Hur man gör en rullgardinslista i Excel: 2 bästa metoderna 2023

För att göra datainmatningsuppgifter felfria och snabba måste du lära dig hur du gör en rullgardinslista i Excel.

Excel är en kraftfull programvara för datainmatning. Du kan använda den för personliga och professionella datainmatningsbehov som att skapa listor över kontorsmaterial, göra listor med hushållsartiklar, skapa en inventering för ett litet företag eller hem och mycket mer.

I alla datainmatningsjobb måste du skriva in små data som namn, adresser, kvantiteter, platser, priser, etc. När någon granskar den här databasen kanske de vill ange kommentarer som granskad, pågående granskning, fel hittat, etc.

Om du eller din anställde börjar göra detta manuellt tar det flera dagar att uppnå målet. Därför måste du automatisera Excel-arket där du samlar in data. Kommandot i rullgardinsmenyn Excel är grundläggande automatisering som du kan använda utan att lära dig Visual Basic-kodning för Excel. Läs vidare för att lära dig hur du skapar en lista i Excel med rullgardinsmenyn.

Vad är en rullgardinslista i Microsoft Excel?

Hur man gör en rullgardinslista i Excel

Excel-rullgardinslistan är ett datavalideringsverktyg för Excel-applikationen. Det kräver att du väljer ett intervall eller en lista med data för rullgardinsmenyn. Använd sedan helt enkelt kommandot Datavalidering för rullgardinslistan i målcellen eller cellområdena för att få förslag på datainmatning.

Rullgardinslistor eliminerar gissningar från datainmatningsuppgiften. Dessutom kommer du att göra noll stavfel och andra misstag när du använder Excel-rullgardinsmenyn. Det är också det mest använda verktyget för automatisering av datainmatning i Microsft Excel.

När kan du använda rullgardinslistor?

Här är några scenarier där du kan använda detta datavalideringskommando:

• Du skapar en databas på Excel, och du behöver datainmatningsoperatorerna för att skriva in de data du behöver, inget skräp.
• Du vill att datainmatningsoperatorerna endast ska använda kategoriserade data när de anger information i ett Excel-kalkylblad.
• Du skapar gratis online- eller offlineformulär på Excel, och du vill att användaren ska ange data som endast är tillgänglig i formuläret och inget annat.
• Din databas innehåller återkommande namn, telefonnummer, adresser etc. Beroende på dessa uppgifter betalar du också räkningar eller fakturor. Därför är noggrannhet mycket avgörande för projektet. I så fall måste du använda rullgardinslistor i Excel.
• Du skapar ett Excel-ark för hushållsartiklar och du vill att familjemedlemmarna endast ska göra poster från en tillåten lista med föremål.
• Ditt datainmatningsteam älskar att använda kortkommandon mycket, och för detta erbjuder Excel-rullgardinslistor oöverträffad bekvämlighet.
• Du skapar en databas för kontorsmaterial eller inköpsförfrågningar, och du vill bara att anställda ska skapa inköpsförfrågningar för förgodkända pappersvaror, IT-hårdvara eller tillbehör.

Hur man gör en rullgardinslista i Excel: Använda ett dataintervall

Det finns två sätt att göra en lista i Excel med rullgardinspilar. En använder ett förkonfigurerat dataintervall och en annan skriver in alternativen manuellt. Nedan hittar du stegen för den mest automatiserade rullgardinsmenyn i Excel:

• Skapa ett nytt kalkylblad i Excel och döp det till Databas .
• Skapa nu en kolumnrubrik i cell A1 enligt typen eller något annat namn du vill. Till exempel ger jag rullgardinsmenyn en kolumnrubrik IT-hårdvara i denna handledning .
• Kopiera och klistra in data från någon annanstans eller skriv in manuellt för att fylla i cellerna under kolumnrubriken med objekt du vill ha i rullgardinsmenyn.
• Jag skriver in alternativ för begäran om köp av IT-enheter som Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU, och så vidare.

Hittills har du framgångsrikt skapat databasen från vilken kommandot Excel Data Validation kommer att visa alternativ eller val i rullgardinsmenyn. Låt oss nu skapa den faktiska rullgardinslistan genom att följa stegen som nämns här:

• Välj den cell där du vill skapa en rullgardinslista i Excel.
• Klicka nu på fliken Data på menyfliksområdet i Excel .
• I kommandoavsnittet Dataverktyg klickar du på rullgardinsmenyn Datavalidering .
• En snabbmeny öppnas med några alternativ. Välj Datavalidering .
• Nu bör du se kommandoverktyget för datavalidering på arbetsbladet där du vill lägga till en rullgardinslista för Excel.
• Den innehåller tre flikar. Dessa är Inmatningsmeddelande, Inställningar och Error Alert.
• Klicka på Inställningar .
• Under alternativet Valideringskriterier klickar du på rullgardinsmenyn under menyn Tillåt .
• Välj Lista i rullgardinsmenyn.
• Som standard bör rullgardinsmenyn In-cell och Ignorera tom bockmarkering vara markerad. Om inte, kontrollera dem.
• Klicka på uppåtpilen i fältet Källa . Dialogrutan Datavalidering kommer nu att minimeras till en tunn stapel med ett tomt fält.
• Gå till databasarbetsbladet och välj cellintervall i rullgardinsmenyn i Excel.
• Välj några tomma celler under det sista objektet. Det hjälper dig att utöka listan utan att redigera källan igen.
• Excel kommer automatiskt att fylla i källdata för rullgardinsmenyn. Du behöver bara klicka på nedåtpilen på den tunna datavalideringsfältet .
• Du bör nu se den utökade dialogrutan Datavalidering igen. Men den här gången ser du ett källdataintervall i fältet Källa .
• Klicka bara på OK så är allt klart.

Grattis! Du har skapat din första rullgardinslista i Excel. Nu är det bara att kopiera detta någon annanstans där du behöver visa samma objekt när en anställd eller någon annan användare fyller i data i ett datablad.

Du kanske vill låsa databaskalkylbladet så att ingen kan göra några ändringar i listan med alternativ i rullgardinslistorna i kalkylbladet för datainmatning. Följ dessa snabba steg för att säkra listobjekt:

• Välj de cellområden du behöver låsa.
• Högerklicka och välj sedan Formatera celler .
• Gå till fliken Skydd och markera alternativet Låst .
• Klicka på OK för att tillämpa ändringarna i Formatera celler .
• Gå nu till fliken Granska på Excel-bandet.
• Välj ikonen Skydda ark .
• I dialogrutan Skydda ark anger du ett lösenord i det tomma fältet.
• Ange lösenordet igen, så låser Excel arbetsbladet för gott.

Från och med nu kan ingen ändra listobjekten i rullgardinsmenyn.

Hur man gör en rullgardinslista i Excel: Använda listobjekt

Om du vill ha en kort rullgardinsmeny, som Ja/Nej, Reviderad/Ej granskad, Tilldelad/Öppen, Komplett/Ofullständig, etc., kan du använda den manuella listan istället för dataintervallsmetoden. Det sparar tid. Så här kan du skapa en rullgardinslista i Excel med hjälp av listobjekt:

• Klicka på en cell för att fylla i en rullgardinsmeny.
• Välj Datavalidering från fliken Data på menyfliksområdet.
• Klicka på Lista på menyn Tillåt .
• Skriv nu helt enkelt listan med objekt i fältet Källa .
• Se till att du separerar varje objekt med ett kommatecken.
• Klicka på OK för att använda rullgardinsmenyn.

Detta är den enklaste och snabbaste metoden för att skapa en enkel rullgardinslista i Excel. Den första metoden är dock mer tillförlitlig när du kommer att använda rullgardinslistor rikligt.

Hur man gör en rullgardinslista i Excel: Visar inmatningsmeddelande

En tom rullgardinslista kanske inte säger så mycket för datainmatningsoperatörerna. Du måste lägga till specifika instruktioner, så att de inte gör några misstag. Så här kan du lägga till ett instruktionsmeddelande i rullgardinslistor i Excel:

• Klicka på valfri cell som innehåller ett aktivt datavalideringskommando .
• Gå nu till fliken Data > Datavalidering > klicka på Datavalidering .
• Klicka på fliken Indatameddelande i dialogrutan Datavalidering .
• Skriv en liten text för titeln och sedan ett detaljerat meddelande i fältet Inmatningsmeddelande .
• Klicka på OK för att tillämpa ändringarna.

Nu, närhelst en användare väljer en cell med ett aktivt kommando för datavalidering i rullgardinsmenyn, kommer de att se ett meddelande om hur man fyller upp cellen med hjälp av objekt från rullgardinsmenyn.

Så här skapar du en rullgardinslista i Excel: Visa ett felmeddelande

Om någon gör ett fel när du använder rullgardinslistorna på ditt Excel-datablad kan du också visa ett felmeddelande. Detta säkerställer att användaren vidtar åtgärder för att lösa felet och inte hoppar över cellen. Här är stegen för att aktivera Visa ett felmeddelande:

• Följ stegen som nämnts tidigare tills du får dialogrutan Datavalidering .
• Välj nu fliken Error Alert .
• Välj en felstil från tre alternativ: Stopp, Varning och Information.
• Skriv sedan in en kort text för rubriken på felmeddelandet .
• Skriv nu ett detaljerat meddelande i fältet Felmeddelande .

Bra jobbat! Med aktiverad Visa ett felmeddelande kommer arbetsbladet att visa en feldialogruta om någon skriver något annat än de objekt som nämns i rullgardinsmenyn i Excel.

Listruta i Excel: Slutord

Nu vet du hur man gör en lista i Excel med rullgardinsmeny i två olika metoder. Du kan prova sätt att skapa Excel-rullgardinslistor och skapa datainmatningsformulär för att hjälpa dina anställda.

Du kan också skapa en intuitiv lista med hemtillbehör för matvaror, hårdvara, kläder, verktyg och mer med hjälp av rullgardinslistor i Excel.

Glöm inte att kommentera nedan om du vet ett annat coolt sätt att göra en rullgardinslista i Excel.

Härnäst lär du dig att  visa rader eller kolumner i Excel  och några  Excel-kalendermallar för vilket år som helst .