Aj keď sa svet každým rokom stáva digitálnejším, fyzická pošta zostáva dôležitým spôsobom komunikácie s ostatnými – najmä pre podniky. Balík Google Apps má veľký výber nástrojov a doplnkov, ktoré vám môžu pomôcť zefektívniť proces vytvárania obálok. Všetko, čo potrebujete, je tlačiareň, Windows alebo Apple PC a prístup k prehliadaču, ako je Google Chrome, alebo aplikáciám pre iOS a Android.
Tu je návod, ako môžete tlačiť obálky pomocou služby Dokumenty Google.

Ako tlačiť obálky pomocou služby Dokumenty Google
Existuje niekoľko doplnkov pre obálky pre Dokumenty Google , ktoré vám umožňujú vytvárať a tlačiť obálky. V tomto návode budeme používať doplnok Hromadná korešpondencia .
Poznámka: Hromadná korešpondencia vám umožní vykonať 20 zlúčení až do 30 riadkov v ich bezplatnej skúšobnej verzii.
Krok 1: Otvorte svoj dokument
Otvorte dokument služby Dokumenty Google tak, že prejdete do webovej aplikácie Dokumenty Google (alebo do aplikácie pre smartfóny) a kliknete na položku Nový dokument Google .
Krok 2: Otvorte Hromadnú korešpondenciu a vyberte Veľkosť obálky
Ak ešte nemáte doplnok Hromadná korešpondencia, môžete si ho nainštalovať podľa nasledujúcich krokov. Ak je už nainštalovaný, prejdite na krok 5.
- Kliknite na položku Rozšírenia na paneli s nástrojmi a potom vyberte položku Doplnky > Získať doplnky .

- V ponuke doplnkov služby Dokumenty Google, kde je uvedené „Hľadať aplikácie“, zadajte Hromadná korešpondencia . Zo zoznamu vyberte Hromadná korešpondencia .

- Kliknite na aplikáciu Hromadná korešpondencia a vyberte možnosť Inštalovať .

- Vyberte Pokračovať , potvrďte svoj účet a udeľte hromadnej korešpondencii potrebné povolenia.

- Po nainštalovaní kliknite na Rozšírenia > Hromadná korešpondencia > Obálky . Prípadne vyberte položku Hromadná korešpondencia z bočného panela a vyberte položku Obálky .

- Počkajte, kým sa načíta kontextové okno, a potom z rozbaľovacej ponuky vyberte veľkosť obálky alebo nastavte vlastnú veľkosť strany. Dokončite kliknutím na tlačidlo Uložiť .

Poznámka: Ak nemôžete vytvoriť šablónu obálky týmto spôsobom, vyberte Súbor > Nastavenie strany . Tu môžete nastaviť Orientáciu a Veľkosť papiera pred prechodom na ďalší krok.

Krok 3: Prispôsobte si obálku
Ďalším krokom je úprava dokumentu pridaním požadovaných polí vrátane adresy príjemcu a vašej spiatočnej adresy. Ak to chcete urobiť, použite nástroje na úpravu Dokumentov Google ako v bežnom dokumente. Napríklad:

Poznámka: Prispôsobte si svoju obálku pridaním vlastného písma, farieb a značky.
Krok 4: Pridajte zlučovacie polia
Ak tlačíte sériu obálok zo zoznamu adresátov, môžete pridať zlučovacie polia na urýchlenie procesu vytvorením šablóny obálky Google Docs (namiesto pridávania jednotlivých podrobností do každej obálky). Urobiť tak:
- Kliknite na Rozšírenia > Hromadná korešpondencia > Štart .

- Vyberte položku Otvoriť hárok .

- Vyberte svoju tabuľku Google. Ak sa nezobrazuje v rozbaľovacej ponuke, vyberte Disk Google a pomocou vyhľadávacieho poľa vyhľadajte dokument. Ak ste na vytvorenie tabuľky použili program Microsoft Excel, môžete ju jednoducho previesť na tabuľku Google.

- Umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť zlučovacie pole. V rozbaľovacej ponuke Zlúčiť pole vyberte pole, ktoré chcete pridať (napr. Meno príjemcu). Kliknite na Pridať .

- Keď skončíte, v rozbaľovacom poli Zlúčiť do vyberte položku Písmená . Potom kliknite na položku Zlúčiť .

- Hromadná korešpondencia zobrazí počet obálok, ktoré chcete vytvoriť. Ak je to správne, kliknite na tlačidlo Áno .

- Vaše obálky sa vygenerujú podľa hodnôt z tabuľky.
Krok 5: Otvorte nový dokument a vytlačte
Po dokončení procesu otvorte obálkový dokument. Tým sa zobrazia všetky vaše novovytvorené obálky v zozname. Dvakrát skontrolujte, či je všetko správne naformátované.

Ak áno, je čas vytlačiť:
- Vyberte Súbor > Tlačiť .

- Vyberte položku More Settings (Ďalšie nastavenia) a uistite sa, že veľkosť papiera a ďalšie nastavenia sú správne.

- Vyberte možnosť Tlačiť .

Posielanie pošty nebolo nikdy jednoduchšie
Pomocou tohto návodu by ste mali byť schopní jednoducho vytlačiť toľko obálok, koľko chcete. Hromadnú korešpondenciu sme použili, pretože je to jeden z najpopulárnejších a najznámejších doplnkov služby Dokumenty Google. Existuje však veľa bezplatných možností, ak použijete bezplatnú skúšobnú verziu a ceny sú príliš vysoké.
Voliteľné: Použite zoznam adries na automatické vyplnenie adries obálok
Vyššie uvedené kroky vám umožňujú zmeniť iba veľkosť papiera v dokumente Google. Ale to nie je hlavná funkcia hromadnej korešpondencie. Vedeli ste, že ho môžete skutočne použiť na automatické zadávanie názvov a adries obálok zo zoznamu adresátov? Tu je návod.
Nastavte si zoznam adries v Tabuľkách Google
Najlepšie je nastaviť si zoznam adresátov pred použitím hromadnej korešpondencie pre Dokumenty Google. Vďaka tomu je pre vás pridávanie zlúčených polí pohodlnejšie. Ak ste ešte nenastavili žiadne zoznamy adresátov, môžete ho začať takto:
- Prejdite na stránku https://sheets.google.com/ a vytvorte novú tabuľku.
- Do prvého riadka pracovného hárka zadajte nasledujúce hlavičky stĺpcov:
- Meno príjemcu
- Ulica
- Mesto
- Štát
- PSČ + 4
- Vyplňte bunky pod hlavičkami týchto stĺpcov poštovými informáciami vašich príjemcov.

Nakonfigurujte svoje zlučovacie polia
Hlavičky stĺpcov, ktoré ste zadali do tabuľky, budú slúžiť ako zlučovacie polia. Udržujte ich čisté a jednoduché, aby ste predišli nežiaducim chybám. Keď to urobíte, môžete ich pridať do dokumentu. Postup:
- Vráťte sa do svojho dokumentu Google a potom stlačte tlačidlo „ VYBRAŤ “ pod poľom „ Vybrať príjemcov “.

- V novom okne, ktoré sa zobrazí, vyberte tabuľku zoznamu adries.
- Kliknite na tlačidlo „ Vybrať “.

- Otvorte rozbaľovaciu ponuku „ Vložiť zlučovacie pole “ a vyberte polia, ktoré chcete zahrnúť do obálky.

- Po nakonfigurovaní zlučovacích polí stlačte tlačidlo „ ZAČAŤ ZLUČOVANIE MAILOM “.

Zobrazte svoj dokument hromadnej korešpondencie
Ak chcete zobraziť dokument na tlač automaticky vyplnených obálok v službe Dokumenty Google, kliknite na tlačidlo „ OPEN “ na bočnom paneli. Môžete tiež kliknúť na tlačidlo „ PDF “ a stiahnuť si dokument zlúčený poštou v prenosnom formáte.
