Reunir-se amb els vostres companys amb una aplicació com Zoom és la nova normalitat, però la majoria de la gent encara s'hi acostuma.
Tot i que el xat de vídeo en grup fa temps que existeix, és molt probable que fins ara mai no hagis tingut cap motiu per utilitzar-lo. El que significa aprendre una llista de verificació completament nova de normes d'etiqueta i preparació tècnica.
La bona notícia és que ja no us haureu de preocupar pel mal alè, però hauríeu d'intentar fer les proves de Zoom següents abans de la vostra propera reunió important.
Prepareu el vostre entorn
Tot i que és possible que no estigueu al mateix espai físic que els vostres companys, Zoom connecta tots els vostres espais individuals. El que també significa que qualsevol problema que tingui el vostre entorn pot esdevenir un problema a la vostra reunió. Quin tipus de problemes? Bé, dependrà de les circumstàncies individuals, però aquí hi ha alguns consells clau:
- Assegureu-vos que el vostre entorn estigui adequadament il·luminat.
- Si és possible, trieu un lloc amb control d'accés, com ara una porta que es pugui tancar.
- Intenta triar una habitació que no sigui massa propensa als ecos. En general, un lloc amb una catifa, cortines gruixudes i mobles suaus és bo.
- Comproveu l'habitació per detectar fonts de soroll. Un dispositiu de so, un ventilador que grinyola o un altre problema semblant molestarà els nervis de tots els altres participants de la reunió.
- Comproveu acuradament l'enquadrament del vostre flux de vídeo. Hi ha alguna cosa inadequada o que distreu? Penseu en moure's on t'asseus o moure aquests objectes fora del camí.
Aquesta no és una llista completa, així que mireu l'entorn que fareu servir durant la vostra reunió de Zoom i proveu de pensar si alguna cosa podria causar problemes.
Considereu l'ús d'un fons virtual
Zoom ofereix la possibilitat de substituir el vostre fons per un de virtual. Això funciona igual que qualsevol configuració de "pantalla verda", però no necessiteu específicament una pantalla verda. Sempre que el vostre fons sigui d'un color uniforme i il·luminat de manera uniforme, hauríeu d'obtenir bons resultats. El vostre fons virtual no ha de ser perfecte, però podeu provar-lo a la configuració de Zoom per assegurar-vos que us funcioni.
Si no obteniu grans resultats, podeu provar d'il·luminar el fons de manera més uniforme o invertir en una pantalla verda emergent. Fins i tot hi ha idees interessants com la pantalla verda Webaround muntada a la cadira, que fa que sigui bastant fàcil obtenir una cobertura de tot el marc de la càmera.
Teniu una solució per prendre notes
Aquest és un consell de preparació que també s'aplica a les reunions de la vida real, però hauríeu de tenir algun tipus de solució per prendre notes. Pot ser un llapis i paper, una tauleta amb un llapis o un telèfon amb un teclat en pantalla.
S'enregistren algunes reunions de Zoom. En aquest cas, no cal que prengui notes com a referència un cop finalitzada la reunió. En canvi, les notes són útils per organitzar les vostres preguntes i comentaris. És la naturalesa de les reunions de Zoom que probablement no tindreu gaire temps per parlar quan sigui el vostre torn. Mantenir notes t'ajuda a aprofitar al màxim el temps que tens.
Comproveu que la vostra pantalla sigui adequada per compartir-la
Tant si teniu previst compartir la pantalla de l'ordinador amb altres persones durant la reunió com si no, estigueu preparats per fer-ho en qualsevol moment. Què vol dir això? Assegureu-vos que el vostre fons de pantalla sigui adequat per al treball, probablement el millor sigui canviar-lo a una de les seleccions integrades de Windows. Tanqueu qualsevol aplicació que estigui oberta i que pugui mostrar contingut privat o sensible.
Si és probable que utilitzeu un navegador web, és possible que vulgueu desactivar la finalització de la cerca automàtica o utilitzar un navegador portàtil sense cap historial de cerques. L'últim que voleu és que els llocs web o els termes de cerca que heu visitat durant el vostre temps personal es mostrin a la pantalla perquè els vegi tot el grup.
Executeu una prova de velocitat d'Internet
Un cop hàgiu trobat un bon lloc per a la vostra reunió i hàgiu preparat l'entorn, hauríeu de comprovar si la vostra velocitat d'Internet és adequada. Feu una prova de velocitat d'Internet i comproveu si teniu prou amplada de banda per participar en una reunió de Zoom.
El requisit mínim per a una videotrucada de grup de Zoom és d'uns 1 Mbps d'ample de banda. Això és en les dues direccions. L'amplada de banda ascendent és molt important per a les videotrucades. Si la vostra Internet és lenta a l'hora d'enviar informació, això afectarà l'experiència dels altres participants. L'ideal és que voldreu 3 Mbps en ambdues direccions per garantir una transmissió de vídeo HD d'alta qualitat.
Si la prova de velocitat mostra que la vostra connexió no és tan ràpida com hauria de ser el vostre paquet d'Internet, haureu de solucionar els problemes del vostre rendiment d'Internet . Això vol dir assegurar-se que hi ha prou força de senyal WiFi i assegurar-se que no esteu en un punt mort. Consulteu la nostra guia sobre l' acceleració d' Internet WiFi o considereu l'ús d'un cable Ethernet, si és possible.
Assegureu-vos que la vostra càmera web i el micròfon funcionin
Ara arribem potser a la prova més crítica per fer abans de la reunió de Zoom: assegurar-vos que el micròfon i la càmera web funcionin. Aquí teniu el que heu de fer:
- Connecta el micròfon i la càmera web
- Si se us demana, potser haureu d'instal·lar programari o controladors per a ells. En general, aquesta és una experiència plug-and-play
- Obriu Zoom
- Seleccioneu l' engranatge de configuració
- Seleccioneu Vídeo
- Trieu la càmera web correcta de la llista desplegable, si escau
- Comproveu la vista prèvia per veure si es veu bé (o si apareix)
- Ajusteu altres paràmetres, com ara la qualitat HD, segons les vostres necessitats
- Seleccioneu Àudio
- Assegureu-vos que el dispositiu d'àudio correcte estigui seleccionat tant per a l'altaveu com per al micròfon
- Seleccioneu Prova l'altaveu i Prova el micròfon cada un per assegurar-vos que funcionen
També us recomanem que marqueu la casella "Silencia el meu micròfon quan us uniu a una reunió", perquè només són bones maneres. A més, evita que digueu per accident alguna cosa que no voleu que escoltin la resta de persones de la reunió, perquè us heu oblidat de silenciar el micròfon.
Per obtenir instruccions detallades de configuració de Zoom, consulteu Com configurar i utilitzar Zoom: és millor que Skype? per a l'assessorament d'experts.
Si la vostra càmera web no funciona, aneu a Solucions ràpides quan la càmera de reunions de zoom no funcioni per solucionar-ho en molt poc temps.
Uneix-te a una reunió de prova
L'últim pas del procés abans d'unir-vos a la vostra reunió de Zoom és trucar al servei de reunions de prova de Zoom. Només cal que aneu a https://zoom.us/test i seguiu les instruccions. Podreu confirmar que tot el vostre equip funciona i si us sembla bé als altres participants de la reunió. Si trobeu algun problema amb el micròfon, la càmera o la connectivitat a Internet aquí, podeu tornar a consultar la llista de comprovacions anteriors per trobar el problema.
Preneu-vos una estona per aprendre a gravar una reunió de Zoom . També podeu aprendre com organitzar una reunió de Zoom .
Els problemes tècnics passen, després passa la vida
Esperem que la vostra reunió de Zoom hagi anat bé i sense cap problema, però l'últim que heu de saber és que algunes coses estan fora del vostre control. No hi ha cap quantitat de preparació o còpies de seguretat que pugueu establir per assegurar-vos que la vostra reunió es desenvolupi sense cap problema. Els problemes tècnics sempre poden ocórrer i només hauríeu de rodar amb ells.
El mateix passa amb les coses que no són estrictament tècniques. Si el teu gat salta a l'escriptori i bloqueja la càmera, això és només vida. No val la pena enfadar-se. Tots som éssers humans i tots estem vivint en circumstàncies anormals ara mateix. Així que relaxeu-vos, gaudiu de la vostra reunió i tingueu la seguretat que heu fet tot el possible per executar les proves de Zoom adequades abans de la vostra reunió. Ara tot el que heu de fer és aprendre a fingir prestar atenció en una trucada de Zoom .