Як додати відстеження змін до меню стрічки Excel

Після останніх оновлень програмного забезпечення деяких версій Microsoft Excel влітку 2017 року Microsoft виділила відстеження змін як застарілу функцію. Щоб спростити використання, ви можете додати його на панель швидкого доступу, щоб відстежувати кожен файл. Крім того, ви можете додати стрічку Excel шляхом створення нової групи та додати її до цієї нової групи.

Як і в Word, Microsoft оновила свою програму, включивши нову функцію співавторства, щоб увімкнути спільний доступ до робочих книг і історію змін серед колег, однолітків, друзів, родини тощо. Спільні робочі книги були розроблені, щоб дозволити користувачам отримувати доступ та редагувати разом, коли вони отримають схвалення.

Скажімо, наприклад, ви попросили когось вичитувати чи співпрацювати з вами над проектом Excel. Це досить простий механізм, оскільки Excel практично дозволяє позначати орфографічні помилки (і має перевірку орфографії), вставляти коментарі на полях тощо в електронному вигляді і відносно схоже на документ Word.

Єдиний виняток, на який слід звернути увагу, це те, що Excel виділить змінені клітинки, тоді як у Word ви спостерігатимете зміни слів і речень. Однак перед тим, як почати, потрібно врахувати дві речі.

Якщо ваш аркуш Excel містить таблицю, функція відстеження змін відмовляється працювати в електронній таблиці. Щоб дозволити використання, вам потрібно буде ввімкнути « Відстеження змін » у робочих книгах, спочатку вибравши існуючу таблицю, потім виберіть « Вкладка « Дизайн », а потім виберіть « Перетворити в діапазон ». Якщо вам потрібні зміни від інших користувачів, робочі книги потрібно буде спільно використовувати у спільно доступному місці.

Через те, що версії відрізняються за рівнем оновлень, ви можете не бачити цю функцію на стрічці за замовчуванням. Але не хвилюйся. Просто додайте кнопку « Відстежувати зміни » до меню стрічки самостійно, виконавши наведені нижче дії.

У меню стрічки клацніть правою кнопкою миші практично в будь-якому місці та виберіть опцію « Налаштувати стрічку ».

На діалоговому екрані « Налаштувати стрічку » перетягніть мишу до маршруту « Вибрати команди з » на правій панелі: має з’явитися « спадне меню / список », з якого вам потрібно буде вибрати « Усі команди » або параметр « Команди не на стрічці ».

За допомогою паралельної команди « Налаштувати стрічку » ви увійдете в спадне меню. Це саме по собі має бути встановлено на « Основні вкладки » вже в режимі за замовчуванням (тобто список прокручування, розташований під ним, має відображати основні вкладки заздалегідь). Після цієї перевірки клацніть знак + поруч із « Огляд » у списку, продовжуйте натискати «Нова група» під списком. Це призведе до додавання нової групи до розділу « Огляд ».

Потім, щоб перейменувати цю новостворену групу, просто клацніть правою кнопкою миші рядок « Нова група », змініть її на те, що ви хочете назвати, і не соромтеся навіть додати піктограму, якщо хочете. Для демонстрації ми змінимо його на « Відстеження змін ». (Excel сам по собі додасть мітку « Custom » після вашого імені, але тільки коли справа доходить до цього списку.) Якщо ви клацнете і потім перетягнете « Групу XYZ », ви можете перемістити її в іншу область у списку огляду.

Після того, як ви виділите групу відстеження змін, перейдіть до вибору двох команд зі списку команд, доступного зліва:

• « Виділити зміни »
• « Прийняти/Відхилити зміни »

Щоб перемістити кожну з команд до групи, необхідно натиснути кнопку « Додати ».

Ви помітите, що колись Нова група тепер на стрічці. Далі необхідно:

Натисніть команду « Виділити зміни ».

З’явиться « Відстежувати зміни під час редагування », клацніть мишею та поставте прапорець. Повторіть для « Висвітлення змін на екрані ».

Щоб завершити, натисніть « ОК ».

Після виконання цих завдань кожна зміна, внесена в потрібну електронну таблицю Excel, буде відслідковуватися та виділена за допомогою унікального індикатора синьої межі та у верхньому лівому куті маленького синього трикутника, який з’явиться у редагованих клітинках. Для зручності користувача програма виділяє інший колір, щоб ідентифікувати використання багатокористувацької платформи.

Крім того, якщо ви наведете курсор миші на вже відредаговану клітинку, ви отримаєте доступ до наступного:

• Дата
• Автор
• Час зміни документа
• Спливаюче вікно з підсумком відстежуваних змін, щоб переглянути, перш ніж прийняти зміни, внесені назавжди.

Зауважте, що в цьому спливаючому підсумку буде заархівовано та представлено лише останню зміну.

Тепер, після того, як кожен потенційний редактор/учасник виконає свою частину, ви можете переходити до того, щоб прийняти/відхилити запропоновані зміни частини завдання.

• Натисніть « Огляд » у верхній частині меню « Стрічка » та натисніть команду « Прийняти/Відхилити ».
• Коли спливаюче вікно Excel повторно підтвердить функцію « Зберегти книгу », натисніть « ОК ».
• Excel позначить оригінальну відредаговану клітинку та одночасно відобразить поряд із цим виділенням діалогове вікно Вибрати зміни до « Прийняти або відхилити ».
• Ви будете ознайомлені з усіма поточними змінами, внесеними у відображеному списку. Зі вищезазначеного ви можете вибрати бажану відредаговану версію або залишитися оригінальною. Вибирайте те, що має для вас сенс. Після того як ви вирішили, натисніть « Прийняти », вибравши зі списку найкращу версію.
  Однак, якщо ви вважаєте, що жодна з перерахованих версій вам не подобається, повторіть процес, але замініть його, натиснувши опцію « Відхилити ». Після прийняття рішення, слідуючи цій команді, курсор автоматично переміститься до наступної відредагованої комірки для подальшої обробки.
• Якщо зміна, яку ви обираєте, має виконуватися в усій електронній таблиці (наприклад, усі амперсанди змінюються на певний формат), натисніть кнопку « Прийняти все ». За допомогою цієї команди всі вибрані зміни виправляються та приймаються в цей момент.
• Тепер ви можете повернутися до вимкнення функції « Відстеження змін ». Для цього поверніться до « Групи перегляду » та перейдіть до групи « Відстеження змін ». Клацніть « Виділити зміни » та просто зніміть прапорець з позначкою « Відстежувати зміни під час редагування… »