Hur man skriver ut etiketter från Excel med MS Word Mail Merge

När Behöver du skriva ut etiketter för att skicka julhälsningar, bröllop och andra inbjudningskort för hemevenemang? Vill du skriva ut leveransadresser i bulk för din shoppingsajt online? Läs den här artikeln för att lära dig hur du skriver ut etiketter från Excel med hjälp av Microsoft Words funktion för sammankoppling av brev.

Microsoft Excel är en utmärkt app för att skapa stora databaser för affärskontakter eller personliga kontakter. Det är dock inte så mycket användarvänligt när det kommer till utskrift av frakt eller andra etiketter på etikettpapper.

Du kan manuellt skapa etikettliknande celler i Excel och skriva innehåll i det manuellt. Du kan göra det här manuella arbetet för några få etiketter, men när du behöver skicka kort, inbjudningar och varor till hundratals mottagare är manuellt arbete inte ett alternativ.

Därför måste du lära dig hur du skriver ut etiketter från Excel med hjälp av funktionen Mail Merge i Microsoft Word genom att läsa den här artikeln till slutet. Du kommer också att utforska några smarta tips i slutet!

Så här skriver du ut etiketter i Excel: Förberedelser

Processen att skriva ut adressetiketter från Excel eller skriva ut adressetiketter från Excel involverar korskompatibilitet mellan Excel-filer och Word. Därför måste du göra följande justeringar i Word om du skriver ut etiketter i Word med hjälp av Excel-kontaktlistor:

• Öppna Microsoft Word-appen på din PC eller mac.
• Klicka på Arkiv och välj sedan Alternativ .
• Klicka på Avancerat i Word-alternativfönstret.
• Rulla ned tills du ser avsnittet Allmänt .

Bekräfta filformatkonvertering vid öppen

• Där markerar du kryssrutan bredvid Bekräfta filformatkonvertering på öppen .
• Tryck på OK för att spara ändringarna och stänga fönstret för Word-alternativ.

Innan du kan skriva ut etiketterna måste du kontrollera om Word Mail Merge-funktionen stöder etiketten eller inte. Microsoft sammanställde etikettspecifikationerna från toppleverantörer i appen. Så här kan du se listan och dokumentkoden för etikettklistermärken:

• Klicka på fliken Utskick på Word-bandmenyn.
• Välj Starta sammanfogning av brev och välj sedan Etiketter från  rullgardinsmenyn .
• Dialogrutan Etikettalternativ kommer nu att dyka upp.

Välj adressetikettsleverantör och produktkod på Word Mail Merge

• Under avsnittet Etikettinformation bör du se listan Etikettleverantörer och produktnummer .
• Välj etikettpappersleverantörens namn och produktkod. Du hittar detaljerna på förpackningen till de etikettpapper du köpt.
• Klicka på OK för att tillämpa ändringarna på detta etikettutskriftsprojekt.

Om du inte ser etikettleverantörens namn i listan ovan kan du ange dess specifikationer manuellt. Således synkroniseras Word med skrivaren på lämpligt sätt så att du kan skriva ut adressetiketter, adressetiketter och fraktetiketter utan ansträngning.

Följ dessa steg för att skapa en ny etikettkonfiguration:

• Klicka på Ny etikett i dialogrutan Etikettalternativ .

Skapa en ny etikettkonfiguration på Mail Merge

• Skriv nu ett namn för den nya konfigurationsfilen.
• Justera sedan parametrarna som toppmarginal, sidomarginal, etiketthöjd, etikettbredd, sidstorlek, etc.
• Klicka på OK för att spara ändringarna.

Det är allt! Glöm inte att spara Mail Merge Word-dokumentet så att du kan använda det senare eller återställa det om strömavbrott under ditt arbete.

Så här skriver du ut etiketter från Excel: Förbered kontaktlista

Nu måste du skapa en databas från vilken Word Mail Merge-verktyget kan hämta mottagarens namn, adress och andra detaljer. Följ dessa steg för att skapa och spara din Excel-kontaktlista för detta projekt:

• Öppna ett nytt tomt kalkylblad i Excel.
• Spara den som kontaktlista för fraktetiketter eller något annat namn du vill.
• Börja fylla i data från det övre hörnet av kalkylbladet utan att lämna några tomma celler vare sig på rader eller kolumner.

Hur man skriver ut etiketter från Excel Förbered kontaktlista

• Skriv kolumnrubriker som Maile Merge-verktyget i Word kommer att upptäcka och använda i alternativet Matcha fält.
• Skriv in lämplig data under denna kolumnrubrik.
• Det är bäst om du kan importera en CSV-fil (kommaseparerade värden) från valfri kontaktapp och sedan formatera den i Excel genom att lägga till kolumnrubriker.
• Dubbelklicka på kalkylbladsfliken längst ned i Excel-appen och byt namn på den till kontaktlista eller något annat namn som du kommer ihåg.
• När du är klar, spara hela Excel-filen igen.

Så här skriver du ut etiketter från Excel: Använd Mail Merge i Word

När Excel-databasen för leveransadresser är klar, gå till Word-filen där du sparade ett etikettformat som matchar det fysiska papperet som du ska skriva ut postadresserna på. Nu när Mail Merge-etikettfilen är öppen följer du dessa steg:

• I avsnittet Starta sammanfogning av brev på fliken Sammanfogning av brev väljer du Välj mottagare .
• Välj alternativet Använd en befintlig lista från rullgardinsmenyn.
• Dialogrutan Välj datakälla öppnas.
• Navigera till Excel-filen där du sparade din kontaktlista.

Importera kontaktlista till Mail Merge för att skriva ut adressetiketter från Excel

• Välj filen och klicka sedan på Öppna .
• Nu måste du se fönstret Välj tabell .
• Det här fönstret visar alla kalkylblad som är tillgängliga i Excel-filen du just importerade.
• Välj kalkylbladet där du skapade kontaktlistan.
• I den här handledningen är det kalkylbladet Kontaktlista . Klicka på OK för att fortsätta.
• Nu bör du se etikettklistermärkena som Next Record .

Layouten på etikettklistermärkena

• Den första etiketten kommer att vara tom. Det är okej.

Nu när du fyllde i etikettraderna och kolumnerna i Word Mail Merge, är din uppgift att importera faktiska data från kontaktlistans databas i Excel. För att utföra denna uppgift, prova dessa steg från din sida:

• Med tanke på att du är på fliken Utskick klickar du på Redigera mottagarlista .

Mottagartabelllistan

• Kolla in kontakttabellen och deras adresser. Se om det finns några problem.
• Om allt ser bra ut i tabellen ovan klickar du på OK .

Hur man skriver ut etiketter från Excel Använd Mail Merge i Word

• Klicka nu på Infoga sammanfogningsfält i menyn Skriv och infoga fält i verktyget Sammanfogning av brev .
• En rullgardinslista kommer att dyka upp med alla kolumnrubriker som finns i kontaktlistans databas för Excel-filen du importerade.
• Klicka på Titel .
• Tryck på Shift + Enter .
• Klicka sedan på Infoga sammanfogningsfält igen och välj Förnamn .
• Tryck på Shift + Enter och upprepa stegen ovan tills du har alla kolumnrubriker i det övre vänstra hörnet.
• Du kan anpassa olika komponenter i etikettverktyget.
• Gå till fliken Hem och välj texten eller texterna på etiketten för att använda formateringsalternativ som teckensnitt, teckenstorlek, färg, markeringsfärg och så vidare.
• När allt ser rätt ut, gå tillbaka till fliken Utskick .

Uppdatera etiketter för att fylla i data för etiketter vid sammanslagning

• Klicka nu på knappen Uppdatera etiketter .
• Detta kommer att fylla i data för alla etiketter på sidan.

Klicka på Förhandsgranska resultat för hur man skriver ut etiketter från Excel med Word Mail Merge

• Klicka nu helt enkelt på Förhandsgranska resultat för att visa faktiska data på etiketterna.

När du skapar e-postadresser eller fraktetiketter på Mail Merge med kontaktlistor från Excel, importera inte för många komponenter i etiketterna. Det kommer röra etiketterna. Välj komponenter som är absolut nödvändiga för att leverera ett paket framgångsrikt.

Så här skriver du ut etiketter från Excel: Skriva ut dokument

Än så länge har du skapat etiketterna framgångsrikt på ett dokument i kopplingsdokument. Nu är det dags att skriva ut det genom att följa dessa steg:

• Ta ut alla papper från din skrivare.
• Sätt i det fysiska etikettpapperet i skrivarens pappersmatare.
• Gå tillbaka till etikettsidan i Word och tryck på Ctrl + P . Detta är utskriftskommandot.
• Justera nu utskriftsinställningarna från den vänstra navigeringsrutan.
• Du måste se till att utskriftsinställningarna återspeglar lämpliga utskriftsförhållanden som skrivaren, inställningar, pappersstorlek, marginaler etc.
• Klicka på Skriv ut för att börja skriva ut etiketterna på etikettutskriftspapperet.

Grymt bra! Du har precis skrivit ut några snygga leveransadresser eller adressetiketter för personligt eller professionellt bruk.

Hur man skriver ut etiketter från Excel: Vanliga frågor

Finns det ett sätt att skriva ut adressetiketter från Excel?

Ja! Du kan skapa en kontaktlistdatabas i Excel. Du kan skapa kolumner som namn, adress, postnummer, land, telefonnummer, stat, etc., och sedan fylla i data under dessa kolumnrubriker.

När du är klar kan du importera den här databasen till Word Mail Merge för att skapa adressetiketter med hjälp av verktyget för att skapa etiketter på Mail Merge. Följ stegen som nämns ovan i den här artikeln för att upptäcka de exakta rörelserna.

Hur skapar jag etiketter från Excel till Word?

Du kan använda Words Mail Merge-funktion för att importera kontaktlistdata från ett Excel-ark. Sedan kan du använda guiden för att skapa etiketter på fliken Utskick i Word för att skapa etiketter och fylla i data från Excel. Kommandot Infoga sammanfogningsfält hjälper dig att lägga till fält i etiketten.

Hur skriver jag ut flera etiketter på en sida?

Att skriva ut adressetiketter från Excel med hjälp av funktionen Mail Merge i Word låter dig alltid skriva ut etiketter i siffror som 10, 20, 30, etc., per sida. Allt du behöver göra är att välja lämpliga produktnummer och etikettleverantörer i dialogrutan Etikettinformation.

Slutsats

Så nu vet du hur du skriver ut etiketter från Excel med hjälp av Words Mail Merge-funktion.

Den kritiska delen av den här processen är att använda rätt etikettsida innan du fyller i etikettdata på Mail Merge. Om du väljer fel papper kan du slösa bort det fysiska papperet genom att skriva ut ojusterade etiketter.

När du inte är säker på pappersleverantören och produktkoden, skapa alltid ett nytt etikettpapper innan du följer hela processen.

Tror jag har missat något annat sätt att skriva ut adressetiketter från Excel, nämn metoden och dess process i kommentarsfältet nedan.

Nästa upp,  hur man kombinerar två kolumner i Excel .