Vsi nasveti za izboljšanje uporabniške izkušnje Microsoft Teams

Če ste skrbnik za Teams, prvak ali izkušen uporabnik, bo del vaše vloge verjetno pomagal izboljšati izkušnjo končnega uporabnika Microsoft Teams.

Hudiča, tudi če ste prijazna oseba, ki želi, da ljudje uporabljajo svoja orodja bolj produktivno, boste to želeli storiti.

V tej objavi si ogledamo nekaj ključnih orodij in funkcij za izboljšanje izkušnje končnega uporabnika Microsoft Teams:

1 – Začnite z načrtom posvojitve

Ustvarjanje načrta posvojitve za uporabnike se zelo razlikuje od izdelave načrta posvojitve za celotno organizacijo.

Začnite z opredelitvijo, zakaj želite uporabljati Microsoft Teams. Nato svojim deležnikom sporočite načrt, pot do posvojitve in koristi. Po drugi strani pa morajo te informacije posredovati svojim uporabnikom.

Ko napredujete skozi uvajanje, obveščajte vse zainteresirane strani z rednimi posodobitvami. Če vsi vedo, kaj se dogaja (in kdaj), to ne bo tako veliko presenečenje.

Na poti bo veliko ljudi prosilo za tehnično, učno gradivo in gradivo za posvojitev.

Seveda lahko ustvarite svoje na podlagi notranjih odtenkov. Na voljo je tudi veliko obstoječih Microsoftovih materialov.

Poskrbite, da boste vključili gradivo za usposabljanje, kot so učne poti Microsoft 365, usposabljanje za končno uporabniško izkušnjo Microsoft Teams, ki ga vodi inštruktor, in spletne seminarje, ki jih vodijo inženirji Azure, za usposabljanje za vstopnice za podporo.

Prav tako boste morali sporočiti, kako želite, da končni uporabniki dvignejo vstopnice, ko gre kaj narobe. Zadnja stvar, ki jo potrebujete, je zamašena mapa Prejeto, ko implementirate Teams.

Če želite, da se vstopnice zbirajo prek centraliziranega portala, lahko uporabite storitve Azure. Vendar pa najprej raziščite načrte podpore.

2 – Osebne prilagoditve so na voljo v Microsoft Teams

Ko je vaša ekipa zadovoljna z vsakodnevno uporabo Teams, je pomembno, da dodate osebni pridih.

Na primer, veliko funkcij za ljudi s posebnimi potrebami Microsoft Teams čaka, da jih odkrijete. Vendar bodo ostali neznani, razen če o njih obvestite svoje uporabnike.

Funkcije dostopnosti vključujejo:

• Prevod klepeta: Če je prvi jezik vaših kolegov drugačen od vašega, je to uporabno orodje. Inline prevod sporočil pomaga, da so vsi sami in še vedno učinkovito komunicirajo.

• Glasovna sporočila: Nekatera dolga sporočila je najbolje posredovati z glasovnimi sporočili, saj lahko maniri pomagajo pri kontekstu in tonu. Tudi piscem z artritisom ali karpalnim kanalom bo to orodje koristno, saj lahko manj tipka. Preprosto držite ikono za snemanje, govorite v mikrofon in spustite, ko končate s snemanjem.

• Vklopite način TTY: to je še ena funkcija, ki bo pomagala ljudem z okvaro govora ali naglušnim. Če želite vklopiti Teletypewriter (TTY), sledite tem imeniku, potem ko kliknete svojo profilno sliko – Nastavitve > Klici.

• Podnapisi v živo: dobite podnapise v realnem času na srečanjih Teams.

Posnemite jih tudi za kasnejšo uporabo.

Najprej se prepričajte, da Stream pokriva vaša licenca za Microsoft 365.

Ko se prijavite v Stream, vklopite snemanje podnapisov v živo. Izberite svoj videoposnetek in kliknite na tri pike, da odprete meni z možnostmi.

Označite polje »Samodejno ustvari datoteko z napisi«.

• Temni način: Ta funkcija je bila uvedena v Teams leta 2018 in je uporabna za zmanjšanje obremenitve oči in ohranjanje osredotočenosti.

Kliknite gumb s tremi pikami in odprite Nastavitve. Takoj pod Splošno lahko vidite tri izbire sistemov osvetlitve privzeto, temno in visoko kontrastno.

Drug pomemben del prilagajanja v Teams je vrsta in pogostost obvestil, ki jih prejmete. 

Frekvenca? Tako je!

Čeprav ni mogoče storiti ničesar glede števila sporočil, ki vam jih ljudje pošljejo (čeprav o tem pozneje), lahko prilagodite, kdaj in kako prejemate obvestila.

3 – Najboljše prakse za obvestila Teams

Morda vas skrbijo obvestila, če upravljate več ekip in kanalov v računu Teams.

Ali pa ste samo član teh ekip in kanalov.

Preobremenitev z obvestili in utrujenost obveščanja sta resnični stvari, ki lahko vplivata na vaš rezultat, če se ne upravljata pravilno.

Torej, kako lahko upravljate obvestila ekipe Teams?

To je enostavno:

• Ustvarite nastavitve obvestil po meri: to vključuje izklop obvestil o spremljanju in prilagajanje običajnih obvestil tako, da vključujejo samo določene stvari, kot so osebne @omembe, odgovori na pogovore, ki sem jih začel, itd.

• Pustite projekte, ki ne potrebujejo več vaše udeležbe: verjetno obstajajo ekipe ali kanali, ki niso pomembni za vas ali delo, ki ga opravljate. Počistite nered, tako da zapustite te projekte.

4 – Kdaj uporabiti skupinske klepete v primerjavi s kanali

Ko izberete kanale, v katerih morate biti, in razvrstite svojo strategijo obveščanja, je pomembno vedeti, kdaj je najbolje uporabiti skupinske klepete in kdaj so kanali primernejši.

Za uporabnike, ki so novi v platformah za sodelovanje, kot je Teams, se morate zavedati, da je to povsem nova izkušnja. Microsoft Teams  ni  platforma v stilu instant messengerja, kot so je morda vajeni uporabljati.

Lahko je tako preprosto, če želite, vendar je lahko veliko več za sodelovanje vaših ekip.

Skupinski klepeti so razširitev pogovorov ena na ena za vključevanje drugih kolegov. Tukaj lahko vsi člani skupine Teams delijo sporočila, GIF-e, emodžije, nalepke in celo organizirajo sestanke.

Če pa morate sodelovanje popeljati nekoliko dlje, lahko vse organizirate v kanalih Teams. Dve pomembni funkciji razlikujeta kanale Teams od skupinskih klepetov:

Niti sporočil: pogovori v skupinskih klepetih lahko postanejo neurejeni in čez čas izgubijo svojo vsebino. V kanalih pa lahko člani ekipe spremljajo sporočila v kontekstu, v katerem so objavljena.

To je mogoče prek niti sporočil, ki zgostijo pogovore v en sam blok klepeta. Ogledate si lahko vse odgovore in lahko @ omenite nekoga pod nitnim odgovorom.

2. Datoteke: Za razliko od običajnih skupinskih klepetov imajo kanali zavihek z datotekami. To je odlično za sodelovanje pri dokumentih in vsaka datoteka, ki jo naložite, je sinhronizirana tudi s SharePointom.

5 – Prednosti niti sporočil

Ena največjih prednosti uporabe kanalov pred skupinskimi klepetami je, da dobite dostop do niti sporočil.

Vse gre za enostavno sodelovanje, kajne?

Navsezadnje sta zato dober načrt posvojitve in odpravljanje preobremenitve z obvestili na vrhu našega dnevnega reda.

Toda tudi med delom so niti sporočil odlično orodje za optimizacijo izkušnje končnega uporabnika Microsoft Teams.

Niti dajejo vašemu sporočilu kontekst in kažejo, s kom se pogovarjate. 

Prednosti visoke ravni vključujejo:

• Niti ohranjajo smiseln kontekst in organizirajo pogovore.
• Nit spodbuja odprto razpravo o temah, ne da bi odvračala pozornost drugih.
• Niti vam omogočajo večjo jasnost, ne da bi začeli nov DM.
• Vaše niti olajšajo sledenje informacijam z ogledom določenih pogovorov.
• Niti preprečujejo, da bi kanali za obvestila ostali brez dodatne nerede.
• Niti so lepljive. Ko delite sporočilo, se delijo tudi odgovori v niti.

Natančneje, z nitmi sporočil dobite asinhronost v sporočilih v storitvi Teams.

To pomeni, da sporočil v kanalu ni treba sinhronizirati – ni vam treba odgovarjati na vsa sporočila v realnem času.

Tudi če so vaša obvestila popolnoma izklopljena, se lahko vrnete v nit pogovora in si ogledate nove posodobitve. V skupinskem klepetu bi vas običajno skrbelo, da bi lahko izgubili vest o tem, kaj se zgodi, ko niste v skupini.

To pomeni, da se boste imeli več časa, da se osredotočite na druge stvari in še vedno v zanki.

6 – Kaj lahko storite z mobilno aplikacijo Teams

Veliko ljudi bo uporabljalo Teams na poti. Namesto da bi morali vsakič, ko morajo klepetati z nekom v pisarni ali doma, izvleči prenosni računalnik, lahko namesto tega uporabijo mobilno aplikacijo Teams.

Nekateri  vaši uporabniki bodo morda na koncu uporabljali mobilno aplikacijo, ker imajo raje izkušnjo nizanja sporočil v uporabniškem vmesniku za mobilne naprave.

Tukaj je nekaj drugih čednih funkcij mobilne aplikacije Teams:

Poteze hitrega vlečenja: počistite vir dejavnosti iz obvestil, ko sporočila označite kot prebrana ali neprebrana s samo premikom prsta.

Mirne ure in mirni dnevi: Zapišite določene ure in dneve, ko boste jemali PTO. S tem boste v teh časih izklopili obvestila.

Kliknite svoj profil in nato Obvestila. Pod segmentom Blokirana obvestila kliknite Med tihim časom.

Tukaj boste imeli možnost izklopa in vklopa tihih ur in tihih dni ter nadaljnjih nastavitev prilagodite sami.

Integriran Office Lens: enostavnost fotografiranja je že kul funkcija.

Vendar je Office Lens integriran v mobilno aplikacijo Teams, tako da ga samodejno prepozna, ko posnamete tablo ali dokument.

Ne glede na medij bo Office Lens samodejno optimiziral sliko, kar lahko z besedilom ali risbami.

Prerazporedite spodnjo vrstico: Dostopnost do najbolj obiskanih zavihkov v skupinah lahko povečate tako, da preuredite vrstico za krmarjenje.

Kliknite spodnjo ikono s tremi pikami in videli boste možnost, da povlečete okno Uredi navigacijo v celoten zaslon. Nato lahko prerazporedite zavihke, da bolje ustrezajo vašim željam.

Preprost prehod z mobilnega na prenosni računalnik: preklapljajte konferenčne klice in obvestila med prenosnikom in mobilno napravo v realnem času.

Če morate biti na poti, vendar ste v konferenčnem klicu, lahko preklopite na svojo mobilno napravo, ne da bi prekinili sestanek.

Prav tako lahko nastavite obvestila za svojo mobilno napravo, da se izklopi, ko se prijavite v Teams na namizju, kar zmanjša preobremenitev z obvestili.

7 – Interoperabilnost sporočil

Ko se pogovarjate samo z ljudmi v storitvi Teams, ni potrebe po drugi aplikaciji. 

Toda kaj se zgodi, ko delate z izvajalcem, ki uporablja Slack? Ali stranka, ki vztraja pri uporabi Webexa?

Najpogostejši scenarij? Prenesete njihovo aplikacijo, da bodo zadovoljni.

Toda kaj to pomeni zate? Nenehno preklapljanje med aplikacijami za upravljanje zunanjih stikov.

Interoperabilnost sporočil je postopek združevanja teh aplikacij, tako da lahko pošljete sporočilo iz Microsoft Teams svojemu zunanjemu stiku v Slacku ali Webexu.

Interoperabilnost izboljšuje interno komunikacijo in omogoča resnično sodelovanje med podjetji.

Če vaša ekipa sodeluje z ljudmi, ki uporabljajo programsko opremo za sodelovanje, ki je drugačna od vaše, vam bo interoperabilnost prihranila glavobol zaradi upravljanja vsake ločene platforme, vključno z obvestili in integracijami.

Z njimi preprosto komunicirate, ne da bi zapustili tam, kjer ste. To sprosti čas, ki bi ga zapravili za upravljanje drugih platform.

Več osredotočenosti pomeni boljšo komunikacijo in boljšo produktivnost za vašo ekipo.

Interoperabilnost med danes najbolj priljubljenimi platformami za sodelovanje je z Mio enostavna. Če je Mio nameščen v vašem najemniku za Teams, lahko pošljete sporočilo kateremu koli članu ekipe in uživate v funkcijah in integracijah, ki ste jih že vajeni.

Namestite Mio v Microsoft Teams

Mio je enostavno nastaviti:

• Sinhronizirajte vse aplikacije za klepet, ki jih uporabljajo vaše ekipe, tako da ustvarite Mio Hub
• Člani ekipe v vašem Mio Hub lahko takoj klepetajo v DM-jih ali skupinah s člani na drugih platformah
• Podprta so skupna raba datotek, sporočila v niti, reakcije ter možnost urejanja in brisanja sporočil
• Novi kanali ali prostori, v katere je zaposleni povabljen, bodo sinhronizirani v primarni platformi za klepet, ki jo najraje uporabljajo.

Če želite izvedeti več o interoperabilnosti platforme za klepet Mio, obiščite m.io.

8- Interoperabilnost videa

Video klici med člani ekipe so prav tako bistveni kot pošiljanje sporočil v timskem sodelovanju. 

Toda tako kot platforme za sporočanje boste pogosto našli stranke ali celo druge oddelke, ki ne uporabljajo iste video platforme kot vi.

To pomeni iskanje rešitev za sestanke, ko ljudje uporabljajo Webex, Zoom, Skype in vse druge video platforme.

Vstopite v Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI je Microsoftova rešitev tretje osebe, ki rešuje problem video interoperabilnosti za vas in zunanje tretje osebe z uporabo drugih platform za sodelovanje.

S CVI lahko člani vaše ekipe tretjih oseb izkoristijo domačo izkušnjo končnega uporabnika Microsoft Teams pri skupni rabi zvoka, videa in vsebine prek certificiranih interop rešitev in video naprav.

Certificirani Microsoft CVI partnerji vključujejo:

• Storitev Poly Real Connect
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway proizvajalca Verizon
• Cisco Webex Video integracija

Kako uvesti video Interop v oblaku

Pri uvajanju Cloud Video Interop je vključenih pet korakov, tako da lahko v srečanje Teams dodate uporabnike, ki niso Microsoft Teams:

Načrt: določite video naprave in izberite ustreznega certificiranega partnerja Microsoft CVI, ki bo podpiral napravo člana skupine za sodelovanje. Član ekipe, vključen v to video vmesno srečanje, bo potreboval Microsoftovo licenco za načrtovanje interop sestankov. Preden izberete tega partnerja za uvedbo, se prepričajte, da vi in ​​ta druga oseba potrdite licenčne zahteve partnerja CVI.

Konfiguriraj: vsi, ki ne uporabljajo Microsoft Teams, bodo potrebovali dokumente za uvajanje od certificiranih partnerjev CVI, ki so jih izbrali. Ti dokumenti vsebujejo spremembe konfiguracije za njihova omrežja, pa tudi druge nastavitve, ki jih bo morda treba posodobiti.

Zagotavljanje: Prejeli boste licence, ki jih nudi CVI vašega kolega.

Urnik: ko je omogočeno, lahko načrtujete medsebojne sestanke s programom Teams ali dodatkom za srečanje Teams za Outlook.

Pridružite se: člani vaše ekipe tretjih oseb se lahko zdaj pridružijo z metodo, ki jo ponuja njihov Microsoftov certificiran partner CVI.

9 – Nasveti za pridružitev sestankom Microsoft Teams

Ko se pridružite sestankom Microsoft Teams, upoštevajte naslednje:

• Sestanku se lahko pridružite tako, da kliknete ikono kamere, vnesete ime sestanka, kliknete možnost Spoznaj zdaj in v sestanek dodate osebe.

• Sestanku, ki se je že začel, se lahko pridružite tudi tako, da kliknete isto ikono kamere in kliknete Skoči.
• Izklopite zvok z ikono mikrofona, ko ne govorite ali je v ozadju veliko hrupa.
• Delite svoj zaslon s klikom na ikono zaslona.
• Zaslon lahko posnamete, ko kliknete ikono elipse in izberete možnost Začni snemanje. 

10 – Nasveti za gostovanje srečanj Microsoft Teams

Kako dodati člane na srečanja Microsoft Teams

V Microsoft Teams lahko na sestanek dodate osebe na različne načine.

Če imate na primer omogočeno anonimno pridružitev, se lahko vsakdo pridruži konferenci kot anonimni uporabnik s klikom na povabilo na povezavo do sestanka. 

Anonimno pridružitev lahko vklopite tako, da obiščete skrbniško središče Microsoft Teams in kliknete Sestanki > Nastavitve srečanja > Udeleženci:

Če želite več nadzora nad tem, kdo se udeležuje vaših sestankov, izklopite to stikalo in namesto tega pošljite povabila posameznim članom ekipe.

Poleg tega, da na sestanek naenkrat povabite vse v kanalu ali pogovoru, lahko pošljete tudi vabila po e-pošti in telefonski številki. 

Pred sestankom lahko uporabite polje Povabi osebe, ko začnete sestanek, da poiščete osebe in povabite koga želite.

Ko ste na sestanku, kliknite ikono Pokaži udeležence, ki jih nadzoruje vaše srečanje, da vidite, kdo je tam, kdo je bil povabljen in kdo še ni.

Če želite nekoga prositi, da se pridruži sestanku, lahko kliknete Več možnosti (...), nato Vprašaj za pridružitev.

Lahko pa vnesete ime osebe v iskalno polje (če je v vaši organizaciji) ali njeno telefonsko številko ali e-poštni naslov.

Kontrolniki na sestanku in kaj lahko storite z Microsoft Teams

Kot skrbnik boste lahko uporabljali svoje nastavitve sestankov za nadzor številnih dejavnikov, vključno s tem, ali se anonimni ljudje lahko pridružijo ekipam.

Ti lahko:

• Omogoči zvočne konference: z licenco za zvočne konference se bodo lahko ljudje po klicnem klicnem telefonu povezali na vaša srečanja iz več kot 90 različnih držav. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Vendar pa je dodajanje 600 integracij razveljavilo vse dobro delo, ki smo ga do zdaj opravili, da bi izboljšali vašo uporabniško izkušnjo v Teams.

Namesto tega izberite med našimi izbranimi najboljšimi integracijami Microsoft Teams, ki lahko izboljšajo izkušnjo končnega uporabnika Microsoft Teams.