Už ste niekedy zmeškali dôležitý e-mail, pretože vaša schránka bola plná predchádzajúcich správ bez odpovede? Väčšina ľudí to zažila a takmer každý pozná rozptýlenie päťdesiatich neprečítaných e-mailov, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť hneď, ako si ráno otvoríte schránku.
Podľa štúdií trávia pracovníci až 28 percent svojho týždňa čítaním a odpovedaním na e-maily. To je viac ako štvrtina celého vášho pracovného času. O koľko viac by ste mohli dosiahnuť, keby ste nemuseli vybavovať neustály nápor e-mailov?
Čo je Inbox Zero?
Inbox Zero je koncept vyvinutý Merlinom Mannom, odborníkom na produktivitu. Hoci väčšina ľudí interpretuje „nulu“ v názve ako odkaz na počet e-mailov, ktoré má osoba, pôvodne odkazovalo na to, koľko času ľudia trávia premýšľaním o e-mailoch. Ak máte nula e-mailov, nestrávite takmer nulový čas premýšľaním o nich.
Tento článok vás prevedie tým, ako znížiť počet neprečítaných e-mailov v doručenej pošte na absolútne minimum pomocou nástrojov, ktoré máte k dispozícii v rámci Gmailu, ako aj postupy, ktoré môžete použiť počas pracovného dňa a ktoré vám pomôžu skrotiť množstvo e-mailov, ktoré dostávate. počas dňa.
Základy správy e-mailov
Prvým krokom k zlepšeniu vašej e-mailovej produktivity je zatvorenie doručenej pošty. Môže to znieť neintuitívne, ale je lepšie dať si určitý čas na čítanie e-mailov a odpovedanie na ne, ako ich riešiť hneď, ako prídu. Výskum ukázal, že termíny, či už sami alebo nie, zlepšujú efektivitu a skracujú čas strávený na projekte.
Vyhraďte si päť minút na začiatku každej hodiny alebo možno dvadsať minút na začiatku a na konci dňa na odpovedanie na e-maily . Odstráňte všetky e-maily, ktoré sú zjavne spam . Ak odpoveď na e-mail vyžaduje dve minúty alebo menej, najprv naň odpovedzte.
Ak bude odpoveď na e-mail vyžadovať viac času, presuňte ho do špeciálne určeného priečinka.
Používanie Gmailu na dosiahnutie nulovej hodnoty doručenej pošty
Gmail je najpoužívanejší e-mailový klient na svete, ale väčšina ľudí si neuvedomuje, aká všestranná platforma v skutočnosti je. Gmail je preplnený nástrojmi a prispôsobiteľnými možnosťami, ktoré vám poskytujú obrovskú kontrolu nad jeho vzhľadom. Inbox Zero sa stane oveľa dostupnejším, keď využijete tieto nástroje.
Použite špeciálne hviezdy
Každý vie o možnosti označiť e-mail hviezdičkou kliknutím na ikonu Hviezdička – vedeli ste však, že existuje 12 rôznych hviezdičiek, ktoré možno použiť? Kliknite na Nastavenia > Zobraziť všetky nastavenia > Všeobecné a potom sa posúvajte, kým sa nezobrazí podsekcia Hviezdičky .
Existujú rôzne farby hviezdičiek, ale sú tu aj ikony ako výkričník, šípka pretáčania dopredu, začiarknutie, otáznik a malé i. V predvolenom nastavení je aktívna iba hlavná hviezda, ale môžete kliknúť a potiahnuť ktorúkoľvek z ikon do sekcie Používa sa a aktivovať ju.
V Gmaile sa zobrazí iba jeden symbol. Kliknite naň viackrát, aby ste prešli všetkými rôznymi hviezdami, ktoré ste vybrali. Vyberte aspoň štyri symboly: štandardnú hviezdu, červenú hviezdu, malé písmeno i a zelený začiarknutie.
Nastavenie viacerých priečinkov doručenej pošty a filtrov
Možno už poznáte niekoľko kariet, ktoré máte v Gmaile k dispozícii: Reklamy, Osobné, Sociálne siete atď. Prejdite do časti Nastavenia > Doručená pošta a vedľa položky Typ doručenej pošty kliknite na rozbaľovacie pole a vyberte možnosť Viaceré priečinky doručenej pošty.
Zobrazí sa nová sekcia s názvom Viacnásobné sekcie doručenej pošty. Môžete pomenovať až päť vlastných sekcií, ktoré sa zobrazia vedľa hlavnej schránky, hoci dve sú predvolene vyplnené. Jedna sekcia je pre e-maily označené hviezdičkou, zatiaľ čo druhá je pre koncepty. Tieto sekcie sú určené ich vyhľadávacími dopytmi, takže sa budete musieť naučiť, ako sa nazývajú jednotlivé špeciálne hviezdy, aby ste im mohli vyčleniť sekcie.
Toto sú mená každej hviezdy:
Pole vyhľadávacieho dopytu rozpoznáva rôzne operátory, takže môžete použiť príkazy OR/AND na zahrnutie viacerých hviezdičiek do tej istej sekcie. Vedľa poľa Vyhľadávací dopyt je pole Názov sekcie . Tu zadajte konkrétny názov poľa.
Na dosiahnutie Inbox Zero je najlepšie nastaviť niekoľko konkrétnych sekcií:
Môžete si zvoliť nastavenie piatej sekcie podľa svojich potrieb, no tieto štyri zvládnu tie najzákladnejšie úlohy.
Dosahuje sa nula doručenej pošty
Teraz, keď ste zmenili nastavenia Gmailu, je čas uviesť všetko do praxe. Najprv si nastavte filtre. Zadaj nasledujúce:
| Vyhľadávací dopyt | Názov sekcie |
| má: žltá hviezda | Vyžaduje akciu/odpoveď |
| má: červená hviezda | Vyžaduje naliehavú odpoveď |
| má: modrá-info | Čaká sa na odpoveď |
| má: zelený šek | Delegovaný |
Keď dostanete e-mail, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je rozhodnúť, či vyžaduje odpoveď, alebo či ho máte odstrániť. Ak je e-mail spam alebo jednoducho nezaručuje odpoveď, okamžite ho odstráňte alebo archivujte.
Ak e-mail vyžaduje odpoveď a bude trvať menej ako dve minúty, odpovedzte naň. Ak potrebujete viac ako dve minúty, kliknite raz na ikonu hviezdičky . Ak je e-mail naliehavý a mal by byť ďalšou vecou, na ktorú odpoviete, dvakrát kliknite na ikonu a označte ho červenou hviezdičkou.
Ak po odpovedi na e-mail čakáte na odpoveď, kliknite trikrát na ikonu hviezdičky , čím ju označíte ako „Očakáva sa odpoveď“. Ak dostanete e-mail, ktorý lepšie spracuje niekto iný, prepošlite ho príslušnej osobe a štyrikrát kliknite na ikonu hviezdičky , čím ho označíte ako „Delegovaný“.
Vyberte si, kedy chcete odpovedať na svoj e-mail, a zamerajte sa na prácu iba v týchto časoch. Tým, že si určíte termíny a obdobia na spracovanie e-mailov, znížite množstvo času, ktorý strávite v doručenej pošte, aby ste sa mohli sústrediť na dôležitejšie úlohy. Ak sa to rozhodnete riešiť na začiatku hodiny, zamerajte sa najprv na odpovedanie na všetky naliehavé e-maily a potom na ostatné.
Uvedením týchto metód do praxe môžete čoskoro získať úplnú kontrolu nad svojou doručenou poštou. Ak je to už neporiadok, vyhraďte si pol hodinu denne na triedenie e-mailov, ktoré už máte, a zisťovanie, či sú dôležité alebo nie. Odpovedzte tým, ktorí to potrebujú, vymažte tých, ktorí to nepotrebujú.
Môže to chvíľu trvať, ale filtre , určené priečinky doručenej pošty a ďalšie nástroje vám pomôžu dosiahnuť nulovú poštu – a zistíte, ktoré techniky vám najlepšie pomôžu zostať tam.
Populárne vyhľadávania Google môžu rušiť pozornosť. Tento tutoriál vám ukáže, ako odstrániť populárne vyhľadávania vo Vyhľadávaní Google aj v aplikácii Google na stolných počítačoch a mobilných zariadeniach.
Jednoduchý návod jak zmeniť predvolený účet Google, aby ste si zjednodušili prístup k svojim aplikáciám a službám.
Disk Google môže byť vašou bezplatnou vizitkou, keď ju budete chcieť. Nezahltí vás to ako iné dizajnérske nástroje ako Adobe InDesign alebo Illustrator a výsledky môžu byť rovnako dobré.
Premýšľali ste niekedy nad tým, ako sa zdá, že vaša inštalácia prehliadača Google Chrome vždy zostáva aktualizovaná a opravená sama o sebe. Dosahuje sa to prostredníctvom vlastných vstavaných procesov prehliadača Google Chrome, ktoré oslovujú servery Google a zabezpečujú, aby bol váš prehliadač opravený a bezpečný.
Kedykoľvek hľadáte niečo na internete, vyhľadávanie Google je zvyčajne prvou možnosťou, ktorú si vyberiete. Ak však ide o konkrétne miesto, ku ktorému ste kedysi hľadali trasu, môže vám pomôcť história vyhľadávania v Mapách Google.
Panel s nástrojmi Google som používal s prehliadačmi Firefox a Internet Explorer, pretože mal niekoľko užitočných funkcií, ktoré som pravidelne používal, a vďaka nim som bol pripojený k môjmu účtu Google. Bolo to však tak pred desiatimi rokmi.
Ak používate bežných e-mailových klientov v podnikovom prostredí, ako je Outlook, pravdepodobne ste si zvykli na nastavenie odpovede mimo kancelárie. Vedeli ste, že odpovede mimo pracoviska môžete nastaviť aj v Gmaile?
Možno budete potrebovať prístup k niekoľkým webovým stránkam pre prácu, školu alebo výskum. Než sa nazdáte, máte toľko otvorených kariet, že nemôžete nájsť tú, ktorú chcete, keď ju potrebujete.
Stĺpcové grafy môžu byť mimoriadne užitočné, pokiaľ ide o vizualizáciu údajov. Môžu zobraziť jednu množinu údajov alebo porovnať viacero množín údajov.
Na stránke Moja aktivita na Googli je oblasť, ktorá je obzvlášť užitočná. vašu históriu polohy. Je to užitočné, pretože ak je aktivované, sleduje každé miesto, ktoré ste navštívili odkedy ste prvýkrát začali používať svoj účet Google pomocou mobilného telefónu.
Fotky Google sú dobrou možnosťou úložiska v cloude pre vaše fotografie, aj keď sa dni neobmedzeného úložiska skončili. 15 GB bezplatného online úložiska, ktoré získate s účtom Google, sa teraz zdieľa v niekoľkých aplikáciách, ako sú Gmail a Disk Google.
Ak ste používateľom prehliadača Chrome, čo by ste mali byť, pravdepodobne ste si všimli, že Flash je v prehliadači predvolene blokovaný. Google nemá rád Flash kvôli hlavným bezpečnostným chybám, ktoré Flash obsahuje, a preto robí všetko, čo je v jeho silách, aby vás prinútil Flash nepoužívať.
Google Voice je skutočne užitočná (a bezplatná) služba Google, ktorá vám umožňuje uskutočňovať a prijímať telefónne hovory bez toho, aby ste mali pevnú linku alebo mobilný telefón. Jednou z užitočnejších funkcií v službe Google Voice je funkcia hlasovej schránky.
Pri častom používaní služby YouTube môže byť množstvo odporúčaní a upozornení, ktoré dostávate, ohromujúce, najmä ak ste prihlásení na odber mnohých kanálov, ktoré často odovzdávajú nové videá. V predvolenom nastavení, keď sa prihlásite na odber nového kanála, začnete dostávať prispôsobené upozornenia.
Pracovníci kancelárie už netrpia --- nemusíte tráviť hodiny svojho času v dusnej zasadacej miestnosti. Vďaka službám konferenčných hovorov, ako sú Zoom a Skype, ktoré sú ľahko dostupné na mobilných a stolných platformách, je teraz jednoduchšie než kedykoľvek predtým nastaviť videohovor pre prácu alebo zábavu, či už ide o hovor s priateľmi alebo stretnutie so šéfom.
Účty Google sú súčasťou vášho osobného a profesionálneho života, najmä vďaka jednotnému prihláseniu (SSO), ktoré vám pomôže prihlásiť sa do takmer akejkoľvek platformy alebo aplikácie jediným kliknutím. Niekedy možno budete musieť povoliť priateľovi alebo členovi rodiny prístup k vášmu počítaču.
Archivácia e-mailov v Gmaile vám dáva možnosť usporiadať si doručenú poštu bez odstraňovania starých e-mailových vlákien. Ak niekto obnoví staré vlákno odoslaním nového e-mailu, znova sa zobrazí vo vašej doručenej pošte.
Každý, kto používa Kalendár Google na počítači, by sa mal naučiť aspoň niektoré zo šikovných klávesových skratiek Kalendára Google. Prejdeme si skratky, ktoré vám umožnia efektívnejšie zobrazovať, navigovať a pracovať s kalendárom.
Pomocou tabuľky v Dokumentoch Google môžete štruktúrovať podrobnosti dokumentu, aby ste čitateľom poskytli jednoduchší spôsob prístupu a pochopenia informácií, ktoré prezentujete. Namiesto formátovania zoznamov alebo odsekov môžete svoje údaje zadať do formátu mriežky, aby ste získali elegantný a čistý vzhľad.
Aj keď Dokumenty Google nie sú v skutočnosti vytvorené na kreslenie, existujú možnosti pre používateľov, ktorí chcú do svojich dokumentov pridať tvary. Väčšina používateľov na to použije kresby Google v rámci dokumentu Dokumenty Google, ale môžete tiež vkladať obrázky, používať základné tabuľky a používať špeciálne znaky na pridávanie tvarov do textu.
Naučte sa trik, ako požiadať o potvrdenie o prečítaní e-mailových správ, ktoré odošlete z účtu Gmail.
Zistite, ako zastaviť službu NordVPN v automatickom obnovení vášho účtu.
Zistite, ako získať informácie o tom, kedy ste sa pripojili k Facebooku. Užite si jednoduchý spôsob, ako sledovať svoj účet a ostatných.
Zistite, ako efektívne vyhľadávať priateľov na Facebooku podľa miesta, zamestnania alebo školy. Získajte užitočné tipy na hľadanie vašich známych a spojení.
Počas hrania na Playstation 4 ste si pravdepodobne všimli rôzne farby blikajúce na zadnej strane ovládača Dualshock 4. Zistite, čo znamenajú rôzne farby a ako vyriešiť problémy s ovládačom.
Živý prepis je praktická funkcia dostupnosti v Google Chrome. Naučte sa, ako ju povoliť alebo zakázať podľa vašich potrieb.
Zistite, ako opraviť problém s nefunkčnosťou reCAPTCHA, aby ste mohli úspešne odosielať online formuláre a znížiť spam na svojich stránkach.
Minecraft je najpredávanejšia hra všetkých čias. Ak sa chcete naučiť, ako sťahovať a inštalovať mody v Minecrafte, prečítajte si našu kompletnú príručku.
Konce strán a sekcií v Dokumentoch Google umožňujú väčšiu kontrolu nad rozložením a štruktúrou vášho obsahu, ale môžu tiež spôsobiť problémy. Naučte sa efektívne odstrániť zlomy strán a sekcií, aby ste dosiahli lepšie formátovanie dokumentov.
V tejto príručke vám presne ukážeme, ako môžete Facebooku zablokovať prístup k vašim fotografiám a chrániť vaše súkromie.
