Ako pridať sledovanie zmien do ponuky s nástrojmi Excel

Po nedávnych aktualizáciách softvéru pre určité verzie programu Microsoft Excel v lete 2017 spoločnosť Microsoft pridelila sledovanie zmien ako staršiu funkciu. Na uľahčenie používania si ho môžete pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup, aby ste mohli sledovať každý súbor. Prípadne môžete pridať pás s nástrojmi Excel vytvorením novej skupiny a pridať ju do tejto novej skupiny.

Podobne ako v prípade Wordu, aj Microsoft aktualizoval svoj program zahrnutím novej funkcie spolutvorby s cieľom umožniť zdieľanie zošitov online a históriu zmien medzi spolupracovníkmi, rovesníkmi, priateľmi, rodinou atď. Zdieľané zošity boli navrhnuté tak, aby umožňovali používateľom pristupovať a upravovať spoločne, keď dostanú schválenie.

Povedzme napríklad, že ste niekoho požiadali, aby s vami vykonal korektúry alebo spolupracoval na projekte v Exceli. Je to celkom jednoduchý mechanizmus, pretože Excel vám virtuálne umožňuje označovať pravopisné chyby (a má kontrolu pravopisu), vkladať komentáre na okraj atď. elektronicky a relatívne podobne ako dokument programu Word.

Jedinou výnimkou, ktorú treba vziať na vedomie, je, že Excel zvýrazní zmenené bunky, zatiaľ čo v programe Word budete pozorovať zmeny slov a viet. Predtým, ako začneme, však treba vziať do úvahy dve veci.

Ak váš excelový hárok obsahuje tabuľku, funkcia Sledovať zmeny odmietne pracovať v tabuľke. Ak chcete povoliť používanie, budete musieť povoliť „ Sledovať zmeny “ v zošitoch tak, že najskôr vyberiete už existujúcu tabuľku, potom vyberiete „ Záložka Návrh “ a potom vyberiete „ Previesť na rozsah “. Ak potrebujete úpravy od iných používateľov, zošity sa budú musieť zdieľať na vzájomne dostupnom umiestnení.

Vzhľadom na to, že verzie sa líšia vzhľadom na úroveň aktualizácií, možno nebudete môcť zobraziť túto funkciu na predvolenom páse s nástrojmi. Ale nebojte sa. Jednoducho sami pridajte tlačidlo „ Sledovať zmeny “ do ponuky s nástrojmi podľa nasledujúcich krokov:

V ponuke pásu s nástrojmi kliknite pravým tlačidlom myši prakticky kdekoľvek a vyberte rozbaľovaciu možnosť „ Prispôsobiť pásku “.

V dialógovom okne „ Prispôsobiť pásku “ potiahnite myšou na cestu „ Vybrať príkazy z “ v pravom paneli: mala by sa zobraziť „ rozbaľovacia ponuka/zoznam “, z ktorej budete musieť vybrať buď „ Všetky príkazy “ alebo možnosť „ Príkazy nie sú na páse s nástrojmi “.

Z paralelného príkazu „ Prispôsobiť pásku “ vstúpite do rozbaľovacej ponuky. Toto samo o sebe by malo byť nastavené na „ Hlavné karty “ už v predvolenom režime (tj rolovací zoznam umiestnený pod ním by mal predtým zobrazovať hlavné karty). Po tomto overení kliknite na znamienko + v zozname vedľa položky „ Recenzia “ a pokračujte kliknutím na možnosť „Nová skupina“ pod zoznamom. Výsledkom bude pridanie novej skupiny do sekcie „ Recenzia “.

Potom, ak chcete premenovať túto novovytvorenú skupinu, jednoducho kliknite pravým tlačidlom myši na riadok „ Nová skupina “, zmeňte ho na to, čo chcete pomenovať, a ak si to želáte, môžete dokonca pridať ikonu. Pre demonštráciu to zmeníme na „ Sledovať zmeny “. (Excel sám o sebe pridá štítok „ Vlastné “ za vaše meno, iba ak ide o tento zoznam.) Ak kliknete a potom potiahnete „ Skupina XYZ “, môžete ju premiestniť do inej oblasti v zozname recenzií.

Keď máte zvýraznenú skupinu Sledovať zmeny, pokračujte výberom dvoch príkazov zo zoznamu príkazov, ktorý je k dispozícii na ľavej strane:

• “ Zvýrazniť zmeny ”
• " Prijať/odmietnuť zmeny "

Ak chcete presunúť každý z príkazov do skupiny, musíte kliknúť na tlačidlo „ Pridať “.

Všimnete si, že akonáhle je Nová skupina teraz na páse s nástrojmi. Ďalej musíte:

Stlačte príkaz „ Zvýrazniť zmeny “.

Zobrazí sa „ Sledovať zmeny počas úprav “, kliknite naň myšou a skontrolujte ho. Opakujte pre „ Zvýraznenie zmien na obrazovke “.

Na dokončenie kliknite na „ OK “.

Po dokončení týchto úloh bude každá zmena vykonaná v požadovanej tabuľke Excel sledovaná a zvýraznená pomocou jedinečného indikátora modrého okraja a malého modrého trojuholníka v ľavom hornom rohu, ktorý sa zobrazí v upravených bunkách. Okrem toho, že program podporuje užívateľskú prívetivosť, prideľuje inú farbu na identifikáciu použitia platformy viacerými používateľmi.

Okrem toho, ak presuniete kurzor myši nad už upravenú bunku, získate prístup k nasledujúcemu:

• Dátum
• Autor
• Čas, kedy bol doc
• Vyskakovacie okno súhrnu sledovaných zmien na kontrolu pred prijatím natrvalo vykonaných revízií.

Mali by ste si uvedomiť, že iba posledná zmena bude archivovaná a prezentovaná v tomto kontextovom súhrne.

Teraz, keď každý potenciálny redaktor/účastník dokončí svoju časť, môžete prejsť k prijatiu/odmietnutiu navrhovaných zmien časti úlohy.

• Kliknite na „ Recenzia “ v hornej časti ponuky „ Stužka “ a kliknite na príkaz „ Prijať/Odmietnuť “.
• Keď sa vyskakovacie okno programu Excel znova potvrdí s funkciou príkazu „ Uložiť zošit “, kliknite na „ OK “.
• Excel označí pôvodne upravenú bunku a súčasne zobrazí vedľa tohto zvýraznenia dialógové okno Vybrať zmeny na „ Prijať alebo odmietnuť “.
• Budete oboznámení so všetkými aktuálnymi zmenami vykonanými v zobrazenom zozname. Z vyššie uvedeného si môžete vybrať preferovanú upravenú verziu alebo môžete zostať pri pôvodnej. Vyberte si čokoľvek, čo vám dáva zmysel. Keď ste sa rozhodli, kliknite na „ Prijať “ po výbere najlepšej verzie zo zoznamu.
  Ak si však myslíte, že žiadna z uvedených verzií nie je podľa vašich predstáv, zopakujte postup, ale nahraďte ho kliknutím na možnosť „ Odmietnuť “. Po rozhodnutí sa po tomto príkaze kurzor automaticky presunie na ďalšiu upravovanú bunku na ďalšie spracovanie.
• Ak sa zmena, pre ktorú sa rozhodnete, musí preniesť celú tabuľku (napríklad všetky ampersandy sa menia na konkrétny formát), kliknite na tlačidlo „ Prijať všetko “. Pomocou tohto príkazu sú všetky vybraté úpravy okamžite opravené a prijaté.
• Teraz sa možno budete chcieť vrátiť k vypnutiu funkcie „ Sledovať zmeny “. Ak to chcete urobiť, vráťte sa do skupiny „ Revízna skupina “ a prejdite ku skupine „ Sledovať zmeny “. Kliknite na „ Zvýrazniť zmeny “ a jednoducho zrušte začiarknutie políčka „ Sledovať zmeny počas úprav… “