Всички съвети за подобряване на изживяването на крайния потребител на Microsoft Teams

Ако сте администратор на Teams, шампион или опитен потребител, част от вашата роля вероятно ще помогне за подобряване на изживяването на крайния потребител на Microsoft Teams.

По дяволите, дори ако сте приятелски настроен човек, който иска хората да използват инструментите си по-продуктивно, ще искате да направите това.

В тази публикация разглеждаме някои ключови инструменти и функции за подобряване на изживяването на крайния потребител на Microsoft Teams:

1 – Започнете с план за осиновяване

Създаването на план за осиновяване за потребителите е много различно от създаването на план за осиновяване за цялата организация.

Започнете с идентифициране защо искате да използвате Microsoft Teams. След това съобщете плана, пътя към приемането и ползите на вашите заинтересовани страни. От своя страна те трябва да предават тази информация на собствените си потребители.

Докато напредвате през внедряването, информирайте всички заинтересовани страни с редовни актуализации. Ако всички знаят какво се случва (и кога), това няма да е толкова голяма изненада.

По време на пътуването много хора ще поискат технически, учебни материали и материали за осиновяване.

Можете, разбира се, да създадете свой собствен въз основа на вътрешните нюанси. Налични са и много съществуващи материали на Microsoft.

Уверете се, че сте включили учебни материали като Microsoft 365 Learning Pathways, обучение за крайния потребител на Microsoft Teams, водено от инструктори, и уебинари, водени от инженери на Azure за обучение за билети за поддръжка.

Също така ще трябва да съобщите как искате крайните потребители да събират билети, когато нещо се обърка. Последното нещо, от което се нуждаете, е запушена входяща кутия, след като внедрите Teams.

Ако искате билетите да се събират чрез централизиран портал, можете да използвате услугите на Azure. Но първо проучете плановете за поддръжка.

2 – Лични персонализации, налични в Microsoft Teams

След като екипът ви е удобен с ежедневното използване на Teams, важно е да добавите личен контакт.

Например, има множество функции за достъпност на Microsoft Teams, които чакат да бъдат открити. Но те ще останат неизвестни, освен ако не информирате потребителите си за тях.

Функциите за достъпност включват:

• Превод на чат: Ако първият език на вашите колеги е различен от вашия, това е полезен инструмент. Вграденият превод на съобщения помага на всеки да бъде себе си и да общува ефективно.

• Гласови съобщения: Някои дълги съобщения се предават най-добре с гласови съобщения, тъй като маниерите могат да помогнат с контекста и тона. Освен това, писател с артрит или карпален тунел също ще намери този инструмент за полезен, тъй като може да пише по-малко. Просто задръжте иконата за запис, говорете в микрофона и го пуснете, когато приключите със записа.

• Включете TTY режим: Това е друга функция, която ще помогне на хора с увреден говор или с увреден слух. За да включите Teletypewriter (TTY), следвайте тази директория, след като щракнете върху снимката на вашия профил – Настройки > Обаждания.

• Надписи на живо: Получавайте надписи в стил на субтитри в реално време в срещите на Teams.

Запишете ги и за по-късна употреба.

Първо, уверете се, че Stream е покрит от вашия лиценз за Microsoft 365.

Включете записа на надписи на живо, когато влезете в Поток. Изберете видеоклипа си и щракнете върху трите точки, за да отворите менюто с опции.

Поставете отметка в квадратчето „Автоматично генериране на файл с надписи“.

• Тъмен режим: Тази функция беше въведена в Teams през 2018 г. и е полезна за намаляване на напрежението на очите и поддържане на фокуса.

Щракнете върху бутона с три точки и отворете Настройки. Непосредствено под Общи можете да видите трите възможности за избор на системи за осветление по подразбиране, тъмно и високо контрастно осветление.

Друга важна част от персонализирането в Teams е типът и честотата на известията, които получавате. 

Честота? Това е вярно!

Въпреки че нищо не може да се направи за броя на съобщенията, които хората ви изпращат (въпреки че повече за това по-късно), можете да персонализирате кога и как да получавате известия.

3 – Най-добри практики за известия на Teams

Може да се притеснявате за известия, ако управлявате няколко екипа и канала в акаунта си в Teams.

Или може би просто сте член на тези екипи и канали.

Претоварването с известия и умората от известия са реални неща, които могат да повлияят на изхода ви, ако не се управляват правилно.

И така, как можете да управлявате известията на Teams?

Това е лесно:

• Създаване на персонализирани настройки за известия: Това включва изключване на известията за изчерпване и настройване на вашите редовни известия, за да включват само конкретни неща като лични @споменавания, отговори на разговори, които започнах, и т.н.

• Оставете проекти, които вече не се нуждаят от вашето участие: Вероятно има екипи или канали, които не са подходящи за вас или работата, която вършите. Изчистете бъркотията, като напуснете тези проекти.

4 – Кога да използвате групови чатове срещу канали

След като сте избрали каналите, в които трябва да сте, и сте сортирали стратегията си за уведомяване, важно е да знаете кога е най-добре да използвате групови чатове и кога каналите са по-подходящи.

За потребители, които са нови в платформи за сътрудничество като Teams, трябва да помните, че това е напълно ново изживяване. Microsoft Teams  не  е платформа в стил месинджър, каквато може да са свикнали да използват.

Може да бъде толкова просто, ако искате, но може да бъде много повече за сътрудничеството на вашите екипи.

Груповите чатове са разширение на разговорите един на един за включване на други колеги. Тук всички членове на групата Teams могат да споделят съобщения, GIF файлове, емоджи, стикери и дори да организират срещи.

Ако обаче трябва да разширите сътрудничеството, можете да поддържате всичко организирано в каналите на Teams. Две важни характеристики отличават каналите на Teams от груповите чатове:

Нишки за съобщения: Разговорите в груповите чатове могат да станат разхвърляни и да загубят съдържанието си извън времето. В каналите обаче членовете на екипа могат да следят съобщенията в контекста, в който са публикувани.

Това е възможно чрез нишки от съобщения, които кондензират разговорите в един блок за чат. Можете да видите всички отговори и можете да @ споменете някого под отговора с нишка.

2. Файлове: За разлика от обикновените групови чатове, каналите имат раздел с файлове. Това е чудесно за сътрудничество с документи и всеки файл, който качвате, също се синхронизира с SharePoint.

5 – Предимства на нишките за съобщения

Едно от най-големите предимства на използването на канали пред груповите чатове е, че получавате достъп до нишки от съобщения.

Всичко е свързано с лекота на сътрудничество, нали?

В крайна сметка, затова добрият план за осиновяване и премахването на претоварването с известия са на върха на нашия дневен ред.

Но дори докато работите, нишките за съобщения също са чудесен инструмент за оптимизиране на изживяването на крайния потребител на Microsoft Teams.

Нишките дават контекст на вашето съобщение, като показват с кого говорите. 

Ползите от високо ниво включват:

• Нишките запазват смислен контекст и организират разговори.
• Нишката насърчава откритата дискусия по теми, без да разсейва другите.
• Темите ви дават начин да получите повече яснота, без да започвате нов DM.
• Вашите теми улесняват проследяването на информация, като разглеждате конкретни разговори.
• Нишките предпазват каналите за обявяване от допълнителни претрупвания.
• Нишките са лепкави. Когато споделяте съобщение, отговорите с нишки също се споделят.

По-конкретно, с нишките за съобщения получавате асинхронност в съобщенията си в Teams.

Това означава, че съобщенията в канала не трябва да бъдат синхронизирани – не е нужно да отговаряте на всички съобщения в реално време.

Дори ако вашите известия са напълно изключени, можете да се върнете към нишка за разговор, за да видите нови актуализации. В групов чат обикновено се притеснявате, че може да загубите представа какво се случва, когато не сте в групата.

Това означава, че ще имате повече време да се съсредоточите върху други неща и все още да сте в течение.

6 – Какво можете да правите с мобилното приложение на Teams

Много хора ще използват Teams в движение. Вместо да се налага да изваждат лаптопа си всеки път, когато трябва да разговарят с някого в офиса или у дома, те могат да използват мобилното приложение на Teams.

Някои  от вашите потребители може в крайна сметка да използват мобилното приложение, защото предпочитат изживяването с нишки на съобщения в мобилния потребителски интерфейс.

Ето някои други кокетни функции на мобилното приложение на Teams:

Бързи жестове за плъзгане: Изчистете вашата емисия за активност от известия, когато маркирате съобщения като прочетени или непрочетени само с плъзгане на пръста си.

Тихи часове и тихи дни: Отбележете конкретни часове и дни, в които ще приемате PTO. Това ще изключи известията за вас през тези времена.

Щракнете върху вашия профил и след това върху Известия. Под сегмента Блокирани известия щракнете върху По време на тихо време.

Тук ще имате възможност да превключвате и включвате тихи часове и тихи дни, както и да персонализирате допълнителни настройки сами.

Интегриран офис обектив: Лесното правене на снимки вече е страхотна функция.

Въпреки това, Office Lens е интегриран в мобилното приложение на Teams, така че когато заснемете бяла дъска или документ, той автоматично го разпознава.

Какъвто и носител да е, Office Lens автоматично ще оптимизира картината, което можете с текст или рисунки.

Пренареждане на долната лента: Можете да увеличите достъпността до най-посещаваните раздели в екипи, като пренаредите лентата за навигация.

Щракнете върху иконата с три точки по-долу и ще видите опцията за плъзгане на прозореца за редактиране на навигация в пълен дисплей. След това можете да пренаредите разделите, за да отговарят по-добре на вашите предпочитания.

Лесен преход от мобилни устройства към лаптопи: Превключвайте вашите конферентни разговори и известия между вашия лаптоп и мобилно устройство в реално време.

Ако трябва да сте в движение, но сте на конферентен разговор, можете да превключите към мобилното си устройство, без да прекъсвате срещата.

Можете също да настроите известията за вашето мобилно устройство да се изключват, след като влезете в Teams на вашия работен плот, което намалява претоварването с известия.

7 – Оперативна съвместимост на съобщенията

Когато говорите само с хора в Teams, няма нужда от друго приложение. 

Но какво се случва, когато работите с изпълнител, който използва Slack? Или клиент, който настоява да използва Webex?

Най-често срещаният сценарий? Изтегляте приложението им, за да сте щастливи.

Но какво означава това за вас? Постоянно превключване между приложения за управление на вашите външни контакти.

Оперативната съвместимост на съобщенията е процесът на свързване на тези приложения заедно, така че да можете да изпратите съобщение от Microsoft Teams до външния си контакт на Slack или Webex.

Оперативната съвместимост подобрява вътрешните комуникации и позволява истинско междуфирмено сътрудничество.

Ако вашият екип работи с хора, които използват софтуер за сътрудничество, който е различен от вашия, оперативната съвместимост ще ви спести главоболието от необходимостта да управлявате всяка отделна платформа, включително известия и интеграции.

Вие просто общувате с тях, без да напускате мястото, където сте. Това освобождава време, което бихте загубили за управление на други платформи.

Повече фокус означава по-добра комуникация и по-добра производителност за вашия екип.

Оперативната съвместимост между най-популярните днес платформи за сътрудничество е лесна с Mio. Ако Mio е инсталиран на вашия наемател на Teams, можете да изпратите съобщение до всеки член на вашия екип и да се насладите на функциите и интеграциите, с които вече сте свикнали.

Инсталирайте Mio на Microsoft Teams

Mio се настройва лесно:

• Синхронизирайте всички приложения за чат, които вашите екипи използват, като създадете Mio Hub
• Членовете на екипа във вашия Mio Hub могат незабавно да чатят в DM или групи с членове на други платформи
• Поддържат се споделяне на файлове, съобщения с нишки, реакции и възможността за редактиране и изтриване на съобщения
• Новите канали или пространства, в които служителят е поканен, ще бъдат синхронизирани в основната платформа за чат, която предпочитат да използват.

За да научите повече за оперативната съвместимост на платформата за чат на Mio, посетете m.io.

8- Видео оперативна съвместимост

Видео разговорите между членовете на екипа са също толкова важни, колкото и съобщенията в екипното сътрудничество. 

Но подобно на платформите за съобщения, често ще намерите клиенти или дори други отдели, които не използват същата видео платформа като вас.

Това означава намиране на решения за срещи, когато хората използват Webex, Zoom, Skype и всички други видео платформи.

Влезте в Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Добавянето на 600 интеграции обаче е да отмени цялата фина работа, която сме свършили досега, за да подобрим вашето потребителско изживяване в Teams.

Вместо това изберете от избраните от нас най-добрите интеграции на Microsoft Teams, които могат да подобрят изживяването на крайния потребител на Microsoft Teams.