Τρόπος χρήσης MailTips στο Microsoft Outlook

Οι γκάφες μέσω email μπορεί να έχουν ενοχλητικές, ακόμη και δαπανηρές συνέπειες. Για να σας βοηθήσει να αποτρέψετε λάθη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η Microsoft έχει εφαρμόσει το Outlook MailTips. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε το MailTips ώστε να ενεργοποιεί μια ειδοποίηση όταν πατάτε το κουμπί Απάντηση σε όλους . Είναι πάντα καλύτερο να αφιερώνετε μερικά λεπτά και να ξαναδιαβάζετε το email σας πριν το στείλετε σε μια μεγάλη λίστα παραληπτών, ειδικά αν περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες.

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει το MailTips στο παρελθόν, έχετε έρθει στο σωστό μέρος. Σε αυτόν τον γρήγορο οδηγό, θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιείτε το MailTips στο Outlook.

Πώς ρυθμίζετε το MailTips;

Λάβετε υπόψη ότι αυτή η δυνατότητα απαιτεί λογαριασμό Microsoft Exchange Server. Με άλλα λόγια, η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο σε λογαριασμούς email που διαχειρίζεται ένας οργανισμός. Ο διαχειριστής IT σας πρέπει να ενεργοποιήσει το MailTips στον λογαριασμό σας. Διαφορετικά, η επιλογή δεν θα είναι διαθέσιμη για εσάς. Ταυτόχρονα, ο διαχειριστής IT μπορεί να επιβάλει συγκεκριμένες ρυθμίσεις MailTips στους λογαριασμούς των χρηστών.

Οι Συμβουλές αλληλογραφίας είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή στο Outlook. Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε την επιλογή ή να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις σας, ξεκινήστε το Outlook, μεταβείτε στο Αρχείο , επιλέξτε Επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αλληλογραφία .

Μεταβείτε στο MailTips και κάντε κλικ στις επιλογές MailTips . Επιλέξτε τον λογαριασμό σας και επιλέξτε ποιες ενέργειες θέλετε να ενεργοποιούν τις ειδοποιήσεις MailTips.

Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε τις συμβουλές αλληλογραφίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να μην εμφανίζονται ποτέ οι συμβουλές αλληλογραφίας .

Πώς λειτουργούν τα MailTips

Μόλις ενεργοποιηθούν οι Συμβουλές αλληλογραφίας, το Outlook θα εμφανίζει διάφορα μηνύματα κατά τη σύνταξη του μηνύματος. Το Exchange αναλύει το περιεχόμενο του email που γράφετε. Εάν εντοπίσει κάποιο πρόβλημα, το Outlook θα σας ειδοποιήσει ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα για να αποφύγετε ενοχλητικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, εάν ο παραλήπτης είναι εκτός γραφείου και του ζητάτε να απαντήσει επειγόντως, το MailTips θα σας ενημερώσει ότι δεν μπορεί να το κάνει.

Άλλα παραδείγματα καταστάσεων που θα μπορούσαν να ενεργοποιήσουν το MailTips περιλαμβάνουν:

• Το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο.
• Η διεύθυνση email του παραλήπτη έχει απενεργοποιηθεί προσωρινά ή έχει διαγραφεί οριστικά.
• Το email σας παραβαίνει τις πολιτικές ή τους περιορισμούς του οργανισμού σας.
• Δεν έχετε άδεια να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη ή να στείλετε email σε εξωτερικούς παραλήπτες.
• Το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι εποπτευόμενο, που σημαίνει ότι απαιτεί έγκριση μηνύματος.

Περιορισμοί MailTips

• Η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη σε λειτουργία εκτός σύνδεσης.
• Εάν η λίστα παραληπτών σας έχει περισσότερους από 200 παραλήπτες, το MailTips δεν θα αξιολογεί μεμονωμένα γραμματοκιβώτια.

συμπέρασμα

Το MailTips είναι μια εύχρηστη λειτουργία του Outlook που σας βοηθά να αποφύγετε ενοχλητικές καταστάσεις όπως η αποστολή email σε λάθος παραλήπτες. Για παράδειγμα, εάν το email σας παραβαίνει τις πολιτικές του οργανισμού σας, το MailTips θα σας ειδοποιήσει για το πρόβλημα. Σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το MailTips στο Outlook; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.