Už ste niekedy zmeškali dôležitý e-mail, pretože vaša schránka bola plná predchádzajúcich správ bez odpovede? Väčšina ľudí to zažila a takmer každý pozná rozptýlenie päťdesiatich neprečítaných e-mailov, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť hneď, ako si ráno otvoríte schránku.
Podľa štúdií trávia pracovníci až 28 percent svojho týždňa čítaním a odpovedaním na e-maily. To je viac ako štvrtina celého vášho pracovného času. O koľko viac by ste mohli dosiahnuť, keby ste nemuseli vybavovať neustály nápor e-mailov?

Čo je Inbox Zero?
Inbox Zero je koncept vyvinutý Merlinom Mannom, odborníkom na produktivitu. Hoci väčšina ľudí interpretuje „nulu“ v názve ako odkaz na počet e-mailov, ktoré má osoba, pôvodne odkazovalo na to, koľko času ľudia trávia premýšľaním o e-mailoch. Ak máte nula e-mailov, nestrávite takmer nulový čas premýšľaním o nich.
Tento článok vás prevedie tým, ako znížiť počet neprečítaných e-mailov v doručenej pošte na absolútne minimum pomocou nástrojov, ktoré máte k dispozícii v rámci Gmailu, ako aj postupy, ktoré môžete použiť počas pracovného dňa a ktoré vám pomôžu skrotiť množstvo e-mailov, ktoré dostávate. počas dňa.
Základy správy e-mailov
Prvým krokom k zlepšeniu vašej e-mailovej produktivity je zatvorenie doručenej pošty. Môže to znieť neintuitívne, ale je lepšie dať si určitý čas na čítanie e-mailov a odpovedanie na ne, ako ich riešiť hneď, ako prídu. Výskum ukázal, že termíny, či už sami alebo nie, zlepšujú efektivitu a skracujú čas strávený na projekte.

Vyhraďte si päť minút na začiatku každej hodiny alebo možno dvadsať minút na začiatku a na konci dňa na odpovedanie na e-maily . Odstráňte všetky e-maily, ktoré sú zjavne spam . Ak odpoveď na e-mail vyžaduje dve minúty alebo menej, najprv naň odpovedzte.
Ak bude odpoveď na e-mail vyžadovať viac času, presuňte ho do špeciálne určeného priečinka.
Používanie Gmailu na dosiahnutie nulovej hodnoty doručenej pošty
Gmail je najpoužívanejší e-mailový klient na svete, ale väčšina ľudí si neuvedomuje, aká všestranná platforma v skutočnosti je. Gmail je preplnený nástrojmi a prispôsobiteľnými možnosťami, ktoré vám poskytujú obrovskú kontrolu nad jeho vzhľadom. Inbox Zero sa stane oveľa dostupnejším, keď využijete tieto nástroje.
Použite špeciálne hviezdy
Každý vie o možnosti označiť e-mail hviezdičkou kliknutím na ikonu Hviezdička – vedeli ste však, že existuje 12 rôznych hviezdičiek, ktoré možno použiť? Kliknite na Nastavenia > Zobraziť všetky nastavenia > Všeobecné a potom sa posúvajte, kým sa nezobrazí podsekcia Hviezdičky .

Existujú rôzne farby hviezdičiek, ale sú tu aj ikony ako výkričník, šípka pretáčania dopredu, začiarknutie, otáznik a malé i. V predvolenom nastavení je aktívna iba hlavná hviezda, ale môžete kliknúť a potiahnuť ktorúkoľvek z ikon do sekcie Používa sa a aktivovať ju.
V Gmaile sa zobrazí iba jeden symbol. Kliknite naň viackrát, aby ste prešli všetkými rôznymi hviezdami, ktoré ste vybrali. Vyberte aspoň štyri symboly: štandardnú hviezdu, červenú hviezdu, malé písmeno i a zelený začiarknutie.
Nastavenie viacerých priečinkov doručenej pošty a filtrov
Možno už poznáte niekoľko kariet, ktoré máte v Gmaile k dispozícii: Reklamy, Osobné, Sociálne siete atď. Prejdite do časti Nastavenia > Doručená pošta a vedľa položky Typ doručenej pošty kliknite na rozbaľovacie pole a vyberte možnosť Viaceré priečinky doručenej pošty.
Zobrazí sa nová sekcia s názvom Viacnásobné sekcie doručenej pošty. Môžete pomenovať až päť vlastných sekcií, ktoré sa zobrazia vedľa hlavnej schránky, hoci dve sú predvolene vyplnené. Jedna sekcia je pre e-maily označené hviezdičkou, zatiaľ čo druhá je pre koncepty. Tieto sekcie sú určené ich vyhľadávacími dopytmi, takže sa budete musieť naučiť, ako sa nazývajú jednotlivé špeciálne hviezdy, aby ste im mohli vyčleniť sekcie.

Toto sú mená každej hviezdy:
- Žltá hviezda
- Červená hviezda
- Oranžová hviezda
- Zelená hviezda
- Modrá hviezda
- Fialová hviezda
- Yellow-bang (výkričník)
- Red-bang
- Fialová-otázka
- Orange-guillemet (symbol rýchleho posunu dopredu)
- Zelená kontrola
- Modré informácie (malé písmeno i)
Pole vyhľadávacieho dopytu rozpoznáva rôzne operátory, takže môžete použiť príkazy OR/AND na zahrnutie viacerých hviezdičiek do tej istej sekcie. Vedľa poľa Vyhľadávací dopyt je pole Názov sekcie . Tu zadajte konkrétny názov poľa.
Na dosiahnutie Inbox Zero je najlepšie nastaviť niekoľko konkrétnych sekcií:
- Vyžaduje akciu/odpoveď
- Vyžaduje naliehavú odpoveď
- Čaká sa na odpoveď
- Delegovaný
Môžete si zvoliť nastavenie piatej sekcie podľa svojich potrieb, no tieto štyri zvládnu tie najzákladnejšie úlohy.
Dosahuje sa nula doručenej pošty
Teraz, keď ste zmenili nastavenia Gmailu, je čas uviesť všetko do praxe. Najprv si nastavte filtre. Zadaj nasledujúce:
Vyhľadávací dopyt |
Názov sekcie |
má: žltá hviezda |
Vyžaduje akciu/odpoveď |
má: červená hviezda |
Vyžaduje naliehavú odpoveď |
má: modrá-info |
Čaká sa na odpoveď |
má: zelený šek |
Delegovaný |
Keď dostanete e-mail, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je rozhodnúť, či vyžaduje odpoveď, alebo či ho máte odstrániť. Ak je e-mail spam alebo jednoducho nezaručuje odpoveď, okamžite ho odstráňte alebo archivujte.
Ak e-mail vyžaduje odpoveď a bude trvať menej ako dve minúty, odpovedzte naň. Ak potrebujete viac ako dve minúty, kliknite raz na ikonu hviezdičky . Ak je e-mail naliehavý a mal by byť ďalšou vecou, na ktorú odpoviete, dvakrát kliknite na ikonu a označte ho červenou hviezdičkou.
Ak po odpovedi na e-mail čakáte na odpoveď, kliknite trikrát na ikonu hviezdičky , čím ju označíte ako „Očakáva sa odpoveď“. Ak dostanete e-mail, ktorý lepšie spracuje niekto iný, prepošlite ho príslušnej osobe a štyrikrát kliknite na ikonu hviezdičky , čím ho označíte ako „Delegovaný“.

Vyberte si, kedy chcete odpovedať na svoj e-mail, a zamerajte sa na prácu iba v týchto časoch. Tým, že si určíte termíny a obdobia na spracovanie e-mailov, znížite množstvo času, ktorý strávite v doručenej pošte, aby ste sa mohli sústrediť na dôležitejšie úlohy. Ak sa to rozhodnete riešiť na začiatku hodiny, zamerajte sa najprv na odpovedanie na všetky naliehavé e-maily a potom na ostatné.
Uvedením týchto metód do praxe môžete čoskoro získať úplnú kontrolu nad svojou doručenou poštou. Ak je to už neporiadok, vyhraďte si pol hodinu denne na triedenie e-mailov, ktoré už máte, a zisťovanie, či sú dôležité alebo nie. Odpovedzte tým, ktorí to potrebujú, vymažte tých, ktorí to nepotrebujú.
Môže to chvíľu trvať, ale filtre , určené priečinky doručenej pošty a ďalšie nástroje vám pomôžu dosiahnuť nulovú poštu – a zistíte, ktoré techniky vám najlepšie pomôžu zostať tam.