Αυτόματη Προώθηση Email στο Outlook 365

Αναρωτιέστε πώς να προωθήσετε αυτόματα email στο Outlook 365 σε άλλη διεύθυνση email; Είναι αρκετά χρήσιμο όταν πρόκειται να πάτε διακοπές ή χρησιμοποιείτε μια διαφορετική διεύθυνση email για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο για να παραμείνετε αποσυνδεδεμένοι από τον τόπο εργασίας.

Η αυτόματη προώθηση email στην εφαρμογή Outlook είναι μια ευκολία που μπορούμε όλοι να αξιοποιήσουμε. Η δυνατότητα αυτόματης προώθησης email στο Outlook είναι παρόμοια με άλλες λειτουργίες προώθησης email που βλέπετε στο Yahoo Mail, Gmail, Thunderbird και σε άλλες εφαρμογές. Η ιδέα είναι να στέλνουμε ξανά όλα τα email που προέρχονται από έναν λογαριασμό email σε άλλο, ανεξαρτήτως παρόχου email, εφαρμογής email ή τομέα διακομιστή email.

Αν και η διαδικασία είναι αρκετά απλή σε διαδικτυακούς πελάτες email όπως το Gmail, είναι πιο περίπλοκη για αυτόνομες εφαρμογές email που εγκαθιστάτε σε υπολογιστή με Windows 11 ή macOS. Διαβάστε αυτό το άρθρο μέχρι το τέλος για να ανακαλύψετε διάφορες μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προωθήσετε αυτόματα email στο Outlook.

Περιεχόμενα

• 1 Λόγοι για να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη προώθηση email στο Outlook
• 2 Πώς να προωθήσετε αυτόματα email στο Outlook
  • 2.1 Αυτόματη προώθηση email στο Outlook για Windows
  • 2.2 Αυτόματη προώθηση email στο Outlook για macOS
    • 2.2.1 Πρόσβαση στους Κανόνες του Outlook
    • 2.2.2 Δημιουργία κανόνων προώθησης email
  • 2.3 Αυτόματη προώθηση email στο Outlook για iOS και Android
  • 2.4 Αυτόματη προώθηση email στο Outlook Web (Μέθοδος Βοήθειας)
• 3 Αυτόματη προώθηση email στο Outlook: Συχνές Ερωτήσεις
  • 3.1 Δεν έχω κανέναν κανόνα, αλλά το email μου προωθείται σε άλλη διεύθυνση. Πώς μπορώ να το σταματήσω;
  • 3.2 Πώς προωθείτε αυτόματα σε πολλές διευθύνσεις email;
• 4 Συμπέρασμα

Λόγοι για να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη προώθηση email στο Outlook

Πριν εμβαθύνετε στις μεθόδους για το πώς να προωθήσετε αυτόματα email στο Outlook, μάθετε για κάποιες καταστάσεις και λόγους όταν η αυτόματη προώθηση email στο Outlook είναι χρήσιμη:

• Πηγαίνετε σε διακοπές και δεν προγραμματίζετε να ελέγξετε το εργασιακό σας email κατά τη διάρκεια της διακοπής. Ωστόσο, δεν μπορείτε επίσης να αγνοήσετε κρίσιμα email στα οποία πρέπει να απαντήσετε. Έτσι, μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη προώθηση email στο Outlook ώστε να λαμβάνετε υπερ-σημαντικά email σε μια εναλλακτική διεύθυνση εργασίας ή προσωπική email.
• Ένας υπάλληλος αποχώρησε από τον οργανισμό και δεν έχετε διορίσει κάποιον άλλο στη θέση του. Κατά τη διάρκεια της κενής περιόδου, μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη προώθηση email στο Outlook να μεταφέρει τα εισερχόμενα email σε έναν άλλο λογαριασμό Outlook του υπαλλήλου.
• Η δυνατότητα αυτόματης προώθησης email στο Outlook εξαρτάται από κανόνες. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους κανόνες για να στέλνετε ερωτήσεις πελατών και πελατών σε ξεχωριστό email Outlook που διαχειρίζεται η υποδοχή ή η ομάδα εξυπηρέτησης πελατών.
• Διαχειρίζεστε μια μικρή επιχείρηση και έχετε ρυθμίσει πολλές διευθύνσεις email στο Outlook για να δώσετε στην επιχείρηση μια επαγγελματική εμφάνιση. Αλλά, στο παρασκήνιο, απαντάτε σε όλες τις εισερχόμενες ερωτήσεις email. Αντί να συνδέεστε σε όλες αυτές τις διευθύνσεις email του Outlook καθημερινά, μπορείτε να προωθείτε αυτόματα email στο Outlook σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση email. Έτσι, χρειάζεται να ελέγξετε μόνο ένα επιχειρηματικό email. Αυτή η προσέγγιση εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια.
• Εάν έχετε ρυθμίσει την αυτόματη προώθηση email στο Outlook σε ένα εργασιακό ή προσωπικό email σας, μπορείτε να συνεχίσετε να λαμβάνετε email σε μια εφεδρική διεύθυνση Outlook σε περίπτωση που ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης και δεν μπορείτε να τον επαναφέρετε.

Πώς να προωθήσετε αυτόματα email στο Outlook

Βρείτε παρακάτω τις ξεχωριστές μεθόδους για να ρυθμίσετε την αυτόματη προώθηση email στο Outlook:

Αυτόματη προώθηση email στο Outlook για Windows

Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Κανόνες της επιτραπέζιας εφαρμογής Outlook για να προωθήσετε email αυτόματα σε άλλη διεύθυνση. Οι κανόνες επιτρέπουν επίσης να δημιουργήσετε περίπλοκες προϋποθέσεις όπως να προωθείτε email μόνο αν η γραμμή θέματος έχει μια συγκεκριμένη φράση, να προωθείτε όταν το email σας είναι στο Προς αντί για CC, και τα λοιπά. Βρείτε παρακάτω τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

• Επιλέξτε Αρχείο > Κανόνες και ειδοποιήσεις.

• Από την καρτέλα Κανόνες Email, επιλέξτε Νέος Κανόνας...
• Κάτω από το Ξεκινήστε από ένα πρότυπο ή από έναν κενό κανόνα διάλογο, πρέπει να επιλέξετε ένα πρότυπο.

• Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε Εφαρμόστε κανόνες σε μηνύματα που λαμβάνω και να κάνετε κλικ στο Επόμενο.

• Αν θέλετε να προωθήσετε μόνο ορισμένα μηνύματα, μπορείτε να επιλέξετε προϋποθέσεις για κάθε μήνυμα που προωθείται. Αν θέλετε όλα τα μηνύματα σας να προωθούνται, αφήστε όλα μη επιλεγμένα. Θα λάβετε ένα μήνυμα που λέει Αυτός ο κανόνας θα εφαρμοστεί σε κάθε μήνυμα που λαμβάνετε. Είναι σωστό; Επιλέξτε Ναι.

• Ελέγξτε προωθήστε το σε άτομα ή λίστα διανομής. Αυτή η επιλογή μπορεί να λέει προωθήστε το σε άτομα ή δημόσια ομάδα σε ορισμένες εκδόσεις. Στο κάτω μέρος, κάντε κλικ στον σύνδεσμο άτομα ή λίστα διανομής ή άτομα ή δημόσια ομάδα.

• Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Διεύθυνση Κανόνα με το βιβλίο διευθύνσεων. Αναζητήστε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να προωθήσετε την αλληλογραφία σας. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε απλά τις πλήρεις διευθύνσεις email στο πεδίο Προς. Επιλέξτε OK και στη συνέχεια Επόμενο όταν τελειώσετε.

• Το πλαίσιο ρύθμισης εξαιρέσεων εμφανίζεται. Επιλέξτε οποιαδήποτε εξαιρέσεις θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτόν τον κανόνα και επιλέξτε Επόμενο. Οι περισσότεροι χρήστες αφήνουν αυτό το πεδίο κενό.
• Κάτω από Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα, δώστε στο κανόνα σας ένα όνομα. Ελέγξτε το πλαίσιο για Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα εάν θέλετε το Outlook να αρχίσει να προωθεί μηνύματα τώρα.
• Ελέγξτε Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα τώρα σε μηνύματα που είναι ήδη στο Inbox (σπάνια χρησιμοποιείται) αν θέλετε το Outlook να προωθήσει όλα όσα είναι ήδη στο Inbox σας.

• Κάντε κλικ στο Τέλος και τελειώσατε.

Σημείωση: Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Outlook ενώ είστε συνδεδεμένοι σε διακομιστή Microsoft Exchange, σε περιβάλλον Office 365 ή συνδεδεμένοι σε λογαριασμό Outlook.com, θα χρειαστεί να αφήσετε το Outlook ανοιχτό σε έναν υπολογιστή προκειμένου να λειτουργήσει η προώθηση.

Αυτόματη προώθηση email στο Outlook για macOS

Η νέα εφαρμογή Microsoft Outlook για MacBook και iMac διαθέτει μερικές συναρπαστικές δυνατότητες. Μία από αυτές τις δυνατότητες είναι η αυτόματη προώθηση email στο Outlook για την εφαρμογή Mac. Αν είστε σε υπολογιστή macOS και θα θέλατε να μάθετε πώς να προωθήσετε αυτόματα email στο Outlook, δοκιμάστε τα βήματα που αναφέρονται εδώ:

Πρόσβαση στους Κανόνες του Outlook

Στην εφαρμογή Outlook για Mac, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τους Κανόνες για να δημιουργήσετε μια αυτοματοποίηση προώθησης email. Όπως το Outlook Web και το Outlook στο web, δεν υπάρχει εύκολος τρόπος για να ρυθμίσετε την αυτόματη προώθηση email στο Outlook. Πριν μπορέσετε να δημιουργήσετε κανόνες για την προώθηση email, πρέπει να γνωρίζετε πώς να καλέσετε την εντολή Κανόνες. Ακολουθήστε τα βήματα που μπορείτε να δοκιμάσετε:

• Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook στο MacBook ή το iMac σας και κάντε κλικ στο Μενού Outlook στη γραμμή εργαλείων του Mac.
• Από εκεί, κάντε κλικ στην Προτιμήσεις για να βρείτε τους Κανόνες κάτω από την ενότητα Email.
• Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην εφαρμογή Outlook στο Mac σας και στη συνέχεια επιλέξτε Εργαλεία στη γραμμή εργαλείων του Mac.
• Το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, σας δίνει την επιλογή να έχετε πρόσβαση στους Κανόνες.
• Αν χρησιμοποιείτε συχνά την αυτοματοποίηση στην εφαρμογή Outlook και θέλετε να αποκτήσετε εύκολη πρόσβαση στις εντολές Κανόνες, μπορείτε να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων του Outlook.
• Κάντε κλικ στο εικονίδιο των τριών κουκκίδων στη Γραμμή εργαλείων του Outlook και στη συνέχεια επιλέξτε Προσαρμογή Γραμμής εργαλείων.

• Τώρα, σύρετε το μενού εντολών Κανόνες στη Γραμμή εργαλείων και κάντε κλικ στο Έγινε.

Tώρα που ξέρετε πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στους Κανόνες, είστε έτοιμοι να δοκιμάσετε τα επόμενα βήματα για να δημιουργήσετε μια αυτοματοποίηση προώθησης email στο Outlook.

Δημιουργία Κανόνων Προώθησης Email

• Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο κουμπί Κανόνες στη Γραμμή εργαλείων του Outlook.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία Κανόνων.

• Τώρα, θα πρέπει να δείτε τον χώρο εργασίας Κανόνων. Εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορες αυτοματοποιήσεις για την εφαρμογή Outlook.
• Κάντε κλικ στο Νέος Κανόνας.
• Αρχικά, πρέπει να δώσετε σε αυτόν τον κανόνα ένα όνομα. Μπορείτε να το ονοματίσετε Αυτόματη Προώθηση Email.
• Τώρα, πρέπει να καθορίσετε μία ή περισσότερες προϋποθέσεις για αυτόν τον κανόνα. Ανάλογα με τις προϋποθέσεις, το Outlook θα εκτελέσει τις ενέργειες.
• Για παράδειγμα, το Θέμα περιλαμβάνει είναι μία προϋπόθεση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προωθήσετε όλα τα email που περιέχουν τη φράση Tεχνική Υποστήριξη στη γραμμή θέματος.
• Τώρα είναι η ώρα να επιλέξετε μια ενέργεια για την παραπάνω προϋπόθεση. Για την προώθηση email, η ενέργεια θα ήταν Προώθηση σε.

• Στο δεξί πλαίσιο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να προωθήσετε τα email.
• Εδώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Προσθήκη άλλης ενέργειας ή Προσθήκη εξαίρεσης για περαιτέρω προσαρμογή της αυτοματοποίησης.
• Τώρα, απλώς κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να εφαρμόσετε τον κανόνα.

Αυτόματη προώθηση email στο Outlook για iOS και Android

Τη στιγμή που γράφω, η δυνατότητα αυτόματης προώθησης email στο Outlook δεν είναι διαθέσιμη στην εφαρμογή Android ή στην εφαρμογή iOS. Πρέπει να συνδεθείτε στο Outlook στο web ή στην εφαρμογή Outlook Web χρησιμοποιώντας έναν κινητό web browser όπως το Chrome στο Android και το Safari στο iOS. Μόλις συνδεθείτε, ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται στην παρακάτω ενότητα για να ενεργοποιήσετε την προώθηση email.

Αυτόματη προώθηση email στο Outlook Web (Μέθοδος Βοήθειας)

Εάν χρησιμοποιείτε την διαδικτυακή έκδοση της εφαρμογής Outlook είτε για προσωπική χρήση (Outlook στο web) είτε για επιχειρηματική χρήση (Outlook Web App), μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε την προώθηση email ακολουθώντας αυτά τα βήματα. Ευτυχώς, η Microsoft έχει κάνει την προώθηση email του Outlook διαθέσιμη και για τους τομείς Outlook.Office.Com και Outlook.Live.Com.

• Συνδεθείτε στο Outlook εργασιακό email ή στο Outlook προσωπικό email στο διαδίκτυο.

.
• Από την κεντρική οθόνη ιστού του Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής και στα αριστερά του avatar ή των αρχικών του λογαριασμού σας.
• Στη sidebar που ανοίγει, κάντε κλικ στον σύνδεσμο Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook που βρίσκεται στο κάτω μέρος.
• Κάντε κλικ στο Ταχυδρομείο στην αριστερή πλευρική γραμμή και στη συνέχεια επιλέξτε Προώθηση.
• Ελέγξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Ενεργοποίηση προώθησης.
• Το πεδίο Προώθηση του email μου σε: θα γίνει ενεργό.

• Πληκτρολογήστε τη πλήρη διεύθυνση email στην οποία θέλετε το Outlook να προωθεί όλα τα emails σας.
• Εάν θέλετε να διατηρήσετε και το προωθημένο email στην αρχική θυρίδα του Outlook, ελέγξτε το πλαίσιο για την επιλογή Διατήρηση αντιγράφου των προωθημένων μηνυμάτων.
• Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να εφαρμόσετε την αυτόματη προώθηση email στο Outlook.

Αυτόματη Προώθηση Email στο Outlook: Συχνές Ερωτήσεις

Δεν έχω κανέναν κανόνα και το email μου συνεχίζει να προωθείται σε άλλη διεύθυνση. Πώς το σταματώ;

Εάν βρίσκεστε σε επαγγελματικό περιβάλλον, ο διαχειριστής email σας ενδέχεται να έχει ρυθμίσει την προώθηση στην πλευρά του διακομιστή. Επικοινωνήστε με το τμήμα IT σας για να δείτε αν μπορούν να σας βοηθήσουν να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα προώθησης email στον λογαριασμό ή το προφίλ σας στο Outlook.

Πώς προωθείτε αυτόματα σε πολλές διευθύνσεις email;

Μπορείτε να προωθήσετε αυτόματα email σε πολλές διευθύνσεις email δημιουργώντας έναν κανόνα Προώθηση σε άτομα στην εφαρμογή Outlook και στη συνέχεια επιλέγοντας πολλούς παραλήπτες στο παράθυρο διεύθυνσης κανόνα. Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει μια Λίστα Διανομής στο προφίλ email σας στο Outlook, μπορείτε απλώς να ρυθμίσετε τη Λίστα Διανομής ως παραλήπτη για τα προωθημένα emails. Όλοι οι επαφές εντός της Λίστας Διανομής του Outlook θα λάβουν τα emails στην απουσία σας.

Συμπέρασμα

Αυτή τη στιγμή, αυτές είναι ορισμένες μέθοδοι που μπορείτε να δοκιμάσετε εάν αναρωτιέστε πώς να προωθήσετε αυτόματα email στο Outlook. Οι μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε θα εξαρτηθούν από την έκδοση της εφαρμογής Outlook, τον τύπο λογαριασμού email στο Outlook, τον πάροχο email του Outlook (προσωπικό ή επαγγελματικό) και την ακριβή κατάσταση για την προώθηση email. Ένα από τα καλύτερα πράγματα σχετικά με την αυτόματη προώθηση email στο Outlook είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε περίπλοκους και προσαρμοσμένους κανόνες για την προώθηση email αν διαθέτετε τεχνικές δεξιότητες IT.

Δοκιμάστε τις παραπάνω μεθόδους και σχολιάστε παρακάτω πώς εξελίχθηκαν. Στη συνέχεια, Για την αλλαγή εμφάνισης του Outlook Email: οι καλύτεροι τρόποι για να το διορθώσετε και πώς να ανακαλέσετε μηνύματα email στο Outlook 365.