Staňte sa expertom na stretnutiach Microsoft Teams pomocou týchto piatich najlepších osvedčených postupov

Čím viac času strávite v aplikácii Teams, tým dôležitejšie je snažiť sa čo najlepšie využiť všetky funkcie, ktoré máte v rámci služby k dispozícii. Tu je pohľad na niektoré z týchto funkcií a osvedčených postupov služby Teams.

Rozostrite pozadie alebo použite obrázky na pozadí:  Pomáha to chrániť vaše súkromie počas stretnutí tým, že kladiete dôraz len na vašu tvár.

Použite náhlavnú súpravu pre lepší zážitok: Pomáha vám to zabezpečiť najlepšiu kvalitu zvuku a mikrofónu počas stretnutia.

Naplánujte si schôdzky pomocou Asistenta plánovania: Zabezpečíte tým, že vy a vaši spolupracovníci budete na rovnakej stránke a že nenastanú žiadne konflikty v plánovaní.

Urobte si poznámky zo schôdze pomocou funkcie poznámky zo schôdze v Teams: Táto vstavaná funkcia Teams vám pomôže vyhnúť sa žonglovaniu medzi rôznymi programami.

Zaznamenajte si stretnutia: S povolením od vášho spolupracovníka vám to umožňuje mať kópiu stretnutia pre budúce použitie.

Teraz viac ako kedykoľvek predtým pravdepodobne trávite viac času na stretnutiach v Microsoft Teams. Čím viac času strávite v aplikácii Teams, tým dôležitejšie je pokúsiť sa čo najlepšie využiť všetky funkcie, ktoré máte k dispozícii, aby ste mohli mať bezproblémovú prácu. Tu je pohľad na niektoré z týchto funkcií a niektoré osvedčené postupy, ktoré môžete využiť, aby ste sa mohli stať expertmi na stretnutiach v Microsoft Teams.

Cvičenie 1: Rozostrite pozadie alebo použite obrázky na pozadí

Prvý osvedčený postup v našom zozname je ten, ktorý je v súčasnej situácii najzrejmejší a najpopulárnejší. Teda pomocou možnosti rozmazať si pozadie v Team s alebo použiť obrázky na pozadí.

S týmto osvedčeným postupom môžete mať stretnutie takmer kdekoľvek a zamaskovať všetko, čo sa deje v pozadí okolo vás. Vďaka tejto funkcii bude Teams klásť dôraz len na vašu tvár a skryje všetko ostatné. Len si uvedomte, že používa umelú inteligenciu a funguje iba s ľuďmi. Takže možno budete chcieť byť trochu opatrní, ak sú vaši chlpatí priatelia v pozadí.

Existuje niekoľko spôsobov, ako rozmazať pozadie alebo použiť obrázok na pozadí v aplikácii Teams. Môžete to urobiť pred stretnutím alebo počas stretnutia.

Pred schôdzou na obrazovke pripojenia budete chcieť kliknúť na štvorcové pole naľavo od PC mikrofónu a reproduktorov pod videom. Odtiaľ uvidíte možnosť Nastavenia pozadia. Môžete si vybrať prvý, ktorý hovorí Blur. Alebo, ak chcete iné pozadie, môžete si vybrať jedno zo zoznamu. Váš informačný kanál sa zmení na požadované pozadie a keď skončíte, môžete zatvoriť okno Nastavenia pozadia pomocou X.

Ak chcete rozmazať pozadie počas stretnutia, kliknite na tri bodky ( . . . ) v hornej časti okna stretnutia. Potom kliknite na položku Použiť efekty pozadia. Potom si môžete jeden vybrať zo zoznamu a kliknúť na tlačidlo Použiť. 

Cvičenie 2: Použite náhlavnú súpravu pre lepší zážitok

Ďalej je to postup, ktorý vaši spolupracovníci môžu nakoniec oceniť: používanie náhlavnej súpravy . S týmto postupom budete mať v aplikácii Teams hovor s vyššou kvalitou. Nebudete sa musieť báť, že by vás kolegovia nepočuli, alebo že vy nepočujete ich. Tu je návod, ako si ho môžete nastaviť v aplikácii Teams.

Ak chcete použiť náhlavnú súpravu s Teams, uistite sa, že je zapojená alebo pripojená k vášmu zariadeniu, a to buď cez Bluetooth alebo konektor pre slúchadlá. Po pripojení sa budete chcieť uistiť, že Teams je správne nakonfigurovaný pre náhlavnú súpravu. Opäť existujú dva spôsoby, ako to urobiť, buď pred schôdzou na obrazovke pripojenia alebo počas schôdze z ponuky.

Pred stretnutím môžete nakonfigurovať nastavenia kliknutím na tlačidlo PC Mic and Speakers pod videom. Keď to urobíte, zobrazí sa vyskakovacie okno Nastavenia zariadenia. Nezabudnite si pozrieť časti Reproduktor a Mikrofón. Kliknite na šípku nadol a vyberte slúchadlá zo zoznamu pre reproduktor aj mikrofón. Potom zatvorte okno pomocou X.

Počas schôdze môžete prejsť na náhlavnú súpravu kliknutím na tri bodky ( . . . ) v hornej časti obrazovky a výberom položky Nastavenia zariadenia. Odtiaľ si budete môcť vybrať rovnaké nastavenia, aké sme popísali vyššie. Po dokončení zatvorte okno pomocou X.

Stojí za zmienku, že aj tu môžete použiť funkciu Uskutočniť testovací hovor, aby ste sa uistili, že všetko funguje tesne predtým, ako sa vydáte na schôdzu.

Cvičenie 3: Naplánujte si stretnutia

Jednou z najhorších vecí na stretnutiach je, že sa do nich sťahujete na poslednú chvíľu alebo na sekundu. Preto vám ako osvedčený postup odporúčame naplánovať a doladiť vaše stretnutia. Môžete to urobiť pomocou Asistenta plánovania v Microsoft Teams. Tu je pohľad na to, ako ho používať.

Najprv kliknite na ikonu Kalendár na bočnom paneli aplikácie Teams. Odtiaľ kliknite na kartu Asistent plánovania v hornej časti. Na tejto karte si budete môcť naplánovať stretnutie na základe dostupnosti vašich spolupracovníkov. Môžete pridať miesta, účastníkov a oveľa viac. Pri pridávaní účastníkov sa vaši spolupracovníci zobrazia buď ako dostupní nedostupní, alebo ako neznámi. Asistent stiahne informácie z kalendára Outlooku vášho spolupracovníka, aby ich vyplnil. Uvidíte zobrazenie plánu, ktoré zobrazuje ich už naplánované schôdze fialovou farbou. Môžete tiež prechádzať cez dni a hodiny, aby ste našli čas, ktorý je vhodný pre každého.

S tým súvisí aj možnosť zdieľať program stretnutia. Môžete to urobiť tak, že vaši spolupracovníci a všetci účastníci stretnutia budú na rovnakej stránke. Pri vytváraní sieťovej schôdze to uvidíte v poli na písanie správ. Svoju agendu budete môcť vložiť sem a zobrazí sa v e-maile s pozvánkou.

Cvičenie 4: Robte si poznámky zo stretnutia

Čo sa stane, ak ste uprostred dôležitého stretnutia, ale potrebujete spôsob, ako si urobiť poznámky? Myslíte si, že by ste museli použiť Microsoft Word alebo iný program, ale vedeli ste, že Teams má aj vlastnú funkciu poznámok zo schôdze ?

Toto je jeden z našich ďalších osvedčených postupov pre stretnutia v Teams. Dôvod prečo? Poznámky sa ukladajú ako súčasť samotnej schôdze a môžete si ich vziať kamkoľvek a uložia sa na neskôr alebo na zdieľanie s vašimi spolupracovníkmi.

Ak chcete použiť túto funkciu, pripojte sa k schôdzi ako obvykle a potom kliknite na tlačidlo (. . ) ďalších akcií a potom na položku Poznámky zo schôdze. Potom by sa malo zobraziť vyskakovacie okno Poznámky k schôdzi. Odtiaľ budete chcieť kliknúť na položku Robiť poznámky. To vám potom poskytne úplný prístup k panelu nástrojov formátovania s tučným písmom, kurzívou, zvýraznením a niektorými ďalšími vecami, na ktoré ste v programe Microsoft Word zvyknutí. Novú sekciu môžete vytvoriť aj pomocou tlačidla (+).

Po skončení stretnutia máte prístup k svojim poznámkam z četu. Mala by existovať možnosť, ktorá hovorí Zobraziť poznámky na celú obrazovku. Kliknutím naň zobrazíte poznámky.

Cvičenie 5: Zaznamenajte si stretnutia (samozrejme so súhlasom!)

Posledným bodom nášho zoznamu osvedčených postupov je záznam stretnutia v aplikácii Teams. Jedna z najhorších vecí na stretnutiach je, keď musíte neustále žiadať svojich spolupracovníkov, aby opakovali veci znova a znova, pretože ste neboli schopní to zapísať alebo si urobiť nejaké poznámky. Ak máte súhlas všetkých strán na stretnutiach, môžete skutočne zaznamenať stretnutie naživo, ako sa to deje, aby ste si zaistili, že budete mať kópiu stretnutia na neskoršie použitie.

Ak chcete nahrať schôdzu, môžete kliknúť na tri bodky ( . . . ) v hornej časti obrazovky a potom na tlačidlo Spustiť nahrávanie. Odtiaľ uvidíte vyhlásenie, že schôdza sa nahráva. Môžete to ignorovať, je to len pre bezpečnosť vášho spolupracovníka. Keď sa schôdza skončí a budete pripravení ju zastaviť, môžete kliknúť na rovnakú ponuku a vybrať možnosť Zastaviť nahrávanie.

Po dokončení nahrávania dostanete e-mail s informáciou, že je k dispozícii v službe Microsoft Stream. Môžete kliknúť na odkaz v e-maile, aby ste sa k nemu dostali, a dokonca si môžete stiahnuť súbor, aby ste si ho mohli prezerať offline.

Pozrite si naše ďalšie tipy

Aj keď sa tento článok zameriaval na niektoré z osvedčených postupov pre schôdze cez Teams, o Microsoft Teams sa dozviete oveľa viac. Počas posledných mesiacov sme sa do Teams ponorili hlbšie. Témy zahŕňajú, ako spustiť viacero inštancií Teams , ako používať roboty , spravovať upozornenia a oveľa viac. Viac informácií nájdete v našom centre správ a ak máte nejaké vlastné triky a tipy pre Teams, napíšte nám komentár nižšie.