 Συχνές ερωτήσεις σχετικά με επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Teams
  • 3.1 Πώς να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση με ημερομηνία λήξης στο Teams;
  • 3.2 Πώς προσθέτετε κάποιον σε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση του Teams;
  • 3.3 Χρησιμοποιούν οι επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Teams το ίδιο σύνδεσμο;
• 4 Συμπέρασμα

Τι είναι μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση;

Όπως υποδηλώνει το όνομα, μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση είναι μια συνάντηση που συμβαίνει επανειλημμένα. Η συνάντηση μπορεί να επαναλαμβάνεται καθημερινά, εβδομαδιαία, δι-weekly, μηνιαία, τριμηνιαία ή ούτω καθεξής. ίσως χρειαστεί να οργανώσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις με τους διευθυντές σας, τους ηγέτες των ομάδων ή όλα τα μέλη του έργου όταν χρειάζεται να διασφαλίσετε συνεχή παρακολούθηση και λογοδοσία.

Αυτές διασφαλίζουν ότι τα έργα παραμένουν πάντα εντός προγράμματος και ότι ενισχύεται μια υγιής σχέση μεταξύ των μελών της ομάδας. Στο Microsoft Teams, έχετε την ευκαιρία να προγραμματίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις για τις ομάδες σας. Χρησιμοποιώντας αυτή τη δυνατότητα, δεν χρειάζεται να προγραμματίζετε κάθε συνάντηση ξεχωριστά προσθέτοντας τις διευθύνσεις email των συμμετεχόντων για κάθε συνάντηση.

Μπορείτε να προσθέσετε την χρονική περίοδο για τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις και να ρυθμίσετε το διάστημα για να προγραμματίσετε όλες τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις σε μια μόνο φορά. Αν είστε ένας πολυάσχολος επαγγελματίας ή χρειάζεται να ορίσετε καθημερινές ή άλλες επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, αυτή η δυνατότητα του Teams θα σας ωφελήσει. Μπορείτε να προγραμματίσετε όλες τις συναντήσεις ταυτόχρονα, και οι προστιθέμενοι συμμετέχοντες θα λάβουν την ειδοποίηση.

Βήματα για να δημιουργήσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση στο Teams

Ως χρήστης, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο MS Teams από την εφαρμογή web (Microsoft 365) ή μέσω της desktop εφαρμογής σας. Τα καλά νέα είναι ότι η δυνατότητα επαναλαμβανόμενης συνάντησης είναι διαθέσιμη και στις δύο εκδόσεις αυτής της εφαρμογής. Οι διεπαφές φαίνονται παρόμοιες, οπότε μπορείτε να εκτελέσετε τα ίδια βήματα και για τις δύο. Ας δούμε πώς να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση στο Teams. Για εύκολη κατανόηση, θα σας δείξω τα βήματα σε πολλές ενότητες.

Μετάβαση στην καρτέλα Ημερολόγιο του Teams

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Teams στον υπολογιστή σας ή συνδεθείτε στην εφαρμογή web του Teams σε έναν web browser.

   

2. Η desktop εφαρμογή θα ανοίξει με την καρτέλα συνομιλίας. Επιλέξτε την καρτέλα Ημερολόγιο από την αριστερή πλευρική γραμμή.
3. Ωστόσο, η εφαρμογή web του Teams θα ανοίξει με την καρτέλα Ημερολόγιο.

Προσθήκη πληροφοριών συνάντησης

1. Με την καρτέλα Ημερολόγιο ανοιχτή μπροστά σας, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα συνάντηση στην επάνω δεξιά γωνία.

2. Ένας νέος προγραμματιστής συνάντησης θα ανοίξει στην οθόνη.
3. Στην κορυφή, θα δείτε τη χρονική σας ζώνη. Μπορείτε να την αλλάξετε από τη λίστα επιλογών.
4. Στο πεδίο Προσθέστε τίτλο, πρέπει να προσθέσετε το όνομα της συνάντησης.
5. Στο πεδίο Προσθέστε υποχρεωτικούς συμμετέχοντες, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email των συμμετεχόντων.
6. Πρέπει να προσθέσετε την ημερομηνία και ώρα για την πρώτη περίπτωση συνάντησης.

7. Επιλέξτε τη διάρκεια της συνάντησης από τις αναδυόμενες λίστες για τις ώρες έναρξης και λήξης, ή προγραμματίστε τη συνάντηση για Όλη την ημέρα.
8. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε την τοποθεσία και την ατζέντα ή λεπτομέρειες για τη συνάντηση.

Διαβάστε επίσης: Microsoft Teams: Πόσος χρόνος μπορεί να διαρκέσει μια συνάντηση

Ρύθμιση μιας επαναλαμβανόμενης συνάντησης

1. Για οποιοδήποτε τύπο ρύθμισης επαναλαμβανόμενης συνάντησης, κάντε κλικ στο Δεν επαναλαμβάνεται για να ανοίξει μια αναδυόμενη λίστα.

2. Επιλέγοντας κάθε εργάσιμη ημέρα (Δευ-Παρ), μπορείτε να επιλέξετε τις ημέρες της εβδομάδας για τη συνάντηση, το χρόνο επανάληψης και την ημερομηνία λήξης.
3. Εάν επιλέξετε Ημερήσια, θα εμφανιστεί ένας οδηγός όπου μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία λήξης και μετά από πόσες ημέρες θέλετε να επαναλάβετε το πρόγραμμα.
4. Μπορείτε να επιλέξετε Εβδομαδιαία για να διαλέξετε την ημέρα της εβδομάδας για τη εβδομαδιαία συνάντηση και την ημερομηνία λήξης. Επιλέξτε επίσης αυτή την επιλογή για δι-weekly συναντήσεις και επιλέξτε Επαναλαμβάνεται κάθε 2 εβδομάδες.
5. Για Μηνιαίες συναντήσεις, έχετε την επιλογή να επιλέξετε μεταξύ μιας ημερομηνίας ή της ημέρας της εβδομάδας.

6. Η επιλογή Ετήσια θα σας επιτρέψει να επιλέξετε μεταξύ της ημερομηνίας ενός μήνα ή της ημέρας της εβδομάδας, όπως η πρώτη Δευτέρα του Φεβρουαρίου.
7. Με την επιλογή Προσαρμοσμένο, μπορείτε να πραγματοποιήσετε οποιονδήποτε τύπο επαναλαμβανόμενων συναντήσεων που αναφέρονται παραπάνω.
8. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να ολοκληρώσετε τον οδηγό.
9. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία δημιουργίας μιας επαναλαμβανόμενης συνάντησης.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Teams

Πώς να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση με ημερομηνία λήξης στο Teams;

Για να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση στο Teams, πρέπει να ξεκινήσετε τη διαδικασία δημιουργίας μιας νέας συνάντησης. Καθώς το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο αναδυόμενο μενού "Δεν επαναλαμβάνεται" και επιλέξτε οποιαδήποτε από τις προτιμώμενες επιλογές σας. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ο οδηγός ρύθμισης επανάληψης. Εκεί, θα δείτε το πεδίο Λήξη. Βάλτε τον κέρσορα σε αυτό το πεδίο και επιλέξτε την ημερομηνία λήξης για τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις.

Πώς προσθέτετε κάποιον σε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση του Teams;

Μεταβείτε στο ημερολόγιο του Teams για να βρείτε το πρόγραμμα των επαναλαμβανόμενων συναντήσεων. Κάντε κλικ στη συνάντηση και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Επιλέξτε Επεξεργασία παρουσίας για να προσθέσετε κάποιον σε μία περίπτωση συνάντησης ή επιλέξτε Επεξεργασία σειράς για να προσθέσετε κάποιον σε κάθε επαναλαμβανόμενη συνάντηση. Τώρα προσθέστε άτομα στο πεδίο συμμετεχόντων στη συνάντηση και κάντε κλικ στην ενημέρωση αποστολής.

Χρησιμοποιούν οι επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Teams το ίδιο σύνδεσμο;

Όχι, για κάθε επαναλαμβανόμενη συνάντηση στο Teams υπάρχουν διαφορετικοί σύνδεσμοι συνάντησης. Ωστόσο, το ID συνάντησης για κάθε επαναλαμβανόμενη συνάντηση θα είναι το ίδιο. Έτσι, όσοι θέλουν να συμμετάσχουν στις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις του Teams χρησιμοποιώντας το ID συνάντησης μπορούν να το κάνουν εύκολα με το ίδιο ID.

Συμπέρασμα

Πολλές οργανώσεις χρησιμοποιούν το Microsoft Teams για τις επίσημες συναντήσεις τους. Κάποιες φορές, οι επίσημες συναντήσεις πρέπει να προγραμματίζονται σε τακτά χρονικά διαστήματα, γεγονός που είναι μια κουραστική διαδικασία για οποιονδήποτε. Για να σας βοηθήσει, το Teams προσφέρει τη δυνατότητα να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις σε αυτή την εφαρμογή.

Χρησιμοποιώντας το, μπορείτε να μειώσετε τον χρόνο που απαιτείται για να ρυθμίσετε κάθε συνάντηση χειροκίνητα. Εδώ σας έχω προσθέσει τη χωρίς κόπο και τελευταία μέθοδο για να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Teams. Πρέπει συχνά να χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Teams; Πώς πιστεύετε ότι αυτή η εύκολη μέθοδος θα σας βοηθήσει να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Teams; Υπάρχει κάτι που θα θέλατε να βελτιώσει η Microsoft σχετικά με αυτή τη δυνατότητα; Αφήστε μας να ξέρουμε στα σχόλια παρακάτω.

Επίσης, μην ξεχάσετε να μοιραστείτε αυτό το άρθρο με τους φίλους σας και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Επόμενο, διαβάστε πώς να διορθώστε το σφάλμα Teams συγνώμη, δεν μπορέσαμε να σας συνδέσουμε.