Postanite strokovnjak na srečanjih Microsoft Teams s temi petimi najboljšimi praksami

Več časa kot preživite v storitvi Teams, bolj pomembno postane, da poskušate kar najbolje izkoristiti vse funkcije, ki so vam na voljo v storitvi. Tukaj je pogled na nekatere od teh funkcij in najboljših praks za Teams.

Zabrišite ozadje ali uporabite slike ozadja:  to pomaga zaščititi vašo zasebnost med sestanki, tako da poudarite samo vaš obraz.

Uporabite slušalke za boljšo izkušnjo: to vam pomaga zagotoviti najboljšo kakovost zvoka in mikrofona med sestankom.

Načrtujte svoje sestanke s pomočnikom za razporejanje: s tem zagotovite, da ste vi in ​​vaši sodelavci na isti strani in da ni sporov pri načrtovanju.

Ustvarjanje zapiskov s sestankov s funkcijo zapiskov s sestankov v aplikaciji Teams: ta vgrajena funkcija Teams vam pomaga, da se izognete žongliranju med različnimi programi.

Snemajte svoje sestanke: z dovoljenjem vašega sodelavca vam to omogoča kopijo sestanka za nadaljnjo uporabo.

Zdaj bolj kot kdaj koli prej verjetno preživite več časa na sestankih v Microsoft Teams. Vendar pa več časa, ko preživite v Teams, bolj pomembno postane, da poskušate kar najbolje izkoristiti vse funkcije, ki so vam na voljo, da boste lahko imeli brezhibno izkušnjo. Tukaj je pogled na nekatere od teh funkcij in nekaj najboljših praks, ki jih lahko uporabite, da lahko postanete strokovnjak na sestankih v Microsoft Teams.

Praksa 1: Zabrišite ozadje ali uporabite slike ozadja

Prva najboljša praksa na našem seznamu je tista, ki je v trenutni situaciji najbolj očitna in najbolj priljubljena. To pomeni, da uporabite možnost zameglitve ozadja v Team s ali uporabite slike ozadja.

S to najboljšo prakso lahko sestanete skoraj kjer koli in prikrijete vse, kar se dogaja v ozadju okoli vas. Dejansko bodo Teams zahvaljujoč funkciji dali poudarek le na vaš obraz in skrili vse ostalo. Zavedajte se, da uporablja umetno inteligenco in deluje samo z ljudmi. Zato boste morda želeli biti malo previdni, če so vaši kosmati prijatelji v ozadju.

Obstaja nekaj načinov za zameglitev ozadja ali uporabo slike ozadja v Teams. To lahko storite pred sestankom ali med sestankom.

Pred sestankom boste želeli na zaslonu za pridružitev klikniti kvadratno polje levo od računalniškega mikrofona in zvočnikov pod svojim video virom. Od tam boste videli možnost za nastavitve ozadja. Izberete lahko prvo, ki pravi Blur. Če pa želite drugačno ozadje, lahko izberete eno s seznama. Vaš vir se bo spremenil v želeno ozadje, in ko končate, lahko zaprete okno z nastavitvami ozadja s tipko X.

Če želite med sestankom zamegliti ozadje, kliknite tri pike ( . . ) na vrhu okna sestanka. Nato od tam kliknite Uporabi učinke ozadja. Nato lahko izberete enega s seznama in kliknete Uporabi. 

2. praksa: Za boljšo izkušnjo uporabite slušalke

Naslednja je praksa, ki bi jo vaši sodelavci morda cenili: uporaba slušalk . S to prakso boste na koncu imeli klic višje kakovosti v Teams. Ne bo vam treba skrbeti, da vas sodelavci ne bodo slišali ali vi njih. Tukaj je, kako ga lahko nastavite v Teams.

Če želite uporabljati slušalke s programom Teams, se prepričajte, da so priključene ali povezane z vašo napravo, bodisi prek Bluetooth ali priključka za slušalke. Ko se povežete, se boste želeli prepričati, da je Teams pravilno konfiguriran za slušalke. Ponovno lahko to storite na dva načina, pred sestankom na zaslonu za pridružitev ali med sestankom iz menija.

Pred sestankom lahko konfigurirate nastavitve s klikom na gumb PC Mic and Speakers pod vašim video virom. Ko to storite, boste videli pojavno okno Nastavitve naprave. Oglejte si razdelke za zvočnik in mikrofon. Kliknite puščico navzdol in na seznamu izberite slušalke za zvočnik in mikrofon. Nato zaprite okno z X.

Med sestankom lahko preklopite na slušalke tako, da kliknete tri pike ( . . ) na vrhu zaslona in izberete Nastavitve naprave. Od tam boste lahko izbrali enake nastavitve, kot smo opisali zgoraj. Ko končate, zaprite okno z X.

Omeniti velja, da lahko tudi tukaj uporabite funkcijo Izvedi testni klic, da zagotovite, da vse deluje, preden se odpravite na sestanek.

Praksa 3: Načrtujte svoje sestanke

Ena najslabših stvari pri sestankih je, da jih v zadnjem trenutku ali sekundi potegnejo v enega. Zato kot najboljšo prakso predlagamo, da svoje sestanke načrtujete in natančno prilagodite. To lahko storite s pomočnikom za razporejanje v Microsoft Teams. Tukaj je pogled, kako ga uporabiti.

Najprej kliknite ikono koledarja v stranski vrstici Teams. Od tam na vrhu kliknite zavihek Pomočnik za razporejanje. Na tem zavihku boste lahko načrtovali sestanek glede na razpoložljivost vaših sodelavcev. Dodate lahko lokacije, udeležence in še veliko več. Ko dodate udeležence, bodo vaši sodelavci prikazani kot razpoložljivi nedosegljivi ali neznani. Pomočnik potegne podatke iz Outlookovega koledarja vašega sodelavca, da to izpolni. Videli boste pogled urnika, ki prikazuje njihove že načrtovane sestanke v vijolični barvi. Prav tako se lahko pomikate po dnevih in urah, da najdete pravi čas za vse.

S tem je povezana tudi možnost delitve dnevnega reda sestanka. To lahko storite tako, da bodo vaši sodelavci in vsi na sestanku na isti strani. Ko ustvarjate mrežno srečanje, boste to videli v polju za novo sporočilo. Tukaj boste lahko postavili svoj dnevni red in prikazan bo v e-poštnem sporočilu s povabilom.

Praksa 4: Vodite zapiske sestankov

Kaj se zgodi, če ste sredi pomembnega sestanka, vendar potrebujete način za zapisovanje? Mislite, da bi morali uporabiti Microsoft Word ali drug program, toda ali ste vedeli, da ima Teams tudi lastno funkcijo zapiskov s sestanka ?

To je ena izmed naših drugih najboljših praks za sestanke v Teams. Razlog zakaj? Zapiske se shranijo kot del samega sestanka in lahko gredo z vami kamor koli in bodo shranjene za pozneje ali za skupno rabo s sodelavci.

Če želite uporabiti to funkcijo, se pridružite sestanku kot običajno in nato kliknite (...) gumb za več dejanj, ki mu sledi Opombe sestanka. Nato bi se moralo odpreti okno z opombami sestanka. Od tam boste želeli klikniti Beležki. To vam bo nato omogočilo popoln dostop do orodne vrstice za oblikovanje s krepkim tiskom, poševnim tiskom, označevanjem in nekaterimi drugimi stvarmi, ki ste jih vajeni v Microsoft Wordu. Nov razdelek lahko ustvarite tudi z gumbom (+).

Ko je sestanek končan, lahko dostopate do svojih zapiskov iz klepeta. Obstajati bi morala možnost, ki pravi Prikaži opombe na celotnem zaslonu. Kliknite za ogled zapiskov.

Vaja 5: Snemajte svoje sestanke (seveda z dovoljenjem!)

Zadnji na našem seznamu najboljših praks je snemanje sestanka v Teams. Ena najslabših stvari na sestankih je, ko morate svoje sodelavce nenehno prositi, naj stvari ponavljajo znova in znova, ker niste bili sposobni zapisati ali narediti nekaj zapiskov. No, če imate soglasje vseh strani na sestankih, lahko dejansko posnamete sestanek v živo, kot se zgodi, da zagotovite, da boste lahko imeli kopijo sestanka za kasnejšo uporabo.

Če želite posneti sestanek, lahko kliknete tri pike ( . . ) na vrhu zaslona, ​​ki jim sledi gumb Začni snemanje. Od tam boste videli izjavo o zavrnitvi odgovornosti, da se sestanek snema. Lahko ga ignorirate, to je samo zaradi varnosti vašega sodelavca. Ko je sestanek končan in ste pripravljeni na ustavitev, lahko nato kliknete isti meni in izberete Ustavi snemanje.

Ko bo snemanje končano, boste prejeli e-poštno sporočilo, da je na voljo v Microsoft Stream. Za dostop do nje lahko kliknete to povezavo v e-poštnem sporočilu in celo prenesete datoteko, tako da si jo lahko ogledate brez povezave.

Oglejte si naše druge nasvete

Čeprav je bil poudarek tega članka na nekaterih najboljših praksah za srečanja Teams, je o Microsoft Teams treba vedeti še veliko več. V zadnjih nekaj mesecih smo se poglobili v Teams. Teme vključujejo, kako zagnati več primerkov Teams , kako uporabljati bote , upravljati obvestila in še veliko več. Oglejte si naše središče novic tukaj za več in nam sporočite, če imate lastne trike in namige za Teams, tako da nam spustite komentar spodaj.