12 tipů, jak efektivně spravovat účastníky Google Meet

Google Meet nabírá na síle, protože neustále zavádí aktualizace, aby se pokusil konkurovat velkým aplikacím pro videokonference dneška. Díky nejnovější aktualizaci Google Meet nyní pojme až 250 uživatelů (vyžaduje plán Enterprise). Google Meet bude také zdarma , ale ještě jsme se dozvěděli, kolik uživatelů bude mít povoleno v bezplatné verzi a jaká bude doba trvání schůzek.

Google Meet je také silně žalován pro vzdělávací účely, kde je pro uzavření úspěšné schůzky prvořadý význam mít dobrý stupeň kontroly nad účastníky (studenty, víte!). Zde jsou nejlepší tipy, jak spravovat účastníky Google Meet během schůzky.

► Jak používat Google Meet z Gmailu

Obsah

• 1. Připněte účastníka
• 2. Ztlumení a zrušení ztlumení účastníka
• 3. Odeberte účastníka
• 4. Chatujte s účastníky během schůzky
• 5. Přidejte účastníky do události
• 6. Přidejte účastníky do probíhající schůzky
• 7. Při prezentaci zůstaňte ve spojení s účastníky
• 8. Vytvoření organizačních jednotek (OU)
• 9. Při prezentaci sledujte své chaty
• 10. Zabraňte účastníkům vytvořit schůzku bez vás
• 11. Zabraňte účastníkům znovu se připojit ke schůzce poté, co odejdete
• 12. Povolte interoperabilitu

Připnout účastníka

Funkce špendlíku ve službě Google Meet umožňuje uživatelům rozhodnout, kdo zůstane ve středu jejich obrazovky a zabere nejvíce místa. Ve výchozím nastavení Google Meet zahajuje videokonferenci v rozvržení Automaticky. Toto rozvržení umožňuje službě Google Meet vybrat nejlepší možnost pro zdroj videa vaší schůzky v závislosti na prezentacích, aktivních řečnících atd.

Pokud si však přejete ponechat konkrétního účastníka připnutého do středu obrazovky, bez ohledu na použité rozvržení, můžete výchozí nastavení přepsat a „připnout“.

Po připnutí zůstane tento účastník zvýrazněn uprostřed obrazovky, dokud jej neodepnete.

Jak připnout účastníka

Na PC : Umístěte ukazatel myši na miniaturu účastníka ve videu a klikněte na ikonu 'Připnout'.

Na telefonu : Otočte telefon vodorovně do režimu na šířku. Nyní klepněte na miniaturu účastníka ve videu a klepněte na ikonu 'Připnout'.

Jak odepnout účastníka

Když účastníka připnete, na místě ikony připnutí se také zobrazí ikona odepnutí, pomocí které můžete účastníka odepnout.

Ztlumit a zrušit ztlumení účastníka

Hostitelé schůzky mohou ostatním účastníkům během hovoru ztlumit zvuk, aby bylo dosaženo lepšího toku. Po ztlumení se však účastníci musí zapnout sami. To znamená, že pokud vám hostitel ztlumí, nemůže vám ztlumení zapnout, pokud si zvuk nezapnete sami.

Google uvádí, že se jedná o bezpečnostní funkci, která má zabránit ostatním (hostiteli) zapnout váš mikrofon bez vašeho svolení. Podle tohoto průvodce se dozvíte, jak ztlumit účastníka schůzky Google Meet.

Jak ztlumit účastníka (jako hostitele)

Pokud jste hostitelem a chcete ztlumit účastníka nebo účastníky, postupujte podle tohoto průvodce.

Krok 1: Klikněte na jméno účastníka na filmovém pásu vedle videa.

Krok 2:  Klikněte na tlačítko mikrofonu, které se zobrazí vedle jejich jména. Po kliknutí mikrofon zešedne, což znamená, že účastník je nyní ztlumen.

Jak zrušit ztlumení účastníka (jako hostitele)

Sami to nemůžete udělat z důvodu ochrany soukromí. Zapnout zvuk může pouze samotný uživatel. Musíte tedy účastníka požádat, aby si zapnul zvuk.

Jak se ztlumit a ztlumit

Jako účastník se můžete rozhodnout, zda chcete mít mikrofon aktivní.

• Chcete-li se ztlumit , klikněte na tlačítko mikrofonu ve spodní části kanálu videa. Tlačítko zčervená, což znamená, že váš mikrofon je nyní ztlumený. Pokud je tlačítko již červené, znamená to, že jste byli ztlumeni hostitelem.
• Chcete-li se zapnout , jednoduše znovu klikněte na červené tlačítko mikrofonu. Tlačítko nyní zbělá.

Poznámka: Pokud ke schůzce používáte telefon, můžete vytočit *6 na číselníku a ztlumit nebo ztlumit (podle toho, v jakém stavu je mikrofon) na schůzce.

Odebrat účastníka

V dubnu 2020 Google Meet zavedl aktualizaci, která umožňovala POUZE hostiteli/hostitelům schůzky odebrat ostatní účastníky, pokud si to přejí. Důvodem byly četné stížnosti na uživatele, kteří zneužívají funkci odstranění.

Jak odebrat účastníka

Na PC: Chcete-li odebrat účastníka ze schůzky, nejprve se kliknutím na tlačítko 'Zpět' vraťte na obrazovku účastníka. Zde najeďte myší na jméno účastníka a klikněte na tlačítko 'Odebrat' . 

Na chytrém telefonu: Vyberte účastníka a klepněte na jeho jméno. Klepněte na tlačítko 'Odebrat' .

Po odebrání se účastníci nemohou znovu připojit k hovoru, pokud nejsou výslovně pozváni hostitelem/hostiteli v rámci hovoru.

Chatujte s účastníky během schůzky

Během videohovoru mohou účastníci posílat zprávy, které jsou viditelné všem účastníkům hovoru. Tyto zprávy zůstávají pouze po dobu trvání hovoru. Jakmile hovor skončí, všechny zprávy odeslané během hovoru se automaticky smažou. Pomocí funkce zasílání zpráv můžete odesílat odkazy, dokumenty Google atd.

Jak odeslat chatovou zprávu

Na počítači PC:  Umístěte ukazatel myši na zdroj videa a klikněte na tlačítko „Chat“ v pravém horním rohu obrazovky. Tím se otevře postranní panel, kde můžete prohlížet a odesílat chatové zprávy skupině.

Na chytrém telefonu:  Klepnutím na tlačítko „Chat“ pod videem otevřete okno chatu.

Poznámka: Účastníci nemohou zobrazit zprávy, které byly odeslány před připojením k hovoru.

Přidejte účastníky do události

Do události lze přidávat nové účastníky i poté, co byla vytvořena. Po přidání obdržíte možnost posílat pozvánky novým pozvánkám. Pokud se tak rozhodnete, budou pozvánky odeslány pouze účastníkům přidaným v té době, nikoli celému seznamu. Chcete-li přidat nové účastníky, postupujte podle níže uvedeného průvodce.

Krok 1:  Otevřete událost ve svém Kalendáři Google. Klikněte na tlačítko 'Upravit událost'.

Krok 2:  Na kartě 'Hosté' vlevo začněte psát jména účastníků, které chcete přidat. Pokud chcete přidat účastníka pomocí jeho e-mailového ID, jednoduše zadejte jeho úplné e-mailové ID a stiskněte 'Enter'.

Krok 3:  Klikněte na 'Uložit'. Nyní se zobrazí vyskakovací okno s dotazem, zda chcete rozeslat pozvánky novým účastníkům.

Přidejte účastníky do probíhající schůzky

Do probíhající schůzky můžete dokonce přidávat nové účastníky, a to přímo ze schůzky. Tito účastníci obdrží odkaz s pozvánkou, na který mohou kliknout a budou přesměrováni na schůzku.

Chcete-li do schůzky přidat nové účastníky, postupujte podle pokynů níže.

Krok 1: Klikněte na kartu „Lidé“ v pravém horním rohu obrazovky.

Krok 2:  Klikněte na „Přidat lidi“ a začněte psát jméno osoby. Pokud chcete přidat účastníka pomocí jeho e-mailového ID, jednoduše zadejte jeho úplné e-mailové ID a stiskněte 'Enter'.

Případně klikněte na „přezdívku“ schůzky v levém dolním rohu obrazovky a klikněte na „Kopírovat údaje pro připojení“. Vložte zkopírované informace do e-mailu a odešlete je uživatelům, které chcete přidat.

Při prezentaci zůstaňte ve spojení s účastníky

Nechcete mít při prezentaci na očích své studenty? Jakmile začnete se sdílením obrazovky, bohužel se již nebudete moci dívat na účastníky. Naštěstí vám Google Meet umožňuje přihlásit se do více zařízení pomocí stejných přihlašovacích údajů. Tímto způsobem můžete použít jedno zařízení k prezentaci a druhé ke sledování třídy.

Pro nastavení postupujte podle tohoto jednoduchého průvodce.

Krok 1:  Přihlaste se a zahajte schůzku na zařízení 1. Klikněte na 'Present now' v dolní části obrazovky a vyberte kartu/okno, které chcete prezentovat.

Krok 2: Pomocí jiného zařízení (mobilního telefonu, notebooku, tabletu) se přihlaste pomocí vlastních přihlašovacích údajů. Nyní můžete sledovat zobrazení mřížky skupiny. Můžete použít dlaždicové rozložení (až 16 účastníků) nebo použít neoficiální rozšíření Google Grid pro Chrome, abyste získali přehled o všech uživatelích.

► Jak vyřešit problém s nefunkčním zobrazením mřížky Google Meet

Vytvořit organizační jednotky (OU)

Organizační jednotky pomáhají přidělovat různá oprávnění různým uživatelům. To se hodí, když chcete omezit uživatele, kteří mohou vytvářet schůzky, ztlumit ostatní atd.

Vytváření a úpravy organizačních jednotek vyžaduje oprávnění správce. Chcete-li vytvořit novou organizační jednotku, postupujte podle následujících kroků.

Krok 1:  Přihlaste se do Google Admin Console pomocí svých přihlašovacích údajů.

Krok 2:  Vyberte tlačítko 'Nastavení' a klikněte na Adresář > Organizační jednotka.

Krok 3:  Kliknutím na malé znaménko + přidejte novou organizační jednotku. Pojmenujte jednotku a klikněte na „Vytvořit“.

Jak určit OU uživatelům

Nyní, když máte organizační jednotky, musíte do jednotky přidat uživatele. Všichni uživatelé přidaní do určité jednotky budou mít stejná oprávnění. Chcete-li přidat uživatele do nové organizační jednotky, postupujte podle následujících kroků.

Krok 1: Přihlaste se do Google Admin Console pomocí svých přihlašovacích údajů.

Krok 2:  Přejděte na kartu „Uživatelé“ a vyberte uživatele, které chcete přidat do nové organizační jednotky. Po výběru klikněte na „Více“ v horní části stránky a poté na „Změnit organizační jednotku“.

Krok 3:  Vyberte organizační jednotku, kterou jste vytvořili, a klikněte na „Změnit“.

Při prezentaci sledujte své chaty

Když se chystáte prezentovat na schůzce Google Meet, máte možnost sdílet celou obrazovku, konkrétní kartu prohlížeče nebo konkrétní okno. Po zahájení sdílení obrazovky se ve videu aktualizuje pouze vybraná karta/okno. To znamená, že pokud si chcete přečíst kartu chatů, musíte mezi kartami neustále přepínat. Naštěstí existuje oprava!

Postupujte podle tohoto jednoduchého průvodce a sledujte své chaty při prezentaci.

Krok 1:  Při prezentaci nesdílejte celou obrazovku. Výběrem karty prohlížeče nebo okna získáte větší kontrolu nad svým soukromím.

Krok 2:  Pokud používáte aplikaci v okně, zmenšete aplikaci tak, aby se vešla do okna Google Meet, aniž by zakrývala sloupec chatu.

Podobně, pokud sdílíte kartu ve webovém prohlížeči, nejprve kartu oddělte do nového prohlížeče v okně. Nyní zmenšete prohlížeč tak, aby se vešel do okna Google Meet, aniž by zakrýval sloupec chatu.

Nyní můžete prezentovat a sledovat svůj sloupec chatu pro dotazy a další diskuse.

Zabraňte účastníkům vytvořit schůzku bez vás

Když jako hostitel opustíte schůzku, uživatelé mohou na schůzce stále zůstat. Pokud nejsou nastavena správná nastavení, mohou dokonce znovu použít starou zasedací místnost bez vás.

To je problém se vzdělávacími účty, protože učitelé by nechtěli, aby studenti používali místnost s nimi. První věc, kterou je třeba udělat, je vytvořit samostatné organizační jednotky pro učitele a studenty.

Krok 1: Podle výše uvedeného průvodce vytvořte nové organizační jednotky.

Krok 2: Po vytvoření rozdělte studenty a učitele do 2 OU.

Krok 3:  V administrátorské konzoli Meet vyberte „organizační jednotku pro studenty“ a přejděte na „Nastavení videa Meet“. Vypněte možnost 'Videohovory' ve spodní části.

Studenti se budou i nadále moci připojit k videohovorům met, ale nebudou je moci vytvářet. Také, jakmile všichni opustí místnost, vyprší platnost místnosti a nelze ji znovu použít.

Zabraňte účastníkům znovu se připojit ke schůzce poté, co odejdete

To je další problém, kterému uživatelé čelí. Google Meet umožňuje uživatelům zůstat na schůzce i poté, co hostitel odejde. To se týká toho, jak byla schůzka vytvořena.

Při zahájení schůzky máte možnost přidat přezdívku. Pokud nepřidáte přezdívku a jednoduše kliknete na 'Pokračovat', Google Meet automaticky přiřadí PIN vaší schůzce. Platnost tohoto PIN nevyprší, když opustíte schůzku.

Podle tohoto jednoduchého průvodce nastavte schůzku, jejíž platnost vyprší, když hostitel odejde.

Krok 1:  Přihlaste se do Google Meet a klikněte na „Připojit se nebo vytvořit schůzku“.

Krok 2: Přidejte ke schůzce přezdívku a klikněte na „Pokračovat“.

Krok 3: Odešlete tuto přezdívku účastníkům. Aby se mohli zúčastnit schůzky, stačí zadat přezdívku.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

I když je to stále daleko od přizpůsobitelnosti jiných aplikací pro videokonference, jako je Zoom, je to vítaný krok správným směrem. Google uvádí, že se snaží vylepšit prostředí Gsuite pro účty pro vzdělávání. Doufáme, že uvidíme mnohem více úsilí také v obchodních účtech. 

Vyzkoušeli jste některý z těchto tipů? Máte vlastní tipy? Dejte nám vědět v komentářích níže.