Как да добавите проследяване на промените към менюто на лентата на Excel

След като премина през последните актуализации на софтуера за определени версии на Microsoft Excel през лятото на 2017 г., Microsoft определи Проследяване на промените като наследена функция. За да улесните употребата, можете да го добавите към вашата лента с инструменти за бърз достъп, за да проследявате всеки файл. Като алтернатива можете да добавите лентата на Excel чрез създаването на нова група и да я добавите към тази нова група.

Подобно на Word, Microsoft актуализира своята програма с включването на нова функция за съавторство, за да позволи онлайн споделяне на работни книги и хронология на промените сред колеги, връстници, приятели, семейство и т.н. Споделените работни книги са проектирани така, че да позволят на потребителите да достъп и редактиране заедно, след като получат одобрение.

Да речем, например, че сте поискали някой да коригира или да си сътрудничи по проект на Excel с вас. Това е доста лесен механизъм, тъй като Excel на практика ви позволява да маркирате правописни грешки (и има проверка на правописа), да вмъквате коментари в полето и т.н. по електронен път и сравнително подобен на този на документ на Word.

Единственото изключение, което трябва да вземете под внимание, е, че Excel ще подчертае променените клетки, докато в Word ще наблюдавате промени в думите и изреченията. Има обаче две неща, които трябва да вземем предвид, преди да започнем.

Ако вашият лист в Excel съдържа таблица, функцията Проследяване на промените отказва да работи в електронна таблица. За да разрешите използването, ще трябва да активирате „ Проследяване на промените “ в работните книги, като първо изберете вече съществуващата таблица, след това изберете „ Раздел „ Дизайн “ и след това изберете „ Преобразуване в диапазона “. Ако имате нужда от редакции от други потребители, работните книги ще трябва да бъдат споделени на взаимно достъпно място.

Поради факта, че версиите се различават по отношение на нивото на актуализации, така че може да не можете да видите тази функция на лентата по подразбиране. Но не се притеснявайте. Просто добавете бутона „ Проследяване на промените “ към менюто на лентата сами, като следвате стъпките по-долу:

В менюто на лентата използвайте мишката, за да щракнете с десния бутон практически навсякъде и да изберете изскачащата опция „ Персонализиране на лентата “.

От диалоговия екран „ Персонализиране на лентата “ плъзнете мишката си до маршрута „ Изберете команди от “ в десния панел: трябва да се появи „ падащо меню/списък “, от който ще трябва да изберете или „ Всички команди “ или опцията „ Команди не са в лентата “.

От паралелната команда „ Персонализиране на лентата “ ще влезете в падащо меню. Това само по себе си трябва да бъде настроено на „ Основни раздели “ вече в режим по подразбиране (т.е. списъкът за превъртане, разположен отдолу, трябва да показва основните раздели предварително). След тази проверка щракнете върху знака +, разположен до „ Преглед “ в списъка, продължете да щракнете върху избора „Нова група“ от под списъка. Това ще доведе до добавяне на нова група към секцията „ Преглед “.

След това, за да преименувате тази новосъздадена група, просто щракнете с десния бутон върху реда „ Нова група “, променете го на това, което искате да я наименувате и не се колебайте дори да добавите икона, ако желаете. За демонстрация ще го променим на „ Проследяване на промените “. (Excel сам ще добави етикет „ По избор “ след вашето име, но само когато става въпрос за този списък.) Ако щракнете и след това плъзнете „ XYZ Group ,“ можете да го преместите в друга област в списъка за преглед.

След като сте маркирали групата за проследяване на промените, продължете да избирате две команди от списъка с команди, наличен от лявата страна:

• „ Открояване на промените “
• „ Приемане/Отхвърляне на промените “

За да преместите всяка от командите в групата, трябва да щракнете върху бутона „ Добавяне “.

Ще забележите, че след като Нова група вече е на лентата. След това трябва:

Натиснете командата „ Осветяване на промените “.

Ще се появи „ Проследяване на промените по време на редактиране “, използвайте мишката, за да щракнете и го отметнете. Повторете за „ Открояване на промените на екрана “.

За да завършите, щракнете върху „ OK “.

След приключването на тези задачи, всяка промяна, направена в желаната електронна таблица на Excel, ще бъде проследена и подчертана чрез уникален индикатор за синя граница и в горния ляв ъгъл малък син триъгълник, който ще се появи в редактираните клетки. По-нататъшно приспособяване към удобството на потребителя, програмата разпределя различен цвят, за да идентифицира използването на многопотребителска платформа.

Освен това, ако преместите курсора на мишката върху вече редактирана клетка, получавате достъп до следното:

• Дата
• Автор
• Час, когато документът е бил сменен
• Изскачащо резюме на проследените промени, за преглед, преди да приемете направените за постоянно ревизии.

Трябва да отбележите, че само най-новата промяна ще бъде архивирана и представена в това изскачащо резюме.

Сега, след като всеки потенциален редактор/участник завърши своята част, можете да преминете към приемане/отхвърляне на предложените промени като част от задачата.

• Щракнете върху „ Преглед “ от горната част на менюто „ Лента “ и щракнете върху командата „ Приемам/Отхвърляне “.
• След като изскачащият прозорец на Excel се потвърди отново с функцията за изявление „ Запазване на работната книга “, щракнете върху „ OK “.
• Excel ще маркира оригиналната редактирана клетка и едновременно с това ще покаже диалоговия прозорец Избор на промени за „ Приемане или отхвърляне “ до това подчертаване .
• Ще бъдете запознати с всички текущи промени, направени в показания списък. От гореспоменатото вие сте свободни или да изберете предпочитаната редактирана версия, или можете да се придържате към оригиналната. Изберете каквото има смисъл за вас. След като сте решили, щракнете върху „ Приемам “, след като изберете от списъка най-добрата версия.
  Въпреки това, ако смятате, че нито една от изброените версии не ви харесва, повторете процеса, но го заменете, като щракнете върху опцията „ Отхвърляне “. След вземане на решение, след тази команда, курсорът автоматично ще премине към следващата редактирана клетка за по-нататъшна обработка.
• Ако промяната, която избирате, трябва да премине през цялата електронна таблица (например всички амперсанди се променят в конкретен формат), след това щракнете върху бутона „ Приемам всички “. С тази команда всички избрани редакции се коригират и приемат в този момент.
• Сега може да искате да се върнете към изключване на функцията „ Проследяване на промените “. За да направите това, върнете се към „ Група за преглед “ и отидете към групата „ Проследяване на промените “. Щракнете върху „ Открояване на промените “ и просто премахнете отметката от предишната отметка с надпис „ Проследяване на промените по време на редактиране… “